基于SWOT分析視角下的醫院人事檔案信息化管理研究

曾紅華

摘 要：當今數據化時代下，醫院人事檔案管理向信息化管理轉變態勢刻不容緩。為更好地管理人事檔案，增加醫院的社會效益，本人采用SWOT分析方法，闡明醫院干部檔案數字化管理的需求及存在問題，并提出應對措施，以推動傳統的人工管理向信息化管理過渡，實現醫院人事檔案的信息化管理。

關鍵詞：SWOT分析;醫院;人事檔案管理;信息化管理

大數據時代下信息技術成為社會發展重點，各行各業的信息變革愈加迫切。醫院人事檔案是直接反映人才情況的真實基礎和重要載體，是醫院人事管理的重要組成部分。隨著醫院內外部環境的日新月異，人員流動性的增加，導致人事材料的內容和傳輸速度有著更多的變數，直接影響著人事檔案管理。長期以來，醫院人事檔案的管理多為人工管理，包括人事檔案材料的紙質存儲、收集、整理和利用等，人事檔案管理任務繁重，效率低下。因此，醫院應借大數據時代為契機，加快推動人事檔案管理信息化進程。

一、人事檔案信息化管理的必要性

1.人事檔案的作用。人事檔案是人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的有效證據，與工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

2.信息化管理的重要性。通過信息技術在人事檔案管理中的有效應用，僅需將人事檔案信息數據輸入計算機系統即可實現重復參考和使用。管理人員僅需借助電腦上的人事檔案管理系統便可開發及利用檔案資源。這也使得人事檔案更易于保存和查詢，從而最大程度地發掘人事檔案的潛在價值。

3.人事檔案信息化管理成為大方向。正如檔案管理改革所顯示的那樣，信息化是檔案管理的常規管理。信息化的人事檔案管理，要求人事檔案管理體系實現流程合理、閉環管理、在線控制、動態監管。醫院為快速、便捷地開發人事檔案的價值，真實、準確地提供人事數據，需要進行人事檔案信息化管理。

二、人事檔案信息化管理的SWOT分析

SWOT分析包括確定與分析和研究的主題緊密相關的主要優勢、劣勢、機會和威脅。結合當前的時代背景，對醫院人事檔案信息化管理進行闡述，具體內容如表1所示。

（1）計算機設備普及。信息化發展需要借助計算機設備。大數據時代下信息技術迅速發展，各醫院均已普及計算機設備，且醫務人員都具有簡單的計算機操作能力，已成為醫院人事檔案信息化管理的內在優勢之一。

（2）OA辦公系統應用。隨著醫院OA辦公系統的不斷應用，醫務人員的信息化意識不斷提高。為更好地工作，其不斷增強自身的網絡系統應用能力，這也使得醫院逐漸實現電子辦公，從而有益于進行醫院人事檔案信息化管理。

（3）實體檔案保存完整。受適用法律法規的限制，醫院實體人事檔案保存相對完整、準確。醫院人事檔案的信息化管理需要以紙質檔案為載體來進行錄入信息和管理系統。完整的實體檔案有利于加快其信息化管理進度。

（4）電子病歷技術支持。如今我國三甲醫院均已采用電子病歷。這給醫院提供了技術支持，有助于加強醫院人事檔案的信息化管理。醫院可以參考電子病歷的管理及應用，結合人事檔案的相關特征，促進人事檔案由實體管理轉向信息化管理。

2.醫院內部劣勢

（1）信息化基礎設施不足。盡管醫院已普及計算機設備，但其他相關的基礎設施如防火墻、存儲備份庫以及監控設備等硬件設施不足;人事檔案管理系統軟件的滯后，制約醫院內部發展。

（2）傳統管理存在問題。隨著大數據時代信息的迅速發展，我們已進入數據社會。傳統的管理制度和模式不利于醫院人事檔案信息化管理的發展。醫院若不能推陳出新，其信息化管理的發展將舉步維艱。

（3）缺乏高素質、高技術人才。受編制、收入、職業發展等因素制約，醫院難以引進高素質、復合型的人事檔案信息化管理人才。隨著大數據時代的不斷發展，人才競爭成為醫院競爭的實質，而高素質、高技術人才短缺成為不利于醫院人事檔案信息化管理的又一原因。

（4）紙質檔案管理困難。大數據時代下傳統的紙質檔案管理越來越暴露出其缺點。由于數目眾多，因此不易發現問題和重復使用。此外，紙質檔案容易受到環境因素的影響，不僅需要專用存儲空間，還要采取相應的防護措施，浪費材料和資金。另外，由于人為或非人為的原因，紙質檔案在歸檔過程中可能遭遇破損、模糊等問題，使管理難度增加。

3.大數據時代下的機遇

（1）醫院管理步入信息化時代。隨著新醫改的發展及大數據時代的到來，醫院管理逐漸實現信息化。這使得人事檔案管理工作面臨的要求更高。此外，傳統實體檔案管理的弊端在新時代逐漸顯現，因此必須要加快醫院人事檔案的信息化管理。

（2）檔案信息化管理理論成熟。古往今來，我國一直進行著人事檔案管理的研究。大數據時代下其信息化管理應運而生，相關管理書籍不斷更新，如《人事檔案管理實務》《檔案管理實務》（第二版）等均增加了信息化理論知識，以適應當前人事檔案管理工作的新技術和發展趨勢。

（3）人事檔案貯存時間延長。隨著人員聘任制的實施，人才分配機制已被打破，資源配置市場化使人才流動日益頻繁，這使人事檔案存儲時限也隨之延長。而傳統管理方式缺點明顯，真實性難以確定，故人事檔案管理必須進行信息化變革。

（4）國家政策導向。黨的十九大對建設網絡強國、數字中國做出戰略規劃，充分體現了政府對互聯網認識的深化，彰顯了大數據時代加快網絡強國建設的深遠意義和迫切要求。除此之外，我國檔案事業發展“十四五”規劃中強調要繼續抓好檔案信息化重點工作，提出到2020年進一步加強檔案信息資源開發利用的要求。

4.大數據時代下的威脅

（1）傳統管理觀念根深蒂固。盡管信息技術在大數據時代持續發展，但傳統的基于紙質的人事檔案管理觀念根深蒂固，醫院員工滿足于現狀，不愿更新信息化觀念，使得加快醫院人事檔案信息化管理成為新時代下醫院改革的挑戰之一。

（2）信息安全防護面臨挑戰。人事檔案的管理必須確保其安全性。大數據時代雖有利于各行各業進行信息化管理，但同時也對信息安全防護構成威脅。加強信息安全、防御木馬病毒成為醫院人事檔案信息化管理建設進程中的一大難題。

（3）相關法律法規亟待完善。我國雖已制定相關法律法規，但多是從宏觀角度考慮，事后采取措施，頻繁引起糾紛。在大數據時代，信息與我們每個人密切相關，沒有誰能獨身于信息之外，故加強網絡信息安全的重要性顯而易見。因此，微觀、系統的法律法規亟待完善，這也成為大數據時代下的威脅之一。

（4）管理人員缺乏實踐經驗。過去多采用人工管理進行人事檔案管理。而人事檔案信息化管理是時代發展的產物，無相關實踐經驗可參考借鑒，這便要求檔案管理人員摸著石頭過河，實踐出真知。因此，實踐經驗成為新時代下阻礙醫院人事檔案信息化管理的重要原因。

三、醫院人事檔案信息化管理存在的問題

任何管理活動都有一定的機制，包括管理制度、管理模式和管理人員等，人事檔案管理也不例外。通過剖析我國醫院人事檔案管理現狀，發現阻礙其信息化發展的原因如下：

1.管理制度不健全。大數據時代下醫院傳統管理制度較為落后，如人事檔案收集的范圍、時間及人事檔案整理程序等方面，使其效率降低。此外，在實際工作中落實不到位，在管理、考核和獎懲等方面缺少相應機制，從而降低了其質量，這不利于建設醫院人事檔案信息化管理。

2.管理模式陳舊。當前醫院多采用封閉管理模式管理人事檔案。盡管它具有保密性強，易于收集、管理和利用本單位的人事檔案等優點，但在信息化神速發展的大數據時代，其服務程度較低;信息資源的開發和利用有限;容易產生“信息孤島”;不利于構建信息共享數據庫等缺點更加明顯。

3.管理意識落后。目前，多數醫院管理者專注于醫院發展業務，對人事檔案管理缺乏了解，沒有發現其重要性，認為其不能直接為醫院創造經濟和社會效益，不重視其信息化建設。另外，人事檔案管理人員受傳統觀念和自身技術水平影響，傾向于利用實體檔案進行管理，從而直接影響到醫院人事檔案信息化管理的建設。

4.專業管理人員缺乏。單位人事檔案管理的效率和質量，是由檔案管理人員的工作水平決定的?，F階段醫院人事檔案管理人員多由人力資源管理部門人員兼任，缺乏專業素養且容易顧此失彼，且其沒有受過專業培訓，不能很好地進行醫院人事檔案管理。此外，大數據時代對檔案管理人員的要求不僅需要有專業知識，還需要具有相關技能及素質。

5.基礎設施欠缺，信息化技術不足。信息化在全球風靡一時，成為各國的發展戰略。信息化設備短缺、信息化技術落后不利于醫院人事檔案管理的信息化建設。當前醫院硬軟件設施不足，且由于技術水平有限，相關數據庫和系統尚未建立，導致醫院人事檔案信息化管理建設遲緩。

6.紙質檔案存在弊端。從歷史上看，社會的大部分文字和圖像都被記錄在紙上。盡管紙質檔案曾在檔案管理中占據重要地位，但在大數據時代下其具有管理困難、調閱不易、費時費力、耗材耗物、檔案價值無法開發等缺點。

四、推動醫院人事檔案信息化管理的建議

1.健全管理制度。在醫院人事檔案電子信息化管理的探索中，制度的作用極為關鍵。管理人員應根據醫院人事檔案發展規劃及發展趨勢，結合相關法律法規精神，建立健全適合本單位人事檔案信息化管理工作發展的規章制度，并通過制定完善合理的檔案管理制度，以此保障人事檔案信息化管理能夠實現科學化、規范化發展。

2.更新管理模式。原有的管理模式在新時代已不適用。不僅需要完善檔案資源，還需要加快人事檔案信息的更新速度，以配合人員流轉的速度，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息電子檔案的建立，在人事檔案信息動態管理過程中有效建立信息化手段，以提高人事檔案的使用價值。

3.提高信息化意識。醫院領導應統籌全局，認識到人事檔案的重要性，通過加強其信息化管理充分發揮其應用價值。另外，人事檔案管理人員應革故鼎新，更新管理觀念，提升電子辦公意識，為醫院建設數字化人事檔案做出貢獻。

4.培養專業管理人才。通過招聘和培訓，醫院可以選擇具有高素養、高知識、高技能并存的檔案管理員，建立人才團隊。通過開展分層級、分類別的專業培訓和業務輪訓，及時錄入、更新動態信息，直觀反映人員的整體情況。

5.增加基礎設施，提升信息技術

（1）加大資金投入，完善基礎設施。先進的信息管理設備是對人事檔案進行信息化管理的物質基礎。但根據分析，醫院現有的相關硬軟件設備不足。醫院應增加資金投入，完善相關硬軟件設施，齊頭并進，加快醫院的發展步伐。

（2）增加建設經費，提升信息技術。電子化管理不僅包括環境構建，還包括資源建設。這就要求信息技術應用于檔案管理的全過程。通過對信息技術的不斷應用來完成人事檔案管理方式的改變。

第一，憑借網絡建設人事檔案數據庫。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用效率，滿足用戶需求，保護實體檔案，檔案數據庫的建設尤為重要。醫院可借助于網絡加快數據庫建設。通過建立數據庫，用戶可根據需要通過屏幕進行查找、提取并打印。進而滿足醫院內部、醫院之間以及上級部門同享檔案信息資源。

第二，建立和完善人事檔案管理信息系統。為加快醫院人事檔案信息化管理，應建立和完善基于智能檢測技術和寬帶高速網絡技術軟件系統。圍繞人事檔案信息的整個生命周期，完善其功能，以實現檔案從整理審核到借閱轉遞的“無縫”管理的全過程。具體系統見圖2。

第三，建設大數據安全防護體系。在大數據時代，信息安全不可小覷。為保證人事檔案管理的安全性，醫院應依靠互聯網建立大數據安全防護體系。通過使用算法加密、用戶權限、分級管理等措施來增強信息安全，進而保護人事檔案的隱私性和安全性。

五、結論

在新時代背景下，醫院人事檔案信息化管理不僅有利于促進人事檔案管理的管理效率和服務質量的提升，也有助于推進人事檔案背后的人力資源管理，更有利于促進醫院的長遠發展。

參考文獻：

[1] 安兆勇，申海福，趙桂廷等.人事檔案管理實務[M].北京：中國電力出版社，2017

（作者單位：福建醫科大學附屬第二醫院）