企事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

邵黎黎

摘 要：對于很多企事業單位來說，不斷開展檔案管理工作，既有助于企事業單位工作質量和實施效率的有效提升，也有利于企事業單位管理水平的不斷提升，日漸發展的檔案管理工作已經成為衡量企事業單位工作水平如何的重要因素。所以，重視企事業單位檔案管理工作的運行是至關重要的。以此為背景，本文以檔案管理的概念為前提，積極探討企事業單位檔案管理的實施原則，深入剖析企事業單位檔案管理中存在的一系列現實問題，提出不斷優化企事業單位檔案管理的有效對策：拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念;強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題;保障當事人合法權益，提升社會服務功能。

關鍵詞：檔案管理;企事業單位;“路徑依賴”;檔案造假

很多企事業單位在重視檔案管理工作開展的過程中，形成了一系列的有效探索。然而，他們在不斷落實優化這一管理工作時仍然存在不同程度的現實問題，這就需要相關企事業單位管理層結合自身實際情況不斷剖析現實問題，優化能夠解決問題的有效對策，從而為企事業單位檔案管理工作的成效展現形成應有的對策思考，也逐步凸顯企事業單位檔案管理社會價值?；诖?，本文在這樣的研究背景下，積極圍繞企事業單位檔案管理中存在的問題及對策提出自己的見解，并逐步優化企事業單位檔案管理工作成效，達到剖析現實問題，推動企事業單位檔案管理工作優化發展的研究效果。

一、相關概念與實施原則分析

1.檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機構的檔案實體與信息進行有效管理，并形成利用服務的工作總稱。作為檔案事業的基本構成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國家政府部門，廣大企業、事業單位也不斷推動檔案管理工作的開展，用于發揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質，還需要凸顯自己的服務性價值。所以，無論是企業還是事業單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務價值，為廣大企事業單位職工提供更為多元化的檔案利用服務。

2.企事業單位檔案管理的實施原則

企事業單位開展檔案管理工作需要遵循一系列的實施原則，如集中管理原則、安全保密原則、方便利用原則等。只有遵循上述一系列原則才能讓企事業單位檔案管理展現出更為多元、更具實效的良好發展趨勢。

（1）集中管理原則

集中管理原則，是企事業單位開展檔案管理所需要遵循的基本原則之一。這些原則主要體現在企事業單位在開展相關工作時，需要將所有的檔案信息和檔案實體進行集中收錄，并妥善管理。比如，企事業單位的檔案實體可以集中在不同單位的檔案部門，由專職檔案員予以統一管理。檔案信息則儲存于檔案館、檔案室下轄的計算機設備中，同樣有檔案人員集中管轄。如果某一家企事業單位采取分散管理的方式，是不能高效開展檔案管理工作的。

（2）安全保密原則

安全保密原則，是企事業單位檔案管理的重要實施原則。無論是檔案收集，還是檔案整理與保管，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環節需要在安全的環境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲存檔案實體內容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實體內容都能夠在安全干凈的環境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關檔案內容時，需要有良好的職業道德素養，不能將相關的檔案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的機密級檔案信息，更加不能對外泄露。而相關的檔案利用人同樣在自己翻閱檔案信息時，也不能向其他人進行泄漏，這也是安全保密原則體現的重要內容。

（3）方便利用原則

方便利用原則，同樣是企事業單位檔案管理的重要原則。企事業單位不斷落實檔案管理工作，歸根結底是為了便于利用。對于廣大企事業單位來說，利用現有的檔案實體和檔案信息能夠讓企事業單位管理層更多地了解企事業職工的具體情況，尤其在開展單位干部選拔時，詳盡的單位檔案信息可以為企事業單位提供更多的培養價值借鑒。

二、企事業單位檔案管理中存在的問題

企事業單位在不斷落實檔案管理工作，優化管理效果的過程中，仍然存在著一系列較為現實的問題。比如，收集內容限制了社會價值，服務觀念淡薄，使用方式弱化成效發揮，“路徑依賴”現象較為嚴重，應用范圍具有較多的局限性，檔案造假問題仍然突出。

1.收集內容限制社會價值，服務觀念淡薄

當前，很多企事業單位的檔案管理工作人員在從事檔案收集環節時，收集的內容偏少，并不能完全反映企事業單位職工的工作情況，限制了檔案的社會價值。另外，部分檔案管理工作人員服務觀念淡薄，也使得檔案社會價值難以良好呈現。

首先，檔案收集內容偏少，限制了社會價值呈現。現階段的企事業單位在收集職工檔案內容時，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規定范疇之內的資料。而職工工作能力展現、個人誠信證明、道德素養情況等則往往不在收集內容序列之中，這在很大程度上使得相關單位管理層或當事人在使用檔案內容時，不能更為清晰的了解相關情況，限制了檔案的社會價值體現。

其次，部分檔案管理工作人員服務觀念較為淡薄。一些企事業單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面的認為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒有形成良好的服務觀念，沒有將檔案利用環節作為重要的內容予以重視，這就造成了服務觀念較為淡薄的問題現象。正因為如此，也使得企事業單位檔案管理的社會價值體現受到一定限制。

2.使用方式弱化成效發揮，“路徑依賴”嚴重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發揮。與此同時，一部分企事業單位的“路徑依賴”現象也較為嚴重，正是因為受到上述問題的制約，部分企事業單位管理無法得到檔案信息的有效支持。

首先，一些企事業單位在開展檔案管理工作的過程中，過度強調其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認知誤區，這些工作人員往往認為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當事人都無法利用檔案開展相關工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現，也使得使用方式的不足讓企事業單位檔案管理成效難以良好發揮。

其次，“路徑依賴”較為嚴重。一些企事業單位中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實際作用。受此影響，檔案使用方式也表現出不斷弱化的發展狀態，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

3.應用范圍具有局限性，檔案造假問題突出

對于一部分企事業單位來說，檔案管理工作的開展仍然存在著檔案應用范圍局限性明顯，檔案造假問題突出的不良現象。這一問題在很大程度上弱化了檔案管理工作的有序實施，也不利于檔案利用效率的體現。

首先，相關問題主要體現在檔案應用范圍局限性明顯。除了調整職工工資、辦理退休手續，或者工作發生調動等少數情況會用到職工檔案，其他時候則很少調檔使用。其中，一是在調整職工工資時，檔案的利用主要在于對其檔案信息進行必要的鑒定，并使其作為重要依據與體現。二是在辦理退休手續時，職工檔案則會按照相關程序調出。三是在工作發生調動時，檔案會隨著職工的調動而調動。

其次，檔案造假問題表現較為突出。一些企事業單位職工在本身沒有達到相關水平的情況下，讓檔案形成更好的質量，往往會冒名頂替偽造工作證明，從而借此牟取非法利益。與檔案信息應用范圍局限性問題相比，檔案造假問題所造成的嚴重結果更加難以讓人忍受，檔案造假也會受到法律制裁。

三、優化企事業單位檔案管理的有效對策

在我國，不同地區很多企事業單位在落實檔案管理工作時，往往會受到一系列鮮明現實問題的制約，如果這些問題得不到有效解決，很容易讓當下的檔案管理工作成效無法展現出應有的實施成效。為此，企事業單位管理層、檔案管理工作人員等不同主體，需要積極從拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念;強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題等入手，對優化企事業單位檔案管理的有效對策形成更為有益的探索思考。

1.拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念

對于企事業單位檔案管理工作的具體開展來說，不斷拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念，才能更好地展現檔案管理工作成效，從而為企事業單位的工作效率提升夯實應有的舉措保障。

具體措施主要在于，首先，不斷拓展檔案管理收集內容。當下的檔案收集內容范圍偏窄，不能很好地體現檔案的社會價值。所以，企事業單位檔案管理工作人員需要在管理層的幫助下，積極將職工工作能力、職工誠信證明、職工道德素養等相關內容都納入到收集內容范疇之中，使得檔案內容與信息更為豐富。與此同時，企事業單位檔案管理工作人員還需要豐富檔案形式，將文字、圖片、視頻等相關內容都納入收集范圍。其次，逐步提升檔案服務理念。對于很多企事業單位來說，當前的服務觀念較為淡薄，沒有突出良好的服務特質。所以，無論是企事業單位管理層，還是企事業單位的檔案管理工作人員，都需要強化自身的服務理念。檔案管理工作人員需要將人本思想引入工作流程，以人為本，更好地為職工服務。

2.強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

強化服務質量，增強服務成效，使得檔案管理中的檔案利用得到更好體現。強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”帶來的不良影響，能夠更好地優化企事業單位檔案管理工作。

具體措施主要在于，首先，企事業單位檔案管理工作人員需要強化檔案的使用方式，規避原有的認知誤區，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復印副本、電子檔案等不同檔案形式，強化檔案利用效率。還可以采取嚴格審查、簽訂保密協議等一系列方式展現安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會發生沖突。

其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無論是企事業單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規避檔案管理神秘化、無用化的認知誤區，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現象帶來的不良效應。

3.延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題

檔案應用范圍的局限性，以及檔案造假問題較為突出，弱化了企事業單位檔案管理工作的實施成效。所以，不斷延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題，才能使得單位檔案管理工作實現有序發展。

具體措施主要在于，企事業單位根據實際需要，逐步延伸檔案應用范圍，使得檔案應用不再局限于工資調整、退休手續辦理、工作發生調動等領域，還可以將干部選拔、培訓工作開展等與職工較為密切的工作與檔案利用相結合，使得廣大企事業單位職工更加重視檔案管理工作的實際開展，調動檔案管理工作人員的工作積極性，強化檔案管理，尤其是檔案利用與職工認知的結合。

其次，不遺余力打擊檔案造假問題。對于企事業單位而言，無論任何人在任何情況下以怎樣的理由形成了檔案造假行為，都需要予以嚴肅打擊。一經發現相關事實，就需要企事業單位管理層進行明確的懲戒行為，提高他們的造假成本，如果檔案造假涉及到了違法犯罪行為，則由相關政府部門出面予以嚴厲打擊。

四、結語

作為國家檔案事業重要構成部分，檔案管理工作的實施，已經成為政府部門、各類企業、廣大事業單位等不同主體的重要無形資產，是上述各大主體開展生產、技術、科研等業務活動真實記錄的基礎工作，能夠對政府與企事業單位開展綜合管理發揮更為積極的有效作用。

對于企事業單位來說，不斷完善的檔案管理工作可以借助檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用等一系列環節的有序運行，為企事業單位工作的高效開展提供了檔案信息層面的基礎保障。不過，現階段很多企事業單位的檔案管理工作仍然存在收集內容限制了社會價值，服務觀念淡薄;使用方式弱化成效發揮，“路徑依賴”現象較為嚴重;應用范圍具有較多的局限性，檔案造假問題仍然突出等一系列現實問題，很大程度上制約了這一工作的開展，需要企事業單位管理層與檔案管理工作人員予以充分重視，著重從拓展檔案收集內容，提升檔案服務理念;強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題等著手，不斷優化檔案管理工作發展，提升工作效率，增強檔案利用效率。

參考文獻：

[1]黃文燕.淺談電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用[J].云南檔案，2020

[2]李 超.推進檔案信息化建設提升檔案管理水平[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2020

[3]符路瑤，李亞飛.新時代軍工企事業單位數字檔案館建設原理與應用[J].中國管理信息化，2020

[4]周 磊.信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策分析[J].科技創新導報，2020

[5]蘇炳琛.辦公自動化背景下企事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務，2020

[6]孫思遠.基于新形勢下企事業單位檔案管理工作的創新研究[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2020

[7]李躍榮.規范學籍檔案管理服務學生終生發展——新時代中等職業學校學籍管理改革探索與實踐[J].山東檔案，2020

[8]李 霞.檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢[J].蘭臺內外，2020

[9]李妍妍.大數據時代檔案管理中新媒體與傳統紙媒的融合研究[J].蘭臺內外，2020

[10]黃宏達.機構改革后加強和改進檔案管理工作專題調研報告[J].中國檔案，2020

（作者單位：延邊社會腦康醫院（延邊榮軍醫院））