基層水利檔案管理工作存在問題及對策探討

潘劍

摘? 要：水利檔案管理是水利工作中的重要工作之一，利于推進科學現代化規范管理，豐富充實水利檔案資源庫，是記錄水利項目實施的整個過程中的數據、文字、圖表等重要資料的工作，能夠作為未來水利工作的參考方案，水利檔案對國家、社會、工程單位具有極其巨大的保存價值，為今后的水利項目工程的開展提供充足的有力的參考資料，也是項目竣工后的運營、維護、改造擴建等工作的重要依據。基層水利檔案管理工作是保障水利項目工程質量的基礎。

關鍵詞：水利檔案管理;問題;對策

中圖分類號：TV21;G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.316

基層水利檔案管理工作是一項對水利工程項目整個過程中的文字、數據、圖像等不同類型的資料進行分類整理儲存方便日后的調出利用，在此系統化的資料分類基礎上形成了一整套像思維導圖一樣的資料庫，對我國水利工程的科學合理性、規范性、可行性起對照調整作用，為水利工程的發展提供了龐大的參考資料體系，包括水利工程機構的規劃設計、施工和竣工后的維護措施等有佐證的事實記錄，促進水利工程的迅速發展。目前的基層水利工程檔案管理工作還存在一些問題，本文這主要針對水利工程管理工作中存在的問題及其對策進行簡略概述。

一、基層水利檔案管理工作中存在的問題

1.水利檔案管理制度不健全

水利工程檔案中涵蓋了水利工程建設中從工程設計到竣工的詳細要點，為工程后續的維護改造等其它工作提供必要的參考，但是由于水利檔案管理制度的不健全，缺乏嚴謹的規范管理制度和資料歸檔規則，很多規范都未能落實到檔案管理工作實處，管理制度往往只是停留在書面上，并沒有在實際水利檔案管理工作中發揮其實際作用和價值，致使檔案管理工作難以有效執行推進。另外最根本的問題是檔案的管理人員對工程建設中的資料不重視，缺少系統地對檔案進行類處理存儲，除了在階段性的驗收工程成果和開展項目檢查外，缺少常態化的資料收集歸檔，造成管理問題頻發。

2.對檔案管理工作不重視

參與建設單位對水利工程檔案管理工作的重視程度有待加強，高質量的檔案管理工作能夠及時向工程項目管理者反饋工程中存在的問題，為工程管理者提供準確無誤的詳細資料，有利于根據發生的問題由因索果找到出現差錯之處，有利于項目管理者改變管理策略，優化組織結構，從而提升工程質量在較短的工期內完成工程安排。檔案管理工作是輔助整個工程合理進行的重要保障，特別是修建水利工程這樣的大型構筑物更需要重視施工過程的正確合理性，謹防出現任何差錯。但目前對水利檔案管理工作不重視的現象較為常見，缺少對檔案管理制度的實行。

3. 檔案管理設施落后

經過多方面的調查了解發現目前的水檔案管理設施基本上還是沿用過去的儲存方式，即以紙質記錄的方式進行儲存水利工程中的具體事宜，與現在計算機網絡已經普及的時代相比屬于相對落后的儲存管理方式，并且大量紙質資料的儲存需要占用不少的空間，儲存多以檔案袋進行封裝人工進行歸類存放，關于水利工程資料檔案的建立、處理和存放都是通過人工完成的，人是具有感情的高級動物，保證不了在工作中不出現任何的差錯，檔案管理分類過程中容易出現信息遺漏、資料分類錯誤等一系列關于資料內容的問題。另外，紙質存儲除了占用空間還有一個更為致命的缺點，對存儲環境要求嚴格，必須防蟲防潮、放在一個恒溫干燥通風的空間，需要配別相應的設備構成這樣的環境。缺少了計算機迅速地調集資料，準確地存取資料，導致水利檔案管理工作的效率低下，傳統的人工對紙質檔案進行收集、管理、調取的工作方式已經遠遠不能跟上目前水利工程對檔案管理的需求了。

二、基層水利檔案管理問題的對策

1. 健全和嚴格執行水利檔案管理條例

水利檔案的管理制度需要制定同一的規范管理規章制度，細化對水利檔案體系的建設，確定對水利資料收集、儲存、分類標準進行有關要求，實現檔案資料的標準化管理。明確參與水利工程建設的工程單位與主建單位之間的職責分工，水利檔案管理人員要根據參與建設單位承擔的不同責任進行準確切實地對檔案的存儲空間劃定范圍，以及制定檔案的保管、借閱、使用、調集等權利進行行使范圍的限定規范，加強水利檔案管理人員的職業素養，制定并執行有關檔案保密、利用、借閱等的制度。

2.細化水利工程檔案管理標準

為保證水利檔案管理的質量，需要檔案員到現場進行勘測考察，特別是對于圖像、視頻信息資料的收集需要在現場進行拍攝。例如在進行竣工時期的資料存檔時，檔案管理人員應確定自己的職責，到竣工現場進行現場勘測，檢查和指導，發現問題要及時提醒指出;在水利工程建設中，機器的型號、現場監理人員的資格證、崗位證、開工令、監理通知、工程款支付表格、合同外項目單價審核資料等內容都需要檔案管理人員進行稽查收集并進行檔案的分類存儲，便于以后供其他工程施工參考或者追責。各個檔案規則要求全面、準確、真實、時效、科學規范為檔案管理的目的要求，進一步細化水利檔案管理標準，有效發揮檔案管理工作在經濟反饋、工程方案、建設工程參數等方面的反饋作用。

3.更新檔案管理方式

在如今科技迅速發展的快時代下，檔案管理工作的運行也要跟上時代腳步，充分利用現代化網絡計算機技術，提升檔案管理工作的水平，提高檔案管理工作效率。檔案管理一方面通過大數據時代信息交換速度迅速地方式對工程信息進行收集處理并且分類存儲，另一方面，將紙質資料轉變成了數據存儲在計算機硬盤里，節省了大量空間和提供干燥溫度適宜防蟲防腐環境的大量設備，提高檔案管理工作的效率，實施檔案管理與信息化相結合發展。

三、結語

總之，基層水利檔案管理工作貫穿整個水利工程項目，其中中存在的問題都是經過豐富的工程經驗驗證的，需要進行工作方式和管理制度等多方面事項的改革才能有效消除，融入快速發展的信息化時代，很大程度上提高水利檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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（廣西壯族自治區欽州市靈山縣水利綜合服務站? 廣西欽州? 535400）