醫院辦公室檔案管理規范化的對策研究

張銘濤

摘 要：醫院檔案管理是醫院內部管理更加規范化、科學化以及規范化的一大重要標志，更加完備的檔案管理制度能夠對醫院基礎管理水平進行有效提升，更加利于醫院辦公室檔案管理的標準化建設，提升醫院內部辦公室檔案管理規范性和效率性。本文正是基于此，闡述了醫院辦公室檔案管理的主要特點，分析了如今醫院辦公室檔案管理存在的問題，總結了醫院辦公室檔案管理規范化的對策，希望能夠為醫院內部辦公室檔案管理規范化建設提供一定的指導意見。

關鍵詞：醫院;辦公室;檔案管理;規范化;對策

在醫院管理當中，辦公室檔案管理是極為重要的一大組成部分。當今社會發展是硬道理，醫院當中辦公室檔案管理的科學化管理是醫院實現發展進步的一大重要環節，同時也是醫院后續發展的一大關鍵因素。正是基于此，大多數醫院都極為重視辦公室內部檔案管理工作的優化以及相關管理人員的綜合素質提升，進而提高醫院內部檔案管理質量。雖然目前醫院檔案管理人員的工作態度以及工作方法都有進步，但是依舊不可否認的是少數醫院辦公室檔案管理依舊存在一定的問題。這類問題的出現都將會對醫院內部檔案管理工作質量的提高造成一定的影響。因此，各大醫院必須更加深入地研究檔案管理所存在的問題，經過分析后得出有效的解決措施，優化醫院內部辦公室工作。

一、醫院檔案管理具體內涵

醫院檔案主要指的是醫院在日常工作活動期間所形成的音像、文件、圖表、盤片、薄冊等等載體以及門類的檔案資料。醫院檔案不單單包含有醫院自身發展的歷程，更加有著廣大病患就醫治療期間的所有醫療文書檔案、X線光片、病理切片資料以及各類檢查圖文資料等等。在張秀良所發表的《新醫改下醫院檔案管理的改進方法》當中寫道，醫院檔案主要指的是醫學大類文件資料以及醫院整個發展歷史的資料，醫院當中的所有日常工作活動共同組成了醫院檔案，醫院檔案所涉及的內容有圖表資料、文件記錄以及錄音影像等等。除此之外，醫院檔案還是醫院當中相關人員實施管理工作的重要依據，強化醫院檔案管理工作力度，對提升醫院管理水平有著非常重要的意義。在醫院內采取高水平和高質量的檔案管理措施，能夠顯著提高醫院的整體服務質量，有利于提升醫院管理發展的有序性，對于整個醫療事業的發展也有著極為重要的意義。因此，分析、研究以及解決醫院穆齊安檔案管理工作中存在的問題具有非常重要的現實意義。

二、醫院辦公室檔案管理主要特點

1.檔案管理設備較為科技化

當前在科學技術發展的同時，檔案管理方式也越來越進步，醫院內部辦公室在進行檔案管理期間也不僅僅限制在傳統化的紙質存儲中，有時甚至會采取攝像機進行視頻記錄，采取照相機記錄圖像等等。比如，醫院在進行會議期間就可以采取速錄法的方式進行記錄，在記錄完成后讓專業水平強的速錄師編輯會議內容，將所記錄的會議內容轉變成為文檔的形式，便于后續的存儲。

2.檔案內容較為多樣化

醫院辦公室檔案管理的內容極為多樣，主要分成了三種。第一種為業務指導內內容，這類檔案大多數是醫院日常工作期間所總結得出的培訓手冊、醫院日常會議期間所保存下的檔案以及上傳下達的一些文件文書。第二種為醫患檔案，這類檔案主要的記錄為治療期間出現的醫療糾紛。在對患者進行治療期間，難免會和醫院產生一定的糾紛，此時就會出現較多的文件，醫院必須要采取收集整理的方式保存檔案，確保后續事件處理期間能夠有充分的證據加以輔證。第三種為醫院內部員工檔案，大多數是醫院內部員工的應聘、離職、晉升、調整、所獲得的榮譽等等的儲存以及管理。

3.檔案管理較為集中化

醫院辦公室在進行檔案管理期間集中管理大量的檔案，將醫院內部所有的檔案存儲在專門辦公室的方式能夠大大便于醫院檔案的管理工作的開展，后續工作人員在進行檔案查找期間也能夠更加快速的找出。此外，在檔案管理期間采取集中管理方式能夠更好地提升醫院內檔案管理的保密性，提升檔案使用效果。

4.管理制度較為現代化

醫院辦公室當中的檔案管理人員大多比較穩定，能夠對檔案管理工作的延續性以及完整性進行保證。此外，在管理制度上也較為嚴格，員工在日常管理期間依據相關制度以及要求進行檔案管理。員工還需要對醫院內部管理制度條例進行遵守，明確要求員工的工作時間、工作流程、員工理念以及工作方法等等內容。同時在醫院人才行為管理、思想能力管理、管理方法、思想能力管理以及管理手段上要求也極為嚴格。

三、目前醫院辦公室檔案管理存在的問題

1.相應管理制度體系較不完善

醫院辦公室進行檔案管理期間想要實現高效管理必須要采取更加完善的管理制度體系作為管理基礎。但是目前很多醫院所實施的管理制度都沒有專門在檔案管理工作上創建較為完備的管理體系，導致相關工作人員在進行日常工作期間常常遇到困難。此外，很多醫院在實際進行檔案管理時也會因為制度方面的缺失，使得管理崗位設置不完備，無法將相關崗位職責進行落實，導致醫院內部檔案流失情況極為嚴重，這一情況不單單會對醫院利益造成一定的損害，還會大大限制醫院現代化管理發展步伐。

2.紙質化檔案管理方式較不合理

目前，大多數的醫院已經實現了檔案管理工作中的無紙化管理建設工作，能夠采取信息化的方式呈現出紙質檔案。這一方式不單單可以對檔案資源安全性進行保證，還可以為其后續使用帶來一定的便利，提升醫院辦公室檔案管理工作開展的順利程度。作為檔案管理工作中紙質檔案的保管依舊是極為重要的一種工作內容，但是目前較多醫院在實施紙質檔案保管工作之后依舊存在較多的缺陷，主要體現在醫院辦公室進行檔案管理的環境比較潮濕，光線也較為陰暗，容易滋生各類害蟲，導致紙質檔案出現潮濕以及發霉的情況，對紙質檔案造成一定的損害。針對這一情況醫院必須更加重視紙質檔案的管理工作，依據相關情況制定出一定的解決方案，對問題進行解決，提升紙質檔案的完整程度。

3.檔案管理重要性認識不足

醫院的檔案管理工作往往無法直接轉變成為醫院的社會效益以及經濟效益，因此，醫院內部的管理人員常常會將醫院的發展放在研發科研技術等等方面，較為輕視醫院內部的檔案管理工作。醫院辦公室在進行檔案管理工作期間如果出現思想認識上的偏差，將會導致檔案利用概率較低。因此，醫院辦公室相關工作人員必須要對檔案管理重要性認識的基礎之上對檔案信息化管理落實到實處，提升醫院內部檔案管理認識程度。

4.檔案管理人員專業素質低

現階段，就我國醫院檔案管理人員情況現狀來看，較多醫院并沒有以檔案管理工作實際需求來對管理人員能力以及素質進行定位，大多數進行醫院檔案管理工作的人員是剛進入醫院進行工作的實習生，缺乏檔案管理工作過程中的知識基礎，再加上缺少相關方面的培訓，導致很多管理人員的能力無法對檔案管理工作實際需求進行滿足。同時，目前大部分醫院辦公室檔案管理崗位的薪資以及福利待遇比較低，無法對管理人員工作積極性進行調動，工作期間較為消極，使其缺少敬業精神和積極的工作態度。

四、醫院辦公室檔案管理規范化的對策

1.積極引進先進的檔案管理技術

應用先進的檔案管理技術不單單可以使檔案管理人員工作效率進行提升，還可以顯著提高醫院辦公室進行檔案管理的標準性以及完整性。具體來說就是將醫院辦公室當中原先的紙質檔案歸檔方法轉變成為電子檔案進行歸檔，對醫院辦公室進行檔案空間進行節約，提升醫院進行檔案歸檔以及分類工作的便捷度。為了有效應用醫院檔案管理技術，醫院內部的管理人員必須為辦公室檔案管理工作提供打印設備、掃描設備等在內的更加完備的硬件設備，保證醫院辦公室檔案信息開發以及錄入工作的順利實施。此外，醫院辦公室在進行電子檔案管理期間極為容易出現泄露或者篡改的情況，因此，醫院辦公室檔案管理人員在進行檔案管理期間必須要多使用防火墻、認證和授權技術、防病毒軟件等等方式，在對醫院辦公室檔案規范化進行保障的基礎上對檔案管理安全性進行提升，切實保證醫護人員以及患者的隱私，推動醫院的發展進步。

2.重視紙質檔案管理工作

在以往醫院辦公室檔案管理工作中，相關工作人員都采取紙質文件的方式統一保存檔案。在如今信息技術快速發展的背景之下，醫院辦公室檔案管理工作越來越朝著數字化以及信息化方向發展，很多檔案管理人員在進行檔案管理工作中均采取歸檔軟件完成相關的管理工作，在此期間較為忽視紙質檔案的管理，導致很多的紙質化檔案無法得到有效的保管，同時也無法有效開發出紙質檔案所存在的價值。因此，為了對醫院辦公室檔案管理整體水平進行提升必須進行更加規范化的檔案管理方式，相關的管理人員同樣需要重視紙質檔案的管理工作，多使用掃描技術方式將一些紙質化的檔案掃描成為信息數據，之后再采取信息化技術保存紙質檔案，便于醫院辦公室檔案管理人員對檔案進行分類、歸檔以及整理，確保醫院辦公室實現規范化的檔案管理。例如，某醫院在進行醫院辦公室檔案管理工作人員安排期間，將其工作范圍規定為庫房消毒以及清潔類工作，保證紙質檔案室當中的空氣以及環境都能夠適宜紙質化檔案的保存要求。此外，還需要定期進行通風，防止出現陽光直射的情況，大大提升紙質檔案的保存時間，為后續醫院檔案管理規范化工作的開發以及利用奠定較好的基礎。

3.制定更加完善的醫院檔案管理體系

醫院辦公室在實施檔案管理工作期間的前提為統一化的管理制度以及標準。因此，在進行規范化檔案管理工作前，醫院當中的檔案管理部門必須要制定出更加完善和全面的檔案管理體系，為后續檔案管理工作的實施進行指導，提高醫院檔案管理規范化。首先，醫院當中的檔案管理部門必須要以相關規范標準作為依據，對醫院辦公室當中的檔案類別進行明確，同時需要對辦公室檔案保管時間以及規范范圍等等內容進行明確，將詳細要求歸納到檔案管理制度當中，為后續辦公室檔案管理人員在進行管理工作期間能夠相關制度進行指導。之后，醫院管理人員在進行管理制度制定期間必須對辦公室保密銷毀、開發利用以及立檔歸卷等等工作細節進行明確，還需要劃定好醫院辦公室檔案管理人員日常工作職責，適當結合管理人員的考核制度，對醫院辦公室檔案管理人員的工作行為進行規范，提供全面的人員保障。以某醫院為例，為了對醫院辦公室檔案管理規劃化程度進行提升，醫院辦公室和醫院各個科室當中的管理人員共同策劃和制定了醫院內部的《電子檔案歸檔及管理辦法》以及《辦公室檔案管理辦法》等檔案管理方面制度，為后續相關工作人員工作的開展提供一定的制度指導。在這一基礎上，該醫院還定期進行辦公室檔案管理人員的培訓工作，主要對辦公室檔案管理人員進行檔案管理概念、歸檔要求以及檔案歸檔軟件使用方式等等內容進行培訓，以制度以及技術作為入手點，提升醫院辦公室當中檔案管理的規范化。

4.提升辦公室檔案管理人員專業素質

醫院辦公室想要提升檔案工作開展的順利性必須要有專業化的檔案管理人員作為支撐，從根本上將目前醫院檔案管理人員專業素質以及專業能力上較為缺失的情況進行扭轉，讓醫院相關管理人員能夠充分意識到如果以編制作為崗位設置基礎將會對醫院發展造成較大的制約，想要真正提升檔案管理工作的質量必須要選擇更加具備檔案管理素質以及能力的人才。與此同時，還需要加強辦公室檔案管理人員的培訓力度，在人員培訓完成后需要對其進行管理知識考核，確保其具備更加扎實的工作能力，同時采取法律法規培訓的方式對檔案管理人員責任意識進行提升，采取思政教育方式對檔案管理人員思想覺悟進行提高，使其具備較高管理能力的基礎之上，更加愛崗敬業，完成好醫院檔案管理方面的工作。

五、結語

總而言之，伴隨著我國醫療衛生事業的發展進步，在對醫改進行深化的過程中必須要更加重視醫院檔案管理工作，進而采取更加完備的檔案管理制度對辦公室檔案管理人員崗位責任進行完善，充分提升相關管理人員工作積極性。此外，還需要對檔案管理人員培訓力度進行提升，通過培訓和教育的方式有效提升醫院辦公室檔案管理人員專業能力，進而對醫院檔案管理工作力度進行全面強化，提升醫院檔案利用效率，實現醫院的穩定發展。

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（作者單位：山東日照市婦幼保健院）