基于“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院報(bào)銷流程設(shè)計(jì)與優(yōu)勢(shì)分析

賴曉維 寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院

一、傳統(tǒng)窗口報(bào)銷流程

(一)醫(yī)院傳統(tǒng)窗口報(bào)銷流程

經(jīng)辦人攜帶發(fā)票及相關(guān)佐證資料，到財(cái)務(wù)科窗口，在財(cái)務(wù)人員指導(dǎo)下，填寫報(bào)銷單。

財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證進(jìn)行規(guī)范整理、審核或?qū)?bào)賬人員提出該方面的規(guī)范要求；指導(dǎo)經(jīng)辦人填制費(fèi)用報(bào)銷單；按規(guī)定粘貼原始憑證，對(duì)填寫和黏貼不符合要求的，退回予以重填重黏。經(jīng)辦人將審核無誤的原始憑證，尋找職能部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、各職能科室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，超過一定金額需要加簽總會(huì)計(jì)師及院長。所有審批結(jié)束后，將原始憑證交財(cái)務(wù)科付款。

圖1傳統(tǒng)報(bào)銷流程圖

(二)傳統(tǒng)流程現(xiàn)狀及缺陷

1.資金量、業(yè)務(wù)量劇增，單位人員成本增加

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，各項(xiàng)報(bào)銷工作的內(nèi)容變得更加廣泛，同時(shí)，同類業(yè)務(wù)也在規(guī)模性擴(kuò)大。這就導(dǎo)致醫(yī)院資金量、業(yè)務(wù)量劇增，不管是咨詢量還是業(yè)務(wù)量，都使得財(cái)務(wù)審核工作壓力增大，工作效率低下，無法滿足財(cái)務(wù)管理的需求。在信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，若還是墨守成規(guī)，不進(jìn)行變革，單位將招募更多人員來疲于應(yīng)付報(bào)銷，不僅會(huì)增加單位人員成本，還容易出錯(cuò)，重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)增加，是管理人員無法起到管理的作用，而是機(jī)械重復(fù)勞動(dòng)，埋沒人才。

2.傳統(tǒng)報(bào)銷流程繁瑣，審批效率低

窗口報(bào)銷需要經(jīng)辦人按照單位資金審批流程，尋找各個(gè)負(fù)責(zé)人報(bào)銷，并且要按順序簽字，若其中中間環(huán)節(jié)有一位審批人不在單位，即使其他相關(guān)負(fù)責(zé)人都在，也無法審批，等到該環(huán)節(jié)審批人到達(dá)，其他相關(guān)審批人也不一定在場(chǎng)能完成審批，因此報(bào)銷人需要尋找較多次數(shù)才能完成最終簽字，審批效率非常低下。

3.人工管控導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行情況難以實(shí)時(shí)體現(xiàn)，預(yù)算管控滯后

目前都是人工窗口辦理報(bào)銷，在報(bào)銷結(jié)束后才做費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，這使得費(fèi)用支出與預(yù)算相脫節(jié)。事前預(yù)算無法得到有效管控，事后報(bào)銷手續(xù)繁瑣導(dǎo)致員工報(bào)銷滯后，往往一張單據(jù)都到第二年進(jìn)行報(bào)銷，使得當(dāng)年支出數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，存在較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、自助報(bào)銷平臺(tái)報(bào)銷流程設(shè)計(jì)

(一)整體設(shè)計(jì)思路

為改變目前存在的問題和醫(yī)院中較為落后的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的信息化水平，醫(yī)院計(jì)劃成立“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)管理”自助報(bào)銷共享平臺(tái)構(gòu)建工作小組，圍繞報(bào)銷流程環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，以職工差旅費(fèi)和培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷為切入點(diǎn)，通過計(jì)算機(jī)或手機(jī)下載報(bào)銷App，通過手機(jī)端掃描原始憑證，填制網(wǎng)絡(luò)審批單，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批報(bào)銷和支付。以此項(xiàng)目為試點(diǎn)構(gòu)建醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)批工作的自助信息化管理平臺(tái)，逐步研究適用于醫(yī)院和醫(yī)療行業(yè)的財(cái)務(wù)自助信息化管理平臺(tái)。以具體實(shí)例結(jié)合實(shí)務(wù)為切入點(diǎn)，從財(cái)務(wù)管理和內(nèi)控管理角度考察整個(gè)平臺(tái)構(gòu)建的內(nèi)控管理要求和信息化要求，以及財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的設(shè)計(jì)工作。

經(jīng)辦人不需要再到財(cái)務(wù)窗口填寫報(bào)銷單據(jù)，只需要手機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上傳附件照片，按照提示填寫報(bào)銷時(shí)間、事由、內(nèi)容等相關(guān)信息，提交至相關(guān)路徑上各節(jié)點(diǎn)。經(jīng)過線上各節(jié)點(diǎn)依次審核，先由財(cái)務(wù)稽核后提交至相關(guān)職能科室審核，再經(jīng)財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核后提交至相關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)，若中途發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可退回至本人重新填寫。審批流程結(jié)束后，將紙質(zhì)附件交由財(cái)務(wù)審核付款，財(cái)務(wù)審核后自動(dòng)記賬并提交出納，自動(dòng)付款后進(jìn)行記賬。具體見圖2自助報(bào)銷共享平臺(tái)流程設(shè)計(jì)圖。

圖2自助報(bào)銷共享平臺(tái)流程設(shè)計(jì)圖

(二)具體設(shè)計(jì)內(nèi)容

1.員工管理：首先按固定格式制作并導(dǎo)入企業(yè)通訊錄：包含姓名、工號(hào)、手機(jī)、所在部門、職位、級(jí)別、成本中心，銀行賬號(hào)等基本信息。

2.預(yù)算管理按照年份、成本中心、費(fèi)用類別等進(jìn)行預(yù)算編制和調(diào)整。

3.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)按照員工級(jí)別、城市等級(jí)設(shè)置住宿標(biāo)準(zhǔn)；按員工級(jí)別、年/月/日設(shè)置補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。

4.權(quán)限管理分配員工擁有系統(tǒng)管理員、審批管理員、財(cái)務(wù)管理員、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、出納等權(quán)限。

5.審批管理按照歸口部門，設(shè)置差旅報(bào)銷、日常報(bào)銷、付款、借款等流程的審批人和審批條件，并自定義表單模板。

6.出納模塊：將付款單位或者報(bào)銷人等賬戶名稱，開戶行及賬號(hào)等銀行信息，以及付款金額等生成支付指令，與銀行客戶端進(jìn)行接口。

7.憑證模塊設(shè)置：將員工信息、具體費(fèi)用項(xiàng)目內(nèi)容、出差類型、事項(xiàng)等項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目、預(yù)算會(huì)計(jì)科目掛鉤，自動(dòng)生成憑證。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的報(bào)銷流程優(yōu)勢(shì)

(一)減輕財(cái)務(wù)報(bào)銷、付款工作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬

隨著醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大，只有精細(xì)的管理才能夠讓醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效。在面對(duì)各項(xiàng)工作大量襲來的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員常常會(huì)力不從心，尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)管理者來說，管理難度大，所以需要使用高效便捷的網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)來幫助財(cái)務(wù)人員排憂解難，同時(shí)也為醫(yī)院的發(fā)展起到一個(gè)推進(jìn)的作用。

財(cái)務(wù)報(bào)銷流程改革不僅僅是某一單環(huán)節(jié)變革，而是涉及財(cái)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)工作壓力得到減輕，同時(shí)出納的付款系統(tǒng)錄入工作也相應(yīng)減少，自動(dòng)記賬不僅減輕財(cái)務(wù)人員工作量，提高效率，同時(shí)還增加了記賬的準(zhǔn)確性，不會(huì)因?yàn)橹茊稳藛T的輪換或者疏忽導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。

(二)優(yōu)化報(bào)銷流程，提高審批效率

事業(yè)單位自己審批流程復(fù)雜，經(jīng)費(fèi)須經(jīng)財(cái)務(wù)稽核、職能科室審核、財(cái)務(wù)部長審核、分管院領(lǐng)導(dǎo)審批；超過一定金額需要增加總會(huì)計(jì)師、書記、院長審批。實(shí)行線上報(bào)銷，經(jīng)辦人辦理報(bào)銷事宜不需要再各處尋找領(lǐng)導(dǎo)審批，只需要在線上提交報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員在線上稽核后，數(shù)據(jù)及內(nèi)容將會(huì)推送給各相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)隨地在線上進(jìn)行審批，打破了開會(huì)、外出等因素的限制，大大提高了審批的效率，積極響應(yīng)國家“最多跑一次”號(hào)召。

(三)實(shí)現(xiàn)預(yù)算前瞻控制，及時(shí)反饋預(yù)算執(zhí)行情況

實(shí)行線上審批后，各部門都設(shè)定了各事項(xiàng)預(yù)算金額，無預(yù)算不支出，若超過預(yù)算系統(tǒng)將自動(dòng)預(yù)警，無法超預(yù)算審批。如有特殊事項(xiàng)，經(jīng)相關(guān)審批手續(xù)，可以申請(qǐng)追加預(yù)算，并由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，錄入系統(tǒng)，方可支出。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審批控制與預(yù)算控制相結(jié)合，突出預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性和約束力，從而進(jìn)而完善內(nèi)部控制，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)對(duì)支出情況進(jìn)行監(jiān)督，審批人可充分了解預(yù)算使用情況，便于醫(yī)院費(fèi)用管控。系統(tǒng)可實(shí)時(shí)查看預(yù)算執(zhí)行情況，職工可查看了解剩余預(yù)算，合理安排費(fèi)用。

(四)便于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的跟蹤、查詢及統(tǒng)計(jì)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理

實(shí)行電子報(bào)銷后，系統(tǒng)能記錄報(bào)銷人提交的業(yè)務(wù)單據(jù)內(nèi)容、報(bào)銷金額、業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、發(fā)票張數(shù)等相關(guān)報(bào)銷信息，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查看數(shù)據(jù)，分項(xiàng)目分類型統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，輕松了解各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況，緩解原有的手工統(tǒng)計(jì)的壓力。單位財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域從原來的時(shí)候靜態(tài)核算擴(kuò)展到財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程、全方位的動(dòng)態(tài)控制。同時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，分類更加清晰，也便于院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解費(fèi)用發(fā)生情況，做出合理決策，使財(cái)務(wù)管理從“核算型”向“控制分析與決策”轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理。■