“五位一體”機制在電網建設項目檔案管理的應用探索

李春芳

（國網甘肅省電力公司定西供電公司，甘肅 定西 743000）

近年來隨著社會的發展和進步，電網建設項目的數量也在不斷的增多，形成的檔案數量也隨之增多，檔案管理的地位和作用也更加突出。但是從電網建設項目檔案管理的實際情況來看，其中還存在一定的問題，檔案管理工作的效率、水平有待提升，也無法為電網建設項目提供有效的檔案依據，給電網建設也帶來了一定的阻礙。為了改善電網建設檔案管理的現狀，加強五位一體機制的有效應用是十分有必要的，是提升檔案管理水平和效率的有效舉措。

1 電網建設項目管理的重要性

電網建設項目檔案管理是我國電網建設項目中的重要內容，是對整個工程建設及管理過程的全面記錄，對于電網建設項目的建設質量有著重要的保障作用。電網建設項目管理中包含著項目建設中存在的問題、規劃、施工、費用等方面的內容，做好電網建設項目檔案管理工作，對于不斷的推進電網的集約化以及精細化管理有著重要作用，也是推進電網規范化建設以及促進電網建設事業發展的有效舉措。

如今隨著電網建設項目規模的擴大，檔案管理也備受重視和關注。項目檔案管理在工程驗收階段也是十分重要的，在后期維護、擴建以及改造等環節也同樣發揮著重要的作用，是工程項目順利進行的一大重要保證。

2 電網建設項目檔案管理的現狀

2.1 建檔意識薄弱

目前我國電網建設在檔案管理中，還存在著建檔意識薄弱的問題，過度重視電網建設，缺乏檔案意識。工程管理人員以及領導往往更加重視電網建設項目的立項、審批、施工以及質量管理，沒有意識到建檔工作的重視，導致很多電網建設項目竣工驗收后才進行檔案資料的整理，導致檔案的真實性和完整性得不到保證[1]。

2.2 檔案歸檔的過程缺乏監督和管理

眾所周知，電網建設項目檔案管理工作，需要與這個項目的建設同時進行，但是由于受到傳統工作相關以及思維等因素的影響，導致檔案的歸檔范圍并不明確，而且施工單位、監理部門在施工期間很容易產生交叉檔案，加上職責分工缺乏規范性，監督部門缺乏對檔案完整性和準確性的檢查，從而很容易引起檔案丟失或者檔案不完整的情況發生。

2.3 檔案歸檔前的缺乏指導和監督

在電網建設項目檔案歸檔前，檔案管理的工作人員由于缺乏對施工進度的認識和了解，缺乏對檔案歸檔前的有效指導，導致沒有及時的收集檔案材料，而且工作人員的工作積極性也存在不高的問題，檔案丟失或者損壞情況頻繁出現，給電網建設項目檔案的歸檔也帶來了較大的影響。

2.4 檔案歸檔文化材料規范性不足

在進行的檔案管理工作中，在文化材料歸檔過程中由于規范性不足，非紙質文件材料并沒有也文字說明進行統一的歸檔，而且外文材料若是有譯文，也需要進行歸檔，無譯文的則需要譯出題名、目錄才能進行歸檔。歸檔的文件材料通常情況下一式一份，其中比較重要且需要重復利用的則需要增加檔案份數，并以電子文化的形式加以處理保存，另外也沒有做到紙質文件也縮微膠卷同時歸檔。

2.5 缺乏檔案專職人員

當前我國部分電網建設在檔案管理工作中，往往缺乏專職工作人員，一般都是工程技術人員和一般工作人員來兼職，由于這些工作人員的專業能力不足，并沒有經過專業的教育和培訓，責任心意識不足，導致檔案管理的水平也出現了參差不齊的情況，甚至出現檔案管理敷衍應付的情況，很難滿足檔案管理的實際需求。

3 五位一體機制在電網建設項目檔案管理中應用的重要性

3.1 規范項目檔案歸檔管理，創造更高效益

五位一體機制的應用，可以有效加強與實際工作的聯系，實現各個管理部門的密切配合，從立項到驗收等環節可以實現更加規范的流程管理，而且各個階段都有明確的執行標準，為檔案的歸檔管理提供了重要保證，同時也保證了項目檔案的完整性和準確性，為檔案的利用提供了可靠的保證，還能創造出更加的社會以及經濟效益。比如說近年來，農網改造升級過程中，使用檔案信息管理系統，為農網改造和升級提供了35kV主變壓器廠家資料，提供了重要的資料支持，使得農網改造的速度得到了明顯的加快，也為整個工程的規劃和設計提供了更加完整的文件，保證了農村的安全供電[2]。

3.2 提高檔案信息化建設水平

五位一體機制的應用，實現了項目檔案管理系統的完善，促進了檔案數字化建設和管理，使得傳統的檔案借閱方式得到了創新，有效地縮短了檔案的檢索時間，促進了檔案利用率以及工作效率的提升，使得整個檔案歸檔和管理更加的規范。此外，檔案的數字化、信息化建設和管理，使得傳統的借閱方式也發生了改變，彌補了傳統人工翻閱查找的缺陷和不足，促進了檔案管理水平和利用有效率的提升。

4 五位一體機制在電網建設項目檔案管理中的應用措施

4.1 完善電網建設項目檔案管理體系

首先，以統一領導、分級管理、層層負責為工作原則，建立完善的分級管理體系，并明確崗位職責和范圍，保證工作人員順利完成職責范圍內檔案的整理以及歸檔工作；其次，建立完善的檔案管理組織機構，制定統一的工作要求和標準，將項目檔案管理融入到工作標準和崗位責任制中，并按照項目文化的形成的順序以及項目建設的完成情況，來做好項目檔案的形成、整理以及歸檔等工作。

4.2 加強對電網建設項目檔案歸檔過程的嚴格管控

在職責范圍內，加強電網建設項目檔案的全過程管理和控制。在電網建設前期，由工作人員做好前期材料的收集和整理工作；設計單位對設計文件以及概預算等進行整理和收集；施工單位負責收集施工文件；建設管理部門對竣工驗收階段所形成的文件進行整理，做好檔案的移交以及歸檔工作；檔案管理人員來加強對檔案的監督、指導以及檢查等工作，并協助重大建設項目檔案竣工驗收等工作。通過加強項目檔案形成全過程的監督、指導和管理，保證歸檔工作更加的規范、完整。

4.3 重視電網建設項目檔案歸檔質量標準的審核

檔案管理人員要嚴格的落實檔案歸檔各方面的具體質量標準和要求，并對歸檔文件材料的字跡、圖標、簽字蓋章手續等進行審核；保證字跡滿足耐久性的相關要求，需要使用不易褪色的書寫材料；歸檔的項目文件需要保證是原件、正本；保證原材料以及固件具備完整的出廠證明、質保書以及復測報告等；將項目檔案在檔案信息管理系統上實現著錄、編目以及電子文件的掛接，并由設計院移交PDF或者GWF格式的電子版竣工圖；在電子文件整理過程中還需要注明電子文化的載體類型，并標明載體的序號、檔號、密級以及存入的日期等等，在紙質文化移交的同時一并上交相應的電子以及音像材料[3]。

4.4 加強培訓，促進五位一體機制的常態運轉

第一，積極開展檔案管理的專業培訓，保證檔案管理人員可以掌握專業的方案管理理論知識，邀請專業人士對專兼職檔案人員加強檔案收集、分類等工作的指導，并對檔案信息管理系統的應用展開培訓，提高檔案管理人員的相關操作能力，提高項目檔案歸檔時間，保證檔案歸檔的標準化；第二，將電網建設項目檔案管理方面的規章制度等內容制作成小冊子，并分發給檔案管理人員以及項目參建單位，做到隨身攜帶，保證可以及時進行查閱，保證檔案的收集和管理可以更好地滿足電網建設項目檔案管理方面的實際需求。

5 五位一體電網建設項目檔案管理的應用實例

5.1 實例一：歸檔更加完整和齊全，為工程的新建和概括提供了重要依據

項目檔案的歸檔，其目的就是為企業的經營、發展提供重要的參考依據。以我國某省新建的電網項目來看，由于新建的工程符合達到了400-450兆瓦，傳統的220kV的變電站已經無法滿足新建工程的發展需求，也會給當地用戶的安全用電帶來影響，這就需要對變電站進行改造和重建。改造和重建需要借助原始設備的有關數據，但是由于設備運行中無法進行有關的勘察設計工作，若是停電處理還會影響到企業供電的可靠性，會在一定程度上影響企業的信譽和形象。為了讓項目前期設計勘察更加的安全和準確，有關部門以及技術人員去檔案室對有關數據進行了查閱，再加上五位一體機制的應用，為變電站項目的擴建提供了完整的檔案數據，節約了費用和成本，促進了工作效率的提升，為工程的新建和改擴提供了重要的支持。

5.2 實例二：印制頒發小冊子，促進檔案管理水平的提升

電網建設項目的檔案管理具有很強的專業性，而且工作過程也較為復雜，為常規的培訓以及實踐操作的基礎上，將《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》等印制裝訂成冊，當作培訓的素材，并給項目的參建單位以及檔案工作人員，從而保證可以提高培訓的效率和有效性；而且有關人員也能用作自學或者后期的復習，有利于對有關的專業知識和業務進行全方位的掌握，從而可以更好地解決實際問題中的問題；專業的管理人員進行小冊子的翻閱，可以對職責、整理以及歸檔等流程有更明確地了解，特別對于新上崗的工作人員來說，翻閱小冊子能夠幫助新人快速適應崗位，從而保證歸檔工作可以順利完成。

5.3 實例三：為創建國網優質工程奠定堅持基礎

檔案管理已經成為輸變電工程達標創優考核的重要標準之一，通過推進和實施五位一體機制，實現了檔案的規范編制，還能根據國家對優質工程的有關標準來進行自查和復查，為國網優質工程的建設奠定了堅實基礎。

6 結束語

綜上所述，加強五位一體機制在電網建設項目檔案管理中的有效應用，是提高檔案管理水平以及推動電網建設項目檔案管理創新的重要舉措，對于發揮出檔案的積極作用有重要意義，同時還能使其創造更大的經濟效益以及社會效益。