新時期如何創新城建檔案管理工作

陳麗華

（膠州市建筑業服務中心，山東 青島 266300）

隨著國民經濟的增長，國內發展環境得到大幅改善，推動城市經濟邁上新的高度。在城市蓬勃發展之際，檔案管理問題暴露出來。可以看出，當前城市經濟運行處于亞健康。為了實現可持續發展目標，需要剖析城建檔案管理的弊病，并采取有效措施。文章由三部分組成，第一部分分析檔案管理工作問題，第二部分闡明創新管理工作的意義，第三部分歸納創新管理工作的策略。

1 城建檔案管理工作的主要問題

1）管理意識薄弱。常言道：“意識決定行動。”只有具備科學意識，才能做出有效行動。從目前情況來看，意識薄弱的現象普遍存在，這無疑會違規操作的產生提供了溫床。檔案管理質量下降，會影響到城市發展。發展問題一旦增加，不僅會讓資源浪費局面加重，還會延緩城市發展戰略的落地時間。

2）管理制度缺失。創新是城市發展的主旋律，要貫穿檔案管理的全過程[1]。但事實并非如此，不少部門仍要采用傳統制度。這樣的制度體系，顯然無法無力指導工作。在日常工作中，檔案人員會按照自己的意愿來開展工作，不僅效率低，質量還無法保證。久而久之，檔案管理質量出現下滑，其服務性就無法凸顯。

3）管理設備不足。在新時期下，檔案事業迎來了發展黃金期。要相適應時代要求，需要推進信息化建設。城建檔案管理部門也認識到這一點，但由于資金有限，無法引進信息設備。設備數量不夠，信息化管理就無法實現。為了完成管理任務，不得已采用傳統方法。

4）人員能力偏低。人員在城建檔案管理中扮演極其重要的角色，其能力關系到管理效率。現階段，人員能力普遍不足，無法滿足新時期要求。具體表現有：不會自主進行學習，在部門培訓中表現不積極，導致信息素養遲遲無法形成。將檔案管理視為任務，只要能夠完成，就宣告萬事大吉。在管理期間，沒有推動檔案工作的創新發展，勢必會讓檔案價值大打折扣。

2 城建檔案管理工作的創新意義

為了適應新時期，應對新挑戰，我國積極推動轉型升級。雖說取得一定成績，但離預期目標還有一段距離，尤其是城建檔案管理。問題來源于多方面，如意識、制度、設備、人員。正是由于問題的存在，才會導致管理工作不到位。要想確保城市發展有成效，需要就現有問題進行深度剖析，以便找出創新策略。待問題一一解決后，城市各項發展工作就能步入正軌[2]。一方面，資源消耗減少，人與自然和諧相處。另一方面，發展步伐加快，從而為人們提供最舒適的工作生活環境。

3 城建檔案管理工作的創新策略

1）培養管理意識。為了讓城市發展再上一個臺階，檔案管理部門應重視管理意識的培養。培養工作并非一朝一夕之事，應制定詳細的計劃，并讓計劃落實落地。首先，舉辦培訓活動。通過開展專題講座，糾正全員的錯誤看法。待正確意識形成后，檔案人員就會反思工作。其次，營造創新環境。除了要懸掛橫幅標語外，還要在溝通群中推送信息。在持續宣傳下，促進創新意識的形成。再次，開展管理實踐。普及知識固然重要，更重要的是應用。檔案部門要精心設計和組織實踐活動，以此提高人員的創新能力。最后，堅持例行檢查。觀察檔案人員的日常表現，從中找出問題，并進行糾正。一段時間后，檔案人員行為就會更加規范，管理效果自然有保證。

2）完善管理制度。管理制度是檔案管理體系不可缺少的一部分，只有提高其指導性，方能確保創新活力[3]。首先，明確管理職責。在以前，職責存在交叉，導致推諉事件發生。在現在，要對這些交叉點進行處理，以實現專崗專職。其次，優化管理流程。工作流程越科學，管理效果就越好。一方面，檔案部門要深入分析典型案例，從中汲取經驗教訓。另一方面，部門領導要下沉到一線，傾聽廣大員工的心聲。結合兩方面內容，制定優化策略。在實踐中，時刻關注流程運行狀況，如發現不和諧之處，要立刻進行調整。最后，完善監督體系。挑選精兵強將，成立監督隊伍。采取檢查和抽查相結合的方式，對檔案管理過程進行控制。當遇到違規操作時，要立刻中止，并責令其改正。在部門例會上，組織深度討論，避免問題再次出現。

3）增加管理設備。檔案管理部門要拓展資金渠道，以籌措設備采購資金。譬如，推行PPP模式，吸納企業資金，過程見圖1。提供豐厚條件，吸納社會資金。待資金充足后，著手制定計劃。在采購過程中，嚴格按計劃執行，這樣才能買到價格優、質量硬的設備。在設備安裝完畢后，要做好兩件事。一要安排人員負責維護，讓設備始終保持在健康狀態。二要制定使用要求，以此提高城建檔案的安全性。

圖1 PPP模式

4）提高人員能力。檔案管理部門要認識到人員的重要性，并推進培訓工作常態化。為確保培訓質量，需要豐富培訓內容，創新培訓方式。內容涉及三個方面，分別是理論知識、管理技術、管理經驗。方式有三種，包括專題講座、參觀學習、自主學習。每一培訓后，都要檢驗成果。對于不合格者，要回爐重造，直至掌握全部內容。對于表現突出者，給予一定獎勵，并將其樹立成榜樣。

4 總結

在新時期下，城建檔案管理弊端日漸突出，如何有效解決成為需要思考的課題。筆者認為應從四方面入手改善：第一，培養管理意識，夯實創新基礎。第二，完善管理制度，規范創新行為。第三，增加管理設備，提高創新效率。第四，提高人員能力，確保創新質量。在多措并舉下，推動城建檔案管理事業的高質量發展。