醫療科研項目檔案資料收集難的原因分析及對策

李倩

摘 要：以海南醫學院附屬海南醫院為例，調查了醫學院校附屬單位科研項目檔案歸檔和利用現狀，發現醫護人員普遍支持科研項目檔案開放，期待科研項目檔案數字化與共享平臺建設。但受訪單位館藏的科研項目檔案數量少，檔案服務的便利性、有效性和利用率并不高。本研究提出若干建議：擺正檔案工作參與單位管理工作的位置，搭建科研管理網絡平臺、充實檔案資源、提升服務質量，加速推進檔案數字化和共享交流平臺建設。

關鍵詞：科研項目;檔案收集;問卷調查;原因分析;對策

前言

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。目前，海南醫學院各附屬醫院的醫療科研項目檔案主要以紙質存放在單位的檔案部門或科研管理職能部門，但館（室）藏量少，利用率不高，如何破解科研項目檔案收集難問題，是醫療機構當前應著重思考的問題。

一、調查對象與方法

為規范海南醫學院附屬醫療機構科研項目檔案管理工作，提高其有效性，本研究主要以其規模最大的海南醫學院附屬海南醫院相關人員為調查對象，自行編制了《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（一）》（面對普通醫務人員）對有關人員展開問卷調查，以掌握醫學院校附屬單位科研項目檔案利用和數字化現狀。并向其科研管理部門和檔案工作部門工作人員線下發放問卷《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（二）》（面對科研管理部門工作人員和檔案工作部門工作人員），進行直面訪談或電話訪談，以掌握海南醫學院附屬海南醫院科研項目檔案館（室）藏情況和數字化現狀。

二、調查結果和問題分析

1.調研結果

發放《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（一）》（面對普通醫務人員）600份，回收573份;《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（二）》（面對科研管理部門工作人員和檔案工作部門工作人員）以面對面或電話訪談7人次。

（1） 館（室）藏科研項目檔案及收集情況

據訪談醫院綜合檔案室了解，該院成立有綜合檔案室，但至今未全面實現對科研項目檔案集中管理，科研項目檔案除少量存放在綜合檔案室，大部分存放在科研管理部門，部分還散落在課題組成員手中，館（室）藏檔案數量不足300卷;據訪談科研辦了解，至今沒有指定專人負責科研項目資料的收集和歸檔工作。據了解，該院2019年各級科研立項將近100項，由此推算眾多科研項目應歸檔案資料沒有得到收集歸檔。

（2）醫務人員了解科研檔案涵蓋內容及利用情況

面對普通醫務人員發放的《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（一）》的統計數據顯示：

以上數據顯示，不足三成受訪對象了解科研項目檔案涵蓋的內容，不足一成受訪對象利用過本單位的科研項目檔案。

（3） 對科研檔案數字化處理并推進共享交流數字平臺的態度

《科研項目檔案利用和數字化現狀調查問卷（一）》統計數據顯示

可見，接近九成的受訪對象支持檔案數字化處理，并希望在數字平臺上獲得交流學習。

2.問題分析

以上調查數據及訪談結果反映，海南醫學院附屬海南醫院科研項目檔案管理工作不規范，導致館（室）藏檔案數量少，提供利用率低，這與占九成受訪對象強烈支持科研項目檔案資源共享交流形成大反差，分析其原因非常必要。

（1）醫院管理高層對科研項目檔案管理工作重視不夠

主要體現在，當大量應歸檔的科研項目資料未得到收集歸檔時，結項驗收工作卻不受影響，相關工作人員沒有被問責。檔案工作的好壞對相關人員的績效考評無任何影響。據該院檔案工作人員反映，多次向科研管理部門催收科研項目資料未果，相關職能部門不作為，并沒有受到醫院高層的批評，助長科研項目檔案收集工作難的局面越發失控。醫院高層不重視科研檔案管理工作的另一體現在于科研管理部門沒有指定專人負責科研項目的檔案資料收集工作。據訪談了解，海南醫學院附屬海南醫院職工4000多人，但科研處配置1名負責人3名辦事人員，要負責安排全院的學術交流和培訓;擔負全院科研全過程包括組織申報、過程管理、課題經費審核、驗收結題以及科技成果鑒定的管理組織工作，還要應付科室內部的日常管理工作。醫院每年申報課題數接近總人數的二成，獲立項審批接近百人，基于醫院人數基數巨大，科研項目應歸檔資料卻產生于以上工作的全過程，內容種類多、歷時長，部門每位工作人員都是負荷前行，根本無精力顧及不受重視的科研項目資料的歸檔工作。

（2）科研項目管理手段落后

海南醫學院附屬海南醫院未實現科研工作網絡平臺管理，目前的“手工作坊”管理手段無法保障科研項目資料收集完成性，無法保證科研項目檔案的有效性和系統性。醫務人員臨床業務繁重，許多科研項目的研究數據和實驗成果產生于日常工作，科研項目跨越時間長，且成果產生時間的不確定性，缺乏管理平臺的制約，科研管理人員無法做到對每個課題各階段的跟蹤，相關研究過程材料數據是否收集，基本上決定于課題組成員的自覺性以及對科研項目檔案的認知程度。因此在缺乏系統平臺管理的情況下，單憑課題組成員多次主動邁開雙腳出門到科研管理部門交材料，積極性容易受挫，最終結果是課題成員更寧愿自己保管相關研究數據材料。

（3）科研檔案資料收集工作沒有統一要求，缺乏規范化管理。一項工作缺乏制度化和規范化的指導，則難以按質量完成任務。該院科研辦工作人員崗位分工變換較為頻繁，且未接受過科研檔案專業培訓，對科研項目檔案的工作要求、歸檔范圍認知不到位，也無從制定科研檔案資料收集工作標準。據訪談了解，科研檔案收集情況并不理想，表現在歸檔的資料中行政審批文件較多，但重要的過程研究數據、研究成果以及應用推廣資料、申報獎項文件等其收集情況并不理想，這部分科研項目資料的收集工作質量高低，在很大程度上取決于項目組成員的積極性，而這部分的資料又恰恰是科研項目檔案的精髓，其收集不齊全對后期的檔案開發利用及發揮憑證作用十分不利。