人力資源管理中對人事檔案利用的思考

楊吉瓊

摘 要：人事檔案是應人力資源管理的需求而產生的產物，人事檔案中部分材料也是在人力資源管理的過程中產生，因此，人事檔案是人力資源管理重要的組成部分。人事檔案是對一個人經歷、學歷、能力、道德品質和薪資水平等方面動態的、客觀的、真實的和綜合的記錄，對人力資源管理有著重要的參考和憑證作用。利用人事檔案可以提高人力資源管理的效率，降低成本。但隨著人力資源管理的不斷發展，人事檔案的發展略顯滯后，為跟上時代的步伐，服務于現代人力資源管理，筆者對人事檔案的管理提出了一些思考和建議。

關鍵詞：人力資源管理 ;人事檔案;利用

一、人力資源管理與人事檔案的關系

1.人事檔案是應人力資源管理的需要而產生的產物

中國在商周時代就有文字記錄的譜牒，它們作為家族世系發展的記錄，同時也是權力、職位繼承的依據，已經具有人事檔案的特征，可以認為是人事檔案的早期雛形。譜牒是當時的管理者為了滿足理順家族成員的關系，合理進行家族事務和財產分配的需求而產生的產物。到了漢代，管理者為了公平合理地封賞官員而對官員的經歷、戰功和表現等進行官方的記錄，以作為論功行賞的憑據。漢代官方所記錄官員的經歷、業績和表現等信息，已經具備了人事檔案的基本特征，可以看作是人事檔案的早期形式。漢唐以后，歷朝歷代官方對官員的履歷、經歷、業績等都有記錄，并以此作為官員考核、任免和升遷的重要依據。隨著歷史的發展，管理部門對管理對象的履歷、經歷、德、能、績、廉等記錄內容有了更詳細和具體的要求，并把這些記錄長期保存作為管理工作的重要憑據。這種對管理對象履歷、經歷、德、能、績和廉等情形記錄在案并以此作為考核和使用依據的作法發展到現在就成了現代的人事檔案制度。

新中國成立后，為了更好地做好干部的管理工作，中央組織部于1956年8月制定了我國第一部全國性的干部檔案工作法規《干部檔案管理工作暫行規定》。并在以后的人力資源管理工作實踐中，不斷對檔案工作提出了新的要求和規范。1990年12月，中組部、人事部、勞動部和國家檔案局先后發布了《干部檔案工作條例》《企業職工檔案管理工作規定》《流動人員人事檔案管理暫行規定》等文件，并在此后的工作中，對相應的文件又做了新的修訂和完善，對人事檔案的管理進行了更加嚴格和全面的規范。2018年11月中共中央又修訂并印發了新的《干部人事檔案檔案工作條例》，對人事檔案的管理和使用又提出了新的要求。

綜上所述，可以說，人事檔案的產生和發展，其實是順應人力資源管理工作自身不斷發展的需求而產生和發展的，也是人力資源管理工作重要的依據和憑證。

2.人事檔案的內容是人力資源管理相應部門在使用和管理人的過程中產生的產物。人事檔案是人力資源相關部門在考察和使用人的過程中產生的。例如，人事檔案中的政審、考察、考核、審核、審計等材料是組織對相應人員的進行德、能、績、廉進行考察時產生的材料，職工的轉正定級、落實工資待遇等是人事部門對職工在使用中產生的材料。同時，人事檔案是經過相應管理部門形成或者是由相關部門認可的材料。例如，人事檔案中的學籍學歷材料是由教學管理機構形成的材料，獎勵和處分材料是相應管理部門在工作中形成的材料，個人的自傳、履歷表、職稱評定相關材料等是由相應部門認可的材料。這些材料是人力資源管理部門在工作中產生的，也是開展工作所必需的。

因此，人事檔案是應人力資源管理的需要，在人力資源管理工作中形成的，又為人力資源管理提供參考和憑據的材料，它是人力資源管理工作中相輔相成、不可或缺的重要組成部分。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

一方面，人事檔案是對個人身份、學歷、經歷、能力、薪資水平、政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關系等情形的原始記錄，它是在人力資源管理工作中產生的和經人力資源管理相應部門認可的材料，是對一個人人生經歷動態的、全面的、綜合的和客觀的記錄。因此，在人力資源管理部門選拔任用人才時，通過它能對相應人員有一個綜合、全面和客觀的認識和了解，有利于人力資源管理部門合理選人、用人，構建用人單位良好的人才體系，為人力資源管理提供重要依據。另一方面，也為人力資源管理部門在用人的過程中提供監督作用，及時對人力資源管理部門和其使用和服務對象做出警告和風險提示，為人力資源管理部門規避不必要的法律糾紛和風險，為選人和用人單位提供重要的資政和憑證作用。

三、人力資源管理中對人事檔案的利用

1.尋找和發現對象。相關人才管理部門，如政府部門的人才局、人力資源管理服務部門、用人單位等均可以通過查閱相關人員的人事檔案，來了解和發現擬使用的對象，挑選有利于本單位發展和隊伍建設的人才。尤其在現代大數據時代，隨著人事檔案數字化工作的逐步推進，相關部門通過數據篩選和查閱人事檔案來選擇和發現人才，將極大地降低招聘選用人才的風險和成本。

2.考察和選拔任用人才。人事檔案中相關部門對個人的考核和評價，其個人的人生經歷、德、能、績、廉等客觀、公正和全面的記錄，有利于人力資源管理部門對擬任用人選有一個全面的認識，做出客觀、公正的評價，防止選錯人、用錯人和帶病提拔人，既是對求職人員公平，也是對選人、用人單位良性、有序開展相關工作的有力保障。

中共中央辦公廳于2018年11月印發的《干部人事檔案工作條例》中就明確規定：“組織人事部門應當堅持‘凡提必審‘凡進必審，干部管理權限發生變化的‘凡轉必審，在干部動議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調、交流，人才引進，軍隊轉業（復員）安置，檔案轉遞、接收等環節，嚴格按照有關政策和標準，及時做好干部人事檔案審核工作。”對人事檔案在干部選拔、任用、安置和流動中的重要依據和憑證作用進行了充分的肯定。

3.監督和管理人才。近年來時有人事檔案造假的報道，這些事件既是對社會公平正義的損害，也是對人力資源管理工作的挑戰，但也說明了人事檔案在人力資源管理中的重要性。工作人員在其生活經歷和工作經歷中，所有的行為都將收錄入人事檔案，而在其人生的重要環節，如求職、升職和工作流動中，人事檔案都將是其重要的評價依據。定期按規定對聘任使用人員人事檔案的審核審查，既是對聘任使用人員的監督管理，也是對人力資源管理工作的自查自糾，可以有效地凈化人才市場，也有利于人力資源管理工作的良性發展。

2016年11月，中共中央辦公廳、國務院辦廳出臺了《關于深化職稱制度改革的意見》中提出：“探索建立職稱評價誠信檔案和失信黑名單制度，納入全國信用信息共享平臺。”而職稱評審材料是人事檔案重要的組成部分。2018年11月中共中央辦公廳出臺的《干部人事檔案工作條例》中也要求組織、人事部門對干部審核、審查材料和處分材料要收進其人事檔案中分類保存，同時要求在干部的招聘、引進、提拔、任用和流動前，必須審核其人事檔案。這些政策和措施的出臺，可以說是充分利用了人事檔案在選人、用人中的監督和管理作用。

四、人事檔案的分類、管理和利用現狀

1.人事檔案的分類。人事檔案根據人員屬性可分干部人事檔案、企業職工人事檔案和流動人員人事檔案;從人事檔案記錄的載體可分為數字化人事檔案和紙質人事檔案;從管理權限可分為單位職工人事檔案和流動人員人事檔案。

2.人事檔案管理的現狀。人事檔案是一項與人力資源管理工作相伴而生，源遠流長的工作，也是實際生活中一項專門的工作。但是現實工作中，人們對人事檔案管理的研究和宣傳還較少，除了國家的一些規章制度外，用于指導該項工作開展的理論體系還不豐富，很多企事業單位職工對人事檔案不了解，對人事檔案的重要性認識不夠，甚至有些人就業幾十年，其檔案還在就讀學校存放，或者有些流動人員的檔案自己都不知道存放在何處。基于上述原因，導致人事檔案管理人員缺少專業的人才，很多是半路出家，邊做邊學，管理人員的專業化和職業化不足，影響了人事檔案管理工作的進一步開展和發展。

3.人事檔案在人力資源管理中利用的現狀。在當前數字化的時代，很多人事檔案還是紙質化，利用限于人工操作，利用和管理范圍還是局限于本單位利用和管理為主，跨單位、跨地域的查閱、借閱數量較少，即使有也大多需要專人專程辦理，費時費力且成本較高。這些使得人事檔案的信息資源開發利用率不高，人事檔案在人力資源管理中的作用沒有得到充分發揮。同時，人事檔案的管理和利用方式在很多地方和單位的人工操作，使利用人事檔案為人力資源管理提供抉擇依據的客觀性、可靠性、完整性和權威性存在不確定性。影響了人力資源管理對人事檔案利用的效果、權威和意愿。

五、現代人力資源管理對人事檔案利用的需求

隨著社會的發展，人員流動性越來越大，用人方式多種多樣，就業形式也靈活多變。在萬物可聯的物聯網和大數據時代，人力資源管理也一樣希望通過某些材料的數字信息，把反映一個人長期的各方面表現進行客觀的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最經濟的方式，找到最適合的人員。而人事檔案正是人力資源管理部門所希望得到的那些材料。但現階段由于人事檔案數字化程度不高，收集的材料內容不夠豐富，人事檔案工作還沒有全民開展，可供利用的資源和范圍有限，即使具有專門人事檔案保存和管理的單位，也僅只在本單位的范圍內開展人事檔案的利用工作，且只管理本單位人員的人事檔案。這使人事檔案的相關信息相對割裂孤立，利用極不方便。同時，人事檔案管理人員流動性大，素質參差不齊，職業化程度不高，這樣的管理水平也使人事檔案難以滿足人力資源管理部門的需求。這些，使得人事檔案的利用價值降低，利用率不高，為人力資源部門提供參考和憑證的作用難以得到充分的體現和發揮。遠沒有達到人們當初創建人事檔案就是為了為人力資源管理服務的初衷。

六、更好地服務于現代人力資源管理，人事檔案管理工作應在以下方面加強改進和管理

1.人事檔案本身真實性、客觀性和權威性的保證。近年不斷爆出有人利用他人人事檔案求學、就業的新聞，也有的人通過學歷、經歷造假等手段，利用假的人事檔案謀取不當利益。這些極大地損害了人事檔案的公信力，使人事檔案的權威性受到質疑。影響了人力資源管理對人事檔案主動利用的意愿，也為假檔案的存在提供了存在和造假的空間。要杜絕這些現象，必須對人事檔案在全國范圍內進行徹底的清查核實，去偽存真，還人事檔案本身應具有的客觀性和真實性的本來屬性。

2.人事檔案本身信息收集、鑒定和保存、管理制度的完善

（1）全民開展人事檔案制度。目前，人事檔案工作僅在政府機關、事業單位、一些社會團體和企業單位開展，對一些私營企業、流動人員、靈活就業人員和廣大農民，并沒有建立人事檔案，也沒有專門人事檔案管理機構和人員，更談不上人事檔案材料的收集、更新和鑒別等。在過去傳統時代，這種情況對人們的生活和工作，對人力資源管理部門和政府相關部門的工作看似也沒有大的影響，但是隨著社會的發展，大數據、物聯網時代的到來，人們連種地都用上了信息化的手段，但作為國家的主人，社會主體的人的基本信息還長期滯后于社會的發展，這極大地拖累了各級各類人力資源管理部門的工作效率，工作實績，加大工作成本。

（2）人事檔案收集的內容范圍還可進一步拓展。目前的人事檔案，還只有10個類別的材料，涵蓋個人三齡兩歷一身份、基本社會關系和組織、人事部門開展的審核、考核以及個人獲得的獎懲和工資待遇等內容。內容還不夠豐富，如對個人有著重要意義的社保信息、醫保信息、納稅信息、住房信息和誠信信息等重要信息，還沒有進入人事檔案收集保管的范圍，只是掌握在少數機構手中，成為信息的孤島，不能為組織和人力資源部門所利用，不利于相應部門通過人事檔案，對個人健康、誠信和廉政情況的審查審核，淡化了組織和人力資源部門對相關人員的監督和關注，也給相關失信人員和腐敗分子提供了做假和逃避監督審查的空間，降低了人事檔案的利用價值。因此，應進一步豐富和拓展人事檔案收集材料的內容和范圍，使人事檔案真正能反映個人的全面情況，使人力資源管理部門通過對人事檔案的查閱審核，就能對人做出綜合的判斷。

3.順應數字化時代的發展，盡快推進人事檔案數字化建設。人事檔案要融入信息時代的發展潮流中，自身必須先符合信息時代的要求，盡快數字化。具備信息時代的基本特征，才可以接入到大數據的各個端口，成為各類數據中的一員。但是，人事檔案數字化面臨著兩個問題，一個是經費問題，一些單位長期以來積累的人事檔案數量龐大，要全部數字化將面臨大筆經費開支，預算難以完成。另外人事檔案具有保密性的要求，一些單位在場地、設施等硬件上一時難以滿足，數字化工作一時難以開展。但不論是什么樣的困難，信息化的時代已經到來，歷史的洪流將會隨著時代的發展滾滾向前，人事檔案也不例外。

4.實現人事檔案信息在保密的前提下互通共享。大數據、物聯網時代的基本特征就是各種數據互通共享。現在異地醫保結算已經在一些地方運行，銀行信息、住房信息等也已經在一定范圍內實現了互通共享。這說明，相關數據的互通共享在技術上已經有了一定支撐，在實際生活和工作中也有需求。如果人事檔案信息收集中增加銀行信息、社保信息、醫保信息、住房信息和誠信信息后，能實現在保密的前提下，一定范圍和要求內互通共享，將極大地提高人力資源管理的效率，并降低成本。

5.建設一支專業和職業的人事檔案管理隊伍，提高人事檔案管理質量。人事檔案中存在的各種問題，除了要從制度上加以規范外，還應加強人事檔案管理人才隊伍的建設，從整體上提高人事檔案管理人員的業務素質和政治素養，使人事檔案管理人員形成一支專業的和職業的隊伍，除了能嚴格按照規章制度管理檔案外，還應具有一定的人事檔案審查審核能力，才能在實際工作中把好人事檔案管理的各個關口，確保人事檔案的真實性和權威性。只有在制度保障和人員保障的雙重作用下，人事檔案為人力資源管理服務的各項預期才能得以實現和落實。

參考文獻：

[1]李曉婷.人事檔案管理實務[M].上海：復旦大學出版社，2019

[2]馬 娥.干部人事檔案工作的管理與思考[J].檔案管理，2020

（作者單位：海南大學人事處）