數字化時代下公共圖書館檔案管理的信息化

籍文希

（哈爾濱市圖書館，黑龍江 哈爾濱 150000）

數字化時代的到來，讓很多行業發生翻天覆地的變化，為了提高公共圖書館的服務能力，需要加強對檔案管理信息化建設的重視。

1 數字化時代下公共圖書館檔案管理信息化內涵的深入分析

1）公共圖書館的實際作用分析。多數地區的公共圖書館建設工作由當地政府部門完成，公共圖書館的主要工作內容是為社會公眾提供圖書閱覽以及借閱服務，屬于公共文化機構的一種。公共圖書館的管理工作有著重要的實際意義和作用，主要對圖書館的發展以及變遷相關內容進行記錄，是關鍵的一手歷史資料。同時圖書館的檔案還對自身發生過程中的重大事件進行記錄，對自身的服務升級及日常改造來說，檔案是重要的參考依據，為了提升圖書館的服務水平，應該提高對檔案管理的重視，尤其在數字化時代的發展形勢下，公共圖書館應該增強信息化建設意識，不斷創新管理模式及工作方式。

2）檔案管理過程中信息化建設的作用分析。在開展數字化圖書館檔案管理工作過程中，通常情況下，工作人員會對電子信息設備進行利用，如電子掃描儀器等，將紙質檔案轉化為數字化檔案，需要完成的工作步驟較多，如數據的轉換、遷移以及存儲等，同時通過對電子終端的利用，讓重要的檔案信息管理更加公共化以及及時化，不僅使得公共圖書館檔案管理工作的效率得到有效提升，還使得此項工作具備較強的科學性，讓圖書服務變得更加便捷，有利于公眾對知識的分享和傳播。除此之外，由于信息數字化具備較強的專業性，通過對圖書檔案進行數字化處理，能夠實現對安全屬性的進一步強化，進而使得檔案管理工作的實際內涵得到良好的延伸，更加有利于檔案數據的管理和保護。

2 公共圖書館經營過程中檔案管理信息化建設具備的重要意義分析

與傳統的圖書管理工作相比較而言，數字化的發展背景下，加強檔案管理工作的信息化建設具有重要的實際意義和作用。首先，社會經濟建設進程中，文化知識需求者越來越多，對圖書館的館藏儲備來說是一種巨大挑戰，為了提升圖書館的管理能力，同時在市場競爭中占有重要的地位，圖書館應該提高對管理工作的重視，在不同的工作環節及崗位上引入信息化技術和設備，讓圖書館的運營秩序得到有效保證，同時增強服務意識，提升服務水準。數字化檔案管理不僅可以讓圖書資料的獲取更加及時和便捷，還可以讓信息檢索更加全面和高效，讓社會公眾可以充分體會引擎式服務，同時以上內容也是公共圖書館保證穩定發展及優化升級的有力屏障；其次，對于圖書館的日常經營管理和發展來說，需要足夠的空間，但是在部分圖書館的實際發展過程中，不具備此種客觀條件。對于信息化建設方面的支出來說，對電子設備的需求量不是很大，不僅能幫助圖書館節約成本，還可以簡化工作流程，將很多需要人工操作完成的內容利用信息技術進行替代，可以在很大程度上讓圖書館的人力資源利用成本得到減少，進而創造更多的價值。

3 公共圖書館檔案管理信息化建設過程中需要堅持的基本原則

1）始終堅持先后原則。在開展檔案管理工作過程中，需要堅持先后原則，對圖書館的館藏檔案以及不同種類的文獻資料進行數字化處理時，應該針對所有的相關檔案資料做好歸集和分類，并嚴格按照有關標準和規范進行篩選，對數字化類別做好明確。針對存在的具備一定館藏特色以及用戶急需的檔案，需要進行優先數字化處理，進而提升檔案資料的利用率。針對年代相對來說過于久遠的檔案資料，或者是數字化手段適用性較差的資料，應該暫且擱置，做好日常儲存和管理，待日后進行合理解決。

2）始終堅持安全原則。對圖書館內部的館藏或者其他檔案資料來說，部分具有較強的機密性特點。針對檔案資料的分享及傳播來說，雖然信息化技術和設備的使用會讓很多工作呈現便利化狀態，有利于檔案資料需求者的日常檢索、查詢和利用，但是由于互聯網的開放性特點，對重要檔案資料的安全管理來說是一種挑戰。為了避免出現信息泄露的情況，需要提高對密保措施的重視，同時加強互聯網安全體系建設，以防病毒侵入，對機密信息進行竊取或者篡改，保證檔案資料分享的可靠性及嚴密性。

3）始終堅持服務原則。公共圖書館的實際作用是為檔案需求者提供信息供應服務，進而讓很多有知識需求的公眾得到專業的幫助。圖書館應該對檔案管理人員做好相關的知識普及，并開展崗前培訓工作，提升整體的服務意識，同時合理定位自身的崗位職責，對檔案管理部門的組織結構進行科學優化，使得工作任務能夠得到合理細化。做好市場調查，對用戶的喜好以及基本需求進行深入分析，從而讓各項檔案服務具備更強的針對性，讓用戶滿意度得到提升。

4 公共圖書館進行檔案管理信息化建設涉及的主要內容分析

1）提高設備儀器選擇的合理性。信息化建設過程中，數字化儀器設備的使用不可或缺，管理人員應該對實際需求做好分析，結合基本情況，有針對性地明確設備儀器的選擇。因為不同圖書館的日常經營管理模式存在差異，對設備的需求程度呈現不同趨勢，圖書館應該在開展信息化建設之前做好相關的市場調查，對各種設備和儀器深入研究，主要包含的重要參數有很多，如價格、性能以及規格等，并結合實際情況，做好充分了解和掌握，例如購買M2拍攝機，還有不同型號的掃描儀等。其中拍攝機的實際作用是針對文獻以及檔案資料進行拍攝，之后完成紙質化向電子化的轉變，而掃描儀的實際用途是將報紙等檔案拍攝后完成儲存，以上數字化設備及儀器的合理利用使得檔案信息化建設有了堅實的基礎。

2）利用信息技術建立檔案信息資源庫。對公共圖書館檔案管理信息化建設工作的開展來說，檔案信息資源庫的建立十分關鍵，通過對資源庫的利用，能夠實現對重要數據信息的歸集，主要進行數字化或者信息化資料以及文獻的分類保存，實現檔案資料存儲的有序性及穩定性。信息資源庫不僅會讓檔案信息服務具備較為扎實的基礎，還能為圖書館的日常經營管理擁有更加有力的保證，進而幫助圖書館在新時期的激烈市場競爭中達到可持續發展目標。

3）建立檔案數據信息管理平臺。由于圖書館的檔案管理工作是結合信息的不同特點進行整理和分類，進而讓整體的管理模式更加模塊化，實現統一且規范的管理。為了達到以上目標，需要利用信息技術建立檔案管理平臺，主要依靠數據云技術的配合，在檔案信息化建設過程中引入大數據管理理念，從而讓重要的資源得到科學整合，為未來的穩定發展創設良好的環境，打下堅實基礎。

5 數字化時代下公共圖書館檔案管理信息化建設過程中存在的主要問題分析

1）缺少全面的設備投入。在部分圖書館中，由于缺乏檔案管理信息化建設意識，在設備及技術的引進方面缺少投入力度，各項工作的開展得不到硬件設施的有效支持，工作無法保證高效率開展。由于相關部門以及圖書館自身缺少對信息化建設的重視，導致在此方面的資金投入量不足，設備采購工作停滯不前，對數字化建設來說是一種嚴重阻礙。

2）沒有統一的檔案格式。在公共圖書館檔案管理過程中，涉及的資料范圍較為廣泛，工作內容相對復雜，檔案的管理和存儲方式種類很多，存在一定差異，對后續檔案管理工作來說具備一定的阻礙作用，很難對工作效率和質量進行保證。除此之外，不同檔案的儲存格式存在不同程度的差別，在針對規模較大的檔案數據進行相關處理時，應該結合實際需求，對格式做好調整及轉換，但是在此項工作的開展過程中，需要投入較多的人力以及物力等資源，不僅造成成本支出增加，還會浪費時間精力。

3）信息化建設技術人員不夠充足。公共圖書館在日常經營管理過程中，缺少信息化建設專業人才的合理配置。在部分圖書館檔案管理部門，部分工作崗位的員工是由其他部門工作人員進行兼職，針對專業能力的提升來說是不影響因素，導致數字化設備管理工作無法順利開展。如在實際工作過程中，由于專業知識的匱乏，檔案管理人員很難保證系統得到及時更新，針對部分信息化設備缺少標準化及規范化操作，在進行設備系統更新之后，部分檔案出現無法正常打開的情況，一些重要檔案資料的遺失給圖書館的各項工作開展帶來不利影響。

6 數字化時代下公共圖書館加強檔案信息化建設的有效措施建議

1）圖書館需要增強信息化建設意識配備齊全的信息設備。公共圖書館應該對紙質檔案的重要性進行明確，雖然信息化建設是圖書館提升服務水平的重要途徑，但是紙質檔案是館藏資源保存的主要形式，并且對紙質檔案來說，其擁有的法律效力以及權威性是數字檔案暫時無法取代的優勢，管理人員應該對此加強重視，做好紙質檔案的日常管理。同時加大信息設備引進方面的資金投入力度，健全檔案管理信息體系，為檔案管理信息化建設打好基礎。

2）圖書館應該提高對紙質檔案補充以及檔案格式統一化的重視。電子信息檔案是將紙質檔案通過復制、掃描或者縮微的手段進行轉換，并在固定的載體上進行存儲，雖然電子檔案可以為公眾獲取資料提供方便，但是在很多方面的應用依然存在限制，如對計算機設備過于依賴，其他方式或者環境下無法讀取，為了避免出現檔案資源不足的情況，應該針對紙質檔案做好補充工作。同時針對電子檔案的儲存來說，需要利用統一的標準格式，進而提升檔案管理工作的效率和質量。

3）明確信息化建設方向及提升檔案管理人員綜合素質。在實際的檔案管理化建設工作開展過程中，需要方向作為工作引導，圖書館應該對自身的檔案管理信息化建設目標進行明確，讓公共圖書館的數字化得到全面實現。首先，圖書館應該結合自身具備的特色，建立全面且專業的數字資源庫，使其在激烈的市場競爭中可以擁有絕對優勢；其次，結合不同公眾對館藏的基本需求，有針對性地提供標準化服務，讓館藏及文獻資源得到充分共享和傳播。同時人才是保證檔案管理工作順利開展的基礎，需要定期對管理人員做好專業化培訓，并加強對信息技術及設備的學習和靈活運用，提升自身的信息化建設水平，促進公共圖書館的有序發展。

7 結語

科學技術在不斷發展和進步，在傳統的公共圖書館管理過程中，存在很多與新時期脫節的模式和方法，為了更好地滿足公眾對圖書文獻及檔案資料的需求，需要對信息化建設加強重視，加大在設備采購環節的資金投入力度，不斷學習新型的信息技術，提高檔案管理的數字化水平。同時管理工作人員需要堅持不斷地學習和深造，積極參與專業培訓，讓圖書館檔案管理信息化建設更加全面。