信息時代企業檔案管理效能提升策略

陳 莉

（延安市機關服務中心，陜西 延安 716000）

1 企業檔案管理效能概述

企業檔案管理效能是對企業檔案管理部門實現其檔案管理目標的能力以及管理效能的有效性和收益性的全面反映。企業效率是衡量公司檔案管理結果的指標，持續提高檔案管理效率是企業檔案管理活動，所有檔案管理操作的開始以及企業檔案管理生命周期的基礎。創建有意義的檔案，必須與創新和進步的精神保持同步，并改善檔案館的管理以與時俱進。在經濟體制變革的過程中，企業檔案管理將帶來新的變化，檔案管理和效率技術需要進一步發展。特別是，盡管現代數據管理基于檔案管理概念，但它不能改變低級公司管理的成功率。2020年10月15日，《2019年國家財產管理綜合報告》發布的數據顯示，2019年信息化資產總額達到233.9萬億元，保持了非常快的速度。國民經濟的增長與合作水平極大地促進了人民衛生企業的制定和實施。隨著公司的有效發展，通過公司各項活動進行公司檔案管理的價值和速度也大大提高。建立“現代國家管理體制，提高管理水平”，有必要依靠新的社會管理體制、技術和方法，促進傳統管理模式和現代管理模式的轉變。這包括通過偵聽創建新的管理方法。在現代商業計劃中，它促進了商業檔案管理服務的交換，并提高了商業檔案管理的效率以及經濟利益。

2 企業檔案管理效能管理問題

2.1 企業檔案管理體系不健全

據調查，目前60%以上的企業存在公司檔案管理制度不完善的問題。隨著行業改革的不斷發展，檔案管理體制也在發生著變化。但由于對檔案管理重視不夠，大部分企業檔案管理系統沒有及時更新，導致企業檔案管理系統不完善。企業檔案管理制度不完善，操作檔案管理位置設置不正確，人員職責不明確。檔案管理缺乏評價和監督，管理形式化、粗放化，缺乏健全的檔案問責制度，缺乏對違反檔案管理行為的監督和處罰。

2.2 檔案管理人員素質不高，管理質量差

檔案人員素質低下是制約當前檔案管理效率的關鍵因素之一。據調查，67.54%的檔案管理人員沒有受過專門培訓，檔案管理缺乏專業人才。現有人員對檔案管理的流程和分類不熟悉，特別是對企業檔案資料的收集、分類、歸檔、存儲、查閱等流程不熟悉。有些公司用兼職人員來管理文件，效率不高。一些兼職人員在沒有評估和監督的情況下，無法對檔案資源進行組織、分類、歸檔或有效存取，導致個人資料不準確。

2.3 部分檔案管理工作技術手段相對落后

檔案管理要善于創新和運用新的科技手段。在調查研究中發現，各部門、各公司的檔案根本沒有信息設置，技術手段上仍采用“人海戰術”。傳統的檔案管理方式如筆記本、手抄等，嚴重阻礙了檔案價值的實現。有些公司沒有專門的檔案管理軟件，員工在使用該軟件時必須手工搜索，因此管理效率很低。在智能化時代，管理者缺乏智能化的專業知識，無法收集檔案。因此，大多數企業需要進一步加強員工的檔案管理和服務能力建設。

3 企業檔案管理效能提升的管理對策

3.1 檔案管理信息化所產生的經濟效益

3.1.1 降低企業檔案用房的直接經濟成本

企業檔案管理完成信息化，記錄企業生產經營的檔案將變“紙”為“電”，以往庫房吃緊要“地盤”的現象得到根本改變。特別是對于大城市“寸土寸金”，可以考慮將庫房位置進行整體搬移，土地集約化節約下來的用地成本用于信息化建設和后期維護，打造以人為本的智能型庫房。互聯網、物聯網等技術目前已較為成熟，只需要配備傳感器、七氟丙烷氣體、監控探頭、空調、除濕器，以及溫濕度控制系統、煙感報警系統等，檔案管理人員就可以24小時遠程監控一個甚至多個庫房，出現報警自動即時通知檔案人員并觸發相應的應急措施，具有操作性強、性價比高的特點。

3.1.2 減少企業歷史檔案損毀的間接經濟成本

庫藏檔案有些因保存年代久遠，褪色磨損無法使用；有些在多次反復調閱的過程中出現損毀，帶了不可逆轉的損失。檔案數字化后的利用服務，除特殊情況外，可以為用戶提供數字化（電子）檔案，避免紙質檔案損毀風險，提高利用效率。

3.2 完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術的快速發展，先進的信息技術促進了各行各業的信息化建設，實現了管理方面的網絡化與數字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對于企業的信息安全造成威脅。眾所周知，企業檔案涉及諸多企業商業機密以及商業信息，要想保證信息的安全，避免商業機密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當前這個過程當中，企業除了要注重完善相關管理制度以外，還需要注重發揮出信息技術的優勢，采取信息化的管控手段。企業管理者必須高度重視信息化建設安全工作，建立健全網絡安全理制度，加大信息化建設的投入，加強網絡安全技術防范措施，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。另外，在網絡信息化時代，網絡可以實現多點互聯，但是網絡也存在一定的風險，由于網絡空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設時要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的問題，及時修復和還原檔案的數據信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統進行攻擊時會造成檔案信息數據的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復和還原，因此需要檔案管理部門針對信息管理系統進行升級和完善，從而增強檔案信息系統管理的安全性與可靠性。

3.3 強化檔案管理者綜合能力

提高檔案管理效能應與專業、高質量的檔案管理器相匹配。公司需要有專門的人員來擔任檔案管理專業。需要兼職工作的經理需要檢查基本要求，組織系統的培訓，并提高他們在檔案管理中的專業技能。檔案管理政策，保密性和專業要求應集中于檔案管理責任、職位意識和培養政治素養。具體來說，我們將著重對新員工進行信息技術教育和培訓，并確保新員工提高他們在檔案管理方面的專業知識，提高他們的管理水平，并進一步實施一個完善的檔案管理系統。企業要注意對工作場所員工進行檔案管理的持續教育和培訓。進行培訓以增強員工檔案管理的概念，管理方法以及吸收和改善管理經驗。通過講座、外部學習、聘請專業人員和參考經驗，可以提高繼續教育的熱情和在職員工的參與度。將創新精神的培養融入企業文化體系中，以提高員工素質、創造良好的檔案管理環境，提高檔案管理人員的自主創新管理意識，并不斷引進新方法。充分展示檔案管理和檔案管理的熱情和創造力，并增加崗位的責任感。具有較高的政治素養，積極主動的工作，較強的責任心，管理能力以及重大的獎勵，榜樣示范和鼓勵形式，以鼓勵使用激勵管理技術提高對獨立學習的熱情，從而表現出較高的技能。在新時代，建立檔案培訓制度。為企業檔案人員提供全面的企業能力培訓。從形態上講，歸檔工作應采用區分新老員工的培訓方法。關于培訓方法，可以出去學習并邀請專家講課。懲罰不負責任的行為，并建立健全獎懲約束機制。

3.4 加大對計算機信息化建設的投入力度

企業必須要加強各項資源的有效投入，進行資源科學合理配置，例如購買相關設備有助于促進企業計算機信息化可持續發展。可以購買大量與企業工作密切關系的先進信息設備，有助于營造良好的信息化建設氛圍。另外，人才對于企業信息化建設的重要性是不言而喻的，人才的素質會直接影響到企業信息化建設的水平。企業想要開展信息化建設，就必須要努力提高人才的專業素養，培養一些具備專業信息技術的人才，能夠熟練應用各種先進的信息化設備和信息系統開展工作，以此來保證信息化建設的有效開展。企業還可以從當前的員工中選擇出一些具有潛能和資質的人員進行培養，使其掌握信息化知識和相關的專業技能，并將其安排到合適的崗位上，這也能夠發揮出其作用，對企業信息化建設的開展也有著積極作用。增強檔案管理人員的素質水平。企業在招聘檔案管理人員時應盡可能地選用那些專業的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機制，使其能夠更好地為企業的發展提供優質的服務。另外，檔案信息化建設要求工作人員具備高度的責任心，認真對待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數字化轉型，提高檔案信息化建設的效率。

3.5 健全企業檔案管理體系

第一階段使用數字技術對收集到的資源進行系統性分類和編碼，從而確保文件以及在不同地區的有序組織，有效的區分各種行業模式，建立企業信息化模型；第二階段驗證數字技術使用的真實性和有效性，并嚴格按照國家法律和地方法規對數字技術進行審查和批準，以使具有很高的價值的檔案進入信息化數據庫；在第三階段，采用數字技術進行更科學的測試，以查找錯誤的文件，避免由于人為因素而損壞；在文件排序過程中，管理人員必須確保創建的文件的準確性，并且不應因工作量不足而導致文件損壞。在將資源轉換為檔案時，就安全性、便利性和準確性而言，使用數字技術的傳統方法無法與之媲美。因此，在對源進行收集和分類之后，非常重要的一步是將它們轉換為數字源，完成體系的最終搭建。在這一過程中，應特別注意檔案信息的準確性，科學、標準化的公司檔案管理系統可以促進公司檔案管理與更加標準化，科學的系統的鏈接和過程，從而提高管理效能。具體來說，有必要根據公司的實際檔案管理制定具體的檔案管理標準化流程。

4 結論

企業檔案管理界的各派觀點值得每個檔案管理工作者認真思考，充分認識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經過思考認為檔案管理施行信息化有諸多優勢和意義。在工作實踐中，需要檔案管理從業者根據企業不同情況，趨利避害、因勢利導開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優勢和能量，探索出適合自身企業需要的檔案管理信息化創新工作方法。