衛(wèi)生院檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用探討

潘香菊

（菏澤市曹縣莊寨中心衛(wèi)生院，山東 菏澤 274404）

1 我國衛(wèi)生院在檔案管理方面的問題

1.1 衛(wèi)生院未能建立科學(xué)的信息化管理意識

在現(xiàn)代信息化技術(shù)未對衛(wèi)生院檔案管理工作產(chǎn)生影響時，衛(wèi)生院都是沿用傳統(tǒng)檔案管理手段，也就是紙質(zhì)管理，或者通過人工完成檔案的書寫工作。這種管理模式，使衛(wèi)生院未能引起對檔案整理、統(tǒng)計(jì)和分析工作的重視。衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)層，也未能把握時代發(fā)展脈搏，真正看到現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的益處，導(dǎo)致相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施未能在衛(wèi)生院中落實(shí)，沒有真正減輕檔案管理工作人員身上的工作壓力，久而久之，也沒有真正提高衛(wèi)生院檔案管理工作效率，對衛(wèi)生院長遠(yuǎn)發(fā)展極為不利[1]。

1.2 衛(wèi)生院檔案管理信息化制度仍然有待完善

衛(wèi)生院通常情況下會有較大人流量，而且人群相對集中，盡管一些衛(wèi)生院配備了專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門，但是聚焦于實(shí)際情況，檔案管理工作被邊緣化，仍然是不爭的事實(shí)。一個相對明顯的現(xiàn)象，就是檔案建設(shè)工作管理制度和標(biāo)準(zhǔn)上，仍然有待完善，這也導(dǎo)致檔案管理工作常常達(dá)不到應(yīng)有效果。有些檔案管理工作人員，也沒有保證較強(qiáng)執(zhí)行力，沒有達(dá)到衛(wèi)生院檔案管理工作要求，工作響應(yīng)速度較慢。舉例來說，在醫(yī)生或患者需要調(diào)用有關(guān)檔案資料時，往往容易陷入混亂，無法第一時間找到對應(yīng)檔案資料[2]。

1.3 衛(wèi)生院檔案管理人員不具備較高綜合素質(zhì)

任何單位都會涉及檔案管理工作，而檔案管理工作對多數(shù)人而言，往往意味著重復(fù)、乏味、枯燥、單調(diào)，相比于其他工作，可能業(yè)務(wù)能力體現(xiàn)得并不明顯，長此以往，勢必被衛(wèi)生院不斷邊緣化，難以獲得領(lǐng)導(dǎo)和全體職工的高度重視。基于此，欲實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理工作效率的提升，就一定要重視工作主體，也就是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理工作，不斷趨于完善。特別是在檔案管理人員選拔環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)對管理人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行重點(diǎn)考察，例如考察管理人員是否具備現(xiàn)代信息意識，是否能夠靈活應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。除此之外，由于一些衛(wèi)生院對檔案管理工作重視程度不足，因此在工作壓力較大時，往往會從其他部門調(diào)來人員，以起到臨時應(yīng)急的效果。這種拆東墻補(bǔ)西墻的做法，如果經(jīng)常奏效，只會令衛(wèi)生院愈加不重視檔案管理人才的引進(jìn)，長此以往，也不利于人員專業(yè)素質(zhì)的提升。更何況，臨時充數(shù)的多數(shù)人員，往往無法保證對檔案管理較高的熟悉程度，這同樣會對衛(wèi)生院檔案管理工作，產(chǎn)生一定制約作用[3]。

1.4 衛(wèi)生院未能重視檔案管理信息化投入

在致力于提高衛(wèi)生院檔案管理信息化水平時，會涉及較多硬件和軟件設(shè)備的投入，但是一些衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)更重視衛(wèi)生院其他方面的建設(shè)，未能重視檔案管理工作，自然也無法認(rèn)識到檔案管理信息化相關(guān)投入的重要。這樣做的直接弊端，就是一旦醫(yī)生和病患的檔案資料堆積如山，衛(wèi)生院檔案管理工作就會面臨較大壓力，習(xí)慣性采用傳統(tǒng)工作方式，也就是依靠人工完成。而信息化工作的習(xí)慣，是需要一段時間建立的，這樣聽之任之的做法，很容易延續(xù)衛(wèi)生院檔案管理工作的惰性，不利于檔案管理信息化程度的提升。

2 衛(wèi)生院檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用要點(diǎn)

2.1 樹立衛(wèi)生院管理者信息化意識

為了達(dá)到衛(wèi)生院與時俱進(jìn)的目的，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)起到垂范作用，自上而下，樹立正確的信息化意識，從而對檔案管理工作，起到正確的指導(dǎo)作用，以點(diǎn)帶面，提高衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)代化程度，為衛(wèi)生院檔案系統(tǒng)帶來切實(shí)改變，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理服務(wù)質(zhì)量的全面提升。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理工作予以重視，強(qiáng)化對衛(wèi)生院檔案管理工作的大力度宣傳，使醫(yī)護(hù)人員正確看待檔案管理工作，并明確檔案管理工作人員的職責(zé)，全面提高工作效率[4]。

2.2 構(gòu)建并完善現(xiàn)代化衛(wèi)生院檔案管理體系

在檔案管理工作信息化建設(shè)階段，管理人員應(yīng)重視工作體系的構(gòu)建和完善，使檔案管理工作，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢。在檔案管理工作流程的確定上，相較傳統(tǒng)流程，應(yīng)當(dāng)更加細(xì)致，將權(quán)責(zé)落實(shí)到個人身上，每一處細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都需要依照體系要求嚴(yán)格進(jìn)行，不能過于隨意。與此同時，應(yīng)當(dāng)圍繞檔案管理責(zé)任制度，嚴(yán)格記錄工作日志，保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。最后，應(yīng)建立追責(zé)和獎懲機(jī)制，若工作中出現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)以最快速度響應(yīng)，使工作流程成為一個整體，進(jìn)而提高工作效率。

2.3 重視并落實(shí)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作

衛(wèi)生院應(yīng)重視從事檔案管理工作人員素質(zhì)的提升。現(xiàn)階段，很多檔案管理人員都難保自身專業(yè)性，身兼數(shù)職的現(xiàn)象并不鮮見，即使他們存在信息化的意識，也難以在工作中有所體現(xiàn)。因此，在信息化建設(shè)階段，遇到信息化要求較高的檔案管理工作，可能存在無法勝任的現(xiàn)象。基于此，衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)重視針對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作，無論是外聘還是內(nèi)部選拔，都應(yīng)當(dāng)重視專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，以人才為核心，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，致力于檔案管理工作信息化水平的全面提升。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，和技術(shù)人員多加交流，以點(diǎn)帶面，實(shí)現(xiàn)檔案管理科室整體工作水平的提升。管理者應(yīng)定期組織考核，對工作人員檔案管理工作水平進(jìn)行測評[5]。

2.4 加強(qiáng)信息化硬件和軟件的投入

硬件方面，檔案管理離不開功率較大、性能較好的計(jì)算機(jī)，以保證適應(yīng)強(qiáng)度較大的檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)當(dāng)重視硬件設(shè)備的耐久性，因此在采購環(huán)節(jié)，應(yīng)重視設(shè)備的品牌和性能，存儲器與處理器應(yīng)當(dāng)高于市面各類產(chǎn)品的平均水平。硬盤應(yīng)選擇大容量硬盤，從而增加存儲容量以及程序響應(yīng)速度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。另外，還應(yīng)購置一批掃描設(shè)備。軟件方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作的需要，或購買、或開發(fā)針對性較強(qiáng)的檔案管理軟件，保證檔案管理工作的安全性[6]。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時代，衛(wèi)生院同樣應(yīng)當(dāng)保證檔案管理工作與時俱進(jìn)，致力于管理信息水平的提升，從而提高工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。