高校人事檔案單套制管理的挑戰與機遇

李穗寧

摘 要：大數據時代下，以雙套制的管理模式造成檔案管理工作人員負荷重，效率不高，對人力、物力資源造成嚴重的浪費，而且工作效率低下，不利于保障電子檔案真實性與完整性。隨著國家進一步對單套制管理模式中法律地位的確定、信息安全技術水平的成熟，檔案工作者素質進一步提高，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程中來。單套制作為新的管理模式，必將面對新的挑戰，本文從當前高校雙套制管理模式現狀、存在問題、單套制管理優點、面對的挑戰與機遇，提出高校人事檔案采取單套制的一些對策。

關鍵詞：高校人事檔案;雙套制;單套制

大數據時代，信息化已成為各行各類迫切的需要，電子政務涵蓋了政府、銀行、企業、學校等各個行業，國內對電子檔案歸檔管理中，主要有單套制和雙套制兩種管模式，但由于單套制在法律、技術上的不成熟，國內對電子檔案的管理，采用雙套制為主要的管理模式。早在2002年，國家在《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）對“雙套制”規定上：“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等?！比欢?，隨著時代發展，雙套制式的管理模式在電子檔案歸檔管理中弊端越來越明顯，“雙套制”歸檔模式造成的資源浪費問題尤為突出，而且管理效率低下。隨著國家電子文件歸檔制度法律進一步完善，技術日益成熟，單套制的管理模式再次提上日程上來。高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，為提高校人事檔案管理水平，節省人力、物力方面資源，提高歸檔管理效率，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程上來。

一、高校人事檔案管理的現狀

1.管理不夠規范化

當前，高校人事電子檔案采用的是雙套制歸檔管理模式，并且確立制定一系列的歸檔管理制。但隨著國內高校人事改革的深入，高校人員流動加快，人員引進，人員流出比較頻繁。在人事流動頻率加快，做好以“三齡二歷一身份”為 核心的十類內容的歸檔管理，以保證人事檔案的準確性、完整性、真實性。然而，由于部分教職工檔案意識比較淡薄，人事檔案管理不夠規范化，表現在高校人事檔案管理中經常存在不“有人無檔，有檔無人”現象。究其原因，在雙套制的管理模式下，高校在人員流動中，新引進人員原單位不放人，其電子檔案新單位無權調動，以致引進人員到崗后，其電子檔案卻沒能調入新單位，造成“有人無檔”現象;同時，部分離職的人員，人事管理信息滯后，沒來得及通知離職人員的檔案調離，造成“有檔無人”現象。

2.歸檔管理的繁瑣，效率低

采取雙套制的歸檔制度，人事檔案管理人員不僅要利用電子檔案信息管理系統對電子檔案操作處理技術來對電子文件的進行存儲管理，而且還需要對與之相配套的紙質檔案進行收集、分類、整理、編研、歸檔，這不僅增加了管理人員的工作負荷，而且導致檔案管理效率低下，在利用時還需要反復查閱調檔。增加檔案管理工作都者的工作量。比如每年一次的職稱評定材料，申報教職工需要人事檔案管理為其提供近幾年來職工年度工作考核登記表（專業技術總結），以及上一級別的職稱申報材料，而職稱參評人員亦需要調取相關申請參評職稱的教職工檔案資料幾份，這就要求在職稱評定內短短的二三個月內，人事檔案管理工作者要為參評的教職工以審評人員提供大量的人事檔案資料。雙套制管理模式中，還需要對紙質手工操作的紙質檔案提供調檔，致使人事檔案管理工作者工作量大，勞動強度大，密集性高，工作效率相應低下。

3.管理人員負荷重

中組部 1991 年頒布的條例規定每 1000 份人事檔案配備 1 名專職檔案管理人員。隨著時代的發展，這匹配標準在大數據時代下，信息化服務、現代化管理中已不再適用。以廣西民族大學人事檔案為例，到2018年5月，事業編在職教工約2104人，離退休教職工約 1100，死亡教工約300 人，三者合計約 3500 人，而專職人事檔案管理人員僅1人，滿編狀態亟待解決。

二、單套制歸檔管理的優點

1.節省管理成本

大數時代中，高校人事檔案來源持續不間斷的，但并非所有的人事資料都具有保存價值，很多電子檔案并不具備充分的保存價值。在雙套制歸檔管理方式中，不論有沒有保存價值的電子資料，都需要作為電子檔案的紙質檔案的方式配套歸檔保存，這僅造成紙質資源的浪費，而且對紙質檔案需要進行人工分類整理歸檔，不僅占用場地保存空間，而且造成占用大量人力資源，造成場地空間與人力資源的浪費。單套制的管理模式下，不僅有利于節省紙質資源，而且節省人工分類整理歸檔的人力資源與檔案儲存空間的場地資源，降低檔案的管理成本與管理費用。

2.提高管理效率

雙套制下的人事檔案管理方式，需要對與配套的電子檔案以紙質檔案進行收集、分類、整理、編研、歸檔等六個環節，造成人力資源的消耗與管理效率的低下。在單套制管理模式下，人事檔案歸檔管理工作是同步進行的，消除了紙質檔案的管理，在電子歸檔案中，所消耗的人力資源與時間、空間只是極小的一部，管理方式流程的簡化，提高人事檔案的管理效率。此外，在單套式的檔案管理模式下，在人事檔案利用中，可以實現遠程方式檢索利用，不僅迅速便捷，而且提高了人事檔案的利用效率。

3.確保檔案的完整性和真實性

人事檔案單套制的管理模式下，一些人事電子檔案是以視頻、音像、ppt、圖文等方式進行存儲管理，單軌制強調電子文件運行的狀態中的管理，保持元數據的真實性，從而確保人事檔案的原始性，避免了雙套制中紙質檔案保存中可能造成信息的不對稱、表達意思的不完整性。同時，單套制管理模式下，避免了雙套制管理模式下人事檔案利用過程中造成對紙質檔案的損傷或是對紙質檔案利用過程因信息資源丟失而造成的損害。

三、高校檔案單套制管理面臨的挑戰

1.法律地位不夠明確

雙套制是目前國內電子檔案主要管理模式。雖然最高人民法院已明確電子檔案在法律中具有憑證作用，但當前國內現行的《檔案法》（2016年修正版）并沒有明確電子檔案的法律效力是否與紙質檔案同等的法律效力地位，這導致高校電子人事檔案在歸檔管理中，由于人事檔案的重要性與敏感性，使電子人事檔案單套制難以在高校得到認可與推廣，法律地位嚴重制約單套制在高校人事檔案管理中的推廣與應用。