檔案資質申報中如何加強企業檔案工作收集與檔案文化建設

錢麗銘

摘 要：企業的檔案體現了企業的成長及發展路程，是企業的信息資源與重要資產。對于企業而言，檔案資質申報十分重要。企業檔案工作的質量優劣影響到企業的權益，反映了企業的文化沉淀。在檔案資質申報中，加強企業的檔案工作收集與檔案文化建設具有重要意義，值得相關人員進行分析與探索。

關鍵詞：檔案資質申報;檔案工作收集;檔案文化建設

自改革開放后，我國市場經濟迅猛發展，市場上的企業也日益發展壯大。企業規模隨著我國經濟水平提升而逐漸擴大，檔案是企業的寶貴財富，在企業的經營活動中可以起到十分重要的作用。企業會在管理過程中產生大量檔案，并且檔案數量會隨著時間的流逝而日益增多，檔案作為信息資源的同時還有著文化屬性，檔案文化建設展示著一個企業的文化。如今，我國企業越來越關注檔案管理工作，重視檔案文化建設。

一、檔案工作收集與檔案文化建設的基本概述

檔案是最初的歷史記錄，事后無法再造，需要及時留存當時形成的文件材料才能在后續進行利用。企業的檔案工作質量優劣或多或少能夠影響到企業的經濟利益，檔案收集工作是進行檔案管理的前提與基礎。目前，許多企業的各職能部門雖然會配合檔案部門的工作，但有許多員工對于檔案收集都不夠積極，甚至有許多企業不夠重視檔案工作。因此，檔案工作會存在材料收集不齊全、資料不完整、資料不準確等情況。想要改善企業檔案收集工作，首先需要提升企業負責人對于檔案工作的重視程度與檔案工作人員的檔案意識，提高專業水平，重視行政指導，建立完善健全的考核機制。

檔案文化建設是檔案工作的重要組成部分，深入企業管理經營中的各個環節，包含企業的管理理念、經營思路、人員精神、員工規范、科技創新等，能夠有效引導企業的文化建設，是企業重要的無形資產。企業檔案在記錄企業發展史的同時還提供了許多實際的歷史文獻，記載了企業的文化。企業的方案不僅只有記錄功能，其整理分析的過程也是企業人員加深對企業文化認識的過程。企業檔案文化是一種將檔案作為基礎的文化形式，能夠幫助相關人員發掘企業文化內涵。社會發展至現階段，我國市場經濟正在進行轉型，企業加強檔案文化建設能夠有效提高企業的凝聚力與創造力，充分發揮檔案的文化價值，能夠增強企業的市場競爭力，推動企業長遠發展。

對于一個企業而言，其檔案收集工作與檔案文化建設能夠做到相互促進、共同發展。企業檔案收集工作的好壞會影響到企業檔案文化的建設，檔案工作人員在收集檔案的過程中需要堅持真實客觀的原則，努力完整且準確地展現企業的發展路徑與企業的文化歷程。檔案工作人員在進行檔案收集時既要重視宏觀又要重視微觀，既重視企業的宏觀政策、重大事件、重要成就等，又要關注企業的宣傳資料、活動材料等。企業在進行檔案收集時需要堅持集中領導、分類管理，在維護檔案安全與完善的前提下進行有效利用的原則。例如說檔案工作人員收集企業的典型人物事跡的相關資料，此類資源可以用以宣傳，那么檔案工作人員既是進行企業文化建設，也是在進行檔案管理工作。

二、檔案資質申報中加強企業檔案工作收集與檔案文化建設的重要性

《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》10號令中第六條規定：凡屬企業歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。由此可見，國家重視檔案工作并且支持企業進行檔案資質申報。以江蘇省為例，江蘇省于2012年印發了有關《江蘇省數字檔案室等級評估辦法》的通知并積極推動執行，要求各有關單位要高度重視，統籌規劃，落實措施，明確職責和分工，積極開展數字檔案室等級評估工作，全面提高各單位檔案工作現代化水平。

檔案資質申報首先需要提交申報材料，具體包括：申請報告、自評報告、評估申報表、評估打分表以及相關印證性材料。企業想要進行檔案資質申報的第一步就是收集制作這些申報材料，如果企業在日常工作中不重視檔案收集工作，那么企業收集檔案資質申報材料的難度會加大，并且質量也難以保證。檔案文化建設是檔案資質申報的關鍵，優秀的檔案文化建設是企業進行檔案資質申報的底氣。檔案資質申報是一個企業實力與成績的體現，為完成市政施工總承包特級資質申報工作，中億豐市政分公司于2017年6月歷經3個月繁鎖辛勤工作，收集并篩選了大量資質維護及升級所需要的原始證明材料。如申報中需整理累計修建城市道路長度30公里以上、累計修建直徑1米以上的供、排、中水管道（含凈寬1米以上方溝）工程30公里以上、累計修建單跨40米以上的城市橋梁5座以上、合同額8000萬元以上的市政綜合工程總承包項目5項以上等工程業績，排查了市政分公司歷年來施工的所有施工項目后，最終篩選出“人民路西延工程”、“鱸鄉南路（云龍路-南劉路）道路工程”等19個項目作為市政升特的最終項目業績，工程檔案庫起到了無可替代的作用。

三、加強企業檔案工作收集的策略

1.建立健全檔案歸檔制度

檔案工作人員想要保證檔案收集的完整性與準確性，首先需要建立可操作的檔案歸檔制度并不斷對其進行健全完善，對歸檔范圍與歸檔要求進行細化。中億豐是建筑業民企，僅中億豐市政分公司目前竣工檔案就在5500卷左右，市政工程檔案是市政工程活動中自始至終的真實記錄，通過檔案可以真實再現一項工程實施的全過程。重視市政工程檔案管理，進行市政工程檔案規范化管理，是對工程管理者在工程后續對工程實體檢索最重要的依據。再如科研檔案，各類工程獲獎證書（國優、省優、市優）、論文、QC成果、專利等數不勝數。健全的檔案歸檔制度能夠對各類檔案有條不紊地收集與歸類，將其放在合適的位置才能在最需要時有效找出并發揮出最大的作用。

2.重視檔案知識的宣傳工作

多數企業存在檔案工作落后與不規范的現象都是因為企業對于檔案的重要性沒有足夠認識，對于檔案工作也不夠重視。想要加強企業檔案收集工作，應當重視檔案知識的宣傳工作，提升企業員工的歸檔意識?？梢越柚髽I微信公眾號、微博、企業集團報、月刊等方式對企業員工進行有關檔案法、歸檔制度的主題宣傳，主要目的在于讓員工了解工作中所產生的資料既是自己的財富，也是公司的財富，應當配合檔案工作人員做好資料歸檔工作。企業在加大宣傳工作投入時首先需要考慮檔案信息資源的開發投入，其次需要重視檔案隊伍的建設投入，最后需要增加檔案的宣教投入。

3.檔案員及時修訂歸檔范圍

新形勢下企業檔案工作人員應當根據企業情況的變化及時修訂歸檔的范圍與要求。這樣可以有效避免重要材料遺落歸檔范圍外，從而防止出現企業檔案收集不全的現象。例如項目檔案驗收時，“中標通知書”、“施工合同”、“質量監督報告”、“工程竣工驗收證明書”等均應齊全準確真實，但在檢查時因個別項目資料員對“工程竣工驗收證明書”中所要求反映的工程施工內容和驗收范圍描述過于簡單，無法體現工程的實際體量和具體工程指標參數，到后期資料數據整理時又不得再次向工程建設方打報告，要求出證明。這足以說明，資料在前期編制過程中保證資料的完整性是多么重要，不但要求資料從開工到竣工所梳理卷宗的完整，更要求每一份資料所要求體現、要求反映的內容必須完整真實有效。

4.對文件形成進行超前控制

許多歸檔文件的質量決定于文件形成時，例如重要會議的會議記錄或是重要活動的照片，這些材料都是過后無法補救的，會導致歸檔材料不夠完整。檔案工作人員需要對文件形成進行超前控制，從源頭抓起，提前介入檔案收集工作，在文件形成的開始便提醒并督促相關部門的工作人員。關注企業文件，監督文件形成質量是企業檔案工作人員的職責。企業檔案工作人員需要了解企業的工作計劃，一旦遇到重要活動要同活動的組織人員提前聯系，對于策劃人員與實施人員人員進行提醒，強化相關工作人員保存活動材料的意識，在活動結束之后及時做好歸檔工作。

5.嚴格驗收檔案室歸檔材料

檔案工作人員想要提升收集檔案的質量與效率就不能只是被動接收，應當全面且嚴格地驗收歸檔材料，對于各部門的歸檔材料依照歸檔范圍與要求逐一核對，查看種類是否齊全、材料是否完善，更要重視材料的準確性。如果遇到電子版材料，還需要對照電子版材料的內容質量，保存是否妥當，檢查其是否同紙質材料內容

一致。

6.制定考核與責任追究制度

有一部分檔案在收集整理時只能進行驗收檔案類別，但是難以驗收其完整性與準確性，只能在日后的使用過程中才能發現具體問題。針對此類情況需要采取相應措施，建立責任追究制度與完善的考核制度，事后追溯考核相關的責任部門與責任人，借助行政手段對其進行制約。以經營合同為例，企業的市場部門可能會在年初對于上年度簽訂的合同進行收集歸檔，檔案室可以驗收歸檔的合同類材料，但是究竟簽訂了多少合同，是否有遺漏很難發現。把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性，把好文件保密關，保證涉密檔案的內容不泄密。

企業的部門機構是檔案的來源，同時也是檔案的服務對象，產生與利用檔案的部門最為熟悉了解檔案內容與重要性，檔案部門可以帶領構建檔案管理網絡，設置專/兼職檔案員來負責相應的檔案收集移交工作，并對檔案員進行專業培訓與指導，還可以將檔案收集移交的工作質量與效率加入檔案員的工作考核之中。最關鍵的是，在一定時期，保持資料人員和檔案隊伍的穩定，這樣才可以使檔案工作進一步發展，不論是施工現場還是公司部門的檔案管理水平都能提高。

四、加強檔案文化建設的策略

1.推動企業文化建設

企業文化同企業檔案文化有著密不可分的聯系，企業文化是企業的靈魂。企業檔案文化建設是企業文化建設的重要組成部分，企業檔案文化建設能夠推動企業文化建設活動有序展開。一個企業如果在進行文化建設的時候不重視檔案文化的建設，那么這個企業的文化建設是有缺陷的，是不完整的，需要加以改進。第一，企業檔案是重要的信息資源，重視企業的檔案文化建設能夠更大程度發揮出檔案信息的作用，檔案信息本身就包含著企業的優秀文化。第二，在企業進行文化建設的過程中，企業的成長與發展歷程能夠給予其一定的資源支持與理念支持，企業的檔案可以一定程度上體現出企業的精神，這對于企業文化建設而言是十分重要的。最后，企業檔案文化作為企業文化的重要內容，推動企業文化充分發揮出自己的價值有助于帶動企業檔案文化的發展。

2.促進企業管理工作的完善

企業管理工作關系著一個企業的發展，檔案文化建設是企業管理工作的一部分，屬于企業檔案管理的范圍。企業檔案文化建設能夠記錄企業生產經營過程，能夠記錄企業員工的精神風貌。一個企業想要有效進行檔案管理工作就必須重視檔案文化建設，促進企業管理工作完善才能更好地進行企業檔案文化建設。并且，企業重視檔案文化建設還能豐富員工的工作活動，有利于提升員工之間的凝聚力。企業在進行管理時需要重視檔案管理，一直以來我國檔案工作的重視程度都不夠，企業可以借助現代科技手段，采用信息化的方式進行檔案管理與檔案文化建設，例如構建信息管理系統、建設網絡服務平臺、對全部項目建設全過程管理，實現數據共享積極推動檔案信息化，有助于將檔案信息轉變為社會經濟價值。

3.重視企業檔案的二次研發

檔案的收集只是檔案文化建設的第一步，想要加強企業檔案文化建設，還需要更多人員參與到檔案的研發過程中。發展并弘揚檔案文化是企業進行文化建設的重要舉措，而且檔案文化是會逐漸變化的，想要展示檔案文化的增值功能需要相關人員重視企業檔案的再生產，經過二次研發能夠更大化挖掘出檔案的文化價值與信息資源。比如說，檔案工作人員在進行二次研發時可以將具有突出文化價值的發展資料整理成冊，或者做成影像資料來進行宣傳，這既是一個培育企業員工的榮譽感與責任感的過程，也是一個加強檔案文化建設的過程。

五、總結

檔案收集與檔案文化建設是企業檔案管理工作的基礎，直接關系著企業的未來發展。中億豐建設在發展長河中，在各類資質申報中，在各類事務關系中，在制定路線、方針政策和處理重大問題等都要以檔案為依據，可見檔案具有較高的使用價值，對檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計都是為了日后利用。檔案見證了“蘇州二建建筑集團有限公司”2013年10月8日依法整體改制為“中億豐建設集團股份有限公司”，見證了中億豐建設歷經六十余年的發展（始建于1952年），現已成為江蘇省知名大型建筑承包商。

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（作者單位：中億豐建設集團股份有限公司）