企業(yè)員工人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析及防控

薄 嘉

（太原天然氣有限公司，山西 太原 030000）

人事檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供充足的信息資源，隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的持續(xù)增加，需要加強(qiáng)管理，使其能夠在事業(yè)單位發(fā)展的過程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。事業(yè)單位檔案種類較多，包括人事檔案、公文檔案、績效檔案等，人事檔案是進(jìn)行人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)，能夠準(zhǔn)確了解事業(yè)單位人員的具體工作情況，保證各崗位人員的合理分配，新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新管理方式，提高管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位改革的實(shí)施。

1 加強(qiáng)人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認(rèn)識，可以詳細(xì)掌握每個(gè)人才的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，優(yōu)化人力資源管理機(jī)構(gòu)，使得人才結(jié)構(gòu)可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進(jìn)行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)有非常好的促進(jìn)作用，使得人才可以快速地適應(yīng)企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項(xiàng)工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和工作也逐漸細(xì)化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強(qiáng)對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，使得人才具有更多能力，可以適應(yīng)企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。

2 企業(yè)員工人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

2.1 企業(yè)對人事檔案管理的重視不足

雖然檔案管理在新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展當(dāng)中扮演著非常重要的角色，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營活動(dòng)的開展形成基礎(chǔ)信息依據(jù)，但人事檔案卻并未得到企業(yè)的重視，無論是人事檔案方面的設(shè)備還是資金投入都非常不足。一些企業(yè)雖然引進(jìn)了先進(jìn)的電子信息設(shè)備，但由于檔案管理人員的素質(zhì)跟不上實(shí)踐需求，因而不能展開高質(zhì)量的人事檔案管理，僅能夠從事一些基礎(chǔ)的檔案管理工作，整個(gè)檔案管理流程缺乏對電子信息設(shè)備的充分應(yīng)用，因而難以推動(dòng)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。同時(shí)，不少企業(yè)都存在員工檔案意識薄弱的情況，檔案信息填寫不健全、更新不及時(shí)，導(dǎo)致檔案交接和使用都較為麻煩，給檔案管理的科學(xué)化發(fā)展造成了諸多阻礙。

2.2 企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，管理人員需要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但目前很多企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業(yè)沒有考量其勝任能力，也未進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們對其工作職責(zé)認(rèn)知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業(yè)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，既無時(shí)間和精力投入到人事檔案管理工作中，也無閑暇學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識。他們只應(yīng)付基本的檔案工作，如及時(shí)轉(zhuǎn)遞、歸檔材料等，根本談不上對專業(yè)性內(nèi)容，如信息審核認(rèn)定、真假辨別等的學(xué)習(xí)和整理，更不可能利用和開發(fā)信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理。再次，有些員工認(rèn)為人事檔案管理工作崗位缺乏挑戰(zhàn)性和升職空間，只是抱著短期過渡的目的，工作崗位頻頻更換，使得長期有經(jīng)驗(yàn)的人事檔案管理人員缺乏。員工素質(zhì)參差不齊給企業(yè)人事檔案管理工作留下較多隱患，大大影響了人事檔案管理的水平。

2.3 人事檔案利用價(jià)值不高

檔案管理的目的最終是要服務(wù)企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價(jià)值。然而當(dāng)前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒有詳細(xì)了解人才的素質(zhì)、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實(shí)情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。

2.4 人事檔案管理的手段極為落后

信息技術(shù)快速發(fā)展，但整體的檔案管理與時(shí)代發(fā)展要求無法有效統(tǒng)一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業(yè)，沒有辦法引用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復(fù)雜，無法在第一時(shí)間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內(nèi)容的編輯與檢索，致使有關(guān)檔案資料更新速度緩慢，所有資料內(nèi)容無法在第一時(shí)間完成信息化的轉(zhuǎn)變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現(xiàn)差錯(cuò)，影響人事檔案的管理工作。

3 企業(yè)員工人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控策略

3.1 探索檔案材料收集的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

人事檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提高人事檔案管理效益的有效途徑。當(dāng)今人事檔案管理信息系統(tǒng)仍處于無序開發(fā)和低端應(yīng)用，制約著我國人事檔案工作的開展。因此，在新的歷史條件下，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理，對于歷史、全面地了解干部，實(shí)行黨管干部，更好地開展組織人事工作，開發(fā)人事檔案信息資源為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，具有十分重要的意義。在人事檔案資料收集的過程中，人事檔案各項(xiàng)內(nèi)容過度分散以及其要求的統(tǒng)一管理是現(xiàn)在面臨的主要矛盾。針對該現(xiàn)象，檔案管理工作人員需要對人事檔案的功能、流動(dòng)特點(diǎn)等進(jìn)行全面了解和掌握。在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)用人單位的實(shí)際情況來對材料的內(nèi)容、歸類及歸檔方法進(jìn)行嚴(yán)格要求，切實(shí)提升人事檔案歸納及管理工作的開展效率及落實(shí)效果。另外，在當(dāng)前我國各單位開展互聯(lián)網(wǎng)人事管理工作的大背景下，人事檔案管理工作需要積極建立互聯(lián)網(wǎng)體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

3.2 加大軟硬件建設(shè)

人事檔案管理工作的搭建需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財(cái)力的支持。同時(shí)，還需要大量的人力資源對紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關(guān)部門借調(diào)一些業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人才，集中進(jìn)行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內(nèi)容不詳?shù)牡胤浇o予改進(jìn)，并在電子檔案整理完畢后對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行核對，強(qiáng)化檔案內(nèi)容的完整性。人事檔案異地網(wǎng)絡(luò)查詢的案例，為新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)提供了實(shí)踐思路，通過推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享，甚至未來可以實(shí)現(xiàn)人事檔案外網(wǎng)資源互聯(lián)互通狀態(tài)，這樣就可以全面推動(dòng)人事電子檔案的歸檔工作，實(shí)現(xiàn)全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發(fā)展、人才流動(dòng)提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內(nèi)容進(jìn)行開發(fā)與利用，通過網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，對檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔與分類，這樣才能確保信息內(nèi)容查詢更快、更精準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的深度開發(fā)。

3.3 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理地安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

3.4 提升企業(yè)人事檔案管理人員的素質(zhì)

首先，企業(yè)在選人用人上把好關(guān)，設(shè)置高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理人員選拔條件。工作人員應(yīng)政治素養(yǎng)過硬，做到堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密，檔案管理水平專業(yè)、細(xì)致耐心、責(zé)任感強(qiáng)。其次，企業(yè)要加強(qiáng)人事檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。一是進(jìn)行入職培訓(xùn)。讓初入職的人事檔案管理人員對人事檔案管理機(jī)制、內(nèi)容、需注意的問題等基本常識熟悉；還可通過老帶新，讓新入職員工在老員工指導(dǎo)下盡快熟悉人事檔案日常管理工作。二是重點(diǎn)培訓(xùn)。新入職員工經(jīng)過一段時(shí)間工作后，一方面初步了解了人事檔案管理工作，另一方面肯定會(huì)遇到很多不確定或不太清楚的專業(yè)性問題。企業(yè)針對這種情況開展重點(diǎn)培訓(xùn)，著重解決員工業(yè)務(wù)實(shí)踐中的具體問題，加深其對檔案管理知識的理解。三是提升培訓(xùn)。人事檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，參加檔案業(yè)務(wù)新知識的培訓(xùn)，比如人事檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)、安全性培訓(xùn)等。通過培訓(xùn)促使其快速成長，從而更好、更高效地管理人事檔案，提高人事檔案利用率。

3.5 構(gòu)建靈活檔案轉(zhuǎn)交渠道，合理配置人力資源

在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，員工跳槽轉(zhuǎn)到其他企業(yè)的狀況常有發(fā)生，如果企業(yè)扣留住員工的人事檔案不予轉(zhuǎn)交，不僅會(huì)影響員工的發(fā)展，也不利于樹立良好的企業(yè)形象。為了吸引更多的優(yōu)秀人才，企業(yè)人事檔案管理需要構(gòu)建靈活的檔案轉(zhuǎn)交渠道，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)的現(xiàn)象，便迅速為其轉(zhuǎn)交檔案，有效避免人檔分離問題。在對新進(jìn)員工的人事檔案交接工作中，檔案管理部門也需要認(rèn)真對待，做好檔案交接，如果檔案中存在不明確的信息或者疏漏，需要及時(shí)進(jìn)行核對，避免影響員工升遷和企業(yè)人力資源配置。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，還存在很多不足，在新時(shí)期要做好人事檔案管理工作，應(yīng)努力提升檔案管理工作效率及服務(wù)水平，補(bǔ)短板強(qiáng)弱項(xiàng)，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的基礎(chǔ)性支撐性作用，不斷對檔案管理工作進(jìn)行深度探究，建立高素質(zhì)專業(yè)化的管檔人才隊(duì)伍，壓實(shí)工作責(zé)任，為事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案智慧”和“檔案力量”。