人事檔案信息化在公路部門人力資源管理中的研究

趙 瑩

（臨沂市公路事業發展中心，山東 臨沂 276000）

大數據、云計算、物聯網以及移動互聯網等新興信息技術的高度發展，沖擊了人類社會既有的工作模式。具體在人事檔案管理領域，人事檔案以數字化的形式呈現，能夠更為便利、高效、快捷、科學地管理、開發以及利用。為更好地推動人事檔案管理工作轉型升級，有必要對人事檔案的管理方式進行創新，進一步適應“互聯網+”時代的挑戰。

1 人事檔案信息化在公路部門人力資源管理中的作用

1.1 有利于更好地服務人力資源管理工作

現代人力資源管理工作強調人才高效利用以及崗位合理配置。對人事檔案進行信息化處理，能夠便于人力資源管理部門的相關領導查閱人事檔案資料，據此作出相應的崗位安排，優化人力資源培訓，全面提升人力資源管理成效[1]。除此之外，推動人事檔案信息化，能夠從數據鏈的角度對人事檔案中的重要信息進行科學分析，幫助人力資源管理部門準確研判人力資源發展趨勢，引領人力資源管理朝著科學化、規范化、高效化的方向發展。

1.2 有利于公路部門更公平科學地選人用人

選人用人必須要堅持公平科學的基本原則，才能真正激發人力資源管理的活力，挖掘公路部門職工的潛力，營造干事創業、創先爭優的工作氛圍。人事檔案具有重要的憑證價值，詳細記載了相關職工的各項基本信息[2]。推動人事檔案信息化建設，能夠更為高效便捷地查閱和檢索人事檔案信息中的相關基本內容，并形成職工人事信息對比圖表，便于人力資源管理部門更好地決策，最終實現用好人、管好人的基本目標，體現“大人事檔案數據”的基本價值。

2 公路部門人事檔案信息化建設中常見的不足

2.1 統籌規劃滯后

現階段，部分公路部門對于人事檔案信息化建設的重要性理解存在偏差，尚未做好頂層設計工作，導致人事檔案在管理過程中暴露出一系列的問題，影響了信息化建設的整體進程[3]。除此之外，對人事檔案信息化建設存在片面性理解，單純重視對在編職工的人事檔案進行信息化處理，忽視流動型職工的相關人事信息，不利于服務單位人力資源管理工作全局，影響了人事檔案的功能和價值

2.2 人事檔案信息化建設無據可依

實踐中，部分公路部門人事檔案信息化建設的規范化、標準化程度不足，存在人事檔案信息化建設質量不一的問題，嚴重影響了信息化進程。之所以出現這種問題，主要是因為人事檔案管理制度缺失。一是尚未從制度層面明確人事檔案信息化建設的范圍，許多重要信息資料并未進行數據化轉化，后期開發利用的過程中較為被動。由于不能形成完整的數據鏈條和信息鏈條，所以人事檔案很難在人力資源管理中發揮出應有的價值[4]。二是缺乏建章立制的思路，對于人事檔案信息化建設較為陌生和被動，所出臺的相關規章制度也難以適應公路部門的具體工作要求以及工作需求。三是績效考核以及責任落實機制缺失，公路部門檔案人員對于人事檔案信息化建設缺乏責任意識和規范意識，不利于確保信息化建設工作長遠開展。

2.3 信息技術的應用能力不足

部分公路部門對人事檔案在管理以及開發利用過程中存在不充分問題，只是單純應用計算機或者檔案管理系統對人事檔案進行日常管理和維護，難以真正提升人事檔案管理效率，不利于最大限度地挖掘人事檔案價值。一是尚未將紙質類的認識信息轉化為相應的電子格式，始終無法建成人事檔案數據庫。二是大數據在人事檔案管理中的應用不足，在信息挖掘、信息檢索、信息歸類、信息分析領域仍然較為滯后，開發利用工作欠科學。三是人事檔案管理系統與人力資源管理系統之間存在技術壁壘，難以實現一站式立卷歸檔以及信息資源整合的目標。四是人事檔案編研工作滯后，無法對人事檔案中的重要信息進行系統化利用，弱化了人事檔案在人力資源管理中的價值[5]。

2.4 忽視人事檔案信息化建設過程中的安全管理

信息化環境下，人事檔案主要在互聯網環境中流通以及傳輸，雖然能夠實現便利復制、快速傳輸、高效備份、及時修改、及時錄入的目標，但也面臨著非法程序、非法病毒的威脅。一旦非法程序以及非法病毒侵入計算機、硬盤或者檔案管理系統，就會導致系統崩潰、文件損害、文件竊取、文件非法加密等嚴重問題，影響人事檔案日常管理。然而，部分公路部門尚未重視人事檔案信息化建設過程中的安全管理工作，單純強調對信息技術進行開發利用，存在一定的安全風險隱患。

3 公路部門人事檔案信息化建設的基本路徑

3.1 加強統籌規劃，提升人事檔案信息化建設的科學性

公路部門應當將信息化建設作為促進單位人事檔案管理工作健康發展以及轉型升級的重要路徑，充分重視人事檔案信息化建設工作，全面提升人事檔案信息的數據處理能力。為此，一是要做好統籌規劃，探索成立人事檔案信息化建設工作領導小組，厘定工作職責，明確績效考核以及責任落實的基本內容，確保人、財、物能夠有效投入。同時，要結合單位人力資源管理的需要以及未來規劃，制定人事檔案信息化建設的短期規劃以及長期規劃，確保人事檔案信息化建設能夠成為一項常態化的工作。二是要拓寬人事檔案信息化管理范圍。公路部門在管理人事檔案的過程中，不能僅僅局限于對在編職工的管理，也要注重對勞務派遣用工、臨時用工等流動人員的檔案管理，將該類人員的人事檔案資料進行數字化處理，全面掌握人事檔案的基本情況，真正確保人事檔案信息化建設無死角。

3.2 加快建章立制，確保人事檔案信息化建設的規范性

制度是人事檔案信息化建設的基礎，是明確標準和流程的重要依據。為此，公路部門必須要加快建章立制，構建科學完善的人事檔案管理體系。一是要明確人事檔案信息化建設的范圍。通常而言，鑒于人事檔案的特殊性、重要性，要嚴格按照“應歸盡歸，應收盡收”的基本原則，將人力資源管理工作中產生的與職工人事信息相關的資料進行數字化，避免后期二次收集。二是要參考現階段《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范》《錄音錄像類電子檔案元數據方案》《電子檔案管理系統通用功能要求》《黨政機關電子公文歸檔規范》以及其他規范性文件的要求，在立足于公路部門人事檔案實際情況的基礎上，出臺相應的規章制度，進一步明確人事檔案信息化建設的流程、內容和目標，真正用制度管事、管人。三是要從制度層面明確績效考核指標以及責任落實內容。一方面，要將人事檔案信息化建設質量作為績效考核的重要指標，引起檔案人員重視，確保信息化建設的規范性和標準性，避免出現二次返工的情況。另一方面，要定期抽檢人事檔案信息化建設的成果，對于不符合制度既定要求的，要明確整改期限以及整改責任人員，為后期人事檔案數據庫建設奠定良好的基礎。

3.3 充分應用現代信息技術，確保人事檔案信息化建設的創新性

為更好地滿足人事檔案日常管理以及后期開發利用需求，必須要充分應用多種信息化技術。一是要加快人事檔案數字化轉化的進程，對紙質類檔案進行數字化轉化和加工，建立人事檔案信息數據庫。一方面，公路部門可以自行購置性能良好、操作便捷的掃描儀器設備，對紙質檔案進行掃描，并及時錄入到人事檔案管理系統或者數據庫終端。另一方面，公路部門也可以尋求與外部專業機構的合作，通過檔案數字業務外包的形式，由外部專業機構為公路部門提供專業化的數字化服務。需要注意的是，由于人事檔案保密性的特點，故與外部專業機構進行合作的過程中應當簽署保密協議，嚴格控制保密范圍。二是要進一步利用大數據技術對人事信息資料進行深度挖掘和開發，對人事信息進行聚類分析，形成相應大數據檢索報告，充分掌握本單位職工年齡、政治面貌、獎懲信息、學歷背景以及其他基本情況，預測人力資源發展趨勢，為后期人力資源管理工作提供重要的決策依據。三是要進一步優化人事檔案管理系統的基本功能，打通人力資源管理信息系統與人事檔案管理系統之間的數據壁壘，實現人事信息數據互聯互通，減少人事檔案立卷歸檔、更新過程中所耗費的人力、物力以及財力資源。四是要加快人事檔案數字編研進程，實現數據應用的目標。要進一步對標公路部門人才儲備等人才發展戰略的基本要求，對人事檔案信息中的相關內容進行集中采集，形成相應的人事檔案編研成果，更好地服務于單位人才隊伍建設、特色專業技術人才建設規劃以及人才發展長期規劃等各項工作。

3.4 樹立安全防范意識，提升人事檔案信息化建設的安全性

安全保密原則是人事檔案管理及開發利用中最為重要的原則，必須時刻將安全防范放在首要位置。為此，一是要明確人事檔案信息化建設中安全管理責任、查閱權限、保密層級等各項內容，從事前角度做好預防工作。對于查閱、借閱、調閱人事檔案，必須要經過相應的審批流程。二是要進一步施行內外網隔離機制，減少人事檔案管理過程中的安全風險隱患。同時，要定期應用病毒查殺技術、防火墻技術對內網、外網環境進行監控和查殺，不斷提升防病毒、防攻擊的能力。三是要將云存儲技術應用至人事檔案信息化建設環節，打通云存儲終端與檔案管理系統的數據壁壘，實現人事檔案數據自動備份，提升公路部門事后防災應災的能力，有效應對因計算機損毀、硬盤損毀、檔案數據庫崩潰、檔案管理系統崩潰而出現的緊急情況。

4 結束語

對于公路部門而言，人力資源管理工作就是一個完整的肌體，人事檔案室這個肌體的“重要細胞”，它真實、準確地記錄了公路部門職工的各項基本信息，能夠輔助人力資源管理工作。新時期，必須要樹立新思維，以“存儲數字化、傳輸絡化、管理安全化、服務遠程化”為目標，將信息技術融入到人事檔案管理全局。具體而言，一是要加強統籌規劃，提升人事檔案信息化建設的科學性；二是要加快建章立制，確保人事檔案信息化建設的規范性；三是要充分應用現代信息技術，確保人事檔案信息化建設的創新性；四是要樹立安全防范意識，提升人事檔案信息化建設的安全性。未來，隨著信息技術進一步革新，人事檔案管理工作也需要加以調整，只要始終保持創新思維，緊跟信息時代步伐，就一定能夠取得新成就。