新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

劉志遠

摘要：當前事業單位辦公室檔案管理對于事業單位穩健發展起到較大的促進作用，尤其是新形勢下事業單位應該與時俱進，適應當前工作需求。本文主要介紹了現階段事業單位辦公室檔案管理中存在的不足之處，并且提出了四點創新措施，提升檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位;信息化技術;人員素質;保密工作

引言：

在新時代背景下，各部門應該重視信息化檔案管理工作，不斷提高自身技能，從而改變以往工作方式，發揮檔案管理部門的自身價值。良好的管理制度在一定程度上，能夠規范現有辦公室檔案各項管理活動，從而高效完成檔案管理工作。

1事業單位辦公室檔案管理中存在的不足之處

在事業單位辦公室檔案管理工作中，現有技術人員采用的工作方式較為傳統，造成現有企業工作存在一定的不足之處。以往長期手工整理，一方面制約了當前工作效率的提升，另一方面增加了人為因素的失誤。這種單一的檔案管理工作，不利于提高事業單位辦公室檔案管理工作質量。并且現有工作制度與事業單位實際之間存在一定不協調現象，不能夠高效發揮事業單位辦公室檔案管理的重要作用[1]。

近年來，事業單位辦公室檔案管理工作已經做出了較大的改變，對于人員自身要求不斷提高，需要事業單位檔案管理人員具備一定的專業技能，在現有管理工作中，發揮自身重要作用。重視對人員的培養，有利于改善現有檔案管理工作。

目前，事業單位在檔案保密工作中，存在一定的疏忽，難以對檔案泄露工作進行跟蹤調查，落實人員責任，從而規范檔案管理行為，逐步提高現有工作質量。

2新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新措施

2.1重視信息化技術的應用

事業單位辦公室檔案管理工作中，事業單位領導層應該與時俱進，重視信息化技術在事業單位發展中的應用，逐步提高工作人員自身效率。各部門應該重視自身能力的提升，將信息化技術融入日常工作中。

伴隨著我國科技水平的提升，信息化技術的應用領域不斷擴大，各部門應該重視該技術的應用，滿足新形勢背景下事業單位發展對于檔案管理工作的需求。借助較為先進的信息化技術與設備，能夠快速實現文本檔案的數字化轉換，以便于檔案管理人員進行有效分類與保存。事業單位辦公室檔案管理工作對于事業單位自身發展有著重要作用，檔案管理人員借助信息化工具，能夠實現對企業各項工作的高效管理，逐步提高事業單位經營效益，為事業單位自身決策提供科學依據[2]。

2.2完善現有工作制度

在事業單位管理工作中，應該重視對傳統檔案管理方法的改進，逐步提高檔案管理工作效率，避免紙質檔案在存放過程中，還需要專業人員進行保管，避免紙質檔案出現不必要的損耗。借助信息化技術實現電子檔案綜合管理，仍需要各部門檔案管理工作中可能存在的問題進行細致掌握。在日常崗位工作，通過對現有制度的完善，可以最大限度發揮人員自身作用，對現有工作進行指導和約束，提高整體工作的公平性。

良好的管理制度能夠營造舒適的工作氛圍，對于檔案管理人員從嚴要求，逐步克服當前工作中存在的問題，進一步指導工作人員，如何使用先進的信息化技術，提升工作效率。

制度保障是事業單位自身穩健發展的一大亮點，通過對檔案管理從業人員的宣傳教育，落實各項職責，保障現有管理工作的公平性。并且在接下來實施階段，還應該重視對現有管理制度的改進，逐步提升檔案管理工作質量。

例如：在檔案管理工作中，需要對現有工作人員進行約束，比如，在工作期間不得使用私人存儲設備，不得私自拷貝各項文件，確保當前各項電子檔案能夠得到妥善保管。并且在實踐應用中，還需要對過往的紙質檔案進行電子化轉化，逐步提高現有工作效率，按照固定的格式進行命名與整理，進一步提高檔案管理工作質量，便于在后續工作中，能夠實現資源的共享。

2.3提升檔案管理人員自身素質

人員自身素質對于現階段企業自身發展有著重要作用，各部門應該發揮檔案管理工作的重要作用，將其作為事業單位穩健運行的重要保障。尤其是檔案管理水平對于事業單位各項決策影響較大，在實踐應用中，應該著重提升人員自身素質，能夠完成檔案各項管理工作。

目前，事業單位自身管理對于企業穩健運行起著重要作用，和部門應該關注于企業自身實際，與員工之間建立高效合作，逐步提升人員管理工作質量，適應新形勢下事業單位自身發展的需求。

在事業單位內部培訓中，可以采用“老帶新”的工作方法，逐步提高新員工自身素質，適應現有工作的需求。除此之外，現有技術人員應該關注企業自身實際，邀請一些知名專家前來指導教學，將一些較為先進的檔案管理理念應用于現有事業單位辦公室檔案管理工作中，逐步提高人員自身素質，克服事業管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作符合事業單位各項工作需求，讓員工能夠更好地適應事業單位發展需要，進一步提高檔案管理水平。

目前，人員素質培養與考核制度的完善，是提升檔案管理水平的重要保障。借助人員培訓，能夠增加員工自身技能，對檔案管理工作中值得重視的要點進行科學處理，并且在事業單位培訓環節，重視考核制度的應用，對于培訓課程中表現優異的員工，應該給予表彰，激勵參與學習的員工，能夠積極投入到事業單位檔案管理培訓課程中。

2.4做好檔案管理工作中的保密工作

目前，檔案管理工作中，還應該將保密工作作為當前工作的重點，逐步完善現有管理工作，避免事業單位重要資料與文件出現泄露現象，造成不良后果。各部門應該明確自身職責，重視對檔案管理的保管工作，避免在事業單位自身發展中，出現盜竊事業單位重要資料，給事業單位造成嚴重損失的行為。

在檔案管理安全保密工作中，事業單位應該明確當前各項規章制度，要求檔案管理人員嚴格遵守，增強員工檔案保密意識。在檔案管理工作中，還應該注重現有管理工作的改進，借助信息化技術，對當前重要文件進行處理，明確不同員工的操作權限，從而增強檔案管理工作的嚴密性，降低人員私自拷貝重要文件，造成較大的損失。并且現有管理人員還應該重視對管理理念的革新，逐步提高事業單位管理工作質量，克服當前工作中存在的問題，適應社會發展的需要。在一定程度上，事業單位應該增強安全保密意識，不斷提高員工技能。

結論：

總而言之，現階段事業單位自身工作中，應該提高對于檔案管理工作的關注，逐步完善現有制度，將信息化技術應用其中，逐步提高工作效率。并且在事業單位自身管理中，還應該提升人員自身素質，重視對檔案管理人員的培訓，逐步提高工作人員保密意識。

參考文獻

[1]謝亞非.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].傳媒論壇，2020，3（11）：106+108.

[2]劉宏.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].中外企業家，2020（05）：150.