新形勢(shì)下如何做好電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作

徐全紅

（國網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司，甘肅 張掖 734000）

項(xiàng)目檔案管理需要得到相應(yīng)的重視，各個(gè)單位需要按照相關(guān)的政策進(jìn)行實(shí)施，這樣單位可以潛移默化的進(jìn)行了重視，相關(guān)管理人員需要具備一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，這樣在對(duì)電網(wǎng)項(xiàng)目行業(yè)中才能做好檔案管理工作。

1 在新時(shí)期進(jìn)行電網(wǎng)項(xiàng)目檔案有效管理的價(jià)值

在電網(wǎng)項(xiàng)目中對(duì)檔案的管理這一工作是非常重要的工作內(nèi)容，他可以把整個(gè)項(xiàng)目的過程都詳細(xì)的進(jìn)行記錄，這為了以后的工作可以提供許多重要的幫助。電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的工作是較為重要的環(huán)節(jié)[1]。例如，在電網(wǎng)建設(shè)中馬上竣工驗(yàn)收的時(shí)候還是需要對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收的，如果項(xiàng)目檔案在驗(yàn)收的過程中出現(xiàn)問題導(dǎo)致不合格，項(xiàng)目也是沒有辦法進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。并且，在工程評(píng)優(yōu)和輸變電工程的時(shí)候是需要使用到檔案的。由此可見，對(duì)于電網(wǎng)的長期發(fā)展和建設(shè)來說，首先保證的就是電網(wǎng)在運(yùn)行中的安全和穩(wěn)定，這就需要對(duì)電網(wǎng)項(xiàng)目中的檔案管理進(jìn)行建設(shè)，保證先進(jìn)的管理方法和手段，在檔案管理過程中需要保證其標(biāo)準(zhǔn)化和嚴(yán)謹(jǐn)性。

2 我國電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題分析

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理本身作為重要的一部分內(nèi)容，會(huì)直接影響電網(wǎng)項(xiàng)目的運(yùn)行和進(jìn)展情況，實(shí)際上其中存在的問題實(shí)際上還比較豐富，包括檔案記錄的不完整、檔案記錄的真實(shí)性無法保障，以及檔案管理信息化水平低，還有檔案管理的專業(yè)人員缺乏等問題，都會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的實(shí)際效果。

2.1 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系不完善

檔案管理體系的完善需要相關(guān)的管理制度能夠符合電網(wǎng)建設(shè)方面的客觀需求，確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照相對(duì)應(yīng)的規(guī)范來執(zhí)行。為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作，體現(xiàn)出良好的檔案收集以及整理效果，優(yōu)化檔案管理制度體系，使其實(shí)現(xiàn)更規(guī)范的落實(shí)和實(shí)施，我國已經(jīng)針對(duì)檔案的建設(shè)以及管理方面提出了一些要求，也初步制定了一些具體的制度來對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容和流程進(jìn)行規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，需要電網(wǎng)單位的發(fā)展能夠了解檔案管理工作的客觀要求，對(duì)其進(jìn)行正確的執(zhí)行以及規(guī)范化的管理。具體來說，如果在電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理的過程中產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更問題，就需要采取統(tǒng)一的編號(hào)來對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的記錄，以便于后續(xù)的查找，同時(shí)還要在電網(wǎng)項(xiàng)目的執(zhí)行過程中安排施工單位對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行全面的記錄，在建設(shè)項(xiàng)目中所采取的材料需要具有明確的嚴(yán)格的質(zhì)量證明。當(dāng)前我國的電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作中，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)并不完全相同，同時(shí)檔案管理的工作效率也無法保障，在檔案管理這過程中存在眾多的問題，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的效果，因此需要對(duì)其進(jìn)行分析和解決。

2.2 電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性

電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作的開展需要基于專業(yè)的工作人員來進(jìn)行，因此要求工作人員本身能夠具有專業(yè)性的意識(shí)。但是當(dāng)前很多電網(wǎng)企業(yè)開展的檔案管理工作可能會(huì)從其他的部門中調(diào)用專用的人員，或者是讓一個(gè)檔案管理工作人員同時(shí)承擔(dān)多種任務(wù)，導(dǎo)致其承擔(dān)除了檔案管理工作以外的其他責(zé)任，這就體現(xiàn)出了電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理不被重視的問題。實(shí)際中，檔案管理工作本身比較繁雜，其中涉及的內(nèi)容比較豐富，需要檔案管理工作人員基于專業(yè)的意識(shí)，并且具有通順的邏輯思維來對(duì)檔案進(jìn)行管理。如果缺乏專業(yè)的人員，必然會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生檔案管理混亂的情況，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利進(jìn)行。當(dāng)前，我國電網(wǎng)企業(yè)已經(jīng)順利認(rèn)識(shí)到了這項(xiàng)問題，但是實(shí)際中檔案管理方面的資金以及資源仍然比較缺乏，導(dǎo)致工作的效益難以順利提高，工作中存在的問題也無法解決。

2.3 檔案記錄不完整，真實(shí)性得不到保障

電網(wǎng)在建設(shè)的時(shí)候是需要許多單位部門共同參與進(jìn)行工作的，并且由于工程比較復(fù)雜，因此在建設(shè)的時(shí)候周期都是比較長的，這就給檔案管理造成了非常嚴(yán)峻的考驗(yàn)。并且在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候相關(guān)人員沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分地重視和認(rèn)識(shí)，并且對(duì)于檔案管理的投入資金較少，因此資料進(jìn)行再保管的過程中出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤和不全等問題。并且有一些電網(wǎng)企業(yè)的檔案資料在收集方面不全面，只是簡單地收集紙質(zhì)版的，沒有做好音頻資料，這就導(dǎo)致資料不全面。

2.4 電網(wǎng)項(xiàng)目檔案的管理信息化程度較低

在電網(wǎng)項(xiàng)目的檔案管理中，已經(jīng)開始加入了科學(xué)信息的技術(shù)應(yīng)用，但是還是有許多電網(wǎng)企業(yè)沒有進(jìn)行及時(shí)的更新，使用的依然還是條目式錄入、單機(jī)等較為落后的工具，沒有辦法跟上現(xiàn)在的時(shí)代背景，從而也實(shí)現(xiàn)不了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。對(duì)于這些情況的主要原因：第一，科學(xué)的信息化手段沒有進(jìn)行及時(shí)更新，數(shù)據(jù)庫在建設(shè)的時(shí)候時(shí)間太慢。第二，檔案在管理的時(shí)候沒有進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有合理的管理制度，對(duì)于人員的配置也沒有做到專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)。

3 新形勢(shì)下做好項(xiàng)目檔案管理工作的策略

在對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響的因素進(jìn)行明確的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況來提出一些能夠有效做好檔項(xiàng)目檔案管理工作的策略，從管理的認(rèn)識(shí)以及檔案管理制度還有檔案管理人員還有信息化管理等方面來綜合思考。

3.1 提高管理工作認(rèn)識(shí)，深化制度改革

電網(wǎng)企業(yè)和檔案工作存在緊密地聯(lián)系，對(duì)此在電網(wǎng)企業(yè)中需要對(duì)電網(wǎng)檔案環(huán)節(jié)進(jìn)行正確管理，對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作在制度上更加完善和優(yōu)化。首先，在真正對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案制度進(jìn)行有效的制定，并且可以完成的落實(shí)在實(shí)際工作中。其次，電網(wǎng)企業(yè)中有些檔案管理人員和相關(guān)的人員都需要對(duì)檔案工作的管理進(jìn)行充分地認(rèn)識(shí)，了解其重要性，領(lǐng)導(dǎo)人員也需要對(duì)其管理工作提供資金上、人力資源、設(shè)備等相關(guān)的支持，這樣才可以保障檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率。最后，需要對(duì)已經(jīng)制定出來的管理制度進(jìn)行更深層次的優(yōu)化，這樣可以保障檔案在管理過程中的規(guī)范性和穩(wěn)定性，同時(shí)還需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行正確的制定其計(jì)劃，保障改革檔案制度的實(shí)效性，讓檔案管理計(jì)劃和制度可以對(duì)實(shí)際的工作進(jìn)行幫助。

3.2 規(guī)范檔案調(diào)取和回收

檔案如果想加快管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是需要對(duì)檔案收回和調(diào)取進(jìn)行正確規(guī)劃。檔案的退化和清查在管理工程中需要做到位，通過相關(guān)的規(guī)范和制度為主要依據(jù)，對(duì)檔案的收回和調(diào)取制定出合理的檔案。對(duì)于任何延長調(diào)取和退檔的檔案都需要進(jìn)行登記，還需要通過相關(guān)部門的同意和認(rèn)可[2]。檔案在退還的時(shí)候，必須通過檔案的所有負(fù)責(zé)人和管理人員的簽字才可以退還。如果有特殊情況需要對(duì)檔案進(jìn)行延長使用，必須按照正規(guī)的程序進(jìn)行辦理手續(xù)。在工作過程中，需要對(duì)相關(guān)檔案的調(diào)取和收回的制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，這樣在保證萬無一失的情況才促進(jìn)電網(wǎng)事業(yè)的發(fā)展和推進(jìn)。在對(duì)過往的資料進(jìn)行整理分類的時(shí)候，需要加強(qiáng)各個(gè)資料之間的相互互通和連接，從而得到思維邏輯上的有效性和連貫性，形成較為統(tǒng)一的資料數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在查詢的時(shí)候也比較方便。檔案在歸檔和收集的時(shí)候，對(duì)于人員的耗費(fèi)比較大，因此需要加強(qiáng)檔案管理的資金投入和經(jīng)濟(jì)效益問題。

3.3 提升信息化水平，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

電網(wǎng)企業(yè)中信息管理部門和檔案管理部部門之間都需要加強(qiáng)合作交流，在電子檔案管理的過程中需要實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的分級(jí)制度和集中處理的問題，并且用戶在查詢的時(shí)候需要使用的權(quán)限作出合規(guī)的限制，對(duì)于文件分為非保密文件和保密文件，在區(qū)別管理的過程中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享原則。通過運(yùn)用電子管理檔案的傳輸和文件錄入功能，可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化，避免出現(xiàn)多余的數(shù)據(jù)占用儲(chǔ)存空間，對(duì)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)可以減少其占用率，對(duì)查詢速度和系統(tǒng)檢索進(jìn)行提高。

3.4 切實(shí)提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平

電網(wǎng)企業(yè)中對(duì)于檔案管理環(huán)節(jié)需要多加重視，針對(duì)企業(yè)的檔案管理人員能力低下的情況，需要進(jìn)行合理高效的培養(yǎng)，并且還需要培養(yǎng)出新時(shí)代的企業(yè)檔案管理人員。企業(yè)的檔案管理人員需要對(duì)檔案管理理論和知識(shí)進(jìn)行積極了解和學(xué)習(xí)。了解檔案管理的相應(yīng)法律條文，并且還需要在工作上崗之前取得相應(yīng)的資格證書。以此同時(shí)，在工作過程中需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)工作能力和業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高。對(duì)于電網(wǎng)企業(yè)中的檔案管理人員需要不斷地責(zé)任意識(shí)和自己工作性質(zhì)進(jìn)行認(rèn)識(shí)和了解，重視自己的工作性質(zhì)。

3.5 加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

在檔案管理過程中，可以建設(shè)相關(guān)的工作領(lǐng)導(dǎo)部門，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)、人員等相關(guān)科學(xué)的體系，對(duì)于每個(gè)人員的工作職責(zé)都需要進(jìn)行明確，實(shí)行考核制度，建立完善的檔案工作的制度要求，在實(shí)際工作中對(duì)于工作程序和管理體制建立切合的實(shí)際需求。有效指導(dǎo)、監(jiān)督真正管理檔案的工作人員，定期對(duì)檔案管理人員召開工作會(huì)議，對(duì)于檔案工作的相關(guān)情況和工作進(jìn)度進(jìn)行匯報(bào)，統(tǒng)籌安排下一步的工作內(nèi)容和要求[3]。由于電網(wǎng)企業(yè)工作范圍比較廣，因此材料形成的比較多，設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)和單位都比較復(fù)雜，因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，但是僅靠檔案管理部門的人員力量還是不夠也沒有辦法切實(shí)的做到位。因此，需要對(duì)制度建設(shè)進(jìn)行完善和加強(qiáng)。在對(duì)收錄文件的時(shí)候管理人員也需要進(jìn)行正確的檢查和驗(yàn)收，防止后續(xù)出現(xiàn)問題沒有辦法進(jìn)行合理的解決在歸檔的時(shí)候要注重項(xiàng)計(jì)劃進(jìn)度和材料的一致性。

4 結(jié)束語

綜上所述，電網(wǎng)企業(yè)中的檔案管理工作是非常重要的環(huán)節(jié)，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代信息化檔案在管理的時(shí)候通過不斷地革新已經(jīng)慢慢去取代了以前的管理形式，現(xiàn)在的檔案管理滿足了社會(huì)的發(fā)展和需要。但是，我國的檔案管理中依然存在許多問題，這就需要相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，把我國的檔案管理工作的水平和質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化和推進(jìn)。