論社會保險業務檔案管理工作的信息化

王 晶 雷 虹

（伊金霍洛旗就業和社會保險事業中心，內蒙古 鄂爾多斯 017010）

如今我國科技發展水平愈加的先進，信息化技術在社會保險業務檔案管理當中廣泛應用，本單位的檔案管理工作基本實現了規范化、信息化的建設，所有的社保資料檔案都進行了數字化掃描與錄入。這對于社會管理發展以及各項社會保險業務的檔案資源利用和儲存便利性提高都大有助益，從而為社保用戶提供更加優質的服務，但信息化建設需要在發展當中持續強化，才能更好地發揮管理能效，對其進行研究具有現實意義。

1 論社會保險業務檔案管理工作信息化建設與優化必要性

1.1 提升社會保險檔案信息查詢與利用的便捷性

在為社會保險用戶提供各項服務時，經常會應用相應的檔案信息，對應查找用戶的檔案信息內容，建設信息化的檔案管理模式，能夠有效地提升信息查詢與利用的便捷性，就不需要依賴人工查詢檔案信息，直接在檔案信息化管理系統當中，直接利用查詢功能，搜索檔案的關鍵字就能夠快速且準確的查詢到需要的信息，提高檔案信息利用率，為社會保險業務的高效開展提供便利。而且將檔案信息全部放在信息化檔案管理系統當中，能夠受到信息安全防護技術的保護，避免用戶的隱私信息泄漏。

1.2 全面革新檔案管理方式保證資料完整性

以往傳統模式的社會保險檔案信息都是以紙質的形式整理與保存，紙張經過長年累月的儲存之后，就非常容易損壞，由于經常使用后也容易出現磨損，檔案信息的內容字跡容易磨損消失，也容易出現丟失的情況。將社保檔案信息全部以信息化的模式進行管理能夠有效解決這一問題，將所有的檔案信息全部以掃描、錄入的方式進行電子版檔案儲存與管理，能夠保證社保信息資料的完整性與準確性，避免檔案管理人員手動操作失誤導致信息不準確的情況發生。同時檔案管理工作信息化建設完善之后，能夠全面革新檔案管理方式與信息采集的方法，如檔案管理的所有信息都可以通過信息掃描技術，進行自動掃描與錄入，檔案管理人員工作量和壓力也被大大減輕了。

1.3 全面提升社保業務資料應用的時效性

由于近些年我國社會保險行業發展水平的不斷提升，社會保險單位的業務量規模顯著擴大，業務覆蓋范圍也比較廣泛，在業務辦理使用檔案信息資料時，通過運行信息化管理能夠提升資料應用的時效性，業務管理人員在想要調取應用社會保險檔案時，可以直接利用遠程信息技術在檔案管理系統當中進行調取，檔案信息能夠實現隨時共享。檔案管理信息化當中包含多樣化的技術，都具備先進性、高效性與便利性，同時這對于檔案管理人員的信息化技術掌握水平提出了更高的要求，同時在保證信息共享便利時，信息安全防護技術強化也是重點[1]。

2 論社會保險業務檔案信息化的管理原則

2.1 標準化原則

首先在檔案信息化管理當中，需要制定統一的信息采集標準，依照社會保險檔案管理的相應規范要求，將檔案信息的著錄、標引、登記方式、信息記錄規格等內容都進行統一規劃，嚴格設定信息形式標準。對于檔案信息的儲存，同樣需要根據單位檔案管理的規范文件要求，來對檔案數字化儲存的形式與在信息管理系統當中的儲存方式標準進行設計，讓信息采集與儲存都能保持統一的模式，避免出現信息形式規格混亂的情況。其次，檔案管理信息網絡的建設標準需要保持一致，同時管理網絡結構要具備層次性，根據檔案信息利用的范圍、特點等進行層次分化。最后，檔案信息管理軟件標準也要統一，軟件之間運行要能夠相互兼容，以保證檔案信息傳輸、利用等操作能夠順暢完成。

2.2 數字化原則

在檔案信息化管理當中，社會保險檔案資料都需要轉換成數字化的形式進行儲存，也就涉及檔案信息的數字化錄入、管理與接收等內容，數字化錄入就是指要將檔案信息內容全部完整、準確的錄入到計算機管理系統當中，同時可以利用計算機進行數字化檔案的查詢與運用等。數字化檔案信息管理與接收，就是要關注并研究電子文件的運作規律，制定電子文件的歸檔細則和管理規范，使來自不同數據庫和平臺的電子文件能夠及時歸檔[2]。電子形式的檔案信息文件的格式需要保持一致，這樣在傳輸與接收時，能夠保證文件順利的打開和應用，保證管理系統文件的兼容性。

2.3 網絡化原則

社會保險檔案管理信息化運行期間，需要利用現代先進的技術，對檔案信息檢索功能進行優化，讓功能運行更加的智能，以往比較傳統的檢索功能包括連接和脫機形式，網絡化檢索功能是未來社會保險檔案信息化管理需要改良優化的重點，進一步完善社會保險業務檔案管理系統，促進管理系統網絡功能水平的提升，強化信息化管理實效性。

3 論社會保險業務檔案管理信息化的優化策略

3.1 對社會保險業務檔案信息化管理作用有正確認知

在建設與運行社會保險檔案信息化管理工作時，想要實現信息化水平的提升以及管理能效的強化，首要前提就是要對社會保險業務檔案信息化管理作用有正確認知，信息化管理的建設實行是現代社會發展的必然趨勢，社會保險單位的工作人員都需要建立信息化意識。尤其社會保險業務檔案是參保用戶享受保險服務的依據，保證檔案管理質量對于社保服務品質保證尤為重要，因而對于信息管理的認知需要保持正確和統一。

檔案信息管理工作人員要在信息化運行期間，認真對待，積累經驗，在實踐工作當中總結出現的問題，分析其原因，上報領導進行請示與協調處理，盡快將問題進行處理改善，以此促進檔案信息化管理水平能夠進一步提升，發揮更多的作用。并且對于檔案管理信息化的建設需要更多的投入精力，對檔案管理信息化需求進行明確，也要多對檔案管理人員工作實踐的情況進行關注，采取有效的激勵策略讓檔案管理人員工作積極性與熱情的提升，為檔案管理信息化運行質效的提升奠定基礎，創建更多的信息化發展動力。

3.2 針對社會保險業務檔案信息化管理建立完善的制約制度

任何一項管理工作的實行與開展都需要按照相應管理制度的標準要求，來保證管理工作運行的規范性。如今很多社會保險單位雖然建立了相對完善的檔案信息化管理設施和體系，但是對應的管理制度并不健全，制約力度不足，對各項社會保險業務檔案管理工作沒有實行全面的監管，這導致檔案信息化管理工作規范開展沒有制度依據和支撐。需要針對社會保險業務檔案信息化管理建立完善的制約制度，社會保險檔案管理內容包含的信息采集、整理、儲存、利用等環節，都需要設定管理制度，來對各項工作操作運行進行指導，保證工作開展的有序性、規范性和嚴謹性，并在制度當中設置管理考核機制，來對管理人員工作進行考評，強化管理工作人員的責任意識和能力提升的主動性[3]。管理制度制定完善時，需要能夠滿足信息化管理的要求，保證制度的可行性與管理方式執行的有效性。

針對檔案管理工作國家對應發布了一些規范指導文件，社會保險單位可以依據其指導規范內容，來對檔案信息化管理制度進行改良完善處理。首先，在檔案信息管理期間，資料的完整性必須要得到保證，若是管理期間發現檔案資料存在不完整、殘缺的情況，要及時進行查找補充，對缺失的原因進行明確，對于電子檔案錄入時要保證內容完整和準確，做好備份，并要應用信息安全技術來對電子檔案文件進行保護，防止信息泄漏、被盜等情況發生。對于紙質檔案內容需要做好保護措施，防止受潮、破損等，并要對存放紙質檔案的區域進行定期打掃和維護管理。管理制度的完善與嚴格執行，對于社會保險檔案信息化運行水平提升和長效發展都有重要意義，因而，社會保險單位需要結合自身檔案管理信息化的實際情況來對管理制度進行合理規劃設置，也為檔案管理人員工作開展提供幫助與指導。

3.3 持續創新引進數字化檔案信息管理技術和設備

目前，大部分的社會保險單位都積極推進檔案管理信息化的建設，并且已經取得了一定的成效，而管理信息化的運行，需要依靠數字化技術和設備的支持，以此來將檔案信息資料全部轉換成數字化的形式進行儲存、管理與利用，這樣社會保險檔案應用時也更加的方便。本身檔案管理工作的內容比較多，并對應都有管理規范要求，管理工作的難度與壓力都比較大，通過引進先進、全新的數字化管理技術能夠幫助檔案管理人員節省人工操作的時間，提高管理質量與效率。

就比如，可以將手動操作的存放檔案的密集架進行升級，應用比較高級的密集架，其可以應用計算機來查詢檔案信息，確定檔案信息之后，密集架會自動打開、并將檔案退出來，這樣一來就進一步減輕了檔案管理人員的工作量，促進信息化技術水平的提升[4]。

當然，這就需要社會保險單位能夠針對檔案信息化管理設備創新建設，來提供更多的資源支持，來持續性的保持檔案管理信息化水平的先進性。同時，還可以應用信息技術，來對檔案信息的動態運行進行監控，對電子檔案的流轉信息進行追蹤，為管理工作開展提供準確的信息支持。社會保險單位當中包含許多的部門，檔案信息管理工作與單位所有部門之間都是有關聯的，可以利用信息技術和網絡系統，將檔案管理與其他部門進行關聯，提高檔案管理與其他部門之間的協調性，促進檔案信息采集的完整性、順暢性提升，尤其是零散的檔案信息內容，收集之后加工整理工作難度比較大，就可以通過建立檔案數據庫，利用技術手段來對信息進行歸類儲存，也為后期的利用與管理提供更多的便利。

4 結束語

社會保險是社會保障制度的核心，提高社保業務檔案管理水平，能促進我國社保事業健康長遠發展。在檔案信息化管理期間，需要對管理制度進行完善，對信息技術進行持續創新升級，同時也要注重全面提升檔案信息化管理人員的綜合素養與業務能力，為檔案管理信息化水平提升奠定基礎。