信息時代檔案管理現代化面臨的挑戰和措施探究

劉春鵝

（漳州城市運營集團有限公司，福建 漳州 363005）

為了能夠更好地順應時代的發展變化，檔案管理工作也必須要做出適當的更新和優化，以此來不斷提高檔案管理水平，切實發揮出檔案資料的價值作用。將檔案管理工作與現代化網絡信息技術相結合，可以推動檔案管理實現現代化發展，促使檔案資料可以滿足現代使用以及保存的要求，但從目前來看，檔案管理現代化仍然面臨著一些挑戰，有必要對其優化提升措施作出深入研究。

1 檔案管理現代化概念分析

一般情況下，檔案管理現代化的含義能夠大體上分為三種：一是在實際開展檔案管理工作的過程中合理利用現代化技術以及方法。二是相關的檔案管理人員自身已經掌握了足夠的現代科學知識以及科學技術。三是在檔案管理過程中，構建起科學完善的現代化檔案管理機制。這三者做到其一都可以稱之為檔案現代化管理。除此之外，檔案管理現代化的內容及其構成又可以分為多個方面，例如：一是計算機技術與檔案管理自動化。二是多媒體技術與檔案信息表現方面的多元化。三是網絡技術與檔案信息傳遞。四是存儲技術與檔案信息存儲。五是數據庫技術實現檔案信息組織標準化以及有序化等。

2 分析檔案管理現代化中面臨的挑戰

在經濟社會以及科學技術快速發展的強力推動下，現代生產以及經營活動中形成的檔案資料日益增多，以往較為傳統的手工操作方式為主的檔案管理方法，已經難以有效滿足時代發展的現實需求，不能更好地存儲、收藏、處理以及加工和開發利用檔案資源，在無法保證檔案資料完整性和安全性的同時，也無法切實發揮出檔案資源的價值和作用，所以檔案管理開始不斷地向著數字化以及網絡化的方向轉變，但是結合檔案管理現代化發展現狀來看，其仍然面對著以下幾個方面的挑戰：

一是需要面臨對傳統檔案管理理念的挑戰。以往較為傳統的檔案管理存在著“重藏輕用”的觀念，盡管檔案管理正在不斷實現現代化發展，但是這種觀念仍然根深蒂固[1]。在信息時代背景下，必須要對這種觀念做出改變，注重檔案信息資源的有效開發，促使以往的“死檔案”逐漸轉變為“活信息”，同時還要增強服務觀念，對各類檔案信息資源實現深入有效的開發利用，以此來發揮其具備的價值和作用，為企業經濟效益的提高提供良好的支撐。

二是需要面臨管理手段以及方式的挑戰。結合檔案管理現代化發展現狀來看，雖然已經開展了信息化建設，但是在實際操作過程中，繼續沿用以往較為傳統的實體檔案，這些實體檔案需要耗費大量的時間以及管理人員的精力，同時在檢索方面也較為困難，從而導致檔案信息的管理、保存以及利用等方面都呈現出較為滯后的狀態。

三是需要面臨工作人員自身素質提升的挑戰。在檔案管理進入現代化發展之后，相應的檔案管理人員也必須要熟練地掌握各項現代化技術，熟知相關操作知識，所以信息時代下的檔案管理現代化必須要面對檔案管理人員自身綜合素質不斷提升的挑戰。

四是需要面臨網絡安全方面的挑戰。進入到信息時代之后，現代化網絡技術發展速度不斷加快，這使得網絡病毒以及黑客攻擊等問題也隨之加劇，在這種背景下，如何做好網絡安全防范工作，切實維護好檔案信息安全，屬于檔案管理現代化發展必須要面對的一個重大挑戰[2]。

3 分析信息時代檔案管理現代化發展措施

3.1 注重創新檔案管理工作觀念

在現代化網絡信息技術不斷發展的背景下，必須要注重更新改良傳統的檔案管理理念，既要重視檔案管理的收藏和保存，同時也要重視檔案管理的高效利用[3]。對此檔案管理人員需要充分適應時代發展變化，要打破以往傳統思想觀念的束縛，積極革新轉變自身工作理念，不斷增強創新意識，以此來保證檔案資源的使用價值能夠充分發揮出來，并在此基礎上更有靈活性地開展檔案管理。

3.2 注重檔案管理工作方式方法的創新改良

企業主管部門必須高度重視檔案管理工作，充分認清檔案管理工作的價值和意義，要從政策以及資金等方面大力推動檔案管理現代化發展進程。唯有做到上下齊心，高度重視檔案管理，才能確保檔案管理切實在信息時代下達到現代化管理的目標。企業檔案管理人員以及領導層必須要認識到，以往較為傳統的檔案管理方法已經難以再適應時代發展的要求，對于一些不夠科學合理的地方必須要及時做出改進，例如：檔案排列雜亂、缺乏條理以及檔案缺失不夠完整等等，要能夠站在信息時代的高度來發現檔案管理存的問題，并且善于學習和借鑒先進的檔案管理方式方法，推動自身檔案管理模式的不斷更新，以此來提高檔案管理質量和效率。對此應充分做到以下幾點：

一是強化檔案信息化基本環節。首先是檔案的采集與整理，對于信息時代下的檔案管理現代化發展而言，信息的采集整理屬于實現檔案信息化的前提，應注重加強檔案信息的人工收集力度，以此來為借助現代技術開展檔案采集整理工作打下良好基礎。其次，注重做好歸納分類。對于已經收集好的各類信息資料，必須要開展歸納分類工作，這是實現檔案信息化的關鍵內容，唯有切實做好此項工作，方可保證收集到的資料能夠分門別類地有效錄入到相應的數據庫當中。

二是加強對多媒體技術的運用。對于多媒體技術而言，主要指的是借助現代化計算機技術來對圖片、文字、影像等信息開展處理工作，其能夠提供人性化以及交互式服務，有助于檔案信息資源的全面開發和利用。其能夠實現全文檢索，顯著提高查詢準確率，以往較為傳統的數據檢索方式都是借助關鍵詞進行檢索，在將紙質檔案實現數字化轉換之后，可以借助文本形式有效存貯并且打造出一個檔案全文信息數據庫，有助于快速、準確以及全面的查找。除此之外，多媒體技術還能夠有效提高檔案利用率，隨著時代的發展進步，檔案信息資源的價值和作用日益凸顯，這使得檔案使用以及需求量不斷增加，借助多媒體技術能夠有效實現檔案信息資源的共享，使得相應使用者可以不再受時間以及空間的限制便可以有效實現檔案資源的查詢和利用，顯著提高了檔案的利用率。

三是，加強對存儲技術的應用。進入信息時代，信息存儲技術得到了高速發展，包括磁盤存儲技術、縮微技術以及光盤技術等，其不但可以實現信息存儲高密度化，同時還能夠將信息存儲與快速檢索進行有機結合，從而為檔案信息化管理打下一個良好基礎。對于磁盤存儲技術而言，其具備著頻帶寬廣以及信息可長久保存等優勢，其可以為建立檔案管理系統以及數據庫提供良好的物質基礎，相關企業和單位可以結合自身實際檔案管理情況，對磁盤的存量大小進行合理選用。對于縮微存儲技術而言，主要指的是借助縮微攝像機將相應的檔案文件資料開展縮小化拍攝，然后再借助膠片進行保存，這種技術具備著信息存儲量大以及存儲密度高等優點，而且其成本低、重量輕以及體積小，便于檔案資源的長期保存，而且不容易產生任何差錯，借助這種方式進行檔案信息存儲，能夠將非統一規格的原始文件有效實現規范化以及標準化，有助于計算機快速檢索。對于光盤技術而言，目前大多數企業已經不再使用，但是這種技術記錄密度高、容量大，而且應用范圍廣，同時還能夠將聲音、圖像以及文字等融為一體，屬于一種綜合性較強的交互式信息載體[4]。

3.3 注重建立健全現代化檔案管理制度

在完成檔案管理信息系統建設之后，針對檔案的日常管理、分類以及查詢等操作都能夠借助信息系統自動高效完成。但此時也有必要建立健全現代化檔案管理制度，以此來保證檔案管理系統能夠得到科學合理運用以及維護，從而切實發揮出應有的價值和作用。對此，一是要注重規范信息系統應用的業務流程，例如：對于進入系統的檔案管理規范，需要從接收、登記、整理以及分類和著錄一直到最后的歸檔等所有操作，都要制定一個清晰、明確的規范化制度，這不但是檔案管理現代化建設的基本要求，同時也是信息時代對檔案管理工作的基本要求，能夠降低操作的隨意性，同時也可以進一步提高管理效率和質量。二是應建立健全數據加工以及處理等技術方面的標準以及規范，這樣可以為檔案數據中心進一步建設以及構建檔案共享平臺等打下良好基礎，并且也能夠切實保證檔案數據信息的準確性以及可靠性，還可以進一步提高檔案利用率。除此之外，有必要強化檔案管理人員自身的法律意識，并且不斷地結合實際情況，對檔案管理現代化制度進行完善，這樣可以進一步確保信息化檔案數據信息的安全以及完整，有助于檔案數據信息發揮出應有的價值和作用。

3.4 注重建立健全檔案信息安全體系

由于檔案信息對企業的一切經營活動等都有著較為詳細地記錄，其重要性非常強，所以在檔案管理現代化發展過程中，必須要增強其保密性以及安全性，建立健全一個檔案信息安全體系[5]。對此，一是要增強檔案管理人員的管理理念，對于各類電子檔案的歸檔格式以及生成、發送還有接收格式都必須要保證統一，避免出現檔案無法提取或者損壞的問題出現，同時對于一些安全要求較高的數據庫以及文件等需要增設加密系統，以此來避免檔案信息被違法分子盜取。

二是對于檔案管理系統的用戶登錄身份需要開展多種形式的驗證，借助多樣化的驗證可以進一步提高檔案信息的安全性，例如：對于內部管理人員可以借助語音或者指紋等形式進行解鎖登錄，避免非法用戶假冒內部人員身份登錄到相應的檔案數據庫當中對數據信息進行竊取。

三是需要對一些先進的殺毒軟件或者防火墻進行引用，以此來對程度開展定期的殺毒和防護工作，保證各種潛在的病毒能夠被有效挖掘出以及清理，從而確保檔案管理系統能夠順暢穩定的運行。

四是需要設置信息瀏覽記錄報警系統，此系統在用戶長時間未能做出反應時可以觸發警報系統，同時在用戶復制大量信息時同樣可以觸發警報，如此便能夠對檔案信息作出進一步的保護，顯著提高檔案的安全性。

4 結語

綜上所述，進入到信息時代之后，檔案管理現代化需要面對的挑戰可以說是多種多樣的，沒有企業能夠做到面面俱到，只能不斷地做到更好，所以必須要切實結合本單位實際情況科學合理地制定相應的管理方案，積極引進和應用各項信息技術，以此來不斷地推動檔案管理質量和效率進一步提高，從而為企業長遠健康的發展打下一個良好的基礎。