事業單位檔案信息化建設與管理方法探析

趙海燕

摘? 要：隨著我國信息化技術的不斷發展，檔案的信息化管理已經逐步深入各個單位。隨著信息化技術的不斷發展，人事檔案管理工作得到了轉型升級，特別是針對事業單位，檔案管理是基礎性的工作，切實有效做好該項工作，能夠使其人事管理效率和各項管理工作取得更大的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案信息化;管理方法

1 檔案信息化建設與管理的原則

1.1 全面統籌原則

在事業單位檔案信息化建設、管理工作中，一定要遵循全面統籌的原則，基于統領結構層面做好統籌規劃工作，對傳統紙質檔案資料進行轉移，以往出現重復性的檔案信息化建設工作，盡可能減少人力、財力、物力的浪費，圍繞不同類型檔案信息展開管理，重視舊檔案管理模式向新檔案管理模式的過渡，完善和健全組織制度，展現出檔案信息化建設、管理的優勢。

1.2 拓展性原則

檔案信息化建設需要持續加大軟硬件的投入力度，從而推動檔案管理信息化深化進行。為此，事業單位應當清理檔案管理工作現狀，明確檔案管理的基本要求，由紙質檔案管理向檔案信息化建設轉型出發，優化檔案管理模式，持續更新技術設備，并重注重提高檔案管理改革的效率。事業單位還要加大力度獲得外部資源支持，獲得資金、設備與人才支持，基于技術更新不斷展示檔案服務的效能，體現檔案信息化建設的重要意義。

2 事業單位檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 缺乏科學有效的工作標準

盡管目前事業單位對檔案管理的信息化都比較重視，但是將信息化技術應用到什么程度、如何將兩者有效結合起來、檔案信息化管理所要達到的具體效果等問題都沒有進行仔細的探討。在所制定的工作制度中，也缺少就這些內容環節進行具體量化，沒有進行明確的要求和規范，這使得工作人員在把信息化技術應用到檔案管理時陷入了一定的被動局面。因此，要想改變這種現狀，就要建設統一的信息化標準，這樣才能促進檔案信息的有效共享，提高其利用價值。

2.2 社會化檔案管理滯后

基層事業單位檔案是國家檔案體系的重要組成部分，是珍貴的有關國計民生的信息資料。為此，事業單位不僅要提高檔案自動化管理水平，還要保證電子檔案數據的規范性。但是，有些事業單位檔案管理未能與專業的檔案館保持緊密的聯系，沒能充分地重視自身的信息化建設。不注重得到專業檔案管理機構的業務指導，也未能進行必要的人才交流，既不能參與到社會化檔案管理協作體系當中，也不能充分的利用公共資源，檔案管理工作存在信息孤島現象，嚴重制約了信息共享性和服務創新。

3 事業單位檔案信息化建設與管理的方法

3.1 強化基礎設施的建設

只有做好基礎設施的建設工作，才能夠為檔案信息化管理奠定扎實的基礎。檔案室通常是事業單位中的重要行政部門，在具體的檔案信息化建設、管理之中，要及時更新或置換老舊的設施設備，更換已經有損壞、使用不便的資料庫架，可以使用滿足檔案管理標準的帶鎖資料架，把一些涉密載體放置在帶密碼鎖的文件柜之中。在檔案信息化建設中，要安置通風設備，配置專業的電子溫濕度檢測儀，以此來探測到檔案室中的溫度、濕度情況，確保檔案室的溫度濕度滿足檔案館里的需求。同時，相關部門一定要結合自身的發展需求、業務需求，設定相符的檔案信息化建設與管理系統平臺，以此來滿足長期檔案信息化管理的標準需求。在檔案信息化管理系統平臺之中，一定要檢測系統中的存儲功能、計算功能、負載功能，注重檔案信息化管理系統平臺的日常維護，讓系統能夠順利運行下去。事業單位要保證檔案存儲格式與拓展借口之間的兼容性，結合用戶、管理人員實際需求，對當前的系統平臺進行更新與優化，為之后的信息轉移、存儲工作奠定良好的基礎。

3.2 加大資金投入，提高設備和技術力量

“工欲善其事，必先利其器”，事業單位文檔管理信息化建設也是如此。硬件設施的到位和合理使用，可以促進事業單位公文管理業務的持續開展，提高事業單位公文信息化建設水平。輸入、推廣先進的文檔管理信息基礎設施，確保計算機和應用軟件的分發，根據實際需要，采購所需的硬件設施。此外，根據業務條件、業務單元的實際情況，開發相應的應用軟件，加強檔案資源數據庫的建設，有助于后期文檔的查詢和利用。事業單位文件管理員職業教育和培訓相對較少，學習和經驗積累一般。文獻管理人員雖然接受了專業教育，但隨著信息技術的不斷發展和工作實際需要的變化，知識也需要及時更新，否則，在文檔管理信息化的進程中，業務將受到阻礙。在這種情況下，事業單位應加強對相關人員的業務職能和綜合素質培訓，特別是要確保計算機的應用、信息技術知識的普及和培訓，文件管理人員的綜合素質和業務職能能夠滿足崗位的實質性需求，為事業單位文件管理信息化建設提供重要人才。

3.3 建設檔案信息服務的中心

為了滿足基層群眾檔案應用的現實需要，需要開發事業單位檔案信息服務中心，促進檔案信息資源的有效流轉。重點把大數據、云存儲技術納入檔案管理體系，提高專門檔案服務機構的地位，強調積極開展檔案服務應用創新建設，運用專業的信息技術平臺滿足個性化的檔案使用需要，做到檔案信息的全公開。重視創新檔案服務方式，發展智能化的檔案服務平臺，在傳統的PC端檔案服務業務的基礎上開發檔案服務小程序，滿足用戶在移動互聯網使用檔案信息資源的需要。注重檔案共享與檔案供給的有效聯系，事業單位應當與各專業檔案館保持緊密的聯系，不斷擴展檔案服務的范圍，實現事業單位與業務檔案管理部門的緊密互動，通過數據共享降低檔案信息化建設與服務的成本，滿足用戶隨時調閱檔案的需要。

4 結束語

綜上所述，在事業單位檔案信息化建設和管理工作中，一定要高度重視，重視對于檔案管理人員的教育培訓，提升相關人員的綜合素質。同時，事業單位要科學制定檔案信息管理計劃和相關制度，完善檔案保密制度、保管制度，防止出現部分檔案數據信息缺失和泄露的現象，保證檔案信息的“雙軌歸檔”，展現出檔案信息的利用價值。同時，還需要做好基礎設施建設，強化資金和技術投入，重視后期的維護工作，取得最佳的檔案信息化管理成效。

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