品管圈在降低庫房耗材庫存量的應用及效果

劉灣

摘要：庫存管理是現代化企業管理中的重點部分，同樣對于醫院，做好庫存管理提高貨物的周轉率，可以提高醫院的流動資金，減少投資成本，減少人工成本，提高醫院的工作效率。本文通過用品管圈的手法解決庫房耗材庫存量大問題，盡可能去實現零庫存管理。

關鍵詞：品管圈?庫存量?醫用

【中圖分類號】R-3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2021）04-020-02

引言

目前隨著國家醫療制度的改革和醫療保險制度的出臺，各級醫院面臨激烈的競爭。要在這種競爭中立足，醫院庫房在完善規章制度、加強庫房的硬件設施的前提下，還要鼓勵科室人員增加自我管理的意識和提高解決問題的能力。品管圈（Quality Circle，QCC），又稱“質量小組”，由日本石川馨博士于1962年所創[1]，至今已有44年的歷史。是同一個工作現場或工作相互關聯區域的人員自動自發地進行品質管理活動所組成的小組。這是一種企業對基層員工的自主管理、全員品管及持續改善最佳的管理活動，它的有效實施有助于企業品質文化的創建，提高工作效率，提升營運績效，進而增強企業的競爭能力。QCC在日本和臺灣等地醫院中開展廣泛，效果肯定。本科室根據QCC的特點，應用在庫房耗材管理中來去解決庫房的問題，旨在提高庫房員工士氣、滿足員工自我成長需求、培養員工自我啟發精神、激發員工自主性及發揮潛能、建立良好的工作環境，以貫徹庫房的方針與政策，達到全面質量管理的目標。

1目前庫房的現狀

1.1對醫院來說：提高貨物的周轉率，提高資金流動性，降低資金占用成本和管理費用，減少貨物積壓，釋放空間，保證消防安全。

1.2對臨床來說：保障臨床科室的耗材供應，加速耗材運轉，保證物品有效期，為臨床提供更優質高效的服務。

1.3對科室自己來說：響應上級要求，后勤服務標注化工作指南（2016）目標庫存200萬，提高采購計劃準確性，提高工作效率，節約人力成本。

2品管圈在庫房的應用

2.1資料和方法

選取我院8-10月12大類別物資分別為：醫材IT、辦公、醫用器械、醫用低值器械、低值被服、辦公用品、印刷品、日用品、醫用被服、低值設備、電料、水暖作為研究對象，分別統計每類別每周出入庫金額，對其數據進行分析與比較。

2.2方法

2.2.1成立品管圈：成立品管圈，由一名圈長和八名圈員加上一名輔導員組成。

2.2.2主題選定：由品管圈組員根據庫房實際情況頭腦風暴提出幾個備選主題，從領導重視程度、圈能力、重要性、迫切性、可行性五個維度進行“951”評價打分，最終確定主題為：降低庫房耗材的庫存量。

2.2.3.活動計劃擬定：本次品管圈活動以周為單位擬定活動計劃表，圈員們按計劃表實施各步驟，對于未按照計劃完成的任務進行標注最終體現在甘特圖上。

2.2.4現狀把握：首先統計8-10月三個月平均每個月的庫存量為三百四十萬，然后分別統計出庫房8-10月醫材IT、辦公、醫用器械、醫用低值器械、低值被服、辦公用品、印刷品、日用品、醫用被服、低值設備、電料、水暖12大類別物資每周的出入庫金額分別計算出庫存積壓量，用查檢表和二八定律找出問題改善重點為：科室領物不及時和物品備貨過多。

2.2.5目標擬定：目標值=現況值—（現況值*累計百分比*圈員能力），現況值是三百四十萬的庫存，最終目標是二百一十萬庫存。

2.2.6問題解析：用頭腦風暴分別畫出物品備貨過多和科室領物不及時的原因的魚骨圖，用“951”打分發找出要因后在用查檢表和柏拉圖進行真因驗證找出真因。得到物品備貨過多的真因為：采購計劃不準確和信息化不夠，科室領物不及時的真因為：領物計劃不準確和不按規定時間領物。

2.2.7對策擬定：品管圈全員對其四個真因進行頭腦風暴分別提出對策，從可行性、經濟型、重要性三個維度進行“951”打分找出最終實施的對策。①真因：采購及領物流程信息化不夠。對策：使用新的HIS系統及采購平臺;建立微信交流群，加強溝通。②真因：器材科采購計劃不準。對策：根據科室領物進行采購;保管員在上報采購計劃前，需清點實際庫存。③真因：臨床科室領物計劃不準。對策：按各科室領物習慣，對物品進行優先級排序;為臨床科室提供耗材培訓。④真因：臨床科室不按規定時間領物。對策：優化領物時間表，并通知各科室領物時間;在系統上進行領物時間提示。

2.2.8對策實施與檢討

對策一使用新的HIS系統及采購平臺：由新系統工程師定期組織對器材科庫房相關工作人員和臨床各科室領物人員的專業培訓，逐步推進新系統的正常使用;通過培訓，庫房的采購和驗收，保管流程有了新的規范化標準，可實現實時監測采購流程及科室領物動態，臨床各科室有了標準化的領物流程，使領物工作有章有序。

對策二優化領物時間表：《制定并在OA平臺首頁推送《領物時間表 》;庫房采購按照樓棟領物時間針對性的執行采購，按樓層各科室領物需求下達專一性的采購計劃;臨床科室按照其領物時間提交當月備貨計劃，迅速高效領出庫房物資;臨床各科室有了清晰的領物時間段，逐步開始調整領物時間以適應優化后的領物模式。領物工作變得有次序，有計劃。按照領物時間表，耗材配送工作可以高效而系統的安排到位，送貨效率有較大提升，庫房物資得到及時出庫，耗材積壓量大大減少。采購員按照樓層領物規律更容易掌握備貨規律，可以做到周期性、針對性、專一性的采購計劃，方便庫房物資即進即出。

對策三建立微信交流群，加強溝通：納入各科室所有領物人員工作微信，建立領物咨詢群;各科室關于領物的共性問題得以高效解決，大大提高了工作效率，節省了寶貴的工作時間。便于實時通知庫房物品到貨和庫存信息，各科室可以第一時間知曉到貨信息，便于快捷領物，有效減少庫房耗材積壓。領物群便捷實用，拉近了與臨床各科室的距離，促進了器材科與各科室良好關系的建立，同時也推進了新系統陽光采購模式的工作。

對策四采購員在上報采購計劃前需清點實際庫存：給予庫房保管員登入系統的權限，便于查詢實時庫存;保管員在下達采購計劃時需做好庫存比對。耗材入錯賬和借條未及時記賬的案例大大減少，保證了系統庫存數據與實際庫存量的一一匹配。采購計劃基本做到合理科學，有效避免了物資不足而滿足不了科室領物需求或物資過剩造成的庫房耗材積壓，進一步保證了相對合理的庫存量。

對策五為臨床科室提供培訓：定期對領物人員作規范化培訓，快速使其熟悉業務，按流程下達準確的領物計劃。確保了新的領物人員快速精通領物流程，有效避免了科室下達的錯誤領物計劃單。在新系統領物模式下，確保了各科室正確規范的制定領物計劃，節省了無效了摸索磨合時間。

3品管圈在庫房的效果

3.1有形成果

3.1.1降低庫房耗材庫存量

在措施執行幾個月后，統計了1-3月份的數據分析最終庫存為二百四十萬，目標達成率為75.33%。進步率為28.39%。持續監測半年發現效果維持也良好。

3.1.2流程標準化

3.2無形成果

品管圈活動可把科學管理和人性管理結合在一起，經營管理同標很容易達成。從尊重人性出發，通過輕松愉快的現場管理方式，使員工自動自發地參與管理活動，在工作中獲得滿足感與成就感從而提高工作的積極性活，激發了工作的熱情，積極主動地做好自己的丁作，使責任心和敬業精神更為增強，通過定期的討論，提高了大家的組織和溝通能力，提高了分析問題和解決問題的能力，增強科室凝聚力，同時。每一次活動的總結都使大家的集體榮譽感增強[2]。使大家更有自信 。

4總結

在目前醫療技術不斷發展、醫療事業不斷壯大、業務量不斷增長的醫療環境下，構建科室庫房耗材規范化、精細化管理模式勢在必行。庫房物資管理模式可通過統籌把控，實現對醫院衛生材料的實時控制，實現醫院收入管理與支出管理的匹配性;能為科室的經濟效益、管理材料的消耗支出提供依據，將成本控制意識植入每一位醫護人員意識中[3]，有利于醫院對成本的長期管理與控制，而品管圈注重發揮每一位圈員的聰明才智，營造愉 快團結的團隊氛圍，從而達到集中、有序、有效地解決問題，持續改善內部服務品質，提高臨床滿意度，提升服務質量的目的，在今后的工作多嘗試用品管圈解決庫房的問題。

參考文獻

[1]劉庭芳.我國醫院品管圈活動綜述[J].中國醫院，2015，19（7）：1-3.

[2]毛玲.品管圈活動對降低科室二級庫物資使用不合格率中的應用及效果[J].特別健康，2020，（31）：149.

[3]裴妍艷，吳愛林，王亞軍.品管圈方法在降低我院藥品庫房短缺率中的應用[J].中國鄉村醫藥，2019，26（24）：55-56.

[4]郭林，謝海雄，林娟.品管圈活動在提升醫院藥事品質化管理中的應用價值[J].中國藥物經濟學，2017，12（12）：147-149.

[5]梁銘會，劉庭芳，董四平.品管圈在醫療質量持續改進中的應用研究[J].中國醫院管理，2012，32（2）：37-39.

[6]張幸國，趙青威，李盈，馬葵芬.品管圈在醫院藥學管理中的探索與實踐[J].實用藥物與臨床，2009，12（4）：233-235.

[7]馬春遠.品管圈用于產房護理質量持續改進的效果評價[J].中國現代醫生，2009，47（13）：88-90.

華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院?湖北武漢?430030