解讀如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

程曉俠

（陜西省韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心，陜西 韓城 715400）

1 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結(jié)構(gòu)

在政府機關(guān)和事業(yè)單位的實際發(fā)展過程中，通過對人事檔案管理的有效開發(fā)，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)職能、崗位、人才的全面整合，充分利用人力資源。隨著機關(guān)事業(yè)單位的快速成長，其內(nèi)部人員也應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整。在人事調(diào)動過程中，要查閱人事檔案中的信息，進行全面、準確的分析和評價，綜合評價員工的個人能力和實際工作表現(xiàn)。通過開展當(dāng)前的工作，有助于實現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，為開展人事檔案管理工作提供了重要保障，進而促進事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，實現(xiàn)人才的真正意義。

1.2 提升人力資源管理效果

對于機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理，除人事調(diào)動外，還包括相關(guān)人員的培訓(xùn)，以及專業(yè)評價；人事檔案主要將機關(guān)事業(yè)單位全體工作人員的個人經(jīng)歷、崗位業(yè)績和職稱變動情況直觀展示。人事管理部門可以通過這些數(shù)據(jù)資源開展相關(guān)的培訓(xùn)工作。同時，充分利用現(xiàn)有檔案中的人事資料，為人事考核提供了重要的保障依據(jù)。最終的考核結(jié)果會記錄在人事檔案中，這樣就可以很好地利用單位內(nèi)部的人事檔案，發(fā)揮其人事信息的輔助作用，可以有效地提高人事管理的效率。

2 機關(guān)人事檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案保存過程中出現(xiàn)的問題

檔案室作為機關(guān)的重點機構(gòu)之一，主要由機關(guān)內(nèi)部資源和資金進行配置。由于不同的機構(gòu)有不同的職責(zé)，在管理財政資源的過程中存在著很大的差異。風(fēng)琴電子文件是存儲在計算機相關(guān)路徑下的文件，包括U盤、CD盤、硬盤等。硬盤的壽命大約為5年，這比一個基本的紙質(zhì)文件要短得多。同時，電子存儲軟件的應(yīng)用周期相對較短，產(chǎn)生的材料穩(wěn)定性較差，容易受到水、火的破壞。此外，在使用和閱讀電子文件時，有必要跟隨互聯(lián)網(wǎng)電腦。當(dāng)存儲計算機不正常使用時，無法讀取電子信息。

2.2 人事檔案管理信息化水平不高

檔案管理人員在信息化管理方面的整體關(guān)注度偏低，管理觀念相對落后，管理方式未能跟隨時代變化進行優(yōu)化調(diào)整，使機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率偏低，無法真正實現(xiàn)信息共享。在干部調(diào)動過程中，人事管理方面所能給予的整體檔案信息支持也是少之甚少。除此之外，檔案管理人員關(guān)于干部人事檔案管理方面的創(chuàng)新發(fā)展同樣關(guān)注度較低，對于當(dāng)下的檔案管理要求、具體的形勢了解不多，不能較好地和實際接軌，直接影響人事檔案的管理水平和應(yīng)有效用地發(fā)揮。除此之外，整個單位對檔案管理信息化和創(chuàng)新發(fā)展的重視程度不夠，也是導(dǎo)致干部人事檔案管理水平、效率低下的重要原因。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

在信息時代的背景下，機構(gòu)應(yīng)該意識到信息技術(shù)的重要性，并可以利用信息技術(shù)來實現(xiàn)人事檔案的管理，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。在這種情況下，機構(gòu)應(yīng)推進信息化建設(shè)，以信息管理平臺取代目前手工編輯和檢索的方式。但事實并非如此，部分在人事檔案管理機構(gòu)和事業(yè)單位中，由于缺乏技術(shù)、資金投入，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式仍占據(jù)著重要的引導(dǎo)作用，導(dǎo)致人事檔案管理方式陳舊，不能滿足信息化背景下的政府機關(guān)人事檔案管理，忽視了人事檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案管理效果不理想，難以提高整體管理質(zhì)量。

3 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議

3.1 規(guī)范人事檔案管理各項事宜

在機關(guān)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，有必要明確信息化建設(shè)的具體路徑，建立一個相對完善的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫作為檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息建設(shè)的重點。實施所有文件的電子歸檔都要求歸檔的真實性和完整性，紙質(zhì)文件和電子文件之間需要高度的一致性，以確保數(shù)據(jù)信息的準確性和真實性。同時，機關(guān)、單位的檔案要配合監(jiān)督管理部門，將所有檔案納入信息系統(tǒng)，并進行嚴格的加密處理，以確保檔案信息的安全。

3.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)

器官和單位的工作強度較高。在高強度的工作模式下，機關(guān)、單位收集和保留的檔案信息會越來越多地積累起來。如果不能及時對信息進行整理、匯總和分類，大量檔案信息將會丟失或失效。因此，當(dāng)局應(yīng)及時建立和完善相關(guān)管理制度，除了完善以上諸多情況外，還可使當(dāng)局內(nèi)的一些檔案信息實時共享。機關(guān)和單位的檔案信息分為保密和公開兩部分，可以實現(xiàn)部分檔案信息的公開。同時，代理單位可以集成到扁平化管理模式中，這種管理模式的優(yōu)勢可以打破原來單一的信息傳遞模式，使權(quán)威單位內(nèi)部相關(guān)文件信息傳遞速度加快，能否在一定程度上實現(xiàn)權(quán)力單位內(nèi)部信息的共享與互動，促進機構(gòu)信息管理的全面發(fā)展。

3.3 提高干部人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內(nèi)涵，在原有檔案內(nèi)容上增加一些真實信息，例如是否有房、收入概況、近期業(yè)績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機制，在干部人事任免、職務(wù)晉升、職稱晉級等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力。再次，要創(chuàng)新檔案管理工作方法，構(gòu)建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設(shè)，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強培訓(xùn)，使管理人員的素質(zhì)得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務(wù)體系，擴大檔案管理的應(yīng)用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

3.4 創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

創(chuàng)新作為企業(yè)生存和發(fā)展的動力，機關(guān)事業(yè)單位要想發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就要結(jié)合目前人事檔案管理的要求，注重創(chuàng)新人事檔案管理模式。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來講，這項工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務(wù)的角度來講，檔案工作人員往往處于被動的狀態(tài)。尤其在新時期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜化，并且逐漸呈現(xiàn)出新的特點，這在無形中增加機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理難度，要想實現(xiàn)其理想的管理效果，則需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，應(yīng)當(dāng)進行人事檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現(xiàn)在：1）機關(guān)事業(yè)單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入議事日程上來；2）設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進行深入分析，并結(jié)合具體分析的結(jié)果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動服務(wù)”的理念，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務(wù)模式。

3.5 培養(yǎng)機關(guān)單位人事檔案管理專業(yè)人員

如今，我國代理機構(gòu)對信息管理專業(yè)人才有了較大的需求，這就要求人事檔案管理應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，努力學(xué)習(xí)信息管理知識，同時將人事檔案管理的相關(guān)工作從紙質(zhì)辦公室向計算機網(wǎng)絡(luò)辦公室發(fā)展，并能快速、獨立完成人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)收集、整理和編輯等一系列工作。人事檔案管理多為整體服務(wù)的代理單位，各部門對檔案內(nèi)容、形式等方面的要求都有所不同，這就要求人事檔案管理人員積極地向代理單位和其他部門人員進行溝通和交流，進一步調(diào)查機關(guān)單位和了解各部門在檔案信息管理方面的需求，并虛心聽取他人對人事檔案管理提出的有效建議和意見。至關(guān)重要的是，機構(gòu)管理人員需要規(guī)范入職人事檔案管理信息專業(yè)人員的培訓(xùn)，對專業(yè)人員在培訓(xùn)時，認真地向《檔案法》、《檔案法實施辦法》學(xué)習(xí)，顯著提高從業(yè)人員的法律意識、保密意識，保護重要檔案，從而顯著提高人事檔案管理的信息質(zhì)量。任何培訓(xùn)模式和激勵模式都是臨時性的，只有員工自身的努力才能實現(xiàn)機構(gòu)的人才培養(yǎng)目標。因此，從事人事檔案管理的人才一定要有嚴格的標準，一定要有豐富的信息知識，才能熟練地運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成人事檔案管理機構(gòu)的相關(guān)工作，實現(xiàn)理論與實踐相結(jié)合，并實現(xiàn)信息化管理的真正價值。

3.6 落實思想政治教育，滲透正確的職業(yè)觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業(yè)認知是奠定工作人員良好工作的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)如今，社會主義核心價值觀已經(jīng)成為指引各行各業(yè)工作人員的不二法門，在機關(guān)單位人事檔案管理人員工作中，更應(yīng)當(dāng)加強對這一群體的思想政治教育。首先，應(yīng)當(dāng)加強機關(guān)單位人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)秉承的職業(yè)觀、人生觀和價值觀，推進機關(guān)單位人事檔案管理工作朝著穩(wěn)定、堅實的方向發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)加強機關(guān)單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學(xué)習(xí)過程中發(fā)揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會意識、規(guī)則意識的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機關(guān)單位成長中的作用，引導(dǎo)工作人員在人事檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而建立起一支具有專業(yè)能力、價值觀念端正的機關(guān)單位人事檔案管理隊伍。

4 結(jié)論

機關(guān)事業(yè)單位可按照社會的發(fā)展要求，提升整體領(lǐng)導(dǎo)水平，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理水平。首先，要切實重視檔案管理工作，進一步優(yōu)化工作的制度標準，利用現(xiàn)代化技術(shù)、辦法優(yōu)化檔案管理水平。其次，要組織相關(guān)培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和素養(yǎng)。此外，干部本身也必須高度關(guān)注入檔材料真實性和準確性問題，這樣才能在利用新檔案管理理念的基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，最大程度上提升整體的檔案管理效率。