企業員工人事檔案管理風險分析及防控

薄 嘉

（太原天然氣有限公司，山西 太原 030000）

人事檔案能夠為事業單位的發展提供充足的信息資源，隨著事業單位檔案數量的持續增加，需要加強管理，使其能夠在事業單位發展的過程中發揮出應有的作用。事業單位檔案種類較多，包括人事檔案、公文檔案、績效檔案等，人事檔案是進行人力資源管理工作的重要基礎，能夠準確了解事業單位人員的具體工作情況，保證各崗位人員的合理分配，新時期，事業單位應當不斷創新管理方式，提高管理水平，促進事業單位改革的實施。

1 加強人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業在人才的選用、用人非常重要的依據，是人力資源開發的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業的管理者對這些人才有更深刻的認識，可以詳細掌握每個人才的優點和缺點，優化人力資源管理機構，使得人才結構可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業等方面進行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓和培養有非常好的促進作用，使得人才可以快速地適應企業，發展自己的技能，更好地為企業服務，成為企業需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業的各種業務和工作也逐漸細化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業的人才都是企業所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現有人才的培訓工作，使得人才具有更多能力，可以適應企業對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。

2 企業員工人事檔案管理風險

2.1 企業對人事檔案管理的重視不足

雖然檔案管理在新時期的企業發展當中扮演著非常重要的角色，能夠為企業經營活動的開展形成基礎信息依據，但人事檔案卻并未得到企業的重視，無論是人事檔案方面的設備還是資金投入都非常不足。一些企業雖然引進了先進的電子信息設備，但由于檔案管理人員的素質跟不上實踐需求，因而不能展開高質量的人事檔案管理，僅能夠從事一些基礎的檔案管理工作，整個檔案管理流程缺乏對電子信息設備的充分應用，因而難以推動檔案管理朝著信息化的方向發展。同時，不少企業都存在員工檔案意識薄弱的情況，檔案信息填寫不健全、更新不及時，導致檔案交接和使用都較為麻煩，給檔案管理的科學化發展造成了諸多阻礙。

2.2 企業人事檔案管理人員素質參差不齊

人事檔案管理是一項政策性、專業性較強的工作，管理人員需要具備過硬的業務素質，但目前很多企業人事檔案管理人員素質參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業沒有考量其勝任能力，也未進行專業培訓和指導，使他們對其工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業人事檔案管理人員身兼數職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中，也無閑暇學習專業的檔案管理知識。他們只應付基本的檔案工作，如及時轉遞、歸檔材料等，根本談不上對專業性內容，如信息審核認定、真假辨別等的學習和整理，更不可能利用和開發信息化技術進行人事檔案管理。再次，有些員工認為人事檔案管理工作崗位缺乏挑戰性和升職空間，只是抱著短期過渡的目的，工作崗位頻頻更換，使得長期有經驗的人事檔案管理人員缺乏。員工素質參差不齊給企業人事檔案管理工作留下較多隱患，大大影響了人事檔案管理的水平。

2.3 人事檔案利用價值不高

檔案管理的目的最終是要服務企業，要合理地利用這些檔案才能發揮出其重要的價值。然而當前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經歷等基本信息，沒有詳細了解人才的素質、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實情況，因此沒有發揮人力資源管理的合理配置作用。

2.4 人事檔案管理的手段極為落后

信息技術快速發展，但整體的檔案管理與時代發展要求無法有效統一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業，沒有辦法引用專業的檔案管理軟件進行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復雜，無法在第一時間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內容的編輯與檢索，致使有關檔案資料更新速度緩慢，所有資料內容無法在第一時間完成信息化的轉變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現差錯，影響人事檔案的管理工作。

3 企業員工人事檔案管理風險防控策略

3.1 探索檔案材料收集的標準化、規范化

人事檔案規范化管理是實現人事檔案標準化和信息化的前提和基礎，也是提高人事檔案管理效益的有效途徑。當今人事檔案管理信息系統仍處于無序開發和低端應用，制約著我國人事檔案工作的開展。因此，在新的歷史條件下，加強人事檔案的規范化管理，對于歷史、全面地了解干部，實行黨管干部，更好地開展組織人事工作，開發人事檔案信息資源為社會主義現代化建設服務，具有十分重要的意義。在人事檔案資料收集的過程中，人事檔案各項內容過度分散以及其要求的統一管理是現在面臨的主要矛盾。針對該現象，檔案管理工作人員需要對人事檔案的功能、流動特點等進行全面了解和掌握。在嚴格遵守國家相關法律法規的基礎上，根據用人單位的實際情況來對材料的內容、歸類及歸檔方法進行嚴格要求，切實提升人事檔案歸納及管理工作的開展效率及落實效果。另外，在當前我國各單位開展互聯網人事管理工作的大背景下，人事檔案管理工作需要積極建立互聯網體系，實現人事檔案數據資源的共享。

3.2 加大軟硬件建設

人事檔案管理工作的搭建需要強化領導層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財力的支持。同時，還需要大量的人力資源對紙質內容進行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關部門借調一些業務能力較強的人才，集中進行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內容不詳的地方給予改進，并在電子檔案整理完畢后對相關的內容進行核對，強化檔案內容的完整性。人事檔案異地網絡查詢的案例，為新時期人事檔案管理的信息化建設提供了實踐思路，通過推行“互聯網+”模式，實現人事檔案數據內容的遠程共享，甚至未來可以實現人事檔案外網資源互聯互通狀態，這樣就可以全面推動人事電子檔案的歸檔工作，實現全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發展、人才流動提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內容進行開發與利用，通過網站及數據庫等技術的應用，對檔案內容進行歸檔與分類，這樣才能確保信息內容查詢更快、更精準，實現檔案管理工作的深度開發。

3.3 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環節進行合理地安排，重視引進高素質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業管理能力，從而更好地為企業服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統一管理，提升管理的效率。

3.4 提升企業人事檔案管理人員的素質

首先，企業在選人用人上把好關，設置高標準的人事檔案管理人員選拔條件。工作人員應政治素養過硬，做到堅持原則、遵守紀律、保守秘密，檔案管理水平專業、細致耐心、責任感強。其次，企業要加強人事檔案管理專業培訓。一是進行入職培訓。讓初入職的人事檔案管理人員對人事檔案管理機制、內容、需注意的問題等基本常識熟悉；還可通過老帶新，讓新入職員工在老員工指導下盡快熟悉人事檔案日常管理工作。二是重點培訓。新入職員工經過一段時間工作后，一方面初步了解了人事檔案管理工作，另一方面肯定會遇到很多不確定或不太清楚的專業性問題。企業針對這種情況開展重點培訓，著重解決員工業務實踐中的具體問題，加深其對檔案管理知識的理解。三是提升培訓。人事檔案管理人員要與時俱進，參加檔案業務新知識的培訓，比如人事檔案信息化建設培訓、安全性培訓等。通過培訓促使其快速成長，從而更好、更高效地管理人事檔案，提高人事檔案利用率。

3.5 構建靈活檔案轉交渠道，合理配置人力資源

在當前的企業發展中，員工跳槽轉到其他企業的狀況常有發生，如果企業扣留住員工的人事檔案不予轉交，不僅會影響員工的發展，也不利于樹立良好的企業形象。為了吸引更多的優秀人才，企業人事檔案管理需要構建靈活的檔案轉交渠道，一旦出現人員調動的現象，便迅速為其轉交檔案，有效避免人檔分離問題。在對新進員工的人事檔案交接工作中，檔案管理部門也需要認真對待，做好檔案交接，如果檔案中存在不明確的信息或者疏漏，需要及時進行核對，避免影響員工升遷和企業人力資源配置。

4 結束語

在當前人事檔案管理工作中，還存在很多不足，在新時期要做好人事檔案管理工作，應努力提升檔案管理工作效率及服務水平，補短板強弱項，充分發揮人事檔案管理工作的基礎性支撐性作用，不斷對檔案管理工作進行深度探究，建立高素質專業化的管檔人才隊伍，壓實工作責任，為事業健康可持續發展貢獻“檔案智慧”和“檔案力量”。