淺析新時期做好人社檔案管理工作的策略

朱斗芳

（河北承德市圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局，河北 承德 068150）

隨著科技進步步伐的加快，人社檔案管理也越來越呈現出信息化電子化趨勢。目前，相關檔案管理工作正在從傳統的檔案管理過渡到現代化電子化管理模式，節省了時間、人力、物力的消耗，提高了工作效率。但同時也面臨著一些問題需要應對。

1 信息化檔案管理的主要變革和特點

1）檔案類別的變革。電子化檔案的管理對于傳統檔案的分類方式而言是顛覆性的變革，變原始的“按目錄索驥”為信息集成系統的模塊、流程的管理設置。分門別類對各種檔案進行儲存，依據關鍵詞或者檔案類別高效便捷進行查找，大大提高了工作效率。相較傳統分類方式，電子化檔案分類對于數量較大、類別較多、內容較多的檔案分類具有很大的優勢，在工作中可以合理運用，把管理人員從費時費力的查找程序中解放出來，投入到管理創新中。

2）檔案載體的轉變。在現代人社檔案管理工作中，電子檔案以快捷的存儲使用取代了部分紙質文檔，成為主要儲存方式。高清拍攝器、大容量電腦、電子管理系統逐漸取代紙質檔案袋、目錄條成為主要工作方式，儲存電子文檔資料比保存紙質文檔要更為方便。當然，也要看到紙質文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。

3）檔案保管方式的轉變。電子化檔案在進入信息化系統后，管理人員和使用人員依據一定的權限可以進行查看。如果不進入信息集成系統中，很難掌握到信息的核心部分甚至看不到檔案。在這種越來越依賴網絡化、信息化的新型檔案保管方式，檔案管理人員必須掌握現代信息技術，熟練掌握使用電子信息系統。

2 檔案電子化帶來的問題和挑戰

1）電子檔案保管期限問題。紙質檔案在歸檔后會依據重要性分別設置為10年、30年和永久保管等不同的保管期限，而電子檔案在簡便歸檔存儲程序、方便使用的同時，如果發生病毒攻擊、網絡癱瘓，可能會導致電子檔案內容在一瞬間丟失，造成難以彌補的損失。

2）電子檔案原件的真實性問題。在紙質檔案轉化為電子檔案的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料上簽發。這其中由于無法一一與原始紙質檔案進行比對核實，加之各類修圖技術的普及，電子文件容易被刪改，且修改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。

3）電子檔案安全性問題。檔案管理轉移到網絡上后，存在著一定的被黑客攻擊等風險，給檔案的安全管理帶來很大的隱患。此外，對檔案管理人員和使用人員的安全意識要求較高，日常注意保管訪問權限和密碼，如果丟失被盜就會造成失密泄密問題。此外，由于不像紙質檔案不可更改性，電子檔案存在被篡改、誤操作等一系列問題，應對或者處理不當會造成較大影響。

3 提高人社檔案電子化管理水平策略分析

新時期人社檔案電子化管理的核心和關鍵就是管理方式和安全管理技術的現代化。應從以下幾個方面入手：

1）強化重視程度。在加快檔案現代化、信息化建設過程中，基礎和關鍵保障是單位領導重視檔案管理工作，能夠把檔案信息化建設作為單位發展建設中的一項重要內容，不斷構建健全檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率。同時加大物資投入力度，增配必要的硬件、軟件設施，確保人社相關工作高效開展。注重日常化培訓，提高檔案管理人員運用現代化技術的能力，更新檔案管理人員的知識結構。

2）制定科學規范的電子化檔案管理標準。檔案工作標準化的一項重要依據就是規范的規章制度和標準準則。對于檔案的采集標準、儲藏標準、使用要求等，制定符合檔案管理的標準后以制度化的形式張貼公告，并切實遵守。只有嚴格的制度才能促進檔案管理標準不斷提升。

3）注重前期收錄工作。相較于紙質檔案，電子檔案后期使用多，做好前期收錄工作至關重要。前期收錄工作做得好不好，直接決定了后期檔案的真實性和客觀性。收錄工作應注意以下方面：一是注意檔案價值的重要性。應根據收錄檔案的重要程度、涉密與否、后期使用率高低情況進行梳理排序，將對社會經濟發展、單位和個人重要的檔案內容優先予以加工整理。二是強化文件的鑒別。進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的要求標準。三是注意分級次著錄。在檔案收錄過程中，可將反映問題單一的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案信息則進行文件級著錄。總之做好前期收錄工作，有利于后期對檔案進行便捷的管理和使用。

4）持續提高檔案管理人員的現代化綜合素質。要充分發揮檔案工作人員的創新性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強創新意識和電腦安全管理意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識。要不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制，適應新形勢，迎接新挑戰，為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。

人社工作頭緒繁雜，相關檔案工作非常重要，要利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，以適應新時期要求，應對信息時代新挑戰。