RPA助力企業財務數字化轉型

王厚明

數字經濟背景下，以RPA為代表的數字技術革新了財務的技術工具，大幅提升了財務工作的效率，加快了財務數字化轉型進程。財務機器人是RPA技術在財務領域的應用。本文基于RPA的內涵與技術原理，闡述了其在財務數字化轉型中的應用價值，包括流程自動化、人員解放化、組織層次化、職能升級化，以及RPA在財務數字化轉型中的應用場景。

一、RPA的內涵及技術原理

RPA是指機器人流程自動化技術，這一概念最早來自信息技術自動化實戰經驗總結。電氣和電子工程師協會（IEEE）將其定義為具有預定義規則、活動編排、連接不同系統特征的應用模式；Gartner將其定義為可以模仿人類，具有工作流執行能力的軟件而非物理設備；IDC（互聯網數據中心）認為RPA能夠執行的流程具有規則固定、重復執行、工作量大等特點。綜合上述定義，達觀數據（2020）認為，RPA是通過特定的、可模擬人類在計算機界面上進行操作的技術，按規則自動執行相應的流程任務，代替或輔助人類完成相關的計算機操作，也被稱為數字化勞動力（Digital Labor）。

從技術原理上來看，其主要包含以下四個方面內容：一是軟件技術屬性，即通過既定規則的腳本設計，RPA能夠替代基于人工電腦操作的業務流程。二是系統表層集成，即RPA可以無縫實現包括網頁、辦公軟件等在內的跨系統連接，而不破壞系統應用程序。同時，由于RPA調用的是操作系統底層技術，能夠識別和處理Windows系統中的幾乎所有應用程序。三是多技術組合應用，即RPA能夠模擬人的行為，實現鍵盤、鼠標、抓屏、流程控制處理等操作，是自動化技術的統稱。四是機器處理，即RPA能夠實現7×24 小時不間斷工作，進而實現對人工勞動的替代，提高工作效率?？偟膩碚f，RPA就是在現有系統架構下，自主設定流程來讓計算機自動完成業務規則明確、重復執行、業務數量大且相對穩定的工作。

基于RPA 的技術原理，其能夠實現的功能包含以下五個方面：一是數據檢索與記錄，RPA 可以跨系統進行數據檢索、數據遷移以及數據錄入；二是圖像識別與處理，通過OCR技術識別信息，并可在此基礎上審查和分析文字；三是平臺上傳與下載，能夠按照預先設計的路徑上傳和下載數據，完成數據流的自動接收與輸出；四是數據加工與分析，包括數據檢查、數據篩選、數據計算、數據整理、數據校驗；五是信息監控與產出，RPA 可以基于模擬人類判斷，實現工作流分配、標準報告出具、基于明確規則決策、自動信息通知等功能（陳虎等，2019）。

二、RPA在財務數字化轉型中的應用價值

從財務變革的歷程來看，財務數字化轉型是數字技術在財務領域滲透和應用的結果，是財務轉型的一個漸進式階段。具體來看，財務數字化轉型是企業財務部門在流程、人員、組織、職能等方面的全方位轉變，是一個持續的動態優化過程。而RPA則是以點帶面，通過在財務流程節點的應用實現流程自動化、人員解放化、組織層次化、職能升級化。

（一）流程自動化

基于RPA的技術原理，其適用于重復且界定清晰的確定性過程，即應用于大量既定規則的交易活動。財務是一個強規則領域，在業務流程中存在大量重復的工作需要手工完成，這些工作的業務特點與RPA技術的應用條件高度匹配，這也奠定了RPA技術在財務領域的應用基礎，財務機器人由此產生。具體來看，財務機器人是RPA 技術在財務領域的具體應用，即針對財務的業務內容和流程特點，通過模擬手工操作自動處理規則明確的、重復且耗時的人工事務性工作，進而幫助財務人員降低差錯率，防范數據欺詐。

從實踐上來看，財務機器人的應用更多集中于財務共享服務中心。自2013年12月財政部印發《企業會計信息化工作規范》（財會[2013]20號）以來，在實踐的持續推進和政策的積極引導下，財務共享服務中心建設及轉型問題又掀起了新的熱潮。作為財務的工廠，財務共享服務中心能夠實現費用報銷、采購到支付、訂單到收款、總賬到報表、資金管理等流程的集中，財務工作不再是一批人負責一個地區或一個公司，而是按照業務流程進行分工，通過各個節點的人員協作完成一個個財務流程，這也大大增加了財務機器人的應用空間，即基于流程節點的自動化形成規模經濟效應，實現了企業的人才、技術和時間資源節省，進而實現財務流程高效運轉和財務運作成本大幅降低。

（二）人員解放化

2020年6月，上海國家會計學院發布《2020年影響中國會計從業人員的十大信息技術》報告，其中RPA作為其中一項重要技術列居其中。從財務機器人的應用實踐來看，2016年德勤率先在中國企業推出財務機器人應用咨詢服務。財務機器人的應用能夠通過傳統業務流程的自動化解決人力資本、時間和技術成本的大量耗費，以及人力資源出錯率較高等問題，進一步釋放大量的基層財務人員，由此造成大量基層財務人員下崗或轉崗。

財務機器人的應用目的不是實現對財務人員的替代，而是基于成本效益原則實現財務職能的最大發揮，進而促進財務人員的轉型。RPA技術能夠實現費用報銷、采購到付款、訂單到收款、總賬到報表、資金管理等財務流程的自動化，進而能夠將基層財務人員從簡單、重復、低附加值的工作中釋放出來，讓技術賦能財務人員，使其有大量的時間主動參與到業務分析、決策支持、預測等更高端的價值增值活動中，進一步實現由傳統核算型向管理型、價值型財務人員轉變。

（三）組織層次化

2019年，華為攜手德勤發布《中國數字化轉型人才培養頂層設計報告》，報告中將數字化人才定義為三類：數字化領導者、數字化應用人才以及數字化專業人才。應用到財務領域，財務數字化轉型人才也與之相對應，具體包括財務數字化領導者、財務數字化應用人才以及財務數字化專業人才。

數字經濟背景下，數字技術與傳統行業的結合與應用使得新業態、新模式不斷興起，企業會計環境也面臨著新挑戰。面對日益復雜的商業環境，發揮風險防控的管控作用尤為重要。RPA等數字技術的應用能夠提升財務部門數據處理能力，使得財務數字化領導者能夠針對數據分析結果對財務風險甚至是非財務風險形成一定的預判能力，使得財務職能由事后監督向事前預測、事中分析和監督轉變，進而提升企業的風險防控能力。

基于財務人員的轉型，財務機器人的應用會帶來財務組織架構的層次化調整。首先，基于財務機器人在財務共享服務中心的大量應用，財務流程的自動化處理能夠將大量基層財務人員從傳統的財務模式中解放出來，實現基于財務機器人應用的共享財務結構；其次，被解放的財務人員能夠將工作重心轉移至服務業務、決策支持等內容，進而形成業務、財務、IT深度融合的輔助業務決策、參與戰略制定的業務財務和戰略財務結構，與財務數字化應用人才和財務數字化領導者相對應；最后，在財務機器人的部署和管理上，需要財務數字化專業人才基于卓越管理中心（COE）予以管理，實現人機協同效應的最大化。由此實現“以財務數字化領導者為指引，以財務機器人團隊為基點，以財務數字化應用人才為源泉，以財務數字化專業人才為保障”的“戰略財務+共享財務+業務財務+管理團隊”的架構體系。

（四）職能升級化

基于財務轉型的方向，財務數字化轉型職能變革主要呈現出以下趨勢：

1.參與戰略決策制定。財務部門作為企業的核心部門，記錄著企業所有的交易行為和信息往來，具有數據匯集的先決優勢，是企業天然的數據中心，由此驅動著企業數字化轉型進程。財務數字化轉型的本質是將財務由小數據集向大數據中心轉變，實現財務職能從數據計量轉變為數據挖掘、利用、價值創造，為戰略制定提供決策支持。而財務機器人的應用能夠實現數據檢索、記錄、加工、分析等功能，進而輔助基于大數據的挖掘與分析。

2.提供敏捷業務支持。企業的三大循環包括信息循環、業務循環和管理循環，財務是信息循環的重要組成部分。財務機器人的應用使得財務部門能夠更高效地采集、加工和報告信息，大大提升了財務工作效率，促使財務能夠更好地與業務循環、管理循環相融合，面向業務經營過程，提供業務支持（田高良等，2019）。

3.提高風險防控能力。數字經濟背景下，數字技術與傳統行業的結合與應用使得新業態、新模式不斷興起，企業會計環境也面臨著新挑戰。面對日益復雜的商業環境，發揮風險防控的管控作用尤為重要。RPA等數字技術的應用能夠提升財務部門數據處理能力，使得財務數字化領導者能夠針對數據分析結果對財務風險甚至是非財務風險形成一定的預判能力，使得財務職能由事后監督向事前預測、事中分析和監督轉變，進而提升企業的風險防控能力。

三、RPA在財務數字化轉型中應用場景

就RPA 技術在財務管理領域的應用場景來看，基本覆蓋了財務管理的方方面面，依據每個企業流程的規范化、標準化程度不同，RPA 技術應用的范圍也不盡不同。具體來看，主要包括如下應用場景：

1.費用報銷。財務機器人在費用報銷中的流程應用主要包括智能提單、智能審核、自動付款、自動賬務處理、費用分析等內容。結合OCR技術，財務機器人能夠對各類發票和單據進行自動識別、分類匯總并分發傳遞；根據預先設定的審核邏輯，財務機器人能夠自動實現報銷單據核對、費控規則匹配、報銷異常事項提醒等功能；根據審核后的報銷單，財務機器人能夠進行自動付款；付款后，財務機器人能夠依據記賬規則自動生成憑證進行賬務處理；整個報表流程中財務機器人能夠根據報銷費用數據進行實時分析，并對異常情況予以警示。

2.采購到付款。財務機器人在采購到付款中的流程應用主要包括請款單處理、發票查驗與認證、采購付款、賬務處理及報告、供應商對賬內容。財務機器人通過OCR 技術掃描請款單并識別錄入 ERP系統；基于預先設定規則，財務機器人能夠執行發票、訂單、收貨單匹配并確認收貨，并對供應商提供的發票信息進行查驗；基于認證后的發票，財務機器人能夠進行自動審核、信息錄入和付款；付款后，財務機器人能夠根據付款信息導入總賬并進行賬務處理；根據預先設定好的對賬時間，由人工觸發財務機器人登錄ERP 系統查詢供應商范圍并導出，發送對賬提醒郵件。

3.訂單到收款。財務機器人在訂單到收款中的流程應用主要包括銷售單錄入和變更、發票開具、返利管理、收款到賬、訂單發貨、收款核銷等內容。財務機器人能夠對電子訂單或數字化的紙質訂單進行識別和錄入，同時對有變更需求的訂單進行變更；根據訂單信息，財務機器人能夠抓取開票數據進行開票，并通過郵件方式傳遞至相關業務人員；財務人員定期從客戶管理團隊獲取返利申請表并上傳至內部系統，財務機器人登錄返利管理系統，將返利申請表中的內容錄入并生成申請號碼，在更新申報處理狀態后，根據返利訂單發送相關信息至審批人郵箱；財務機器人通過登錄網銀系統獲取銀行流水，在精準篩選后將符合入賬條件數據自動錄入；根據收款到賬情況，財務機器人按順序循環檢查收款金額是否滿足訂單下放條件并依以釋放；財務機器人從銀行獲取數據，自動認領來款，并同步至賬務系統進行收款核銷。

4.總賬到報表。財務機器人在總賬到報表中的流程應用主要包括關賬、賬務處理、對賬、報表出具等內容。期末財務機器人自動進行各項關賬工作，例如現金盤點、銀行對賬、銷售收入確認、應收賬款對賬等。如有差異，財務機器人將發送預警報告至相關負責人，如對賬無誤，則自動進行賬務處理；周期性地對賬務進行記錄和結轉；每日自動完成對賬和調節表打印工作；自行完成數據匯總、合并、抵銷、郵件催收、系統數據導出及處理等工作，自動出具模板化報表。

5.資金管理。財務機器人在資金管理中的流程應用主要包括銀企對賬、現金管理、收付款處理、銀行回單管理等內容。財務機器人取得銀行流水、財務數據，并進行銀行賬和財務賬的核對，自動出具銀行余額調節表；自動登錄企業網銀，根據設定的資金劃線自動執行現金歸集、現金計劃信息的采集和處理，動態監控資金收支狀況；根據訂單信息和供應商信息自動完成收款和付款；根據銀行資金支付的發出指令自動登錄網銀系統獲取銀行回單，同時登錄影像系統，通過關鍵字找到唯一匹配信息自動進行掛機，并將結果以郵件方式通知財務人員。