關于檔案管理信息化的科學發展路徑分析

李文博

（東莞市公安局交通警察支隊，廣東 東莞 523000）

在社會競爭不斷增強的全新社會背景下，當前對于內部開展的檔案管理工作給予了高度重視，并且按照社會發展形勢，積極的結合信息技術，建設信息化檔案管理工作機制。但是由于在實際工作中，受到各種因素的影響，造成信息化發展水平較低，嚴重影響了檔案管理工作的效率。因此，當前有必要針對實際檔案管理信息化建設過程中存在的問題進行分析和研究，并且提出科學發展建議。通過合理地利用信息化手段，保證檔案管理信息化能夠實現科學發展，為工作更加有效地開展提供支持。

1 檔案管理信息化建設的必要性

1.1 符合社會發展形勢

從上個世紀80年代開始，我國開始進入快速發展的一個全新階段，城市化進程不斷加快，信息技術水平不斷提升，城市信息化建設就成為發展過程中一個非常重要的部分。而在城市信息化的建設過程中，人們對于擁有一定利用價值的檔案信息的實際管理工作，也提出了更高的要求[1]。作為為人們提供社會服務的，必然需要順應時代發展的趨勢，滿足人們對于檔案管理信息化的要求，積極地開展信息化建設，并且促進檔案管理信息化朝著科學的方向發展。只有這樣才能夠真正提升交通執法工作的服務水平和質量，滿足人們的實際要求，為交通警察部門實現更好的發展提供一定支持。

1.2 促進科學發展

信息化在檔案管理工作中的有效融入，對于優化現有的資源配置情況、提升工作效率等，都有著非常重要的意義。在以往的工作中，一般以處理各類交通案件為主開展檔案管理工作，但是這種過于傳統的發展模式與當前社會中對于信息化發展的要求不相符，無法真正滿足人們對檔案信息管理工作提出的全新要求。而在新時期背景下，信息化水平直接體現出了交通警察隊伍的科技水平、工作效率、人員素質，是綜合實力的體現。因此，在社會不斷發展的情況下，想要實現科學發展，不僅需要在自身的交通問題處理工作質量和效率上給予重視，同時也要積極的實現檔案管理信息化，不斷吸取成功經驗，促使信息化檔案管理工作能夠實現科學發展。這樣不僅能夠充分發揮出檔案真正擁有的價值，同時也可以為交通工作更加高效地開展奠定基礎。

1.3 提升工作效率

信息技術有著高效、準確、及時等多種特征，積極的推進檔案管理信息化科學發展，不僅能夠保證檔案管理人員真正從繁瑣的人工檔案管理工作中解脫出來，快速、高效、準確、系統地對檔案材料進行管理，提升檔案管理工作的效率，同時也可以促使在高效檔案管理工作的支持下，工作效率實現有效地提升。同時，通過科學合理的信息化檔案管理，還是保證檔案的應用時期有效延長，使其能夠更加充分地發揮出自身作用[2]。因此，通過促進檔案管理信息化科學發展，不管是對實現長遠發展，還是實現社會地位的有效提升，都有著非常重要的意義。

2 促進檔案管理信息化科學發展過程中遇到的問題

2.1 理念不夠先進

針對中開展的檔案信息化管理工作來說，理念和意識不夠創新，是造成信息化管理工作無法科學發展的重要因素。具體來說：1）當前交通執法部門雖然積極地開展了信息化建設，購置了基本的設備，引進了對應的技術，但是管理人員并沒有樹立正確的信息化管理意識，無法真正發揮出信息化系統的實際作用，信息化管理工作流于表面，無法發揮出更大的作用[3]。2）由于過于重視交通問題處理工作的質量和效率，忽視了檔案信息化管理的科學性、合理性，造成信息化技術支持下的檔案管理工作，在實際開展過程中遇到了各種各樣的問題，無法體現出實際的作用。

2.2 模式相對單一

信息化背景下的檔案管理工作，由于應用了信息技術，需要在管理模式上不斷的進行創新，但是當前交警部門開展的檔案管理工作，依然按照以往的模式開展，造成信息化管理工作不夠科學合理。具體來說：1）一些不重視積極的應用信息技術保證檔案信息應用效率實現提升，在對各種載體、平臺進行構建的過程中工作不到位，尤其是注重促進管理的開放性、融合性和互動性。造成信息化檔案管理工作無法與中的實現工作積極融合在一起，能夠實現共用、共享和共建的平臺還沒有真正形成[4]。2）信息化管理模式不夠創新，不重視通過利用信息化手段豐富檔案管理工作的功能，造成信息化管理實現科學發展受到了一定限制。同時，由于信息化模式相對比較傳統和單一，造成管理工作的效能不高，尤其是在檔案信息的利用能力方面，還需要不斷的提升。

2.3 人員素質較低

雖然信息化管理工作大大節約了人力資源，減輕了管理人員的工作量，但是同時也對負責信息化管理的人員素質和水平，提出了更加嚴格的要求，不僅要求其需要具備良好的檔案管理素質，同時也擁有良好的信息技術素養。但是當前由于缺少專業的人員和隊伍，造成信息化管理無法實現科學發展，具體來說：1）在開展檔案管理信息化建設的過程中，雖然大部分交警支隊都積極地開展了相關培訓工作，但是由于信息化的管理是一種技術性要求比較高的工作，僅僅通過簡單的整體培訓工作，無法真正提升人員的信息化水平，這就造成信息化建設無法更加有效地開展[5]。2）缺少專業的綜合人才負責信息化建設和管理工作，沒有及時的吸引外界人才到中開展信息化檔案管理工作，造成管理隊伍不夠完整，無法真正發揮出檔案管理信息化的真正作用，影響了信息化管理的科學發展。

3 檔案管理信息化的科學發展路徑

3.1 樹立先進理念，提升科學發展水平

樹立正確、正確的管理理念，是保證檔案管理信息化實現科學發展的重要基礎，只有這樣才能夠從根本上解決對信息化管理工作認知不足的問題，保證相關人員能夠端正自身的態度，促進信息化管理工作的積極發展[6]。首先，交警支隊中的管理人員需要樹立正確的理念，明確想要提升信息化管理的科學化水平，就需要從思想上進行轉變，對信息化管理工作給予充分的重視。同時，需要相關人員以科學的眼光對檔案管理工作給予重視，不斷優化管理理念和模式，真正解決在科學發展中存在的不足，提升工作的科學化水平。其次，由于檔案管理工作是為交通執法等部門提供服務的一項工作，因此，為了保證工作的順利開展，檔案管理人員需要樹立良好的前瞻性理念，保證自身能夠認識到檔案管理信息化科學發展方向，明確檔案管理科學發展的實際要求，不斷的完善管理工作，使信息化管理工作能夠朝著更加科學的方向發展。

3.2 加大投入力度，提升科學規劃能力

促進檔案管理的信息化科學發展進程，最重要的就是要加大在信息化建設方面的投入力度，為信息化建設朝著更加科學的方向發展提供一定支持。首先，需要從信息化整體發展形勢上入手，實現科學的規劃以及系統設計，積極加大在相關方面的人力、物力投入力度。尤其是需要重視硬件的及時更新換代、軟件的版本更新等工作。其次，在實際的工作中，需要制定出統一化的信息化管理工作技術標準，解決軟件系統使用不統一、版本不統一等問題，實現有效的信息共享。這就要求需要按照國家對于檔案管理工作的要求，結合工作的實際情況，制定出相關的規范、標準和制度。同時，在信息化管理工作開展的同時，需要通過安裝統一的軟件，實現檔案文檔的一體化發展，真正實現檔案管理更加安全、應用更加方便，落實檔案信息資源的有效共享。這樣不僅能夠保證中檔案管理工作更加有序地開展，同時也可以通過不斷地提升科學規劃能力，促進信息化管理的科學發展進程[7]。最后，除了在硬件和軟件方面極大投入力度以外，為了保證檔案管理信息化工作能夠真正實現科學發展，還需要加強在人才方面的培訓和引進力度，積極地對現有管理人員開展培訓工作，加強科學發展理念的培養，提升人員的信息化素質。同時，需要及時的引進全新人才，將全新的思想和技術引入到交警支隊的日常檔案管理工作隊伍中，推動檔案管理信息化在創新方面實現全新的突破。

3.3 完善管理機制，提高科學創新效能

由于當前交警支隊中開展的檔案管理信息化建設有著滲透性、開放性和互動性的特點，因此想要促進其實現科學發展，就需要構建出具備一定規范化、科學化和效能化特點的全新運行機制，改變以往的信息化管理模式，提升科學發展的效能。首先，針對完善對應的管理機制工作來說，重點內容是需要提升信息化整體水平，強化檔案管理的信息化體系。尤其是要在合理運用大數據相關技術的基礎上，建立起完善的大數據平臺，有效提升檔案分析相關機制，對管理工作實現有效拓展，保證機制能夠為管理工作提供更好的支持。其次，檔案管理相關人員需要切實加強和其它部門的協調、溝通，使其能夠共同參與到檔案管理工作中，同時提升自身在檔案信息收集工作中的主動性，加大數字化處理的工作力度。只有這樣才能夠保證信息化朝著科學的方向不斷發展，保證檔案管理信息化能夠獲得更好的成效[8]。最后，在完善信息化機制的過程中，不僅需要及時建立協調機制，同時也要將各方的力量集中到信息化管理工作中，如可以通過建立對應的溝通、互動平臺，使各個部門的信息能夠快速集中到檔案管理部門；通過進一步強化信息化科學水平，實現檔案管理工作與業務系統的結合，提升與其他部門之間的合作能力。

4 結語

檔案管理工作信息化建設工作，不僅僅是使用各種信息化的設備、軟件開展檔案管理工作，同時也需要從科學意識、投入力度、管理機制上入手，創建出全新的信息化發展體系。只有這樣才能夠真正通過不斷提升交警支隊中檔案管理信息化的水平和質量，發揮出信息化建設的真正作用，保證信息化的檔案管理工作能夠實現科學發展，進而促進的積極發展。