檔案內部開架推廣研究

摘?要：檔案查閱手續(xù)煩瑣、利用率低下是檔案事業(yè)前進的阻礙，檔案內部開架可以打破這種局面，調動內部工作人員查閱和利用檔案的積極性。本文從檔案內部開架的概念和目的、必要性和可行性、意義、問題和對策探討檔案內部開架推廣的可行性。檔案內部開架以服務單位內部人員為出發(fā)點、檔案保護與保密為原則，為內部工作人員開辟一個學習的新場所，給檔案開架的全面推廣打下堅實的基礎。

關鍵詞：檔案;內部開架

一、檔案內部開架的概念和目的

（一）檔案內部開架的概念

檔案內部開架指的是檔案室將紙質或者電子檔案放置到書架以及局域網絡，本單位內部人員無需通過檔案工作人員的介入就可以當場隨意查找、閱讀以及利用的一種檔案服務形式。

（二）檔案內部開架的目的

檔案內部開架意在打破現有通用的檔案閉架服務，倡導用戶的主動利用，給予更自由的選擇空間;檔案利用手續(xù)簡化，周期縮短，一份案卷可滿足更多人的利用需求，發(fā)揮了檔案的價值;檔案工作人員不再是檔案基礎利用的交換中心，工作重心從檔案的調取、提供利用轉移到信息管理及資料編研，為社會活動提供史料;內部開架是針對日益龐大的信息需求提出的試驗，若順利開展，可逐漸向全社會過渡，轉變社會公眾對檔案刻板的印象，真正實現檔案信息公開。

二、檔案內部開架的必要性和可行性

（一）檔案內部開架的必要性

1.檔案服務親民的要求

檔案查閱手續(xù)煩瑣是檔案利用服務親民化的阻礙。例如上海市檔案館查閱服務需辦理閱覽證、申請、檢索、借閱、歸還的五個基本流程，若要查閱未數字化的檔案原件，還需等待調檔，檔案閉架服務耗費時間與精力，極少數人愿意花費時間獲取服務。此外，目前的檔案查閱流程對于利用人存在一系列難點：首先，閉架服務具有目的性強、查找需一定檢索技巧的特點，用戶作為非專業(yè)人士，無法用專業(yè)詞匯精確地表述自己的需求;其次，檔案資源與用戶信息不對稱，在沒有案卷目錄的情況下，用戶不能良好地行使利用權利。在這些情況下，用戶需求得不到滿足，利用熱情下降，檔案工作得不到公眾的肯定，發(fā)展就受到了阻礙。

2.檔案自身屬性的要求

檔案的價值在于利用，當更多人使用檔案滿足其信息需求時，檔案才會實現其增值的目的。相對于原來的閉架服務，檔案內部開架減少了工作人員檢索、調檔等外在因素對檔案利用造成的限制，對用戶來說，利用更方便、更自由，因此，內部開架將顯著增加了檔案的利用次數，利用效率也得到了提升，因此，檔案內部開架是實現檔案價值的有效途徑。

（二）檔案內部開架的可行性

1.檔案保護可行性

指紙張與電子檔案的內容與載體保護，不包括以其他特殊載體存在的檔案。

（1）紙質檔案保護。因紙質檔案具有孤本性，對其保護可采用副本及電子本開架方法。使用備份文件進行開架，若文件破壞或遺失，可以迅速復制，繼續(xù)提供利用，不會耽誤用戶急切的信息需求。

（2）電子檔案保護。電子檔案作為計算機產生的有價值的原始文件，其便于傳輸、信息密度高的特點是一把雙刃劍。電子檔案進行開架時的風險包括文件存取的不完整、病毒、計算機硬件損壞、操作失誤、黑客等原因。因此，可以尋求專業(yè)的信息技術人員進行系統(tǒng)和電子文件的維護和保護工作，同時，做好電子檔案備份、加強工作人員的信息技能，以此保證電子檔案的完整性和真實性。

2.檔案保密可行性

指用戶不泄露有保密需求的檔案信息。開架檔案選取在企業(yè)及單位內部可公開的文件，開架閱覽鼓勵用戶在特定利用區(qū)域，如閱覽室，自行查找并閱讀，在半公開的環(huán)境下，大部分的利用行為都在工作人員的監(jiān)控下，確保檔案不被未經允許就復制以及夾帶出閱覽室的行為;用戶進入閱覽室前，需驗證身份，確保其具有查看特定類別檔案的權限，杜絕冒用證件查閱檔案的行為，確保內部檔案信息的保密性。

三、檔案內部開架的意義

（一）檔案利用效率及利用率提升

檔案內部開架極大地簡化了檔案利用的流程，用戶能夠通過便捷的方式獲取所需信息，通過直觀的查閱，用戶更自主地選取所需資料，信息選擇更多，滿足信息需求的可能性大大上升，利用效率得到提升。用戶需求得到滿足，對檔案服務的滿意度也隨之上升，利用熱情逐漸高漲，促進用戶群體的擴大，良性循環(huán)大大提高了檔案的利用率。檔案開架的服務模式更容易滿足用戶的信息需求，用戶可以自由的、大批量的查閱文件，比起無資料研究、有限制的借閱，開架服務給工作、學習帶來的極大的便利，借鑒實際經驗，結合歷史數據，工

作成果會更加可靠，用戶的工作效率也會得到提升。

（二）檔案工作資源配置優(yōu)化推動業(yè)務建設

開架服務形式使得用戶更自主的利用檔案，檔案人員的工作重心由滿足用戶信息需求轉向利用指導、資料匯編以及加強和深化管理工作。往返庫房調取檔案的重復性勞動得以節(jié)省，原來的被動服務變?yōu)橹鲃拥拈_放服務，更多時間和精力被投入到開發(fā)查閱軟件、優(yōu)化開架體驗、修補載體老化資料、數字化音像檔案等。

服務形式的轉變對檔案工作有了更高的要求，編制專題檢索工具，維護信息系統(tǒng)，檔案業(yè)務活動范圍逐步拓展。工作人員職能的轉變推動檔案業(yè)務建設的革新，而開架后隨著利用率增加，用戶反饋越來越多，業(yè)務建設將逐步完備，且面向用戶體驗不斷完善，因此，開架給檔案事業(yè)注入了新的活力。

（三）開架有利于企業(yè)文化的建設

檔案內部開架使得檔案第一價值能夠在其消失前得到充分發(fā)揮。檔案第一價值體現在文件與原生單位緊密的聯系，將文件進行內部開架，本單位工作人員通過閱讀，能夠了解單位內部行政、生產等方面的具體情況，有助于其遵守規(guī)章、吸取經驗、完成工作。在開架過程中，員工與企業(yè)關系更加緊密。此外，檔案作為企業(yè)不可分割的一部分，內部開架是很好的建立企業(yè)文化的契機。通過檔案信息的記錄和獲取，一代代員工的技術、經驗、精神可以被新員工所傳承，員工加強了與企業(yè)價值觀的一致性，企業(yè)文化得以延續(xù)和發(fā)揚。

（四）檔案利用親民化、普遍化推動檔案信息公開

開架后，用戶不再受限于借閱流程、數量，持有效證件進入檔案室就能進行查閱。檔案工作人員不再是用戶與檔案唯一的中間橋梁，開架閱覽更快捷、更方便，用戶與檔案的關系更為緊密。而用戶在接受與習慣開架服務的過程中，會建立檔案信息公開的意識，即用戶對檔案信息的需求會進一步擴展，尤其是一些保密程度界定相對模糊的檔案，當需求人數達到一定數量，引起社會共鳴，將直接推動檔案信息公開的發(fā)展與執(zhí)行。

（五）內部開架推廣為檔案館全面開架進行鋪墊

檔案內部開架推廣是檔案全面開架推廣設想的試驗，就目前檔案服務而言，信息開放程度不夠高。同時，政府在努力開拓信息公開的道路，2007年時通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》，此后的幾年里，涉及信息公開的案件多次發(fā)生，《條例》激發(fā)了社會公眾對于信息公開的關注和期望。內部開架推廣也是如此，檔案信息與政府信息都是社會生活重要的組成部分，信息公開是大勢所趨，檔案信息作為其中的一部分，也必定要走出這一步。檔案內部開架推廣是為了將信息更好地服務于單位職工，檔案全面開架則是全部社會公民的福利。

四、檔案內部開架的問題和對策

（一）檔案內部開架的問題

1.檔案內部開架的推廣問題

檔案內部開架是對長期以來存在的閉架服務的改革與顛覆。對于企業(yè)和檔案工作人員而言，開架意味著檔案室的職能轉變、資源的重新分配。開架涉及服務空間、副本制作等新工作和硬性條件，也有關于信息安全的保障問題。因此，如何實現內部推廣成為了首要問題。

2.檔案工作人員的技能要求問題

檔案服務形式的轉變導致了檔案業(yè)務的拓展，工作人員既需要承擔原始工作，又要優(yōu)化開架管理。檔案工作人員一直以來習慣提供閉架服務，專業(yè)知識與技能都存在一些局限性，無法滿足開架檔案管理的要求。

3.開架檔案的查閱權限問題

開架檔案的主體一大部分是允許向社會公開以及保密期限已滿的檔案，例如企業(yè)年報等文件，這些檔案不涉及秘密、隱私、專利，因此不存在查閱權限的問題。然而，部分具有保密要求的專門檔案，例如科技檔案，不能對企業(yè)全體員工進行開放，那么對于這些有很大開架需求的檔案，該怎樣應對這個問題。

（二）檔案內部開架的對策

1.由檔案館牽頭進行推廣

檔案內部開架的首要條件是企業(yè)的配合，該種檔案服務形式的推廣需要權威機構的認可和指引。省市級檔案館是全社會檔案業(yè)務活動的中間體，給單位檔案室業(yè)務活動劃定了標準與規(guī)范。為推廣檔案內部開架，檔案館可出臺相關政策鼓勵開架行為，破除檔案利用“封閉式”的傳統(tǒng)觀念;并制定具體條例與實施細則，指導新形勢下的檔案工作，為開架工作制定模板，讓改革的推行和執(zhí)行更順暢。

2.內部開架根據現實情況逐步推進

開架的硬件包括查閱空間的設立、副本的制作等內容。在空間較為狹小的單位，沒有多余房間和器具建立具有一定規(guī)模的檔案閱覽室，這種情況下，可以縮小相關規(guī)模，調整檔案室和庫房的格局，改檔案架作閱覽裝具，擠出空間。開架工作循序漸進，首先將無需副本的電子檔案開架試行，將電子文件以不可修改的格式存放在數據庫中，通過檔案室內網，讓利用者在閱覽室內使用指定電腦進行查閱與利用;紙質檔案優(yōu)先選擇需求較多的文件進行副本制作，需求較少的暫緩，逐步投入開架使用。

3.引進人才，加強培訓

檔案開架的技術難點在于開架文件的管理、新的檢索工具開發(fā)以及信息系統(tǒng)維護。紙質檔案開架可借鑒圖書館管理：及時更新上架檔案、檢索工具標注檔案存放位置、宣傳檔案保護、加強人員監(jiān)督;定期進行工作人員計算機技能培訓，加強對信息科技發(fā)展情況的了解，以應對未知的信息風險。此外，單位可與專門的信息技術服務公司達成合作，進行系統(tǒng)的開發(fā)與維護，為員工帶來更優(yōu)質的信息獲取體驗，給電子檔案的安全保駕護航。

4.限制用戶開架權限，培養(yǎng)員工忠誠度

內部開架可采取限定工種及人員職級的方式，分為單位內部公開檔案、相關技術類檔案等。例如對本單位所有工程技術人員進行了非核心科技檔案開架，對高級技術人員及單位領導進行全部科級檔案開架。同時，內部開架服務的開展是基于對員工的信任，若員工忠誠度不夠則存在風險，因此，企業(yè)需培養(yǎng)員工的歸屬感，并制定相應的開架管理條例，規(guī)范用戶的行為。

五、小結

檔案內部開架的服務模式既有益處又存在著挑戰(zhàn)，對檔案來說開架實現了其價值也增加了風險，對用戶來說方便了查閱也考驗了經驗，對檔案工作者來說減輕了體力勞動也增加了技術與智慧勞動，對檔案工作來說拓展了業(yè)務也也增加了難度。它的推行需要權威機構的領導和推行、需要企業(yè)的認可和投入、更需要檔案工作者的付出與努力。檔案內部開架推廣是檔案信息真正走向全面公開的第一步，它率先進行了試驗、獲取了數據，給檔案全面開架打下了堅實的基礎。

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作者簡介：王怡雯（1993—?），女，漢族，上海人，本科，初級職稱，研究方向：檔案學。