新時期人事檔案電子信息化管理探討

蔡云艷

摘 要：在新的歷史時期下，傳統紙質人事檔案管理已不能滿足時代的要求，人事檔案須向電子信息化方向轉變，本文從電子信息化管理方式與傳統紙質管理方式對比的角度，強調了人事檔案電子信息化的必要性，對人事檔案信息化建設進行探討，并給出相關建議，希望給相關人員及部門提供幫助。

關鍵詞：人事檔案;新時期;管理;電子信息化

人事檔案是個人經歷、思想品德、業務能力等情況的真實記錄，是一個人真實面貌的客觀反映，正如《人事檔案管理概論》中描述的“檔如其人”或“檔即其人”一樣，人事檔案是了解人、使用人的重要依據，那么在這個知識時代的新時期，企業想要獲得更好的發展，就要通過人事檔案管理，實現人力資源的合理配置，因此做好人事檔案管理對于企業發展具有重大意義。而目前我國人事檔案管理正處于轉型期，推進人事檔案電子信息化是現代企業信息化的必然結果，也是今后企業人事檔案管理工作的目標和方向。

一、新時期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會的到來，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發生了很多變化。比如，網上購物和快捷支付等等。目前，電子技術已經成為各行各業工作中的一大助力，但是仍有一些領域延續著過去傳統的工作方式，如在人事檔案管理領域，還在使用傳統紙質檔案存儲的管理方式。在科技逐漸發展的條件下，人事檔案管理者應該認識到電子技術的重要協助作用，思考如何將電子化、信息化技術應用到人事檔案管理中，進而改變傳統的檔案管理模式這一重要問題。眾所周知，傳統紙質檔案存儲的管理方式會產生繁重的工作量，而檔案信息量過大還可能導致檔案存放的雜亂無章、進而出現信息共享率低和查詢不方便的普遍現象。紙質檔案的存儲方式也很容易出現檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發生。另外，在傳統紙質檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對稱、信息失真、虛假等現象（如圖1）?；诖?，傳統的人事檔案管理方式已經不適用于現代的發展要求，尤其是在發展迅速、工作人員巨多的中央企業，人事檔案工作更是繁重。因此在新時期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統紙質檔案管理向電子信息化管理邁進，人事檔案電子信息化管理，就是以計算機為載體，以一個系統為依托，對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數據，而在電子化和數字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，同時有專門的人員對信息進行更新維護，極大地發揮出了檔案的價值。人事檔案電子信息化不僅順應了時代發展的需求與變化，還會提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。

1.易管理、方便查閱

人事檔案電子信息化具有易管理、方便查閱的優點。傳統紙質人事檔案管理方式不僅會形成巨大的工作量、增加人事檔案管理的難度，長此以往，還會因紙張存放造成一定程度的成本費用，尤其是員工人數眾多的中鐵集團。而且，傳統紙質檔案的保存需要特定的房間和條件，需要專門的人員對此進行管理，管理者不可能是長期不變的，如果檔案管理者發生變動，檔案還可能因此出現信息記錄不完整和檔案遺失的現象，而這些潛在的問題無形中給資料的查詢和工作的調用帶來了巨大的不便。與此相反，將人事檔案進行電子信息化管理不僅會減少因紙張存放造成的各種成本費用，也可以避免因紙質檔案堆放雜亂無章進而導致檔案查詢困難的問題（如圖2所示）。另外，也可以減少因管理者調動造成的檔案記錄不完整和檔案缺失的現象。而且人事檔案電子化管理可以在計算機上直接而準確的查詢到需要的信息，能夠在較短時間高效的完成工作。綜上所述，人事檔案電子信息化不僅可以彌補傳統紙質檔案管理的不足，實現了人事檔案既方便管理又方便查詢，而且減少了人事檔案管理的成本費用，提高人事檔案管理的工作效率。

2.易更新，不受限制

人事檔案電子信息化還具有檔案易更新，不受行業限制的特點。人事變動較大是建筑行業明顯區別于其他行業的特點，這在無形中增加了建筑行業人事檔案管理的難度。在傳統紙質人事檔案管理模式下，建筑行業的人事檔案信息與實際情況相比表現出了明顯的滯后性，進而使得無法做好檔案的動態管理工作。而人事檔案電子信息化管理能明顯克服傳統紙質管理的困難，能夠做到實時收集信息并把信息及時存入數據庫，做到對職工的檔案隨時更新、修改和補充，不受時間和地點的限制，保證人事信息的及時性和準確性。同時電子檔案的儲存量也遠遠超過紙質的檔案儲存方式，不會受到紙張的限制，可以使其記錄的信息與紙質的相比更加完整、細致。

3.易保存、防涂改

與傳統紙質人事檔案管理相比，人事檔案信息化管理具有易保存和易涂改的特點。電子檔案能有效避免溫度、水、微生物等不可控因素對檔案耐久性的影響，還可以避免因管理人員變動造成檔案內容的丟失、損壞等現象，大大降低了紙質檔案損壞不可復原的風險。雖然人事檔案電子化已經是必然趨勢，但是紙質檔案也絕對不會因此而消弭，紙質檔案始終是人事檔案管理的重要組成部分。在人事檔案管理工作中，保證電子檔案流程化、規范化后，要對紙質檔案與電子檔案分開管理，雙管齊下可以避免因人為因素造成的檔案惡意修改、惡意盜取等現象。紙質檔案遺失時，電子檔案也可以做到補充作用，在平時工作中電子檔案就足以滿足要求，這也大大降低了紙質檔案因為工作需要而產生的磨損。也就是說對人事檔案信息化管理能夠高度實現辦公自動化和管理自動化，而對人事檔案分別進行紙質管理和電子化管理能高度保證鐵路集團人事檔案信息的安全性和保密性。

二、新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

1.提高相關工作人員的工作素質

人事檔案作為一個人經歷和德才的反應，本身就具有嚴謹性的特點，因此這就對從事該項工作的人員提出了嚴格的要求。在要求工作人員滿足最基本的具有責任心的基礎上，具備一定的人事管理經驗和檔案管理技術，同時還需要具有嚴格的保密意識，對相關的技術人員的人事檔案進行嚴格的保密，才能避免技術和內部重要文件的泄露。而在新時期，隨著信息化時代的到來，人事檔案管理工作對從事該項工作的人員提出了新要求，不但要求工作人員掌握一定程度的電子信息化管理技術和計算機操作水平，還要求其具有一定的工作責任心和保密意識。在人事檔案電子信息化管理的工作中，充分發揮科技的力量，充分利用先進的技術，提高人事檔案管理的效率，構建高效的人事檔案查詢系統和管理系統，保證人事檔案查詢的快捷和檔案信息的實時更新等內容，同時還要保障檔案信息的秘密管理，防止出現人事檔案信息泄露。也就是說，企業應該對從事人事檔案管理工作的人員進行培訓，在培養他們責任心和保密意識的同時，提高其專業技能和計算機操作水平，在遵循規范流程開展管理活動時，提升企業人事檔案管理的實效性。

2.建立完善電子檔案管理系統

隨著科技的發展，人事檔案電子信息化與傳統紙質檔案相比具有種種優點，那么在這個新時期下，人事檔案電子信息化將是必然的發展趨勢和企業人事檔案管理的重要發展方向。人事檔案從傳統紙質邁向電子信息化的過程中，發現了新問題。我們想要實現人事檔案信息化管理，就需要將紙質檔案轉換為電子檔案儲存在計算機中，而這恰恰需要合適的系統為依托，才能進一步實現檔案的電子信息化管理。也就是說，企業或集團想要人事檔案電子化管理落地實施，其重中之重就是建立一個可靠的檔案管理系統。想要建立可靠的檔案管理系統，就需要企業在系統開發和管理方面投入足夠的資金，還要引進技術型和管理型人才，才能建立一個集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統上進行資金投入是不夠的，還需要進一步為檔案管理工作配置合適的設備，還需要專門的人員定期對設備和系統進行維護，保證檔案管理系統的正常運行。同時企業要建立相關的檔案管理的規章制度，保障企業人事檔案管理有效開展，才能使人事檔案電子信息化管理逐步規范化、流程化。

3.加大人事檔案與時俱進的更新

傳統的人事檔案管理工作操作簡單，檔案信息長期靜止，當員工業績、崗位、學歷和技能發生變化和調整時，不能夠在檔案信息中得到體現。也就是說，人事檔案信息與人員的實際情況相比表現出了明顯的滯后性和不準確性。而電子信息化可以通過電腦的簡單操作保證信息的更新，便于查詢。在電子檔案建成后，還要根據實際情況對檔案信息進行錄入，不斷對人事信息進行完善，保障人事檔案信息的與時俱進。同時，企業應該設立專門的檔案管理部門，以對檔案信息進行跟蹤和維護，實現人事信息的更新工作。另外，應該對人事檔案信息設立權限，厘清哪些人是具有查閱的資格，哪些人對檔案信息具有修改的資格，這也將進一步增加檔案信息的可靠性和安全性。

4.加強對人事檔案管理工作的重視程度

在傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息與實際情況相比表現出了明顯的滯后性，這其中很大一部分原因是領導和管理人員對人事檔案管理的不重視，使得企業員工的工作能力、思想素質等其他個人信息在人事檔案中得不到體現，在人事調動和工作安排中人事檔案不能發揮其原本的作用。因此，要加強對人事檔案信息化建設的重視程度，在領導的重視下引導管理人員和工作人員對其重視程度，逐步提升管理能力，以更好的態度為人事檔案信息化的管理開展而服務，做到及時錄用、更新信息，使人事檔案在人事調動中發揮出其最大化價值，使企業能夠唯才是舉，知人善任，進而使企業員工在企業中發揮出最大化價值。

三、結語

總而言之，人事檔案電子信息化管理不僅能代替傳統紙質檔案管理方式，彌補其不足之處，還能提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。在企業的人事檔案信息管理工作中，做好對信息的分類管理，以及電子化管理，能夠使人事信息清晰、明確的呈現在系統上，方便管理。這些人事信息往往是企業保密工作的重點，也是進行工作分配和工作決策的重要依據。保證人事檔案管理的高效和便捷，對于集團整體工作來說是十分重要的。因此在新時期下，人事檔案電子信息化管理的發展和落實非常值得重視。

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（作者單位：陜西中鐵一局正方天域置業有限公司）