高校人事檔案數字化建設研究

吳麗坤

摘 要：目前，高校人事檔案管理仍然以傳統的紙質檔案管理模式進行，在檔案保存、檔案管理、信息提取以及應用效率方面存在諸多的弊端。基于此，論文結合當前的互聯網及信息技術，將高校人事檔案管理進行信息化的改造。通過信息化建設，實現對檔案的更高效管理，提升工作的針對性和準確性，迎合社會發展的趨勢以及高校人事檔案建設的方向。梳理管理的框架，分析數字化建設的相關因素，推動數字化的建設與實施。

關鍵詞：高校人事檔案;數字化建設;數據壓縮

相對于國外高校的互聯網建設來說，我國移動網絡的普及程度具有一定的特殊性，自從網絡普及以來，高校的數字化檔案服務一直是建設的重點之一。通過數字化的建設，拓展網絡服務的方式可以提高數字管理的主動性。近年來，我國高校在檔案服務方面進行了數字化的升級，面向用戶和市場進行智力層面的開發，通過社會記憶范疇的延伸，籌措相應的資源，提升了服務的范疇。但是受到觀念、人員、資金等方面的制約，當前一些高校的數字化人事檔案建設仍然存在一定的弊端。

一、高校人事檔案數字化建設的價值

高校人事檔案的數字化建設就是通過計算機信息處理技術，將人事檔案的信息、文字、圖片等等轉化成為數字信號進行編碼，存儲在可編輯處理器或者是云空間當中，隨著數字技術的不斷升級，當前高校檔案數字化建設的水平也在不斷的提高。

首先，開展數字化的高校人事檔案建設，可以滿足公共服務性的需求，提升人事檔案的有效性，拓展公共利用的空間。傳統高校人事檔案的建設屬于私密性的檔案，公共性不足，如果相關人員想要調取數據進行讀取，就要經過層層的篩選手續，實效性較長，可能會影響資料的綜合應用。同時，人事檔案涉及到個人的隱私，不能夠作為社會公共服務體系參與到公共領域的活動當中，但是實際上這是對資源的一種限制。通過數字化的檔案建設，可以提高對檔案信息資源的應用水平，形成一致的認同和連帶性的責任，通過數字化信息利用效率的提升，既可以保護當事人的檔案，又可以拓展業務的公共性服務。

其次，開展數字化的高校人事檔案建設，可以豐富數字信息手段技術在高校當中的應用，通過數據架構等方法，拓展高校的數據傳輸功能，通過目前網絡信息技術的驅動，投入大量的資金、人員，并完善高校的法治和體制。從圖1 數據可以看出，人事檔案數據庫數量顯著增多，通過良好的概念構想和頂層設計等方法，拓展人事檔案的數字化信息共享性、開放性以及資源的綜合利用程度，利用數字檔案補足的方式，拓展一些殘缺不全或者是信息存在錯誤的數據，進行數據的交互性管理。除此之外，這種數字化的建設形式還可以通過OAIS技術的支持，做出數字信息綜合的發揮，提高整體信息利用的價值。

最后，高校人事檔案的數字化建設有利于提高高校的管理績效，更加優質的分配人力資源，通過人事檔案信息數據的讀取、挖掘、可視化建設，避免人才的流失以及閑置，通過信息資源的豐富，完善高校的人員、體制和管理的理念。從目前管理機制的實際數字化建設來看，通過較高的管理評估以及系統性的數字分配，可以提升多因素影響環境之下，高校的人力資源管理績效水平，成為人事公共領域發展重要支撐。提高人事管理的公平、公正與效率，完善數字化建設體系。

二、高校人事檔案數字化建設存在的問題

1.對人事檔案信息化建設不夠重視

當前，一些高校在人事檔案管理上既缺乏標準化的規章制度，也缺乏系統性的認知，僅僅是上傳了一些信息查詢的功能，并沒有用人事檔案的數字化開發，體現公共服務的職能，也對當前人事管理的高效性和準確性缺乏足夠的支撐，這體現了高校負責人對這項工作不夠重視。很多負責人在實際的定位上和認知上存在偏差，將高校的人事檔案數字化建設作為一個輔助性的工具，并沒有投入足夠的資金、人員和組織推進信息化建設工作，使其整體的進展較為緩慢。同時，受到傳統人事檔案管理體制的影響，當前很多高校目前的管理機制都非常薄弱，這也是由于認知和理念上面的偏差造成的。各項檔案材料的收集、鑒定、分類整理以及編纂與研究工作沒有足夠的人手作為支撐，因此數字化的推進緩慢，既不方便，又費時費力。

2.檔案管理隊伍建設落后

檔案管理的隊伍相對落后，科學管理的程度較差，大多數高校的檔案工作都是一些二線人員在進行，很多人在平凡的工作崗位上默默無聞，并沒有什么地位，在高校內部也沒有形成重視人事檔案的氣氛。很多檔案人員沒有對自己的職業形成認同，長此以往，造成高校人事檔案管理的崗位人員流動性比較大。很難招進高素質能力強的人才，即使招進來也很難留得住，這就造成檔案管理人員整體的素質不能夠提高上去。同時，一些資深的檔案管理人員雖然能力較強，經驗較為豐富，但是卻對新技術、新事物的接受能力比較差。很多人甚至反對采取互聯網的方式來進行信息化的建設，認為其不夠安全，存在以偏概全錯誤思想和傾向。還有一些檔案管理工作人員，僅掌握了數字管理的技術，并沒有人事檔案信息方面的經驗，也就意味著高校當前在人事檔案管理方面缺乏復合型的人才。

3.信息服務對象單一

當前高校在人事檔案信息管理方面比較難以保障安全，目前從實際建設的情況來看，通過信息化以及數字化的建設，并不僅僅是提供一個單純的查詢功能，而是要通過數字化的挖掘和數字化的信息服務，提供更好的數字分析，建設公共服務體系。但是，很多高校目前的檔案信息建設主要是針對人事部門和管理部門，教職工并沒有權限登錄這個平臺來進行信息的查詢，即使想要獲得相映的數字信息，也需要層層的審批才能夠調取信息資源，這與傳統的紙質查詢流程并沒有太大的區別。除此之外，建設數字信息管理系統之后所隱含的信息安全問題，也是大家迫切關心的一個問題，只有在人事信息檔案管理安全的基礎之上，才能夠進一步的拓展數字存儲、數字挖掘、數字管理和數字清洗等功能，這都對當前高校人事檔案信息管理系統的安全性建設提出了挑戰。

三、高校人事檔案數字化建設的對策

1.重視人事檔案線性化建設，實現標準化管理

（1）開發標準化管理軟件

在管理的過程當中，高校應重點強調人事信息管理的重要性。組織人員進行系統性學習，將人事檔案管理的信息化建設作為學校長期發展戰略的重要組成部分。通過組織學習的方式開展層級性的建設，使教職人員、檔案管理人員、高校的行政管理人員都可以認識到檔案信息化建設的長期性過程。認識到通過系統性的工作對其支撐可以提高管理的水平。檔案的數字化、信息化建設非一日之功，在短時間內也可能不會取得重大的突破，但是要持之以恒地進行信息的補足和技術上面的更新，并開展自主的軟件開發，以提升人事檔案信息化建設的內在功力，促進管理技術的升級。

（2）成立專項督導小組

在管理的過程當中，要加強對具體措施和具體環節的監管，避免整個檔案信息管理的方向出現偏差，除了在觀念上給予足夠的重視之外，還應通過系統監管的方式成立專項的督導小組。這個小組具體負責軟件的開發人員的調配，資源的收集以及資金的撥付。例如，在資金管理的過程當中，專項調研小組就可以根據各個環節對資金的使用程度來調集資金和分配資金，通過軟件和硬件上面的支持，直面改革過程當中的困難，并且保障整個過程的私密性和開發的針對性。

（3）學習認識檔案管理新理念

高校要革新人事檔案信息化建設管理的理念。既要保障人事檔案管理工作的私密性，也要保障其服務的公共性。相關的管理部門和軟件開發部門要強化宣傳，尤其是專家座談會、組織學習會、討論辯論會等方法，讓教職人員和檔案管理人員可以充分認識到人事資料的重要性，尤其是人力資源管理當中應用人事資料的價值。在日后工作的過程當中，方便教師合理地使用這些資源，為自己的工作插上翅膀，同時全校的師生應配合人事檔案的數字化建設工作，盡可能的提高整個系統平臺的應用效率。

（4）建立定崗定責的崗位責任制度

在管理的過程當中，要建設定崗定責的崗位責任制度。應做到職責清晰，責任到人，按照嚴格的標準對于電子資料和數字化信息進行分類的歸檔，嚴格執行管理的標準，將整個監督管理和立體化的建設做到常態化。行政管理人員應采取逐級把關的方法，對于已上傳、已確認的人事檔案數字化信息進行管理，保障整體的電子文件完整并且安全。人事部門在這個過程當中要承擔起主要的職責，以功能性為向導，以資源為核心，實現互聯互通的人事檔案公共服務體系建設，在相關部門應用到這些資料時，盡可能地提供幫助，使整個體系的建設更加便利，更加合理。

2.建設現代化的檔案管理人才隊伍

（1）開展聯合式培訓

在人才隊伍建設的過程當中，應采取定期培訓的方式，對于所有的教職人員、檔案管理人員開展系統的分門別類的培訓。可以邀請專業的技術人員，如各個企業的人事檔案程序員、人力資源方面的資深專家，對所有的檔案人員進行技術方面的針對性的指導。相對于企業和行政機構來說，高校在人事檔案信息化管理方面存在觀念上和技術方法上面的落后，邀請企業領域的技術專員答疑解惑，不僅可以提高檔案管理人員的數字化意識，還可以引導他們掌握最先進的技術，應用這些技術和新的理念去解決檔案管理的實際性的問題。必要的情況下，還可以組織檔案管理的人才，去企業或者是機關單位當中進行學習，通過了解最先進的科技，考察先進的經驗來提升自己的認知，拓展自己的能力范圍。

（2）拓展人才招聘與培養渠道

高校要優化人事檔案管理的人才隊伍，盡可能的通過高質量人才的招聘、晉升通道的優化設計以及薪酬績效激勵制度，使人才招得進來又能夠留得住。高素質的人才，必然是綜合素質的人才，也就是既要了解數字化建設的技術，又要了解人事檔案管理的專業。除此之外，還要性格仔細、沉穩、誠實、可靠。在人才管理方面也要關注人才的復合性，對人才進行日常的晉升通道考查，既要分析其專業知識和行業經驗，還要考察其是否掌握計算機網絡維護與安全管理技術。在信息化建設的背景之下，只有加強對人才綜合性管理和要求，才能夠提高整體檔案建設的效果。

（3）提高性能細化檔案管理與日常工作的粘合度

要通過數字檔案的建設，提高全體教職工對于數字化信息的認識程度，這不僅是對檔案工作者的要求，也是對全體教職員工的要求。通過系統性培訓的方法，使教職員工在工作、業務上和素質上都能夠不斷地提升，補足檔案管理的意識，在自己工作和日常教學的過程當中自動的上傳信息，并且加強信息的安全意識和保密意識。除此之外，應用到這些信息檔案不僅要具備保密意識，還要具備高度的責任感和政治感，對個人隱私充分的尊重及保護他人的隱私，也保護自己的隱私，避免自己的信息被盜用或者被篡改。

3.提高檔案管理系統的安全性水平

高校的人事檔案性質比較特殊，都是涉及個人隱私的資料。因此，人事檔案的管理人員要具備政治方面的敏感性，充分尊重個人的隱私，給予安全保障工作足夠的重視，促進整個系統管理的順利進行。

（1）增加安全防護與管理軟件

在系統的登錄設置上，可以根據實際的使用情況以及高校的管理標準進行系統性的識別，尤其是利用目前的高科技手段進行密碼識別、人臉識別、指紋識別、虹膜識別，還可以應用射頻技術添加一些固定的訪問二維碼或者是條形碼。保障用戶的多重登陸安全，在軟件上架的系統測試階段，要根據多重試錯方式改善原有軟件存在的bug，及時發現錯誤的登錄指令，要求所有的員工通過自己的操作系統登錄相關的標準化識別模式，發現系統存在的安全隱患。

（2）嚴格管理認識檔案信息系統的訪問權限

在設置上對每個身份信息所具有的查詢權限進行立體化的設計，如行政管理人員擁有一級的查詢等級檔案，人事管理人員擁有三級的查詢等級，普通教職工擁有五級的查詢等級。通過這種識別的方式對重要信息進行加密處理，加密的方式既可以是密鑰加密，也可以是附加信息指令加密。必要的情況下，還可以通過第三方資源購買的方式，對于檔案信息資源進行專門的保護，避免檔案信息被盜用。

（3）嚴厲打擊非法訪問與入侵行為

高校的人事檔案還可以采取日志管理的方式，限定用戶的訪問條件，對于用戶訪問、讀寫存取資料等操作行為進行日志記錄，及時開展跟蹤。一旦發現用戶存在危險，操作的行為就要及時的處理。所有的人員在數字化管理的過程當中，都應該形成動態的安全管理理念，嚴格遵守各項操作流程和操作環節，提高人事檔案信息管理安全性。

四、結論

綜上所述，在數字化的時代，高校應不斷提升人事檔案數字化管理的水平，全面落實信息化建設，構建起一個高效、優質、快捷的管理體系，充分發揮其職能和效益。從本文的分析可知，研究高校人事檔案數字化管理的問題，有利于我們抓住機遇，提升檔案管理的安全性，構建專業的人才隊伍，大力推進高校細化建設，保障信息管理的時效性、公平性，使得崗位和人員能夠更加契合提高人力資源管理的有效性。

參考文獻：

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[2]劉英姿，肖春霞.地方高校干部人事檔案規范化管理存在的問題與對策研究[J].蘭臺內外，2020

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（作者單位：河北交通職業技術學院）