高校儀器設備及家具采購查詢系統的研發與實踐

于文娟，許宏山，楊化濱，陳 津

（南開大學實驗室設備處，天津 300071）

0 引言

根據產品全生命周期（ProductLifecycle Management，PLM）的定義，高校儀器設備及家具全生命周期的管理應該包括購置需求、采購、安裝驗收、日常維護、維修和報廢處置等各個階段［1-2］。而作為其中重要組成部分，儀器設備及家具的采購需求的提出到采購執行是全生命周期的開始也是內部防控的廉政風險點［3］。目前，儀器設備及家具的用戶在制定購置計劃或實施采購中存在幾種困境：①急需使用某種儀器設備，沒有時間和精力去做系統地考察、調研；②往往只做簡單考察，或經不住某些供應商的宣傳，便草率制定采購計劃；③網上查詢信息魚龍混雜，難辨真偽；④對學校現有儀器的情況不了解，導致重復購置、使用效率低下；⑤在儀器購買時“冰山效應”突出，即用戶只考慮到最為凸顯的價格因素，而對儀器的質量及后期的維護成本、配件成本考慮很少；⑥ 高校儀器設備及家具的需求具有特殊性，沒有專門的信息咨詢渠道。上述6種情況導致最終采購到的儀器設備不理想或不適用，對科研和教學工作造成了影響和隱患，給學校國有資產造成了損失［4-5］。

李克強總理在2016年5月9日召開的全國推進放管服改革電視電話會議中提出：持續推進簡政放權、放管結合、優化服務，不斷提高政府效能。如何將“放管服”改革落實于高校的儀器設備及家具采購工作，對高校的采購工作者提出了新的要求。

1 系統建設目的

我校儀器設備及家具查詢系統（以下簡稱系統）利用電子商務的優勢，為校內用戶提供實時、全面、便捷、真實、可靠的儀器設備及家具的商品信息。方便師生合理制定采購計劃，實現儀器設備及家具固有價值發揮最大化。該系統涵蓋了在新形勢下高校師生對于儀器設備及家具購置過程中的急切訴求，也蘊含著學校管理部門工作人員多年一線采購工作的經驗及體會。它是高校“放管服”改革的一次大膽嘗試。系統的建成彌補了高校儀器設備及家具采購領域該類系統平臺的空缺，解決了高校師生在采購過程中面臨的諸多困境。不僅為高校教學科研提供最優服務和條件保障，也保證了國有資產的安全完整，為研究探索學校設備資源的合理配置提供了依據。

2 系統構建思路

系統實行注冊審核機制，系統內多角色分權限設置，并實現良性互動。經系統客服和管理部門分級審核的供應商可通過注冊將自己的商品信息在系統中發布，使商品信息更加公開、透明。賣方信息網上公開，接受咨詢和監督。［6］買方可在系統中一站式查詢，對比鑒別，咨詢供應商。學校管理部門從原來采購的執行者轉變為管理者和服務者，有效地促進了工作人員工作效率和管理水平的提高，不斷提升為用戶服務的水平和效率，為學校教學和科研工作提供一流的服務保障，同時有效避免暗箱操作的廉政風險［7］。系統對接學校內部儀器設備及家具管理系統、大型儀器管理平臺，以校內數據資源作為補充，為用戶提供可靠的儀器設備及家具使用信息，幫助用戶做出更加全面的判斷。為增強服務性，系統向全校師生開放供應商及其商品信息，方便全校師生查詢參考。在系統中師生可以買到性價比高、質量可靠、售后有保障的儀器設備或家具，不會再因商品質量或者售后服務問題而花費大量的時間和精力，構建了良好的供給保證。

3 系統實現方式

系統利用網絡技術將國內外儀器設備予以展示，同時將家具采購查詢納入其中，真正實現一站式資產采購查詢。在很大程度上促進了高校儀器設備及家具采購管理工作的公開化、科學化、現代化和群體化。

3.1 系統設計

任何一種全新的嘗試都是以創新為前提，在研究探索該系統過程中，采用了模塊思路，運用JAVA語言搭建起微服務cloud架構。根據不同職能，不同權限，不同商品分類分別設置模塊，系統數據走向清晰，用戶體驗良好（見圖1）。

圖1 系統模塊結構圖

系統設置申購用戶、主管部門、供應商等不同角色，在儀器設備及家具購置流程中權責明晰，公開透明（見圖2）。在家具查詢中增加適用于家具采購特點的展示平臺，增強圖片的展示性以及各類指標的標注。同時供應商需上傳相關資質證明和用料證明，為采購用戶提供更直觀、更可靠的商品信息［8］。

圖2 系統中各角色權限示意圖

3.2 系統界面

系統將摒棄傳統的列表式單一查詢模式，采用目前更為大眾所接受的電商網站頁面模式，界面信息更加全面、生動。由系統客服和學校管理部門審核準入系統的供應商的資質，采用由供應商將自己提供的商品信息發布在系統中的方式。同時在樣品展示中也引入已被中央政府采購列入協議供貨商的“京東商城”“蘇寧易購”等電商同等比價。在市場競爭機制的激勵下，準入系統的供應商會對自己提供的信息進行定期更新和維護，從而保持系統的生命力。由于系統設置可在多種條件下篩選查詢，能夠保證采購用戶查詢到系統中供應商的資信情況以及不同商品具體參數。

為方便應用，在系統中設置不同權限，幫助用戶實現高級查詢和普通查詢。高級查詢即登錄需經過身份認證的門戶，待認證成功后不僅可以查詢供應商的商品信息，還可查詢到校內業務系統的數據信息。該權限的服務對象是校內教職員工。這類查詢為采購計劃的制定提供更多的數據支持。而普通查詢則無須賬號和密碼，只要有儀器設備和家具的購置需求，都可以登錄系統獲取供應商提供的商品信息。該權限的服務對象除了校內教職員工，還有在校學生及教工家屬。系統的設置也為樂于選擇網上購物方式的在校大學生提供了一個安全可靠的信息平臺。

3.3 系統與學校資產和儀器平臺管理系統數據共享

（1）與儀器設備及家具綜合管理系統的數據共享。系統是新形勢下，高校儀器設備及家具采購的一次全新嘗試，它對接校內儀器設備家具綜合管理系統中已有設備家具信息，方便采購用戶參考設備價格區間制定合理的預算計劃，同時在采購執行時還可直接將儀器設備或家具信息及相關參數導入儀器設備家具綜合管理系統中，選擇不同采購方式進行申購。這樣可以真正實現儀器設備及家具采購的一站式服務，申購師生足不出戶即可完成購置任務。這種方式具有3個顯著特點，①簡化了申購操作流程，節省了時間，也為后期到貨驗收的可操作性奠定了基礎；②方便了采購用戶查詢學校各類儀器設備及家具的購買和使用情況，避免重復采購導致的資金浪費［9］。系統對接實現了資產購置的閉環管理，符合內部控制的要求，也為預算績效評估提供了依據［10］；③購置成功后可直接辦理資產入賬，無須采購用戶重復錄入，實現了賬物相符，采購與資產入賬無縫對接，保證了資產的歸口管理（見圖3）。

圖3 資產購置流程圖

（2）與大型儀器測試平臺管理系統的數據共享。系統還創新性地對接了學校的大型儀器測試平臺管理系統。大型儀器管理平臺是大型貴重儀器設備使用績效的最直接反映。某類儀器甚至精確到某品牌的這類儀器使用的綜合指標評定都可以通過該系統體現［11］。用戶不僅可以了解該類儀器在學校的保有量，查詢到該儀器的使用頻率、應用范圍，同時與機主聯系還能了解該儀器的使用效果。查詢系統有了該平臺的信息共享，可以實現由產品展示到使用感受的信息貫通，最大限度地為用戶提供滿意服務。

也正是有了與校內資產管理和儀器測試平臺等業務系統的對接，凡用戶登錄查詢系統獲取信息，盡可能避免儀器設備及家具的重復購置，不會只考慮到先期價格因素而買到質量欠佳或者后期費用追加較大難以維護的儀器設備或家具［12］。這也為用戶規范預算制定、提交論證申請提供了可靠的保障，為校內儀器設備及家具采購共建共享奠定了基礎（見圖4）。

圖4 系統對接交互關系圖

3.4 對供應商的評價提供依據

系統除上述特點外，它還有個特殊功能就是對接儀器設備及家具管理系統后，成交數據可得到實時反饋。用戶也可以在查詢系統中對供應商進行綜合評價，這可為其他用戶的商品選擇提供參考依據，同時在市場競爭機制的作用下實現注冊供應商的優勝劣汰。既優化了供給結構，提高供給效率，又提升高校設備供應服務上檔次上水平，促進了產教的融合。

4 實施成效

系統自上線運行以來，已經審核入駐包括京東等大型電商在內的供應商共約200家，涉及上百種品類、上千件儀器設備及家具，多方面滿足在校師生的購置需求（見圖5）。系統還在陸續開拓更多資質好、信譽高的供應商加入進來，以提供更多質優價廉的商品和良好的售后服務，也引起了國內其他高校的關注。

圖5 查詢系統銷售產品金額分布圖

5 總結與分析

系統不同于以往的業務流程查詢系統，是涵蓋國產、進口儀器設備及家具供應信息，將其集成展現給學校內部師生的采購服務平臺。系統在國內提出將目前成熟的電商模式引入校內管理系統，從而在規范管理流程的前提下，使管理模式與市場接軌。在高校的特殊采購需求背景下，系統具有區別于普通電商平臺的特點，專業性強，涉及領域廣。系統中不僅僅包含通用儀器設備及家具，還有大量專業儀器設備及實驗室家具的展示，從而做到真正滿足高校的科研教學采購需求，為學校師生建立了一個公開、安全、可靠、有效的購前參考平臺。展示商品的同時，系統對接校內的儀器設備及家具綜合管理系統、大型儀器測試平臺管理系統等業務系統，為儀器設備及家具的采購提供可靠的依據和后續數據反饋，實現數據交互，確保信息的準確、完整和可追溯。商家及產品的評價參考也保證了儀器家具的后續維修保養工作，為后續功能的擴展做出充分準備。

本著為學校師生提供更優質服務的宗旨，本系統的應用，不僅節省了師生的寶貴時間，保證了學校資金的合理使用，使管理部門的服務水平達到了新的高度，而且有利于學校的儀器設備及家具采購逐步建立現代化、優質化、可行、可控的管理模式。作為預算績效管理中購前階段的參考，查詢系統實現了連接購中預算執行和購后預算結果評價，為以績效為核心的預算績效閉環管理提供了條件［13］。信息的公開化，采購數據的電子化前置到購前調研階段，更有利于儀器設備及家具購置全生命周期的公開透明，便于監督管理，避免廉政風險［14］。

6 結語

高校儀器設備及家具采購是一項系統工程，涉及諸多方面，對此項研究還有大量具體工作需要不斷研究探索。儀器設備及家具查詢系統作為高校職能部門優化管理與服務的創新實踐，也才剛剛破題。在中央對高校政策的指引下，下一步將繼續以創新為動力，不斷調整凝練目標，對高校設備家具采購進行不斷探索，邁向更高目標。