提高辦公室文秘工作水平的建議

摘? 要：針對企業(yè)管理而言，辦公室工作顯得非常關(guān)鍵，而文秘工作人員的工作效率和質(zhì)量直接影響辦公室工作的開展情況。為此，文章分析了提高辦公室文秘工作水平的有效對策，旨在提高辦公室工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘工作;提高;水平

辦公室在企業(yè)中擔負大數(shù)量、多類別的工作，因此企業(yè)中辦公室具備舉足輕重的地位和作用。辦公室工作的開展不但應遵守有關(guān)規(guī)章制度，而且應服從上級的安排。這要求辦公室文秘人員具備較強的溝通和協(xié)調(diào)等能力。鑒于此，只有提升文秘工作水平和質(zhì)量，才可以促進企業(yè)的健康與穩(wěn)定發(fā)展。

1提高文秘人員的的綜合素養(yǎng)

為了提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。一是企業(yè)需要系統(tǒng)地培訓文秘人員，以使其有效把握文秘工作的內(nèi)容和流程，實現(xiàn)其合作、交流、表達等技能的提升。文秘人員會跟企業(yè)一系列部門的人員來往，因此，文秘工作正常進行的前提和基礎(chǔ)是良好的合作、溝通技能。二是文秘人員需要提升自主學習能力，持續(xù)更新自我的知識系統(tǒng)、綜合素養(yǎng)。

2提高文秘人員的創(chuàng)新能力

鑒于文秘工作性質(zhì)的制約，文秘工作質(zhì)量受到文秘工作模式的直接影響。為此，企業(yè)文秘人員需要擺脫低效率工作模式的束縛，嘗試構(gòu)建一種簡潔和高效的工作模式，即實現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新。例如，對于文秘公文管理工作，其涵蓋文件的翻印、傳送、保存、保密、銷毀等，并且企業(yè)會越來越增加文件量，因此，文秘人員可以應用信息化工作模式，即應用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)組織公文管理管理，這樣可以顯著提高公文管理質(zhì)量和效率。

3提高文秘人員處理公文的能力

作為一項關(guān)鍵的文秘工作，公文管理牽涉到非常寬泛的面和較多的內(nèi)容，因此務(wù)必謹慎對待。公文管理工作務(wù)必做到下面幾點：一是遵循一致管理原則，有效等級文件。文秘人員應嚴把文件收入關(guān)口，確保專人專辦、及時收入和核對、實時登記。二是對領(lǐng)導的批示精準把握，有效傳閱公文。應分類放置收錄的公文，根據(jù)文件的重要性以及緊迫性排序。三是提升時效性以及確保催辦的靈活性。在傳輸和處置公文時應提升時效標準，確保不耽誤、不拖延、不積壓公文，文秘人員在公文處理時提升時效意識，積極主動地跟蹤文件。四是仔細認真地歸檔。在處理完公文后，文秘人員應把有關(guān)文件存放歸檔，確保有序放置，根據(jù)類別放置，方便查詢和使用。為了便于后續(xù)工作的順利開展，能夠把高應用率的公文實施電子備份，方便將來的調(diào)閱。作為文書處理的終極環(huán)節(jié)，公文歸檔要求文秘人員認真負責、仔細歸檔。五是公文處理時往往牽涉到一些涉密文件，文秘人員需要落實《保密法》的有關(guān)原則，搞好保密工作。

4提高文秘人員起草文件的能力

一是注重學習理論、夯實理論基礎(chǔ)。想要使公文具備寬度和深度以及較高的起點，務(wù)必具備豐富的理論支撐，只有理論基礎(chǔ)扎實，才具備長遠的眼光和清晰的思維。二是實現(xiàn)自身知識累積的持續(xù)豐富。較高的公文起草能力并非短時間形成的，其需要長期的累積知識。企業(yè)文秘人員需要不斷積累專業(yè)知識、進一步把握企業(yè)行業(yè)的特點。三是多練習寫作。公文起草能力的提升無可以遵循的捷徑，只有多練習寫作，才可以累積經(jīng)驗。文秘人員不但做完上級交代的起草文書工作，而且在空閑時間也需要多訓練，以不斷提升自我。四是完善不足和縱覽大局。文秘工作的特點是非常細致，在起草文書上也是這樣，文秘人員需要縱覽大局，只有如此，才可以完善不足和起草高質(zhì)量的文書。五是拓展和創(chuàng)新思維。起草公文工作應在立足于眼前和大局的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新和拓展，力求多變性。

5提高文秘人員管理會議的能力

作為文秘工作的一項核心工作，會議管理工作顯得至關(guān)重要。會議這種工作方式能夠有效地總結(jié)經(jīng)驗、歸納內(nèi)容、探討溝通、組織任務(wù)等，企業(yè)文秘在會議管理中需要提升自身的能力。具體來講，文秘人員需要做到下面幾點：一是健全會議管理制度體系。文秘應立足于企業(yè)發(fā)展的大局，確保會議管理制度體系的健全，這樣才可以有序開展會議工作。二是文秘人員需要有效把控會議的重點內(nèi)容或工作安排。在會前應做好基本的資料收集或準備工作，并且在重要會議或大型會議開展之前，文秘人員應全面思考所有的環(huán)節(jié)和任何一個細節(jié)，具備高度負責的態(tài)度，確保面面俱到。三是會議管理工作非常系統(tǒng)，牽涉到較多的部門，因此文秘人員應提升協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力。文秘人員應精心規(guī)劃會議，無論是會議紀要、新聞報道，還是會議材料或接待上，文秘人員都應確保細節(jié)的嚴謹性和計劃的全面性。只有如此，才可以提升會議開展的效果。

6結(jié)論

綜上所述，辦公室文秘工作在企業(yè)中顯得至關(guān)重要。企業(yè)應給文秘工作的開展創(chuàng)設(shè)一系列制度保障，以及有效培訓文秘的技能，推動其提高文秘創(chuàng)新意識。并且，辦公室管理人員應重視對文秘人員的激勵或獎懲，以使文秘人員的工作熱情和創(chuàng)新能力激發(fā)，從而推動其加速發(fā)展和成長。而針對文秘人員自身而言，務(wù)必牢記使命、勿忘初心、時刻保持先進性、敢于創(chuàng)新、不斷學習，以及密切聯(lián)系社會發(fā)展的腳步，實現(xiàn)自我綜合素養(yǎng)的提升，在平凡的工作崗位上做出更好的成績，從而助推文秘工作水平的深入提高。

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作者簡介：趙志軍（1996.02.17-），男，漢族，山西和順縣人，本科，綜合辦公室干事，研究方向：公文寫作方向