信息技術在加強機關事業單位檔案管理中的應用

摘 要：在科技進步和社會發展的趨勢下，信息技術滲透和融入到人們的工作各個行業和領域，在機關事業單位的檔案管理工作之中也融入了信息技術和手段，它給機關事業單位檔案管理工作帶來了極大的便利，提升了機關事業單位檔案管理工作的質量和效率，使機關事業單位的檔案管理工作流程更為優化。然而，我們還要分析信息技術在機關事業單位檔案管理中的應用缺陷，并針對性地采用相應的解決措施和策略，探索信息技術在機關事業單位檔案管理中的創新應用路徑，更好地提升機關事業單位檔案管理的效率和服務質量。

關鍵詞：信息技術；機關事業單位；檔案管理；應用

隨著市場經濟的快速發展，機關事業單位在管理工作中會生成大量的信息資料，這些信息資料復雜多樣，給機關事業單位檔案管理工作帶來了極大的挑戰和困難，為此，要在機關事業單位檔案管理中引入先進的物聯網、云計算、大數據等信息技術，使機關事業單位檔案管理由實體保管向全新的虛擬保管模式轉變，更好地推動機關事業單位檔案管理的信息化、規范化和數字化建設。

1 機關事業單位檔案管理信息化建設的概念及意義

互聯網給機關事業單位的檔案管理工作帶來了新的發展機遇，徹底轉變了機關事業單位檔案管理的面貌，在物聯網、云計算 、大數據等先進的信息技術應用于機關事業單位的檔案過程中，較好地實現了檔案管理的統一規劃和部署，實現了檔案信息化采集、整理、分類、立閱和歸檔。其應用意義具體表現為以下幾個方面：

1）提升了檔案管理的效率。由于機關事業單位在新的市場經濟環境下，必然生成紛繁復雜的文件資料，這些千頭萬緒的資料覆蓋機關事業單位中的各個方面的內容，如果還采用之前的傳統檔案管理模式和方法，則會因人手不足、資料繁雜、外部環境等諸多方面的干擾而難以實現檔案的充分利用和管理，導致檔案資料浪費或遺失的情況。而在先進的互聯網信息化技術之下，可以將紙質的檔案資料進行電子化存儲、打印和輸出，較好地實現對檔案資料的修正、拷貝、重置、攜帶和傳遞，極大地提升了檔案管理的質量和效率。

2）更好地實現對歷史檔案的整理和開發利用。由于機關事業單位的檔案管理活動是一個歷史的發展過程，在長期的傳統管理方式之下，許多檔案都處于塵封的狀態之中，這些珍貴的歷史檔案資料長期處于“沉睡”狀態，難以得到充分合理的開發和利用，無法發揮其自身的價值。而在互聯網信息技術應用環境之下，這些陳舊的歷史檔案可以得以“重見天日”，在大數據、互聯網等信息技術的整理、開發之下，可以較好地實現對這些珍貴的歷史檔案資料的查詢、檢索和調用，充分發揮這些珍貴的歷史檔案資料的現實利用價值，擴充信息化檔案開發存儲及利用的空間，方便了檔案信息資料的查詢和利用。

3）更好地促進檔案信息資料的共享。在傳統的紙質檔案管理模式和方法之下，紙質檔案受囿于物質環境及空間的限制和約束，長期處于封閉、分散的狀態，難以實現對檔案資料的整體規劃和綜合性運用，限制了檔案資料的有效發揮。而在信息技術的應用條件下，利用檔案信息資源管理系統平臺，可以極其便捷地實現對信息檔案資源的日常條件查詢和檢索、統計分析、數據報表制作、數據交換等，滿足檔案信息資源的共享和無紙化查詢需求，實現對檔案信息資源的專業化管理和統一化整合利用。

2 機關事業單位檔案管理中存在的問題分析

2.1 信息化基礎設施相對落后

機關事業單位長期以來采用人工檔案管理和紙質檔案利用的方式，缺乏信息化檔案管理意識和觀念，沒有充分重視檔案局域網的建設，這就使機關事業單位中的信息化檔案管理必備的軟、硬件設備缺失，有的單位盡管有計算機設備，然而配套設施卻跟不上，顯現出信息化基礎設施相對落后的狀態，這就在較大的程度上制約了機關事業單位檔案管理的效果，沒有充分發揮出檔案信息化管理的價值和效能。

2.2 信息化管理機制尚未健全

由于長期以來缺乏對檔案信息化管理的充分認識，導致機關事業單位的信息化檔案管理機制不夠健全，存在管理范圍不夠清晰、職責分工不夠明確等問題，這就使機關事業單位的檔案信息法律法規體系難以統一和完善，無法推進機關事業單位檔案信息化建設。

2.3 信息化檔案管理人才隊伍素質偏低

機關事業單位檔案信息化管理建設進程之中，暴露出信息化檔案管理人才相對匱乏的現象，高素質的信息化檔案管理人員明顯存在不足，大多數機關事業單位的檔案管理人員年齡偏大、缺乏應有的網絡信息化管理技術和知識，專業檔案知識也缺乏更新，這就使機關事業單位信息化檔案管理人員隊伍素質普遍偏低，難以滿足現代信息化檔案管理建設的需求。

3 提升機關事業單位信息化檔案管理的有效路徑探索

3.1 建立健全信息化檔案管理的法律法規體系

機關事業單位的檔案信息化管理建設進程之中，首先就要建立健全相關的法律法規體系，要制定與機關事業單位實際情況相契合的規章制度，結合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，完善機關事業單位檔案信息化管理制度體系。其次還要加強機關事業單位檔案信息化的標準化和規范化，要完善檔案信息數據庫，確定和設置統一的信息化標準，統一和規范檔案數據庫的管理軟件、硬件文檔格式、數據指標、著錄項目及格式等，在職責分工明確的前提下，確保檔案信息化資源的共享和利用，較好地突破機關事業單位檔案信息數據的有效轉換和讀取的瓶頸，確保檔案信息化網絡數據安全有序地穩定運行。

3.2 建立信息數據庫，推動檔案信息化資源建設

要建立和完善機關事業單位檔案信息數據庫，選取適宜的信息技術和軟件，將單位的紙質檔案信息轉換為電子檔案信息，并建立相應的文件夾，實現對信息檔案的分類整理、加密處理，并設置信息化檔案資源查詢窗口，方便需求者進行快速便捷的檔案信息查詢和檢索，提升檔案信息化資源查詢的效率。另外，還要做好檔案信息化歸檔工作，要實現館藏檔案的電子化、數字化，更好地提升機關事業單位檔案信息化水平。

3.3 促進信息化檔案的規范化、標準化建設

要使檔案信息、電子文件統一于標準化的管理體系之中，包括檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸、管理等方面，都能夠在統一的規范下得到共享，依循檔案信息化標準規范這一“交通規則”，較好地保障檔案信息資源的通暢、安全的管理與利用。

3.4 加強基礎設施及人員建設

要加大對機關事業單位檔案管理的基礎設施的建設，要根據機關事業單位的實際情況，采購和配置信息化檔案管理所需的軟、硬件設施，建構先進的檔案信息網絡，成為檔案信息化管理利用的物質前提和保障。同時，還要做好檔案信息化應用系統的建設，包括開放信息應用系統、權限信息應用系統等，確保檔案信息化服務質量和水平。另外，還要加強對機關事業單位檔案管理人員的培訓，增強工作人員的信息化知識和技能，掌握專業的檔案管理知識，整體提升機關事業單位檔案信息化管理隊伍的素質。

總之，機關事業單位的檔案信息化建設是極其重要而不可或缺的內容，單位所有人員要充分重視檔案信息化建設和管理工作，充分認識到檔案信息化管理的現代化價值，采用先進的互聯網技術、信息網絡技術，促進檔案管理的信息化、規范化、標準化建設。

參考文獻

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作者簡介

張溪卉（1969—），女，滿族，吉林伊通人，本科，館員職稱，研究方向：檔案管理