信息化建設促進企業(yè)檔案管理改革的策略研究

摘要：在第四次科技革命不斷深入推進中，信息化已經(jīng)發(fā)展成為社會跨越發(fā)展的重要趨勢。對此，企業(yè)檔案管理工作也應該順應時代發(fā)展的要求，借助信息化東風促進實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)的運營發(fā)展提供更高質(zhì)量的支撐。鑒于此，本文在概述信息化建設對企業(yè)檔案管理工作的價值和意義的同時，以信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求審視目前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，最后思考推進企業(yè)檔案管理信息化建設工作的建議和策略。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化;價值

引言：

在信息化時代背景下，相當一部分企業(yè)早已啟動了信息化建設，包括檔案管理在內(nèi)的很多方面工作都相繼實現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)型，收獲了多方面的效果，證明了其價值和意義。不過，因為各種復雜因素，和信息化轉(zhuǎn)型要求相比，現(xiàn)在部分企業(yè)的檔案管理工作依舊存在著相當大的差距，需要與時俱進地持續(xù)推動，以充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理信息化服務的積極作用。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設的價值和意義

（一）促使工作效率的顯著提高

在幾十年前，社會尚未步入信息化時代的時候，企業(yè)檔案管理工作的大部分工作基本上均手工推進，管理理念非常陳舊，部分企業(yè)甚至缺乏比較完善的審核機制，致使檔案管理工作不僅耗時長，效率低，而且嚴重制約了企業(yè)檔案的利用率。在信息化時代逐步深入的過程中，很多信息技術(shù)陸續(xù)運用到檔案管理工作中，原來需要手工完成的大部分工作逐漸讓位給電腦等設備及信息系統(tǒng)，工作推進效率得到了顯著提高。隨著檔案管理工作效率的提高，檔案的收集的內(nèi)容范圍逐步拓寬，進而充實了企業(yè)檔案資料的內(nèi)容。與此同時，在逐步提高管理人員工作效率的背景下，能夠逐步增強檔案信息的真實性與完整性，館藏檔案質(zhì)量得到了一定幅度的提高。另外，隨著信息技術(shù)的不斷成熟，特別是各種信息系統(tǒng)平臺的出現(xiàn)，催生出具有時代特征的檔案電子資源管理工作，并且成為目前檔案管理工作的重心，為提高檔案使用率，及更為充分地發(fā)揮其積極作用提供了有利條件。

（二）增強企業(yè)檔案保管工作質(zhì)量

過去企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容主要是圍繞著各種紙質(zhì)文件文獻進行的，保管和利用紙質(zhì)檔案是當時檔案管理工作的主要內(nèi)容。紙質(zhì)檔案具有易損性質(zhì)，而且有對應的年限要求，確保檔案完整及安全的難度相對較高，甚至不時出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。應用信息技術(shù)后，開始出現(xiàn)了各種類型的電子文獻，除了極少數(shù)人之外，其他人接觸原始的紙質(zhì)檔案文件的頻率大幅度降低，保管并確保其安全的難度大幅度降低，檔案保管工作水準得到了有效提高。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理信息化建設的動力不足

雖然，國內(nèi)一些企業(yè)相繼邀請外部專業(yè)機構(gòu)，積極推進信息化建設，全面促進企業(yè)采購管理、生產(chǎn)管理、營銷管理及人力資源管理等方面的信息化轉(zhuǎn)型。不過 ，相對而言，部分企業(yè)在開展檔案管理工作過程中，對信息化技術(shù)的利用存在一定的滯后性。探究其原因，則是由于個別企業(yè)管理者并未真正地認識到檔案管理工作的重要性及實際有意義。另外，部分企業(yè)檔案管理負責人員的思維存在局限，他們沒有意識到推動檔案管理信息化建設的必要性，在思想層面具有一定的惰性，缺乏不斷進取的內(nèi)動力，導致企業(yè)檔案管理信息化建設水平得不到明顯地提升。

（二）信息化檔案管理人才嚴重不足

雖然，在信息化時代不斷推進的過程中，在檔案管理領域也出現(xiàn)了一定轉(zhuǎn)型發(fā)展，高校 等相關機構(gòu)在培養(yǎng)檔案管理工作人員的時候與時俱進地充實了教育內(nèi)容，出現(xiàn)了一定數(shù)量的合格人才。不過，這些人才多流向各類學校及其他科研機構(gòu)的檔案管理部門。在各類企業(yè)檔案管理部門中，很少有能勝任信息化加持的檔案管理工作的人才;特別是部分國有企業(yè)，在改制轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理部門在聘用人才方面并未迎合時代的發(fā)展需求，尤其是在提高選拔人才門檻方面存在一定的滯后性，設置的人才選拔標準不夠清晰，所以，一部分企業(yè)檔案管理部門的工作人員具有年齡偏大、專業(yè)素養(yǎng)不足等特點，尤其是年輕人員的占比比較少，甚至存在青黃不接的情況，這對檔案管理工作實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型造成一定的阻礙和制約。

（三）企業(yè)檔案管理制度普遍具有滯后性

雖然，在過去幾十年中，大部分企業(yè)隨著時代的發(fā)展持續(xù)更新并完善了財務管理、采購管理、營銷管理、決策管理、預算管理、資產(chǎn)管理等方面的制度文件，檔案管理方面的制度卻并未得到更新與改進。雖然，國內(nèi)高校及其他高端科研機構(gòu)的檔案管理工作得到了長足發(fā)展，各種電子文獻數(shù)據(jù)庫不斷涌現(xiàn)。不過 ，企業(yè)檔案管理卻成了業(yè)內(nèi)的洼地，特別是部分規(guī)模龐大的國企檔案管理在信息化建設方面的水平情況和企業(yè)的地位、實力有一定的懸殊性，大部分管理制度長期未曾修訂與更新。其實，即便是比較前衛(wèi)而充滿活力的大型民營企業(yè)，在檔案管理工作方面也存在滯后性，部分新興民企甚至沒有專門的檔案管理制度。

三、加強企業(yè)檔案管理信息化建設的策略和建議

（一）優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)檔案管理信息化建設的內(nèi)在動力

各地檔案學會等相關機構(gòu)應該和企業(yè)管理有關的協(xié)會組織密切溝通，在企業(yè)層面推動宣傳檔案管理信息化建設的必要性，以企業(yè)檔案管理負責人員及企業(yè)分管領導等人員為對象，靈活組織各種培訓工作，推動他們更為清晰地認識企業(yè)檔案管理工作的重要性，引導他們意識到推動企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性，以幫助他們打造推動企業(yè)檔案管理信息化建設的內(nèi)在動力。企業(yè)檔案管理負責人員在日常工作期間，應該注意搜索檔案管理方面的前沿動態(tài)信息，提高自己的思想認知，靈活利用各種機會引導企業(yè)管理層提高對檔案管理工作的重視程度;在制定年度工作計劃及部門預算的時候，注意將推動檔案管理信息化建設所需要的配套軟件等考慮在內(nèi)，提醒并爭取公司領導層的更多支持，以為企業(yè)檔案管理信息化建設的不斷推進打造堅實的內(nèi)在動力。

（二）優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，創(chuàng)設具有充分勝任能力的檔案管理團隊

大力推動企業(yè)檔案管理的信息化建設工作，需要優(yōu)先創(chuàng)設具有充分勝任能力的團隊。對此，各類企業(yè)應該從內(nèi)部的具體情況 出發(fā)，思考優(yōu)化改進人力資源管理工作。從總體上看，企業(yè)應該思考整合檔案管理工作的既有工作團隊，應該大刀闊斧將為其他部門賦閑下來的人員辦理離退休或者轉(zhuǎn)崗手續(xù);在接收其他部門在崗人員配偶及子女的時候，應該嚴格把關，適當提高準入人員門檻。檔案管理負責人員應該以檔案管理信息化建設規(guī)劃等相關文件為基礎，思考制定系統(tǒng)而科學的人才引進及后續(xù)教育計劃，在招聘環(huán)節(jié)爭取公司支持大膽招納能勝任信息化檔案管理工作的高端人才，在后續(xù)教育及其他相關培訓環(huán)節(jié)應該融入信息技術(shù)應用、信息系統(tǒng)平臺操作及網(wǎng)絡安全等方面的知識內(nèi)容，致力于打造兼具檔案管理、信息管理、安全管理及網(wǎng)絡管理等多方面素質(zhì)于一體的綜合性人才團隊。對于部分條件比較成熟的大型企業(yè)，還可考慮探索激勵機制，鼓勵檔案管理在崗人員在出色完成本職工作的基礎上，允許他們面向社會開拓檔案管理服務業(yè)務，提高他們的個人收入。

（三）優(yōu)化企業(yè)資金投入結(jié)構(gòu)，夯實能夠代表時代前沿水平的設備基礎

促進企業(yè)檔案管理信息化建設，應該根據(jù)具體需求充分考慮采購配置足夠的軟硬件設備。企業(yè)管理層在思考制定公司預算的時候，應該積極采納檔案管理負責人員關于增加相關 設備研發(fā)相關技術(shù)的要求，應該為此準備充足的預算。在根據(jù)預算啟動采購工作的過程中，應該注意確保所采購的軟硬件設施可代表時代前沿技術(shù)，避免出現(xiàn)信息化建設定位偏于滯后的現(xiàn)象。有條件的企業(yè)應該主動和相關高校及科研機構(gòu)合作，利用他們的專業(yè)性確保企業(yè)檔案管理信息化建設的先進性。

（四）優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機制，構(gòu)設檔案信息資源共享服務平臺

發(fā)展比較成熟、規(guī)模較大的企業(yè)，在推動檔案管理信息化建設過程中，應該主動向高校或其他科研機構(gòu)看齊，在借鑒他們的先進經(jīng)驗的同時，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的需要，思考優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機制，打造檔案信息資源共享服務平臺。應該以采購的硬件設施及所應用的軟件技術(shù)為基礎，根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的具體特點，打造專門的系統(tǒng)平臺;應該在對內(nèi)部檔案進行系統(tǒng)而科學整理的基礎上，將相關目錄等信息整合進入系統(tǒng)平臺中，建設專門的目錄數(shù)據(jù)庫;應該按照重要性原則，結(jié)合檔案利用率 等相關情況，有步驟分階段地將館藏檔案整理制作成電子檔案，打造形成內(nèi)容日趨充實的企業(yè)檔案電子資源數(shù)據(jù)庫;應該根據(jù)紙質(zhì)及電子檔案管理工作的不同需要，改進優(yōu)化檔案資源管理架構(gòu)，思考打造各種專題數(shù)據(jù)庫，為根據(jù)檔案利用方面的需要情況，思考設計更為靈活而全面的檔案資源服務。應該借力互聯(lián)網(wǎng)平臺，打造可在企業(yè)內(nèi)部進行共享的服務平臺，以為企業(yè)內(nèi)部人員充分利用館藏檔案提供更為便捷的有利條件。

另外，企業(yè)在推動檔案管理信息化建設過程中，應該根據(jù)可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡信息安全風險問題，強化檔案信息安全管理工作。在信息采集、檔案形成、電子檔案轉(zhuǎn)化、電子文獻存儲、數(shù)據(jù)庫建設等程序推進過程中，均應該在信息技術(shù)專業(yè)人員的指導和建議下，適當采取一定 的加密措施，以全方位地規(guī)避信息安全風險，以為企業(yè)檔案管理信息化建設的順利推進及在新時期更為充分地發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的積極作用保駕護航。

四、結(jié)束語

總之，在第四次科技革命不斷推進的如今，任何行業(yè)和領域均無法繞開信息化轉(zhuǎn)型這個宏觀的歷史趨勢。當前部分企業(yè)在檔案管理的信息化建設方面問題明顯滯后于時代，致使相關工作優(yōu)勢得不到充分發(fā)揮。所以，應該優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)檔案管理信息化建設的內(nèi)在動力;優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，創(chuàng)設具有充分勝任能力的檔案管理團隊;優(yōu)化企業(yè)資金投入結(jié)構(gòu)，夯實能夠代表時代前沿技術(shù)的設備基礎;優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機制，打造檔案信息資源共享服務平臺，為企業(yè)與時俱進地開展高質(zhì)量的檔案管理工作打下堅實的基礎。

參考文獻

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作者簡介：潘皓（出生年1982），性別：女，民族：漢，籍貫：北京，北京機床研究所有限公司 ，研究方向：企業(yè)檔案管理 學歷：大學本科，職稱：助理館員.