檔案安全保障管理機制的構(gòu)建

李敏

（煙臺臨港工業(yè)學(xué)校（蓬萊市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校），山東 蓬萊 265600）

前言

檔案管理工作相對比較繁瑣和復(fù)雜，需要具有極強的工作責(zé)任感和耐心細致的工作態(tài)度才能做好[1]。對于一個單位來說，員工數(shù)量多，每年都會有調(diào)入調(diào)出、離職入職、崗位變動等情況的發(fā)生，需要對檔案進行整理；從學(xué)校直接招聘的新員工很多都是大學(xué)畢業(yè)生，檔案中經(jīng)常出現(xiàn)材料不全的問題，需要進行補錄，而這些工作往往都會跨地域進行，無形中增加了難度；很多服務(wù)保障人員都是聘用制的，甚至在入職后要重新建立檔案，補充材料相當繁瑣。因此，檔案管理工作必須要借助于信息化的技術(shù)手段，在提高工作效率的同時，提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。同時，檔案事關(guān)每個人的切身利益，需要多好安全保障，只能供專人查詢，避免遺失或者被人偷竊，

以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能分析算法為代表的信息技術(shù)已經(jīng)深刻改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，實現(xiàn)了辦公方式的便捷化轉(zhuǎn)變和工作效率的大幅提升，同時數(shù)據(jù)分析結(jié)果更加準確，數(shù)據(jù)背后的規(guī)律表現(xiàn)形式更加多元化。很多單位的檔案管理工作也積極嘗試與信息技術(shù)相結(jié)合，試圖向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，同時利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理工作的安全保障機制。

文獻[2]從數(shù)字化建設(shè)的角度研究了檔案管理工作效率提升的具體措施，提出了利用信息加密技術(shù)實現(xiàn)檔案安全管理的具體措施；文獻[3]研究了一種新的信息存儲技術(shù)，在此基礎(chǔ)上將其運用到檔案管理工作中，探討了利用存儲及時實現(xiàn)檔案安全管理的可行性；文獻[4]研究了大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用，指出了利用數(shù)據(jù)信息搜索和分析技術(shù)能夠顯著提升檔案管理的工作效率和準確性，但是在搜索和分析的過程中需要進行加密處理，防止被別有用心的人利用從而危及檔案信息的安全。總之，檔案安全保障管理機制急需建立，只有建立了良性的安全保障機制，才能提高檔案管理的效益；另外，信息化技術(shù)提升了檔案管理工作的效率，需要在進行檔案安全管理的過程中，不能忽略信息技術(shù)的應(yīng)用，力爭在實現(xiàn)高效管理的同時也實現(xiàn)安全管理。

一、當前檔案安全管理工作中存在的問題

很多單位都需要新員工帶檔案入職，加上很多新員工都是大學(xué)畢業(yè)生，移交過來的檔案有很多需要補充或者材料不齊全的情況，因此當前檔案管理仍然有很多細節(jié)工作需要處理。

（一）信息收集較為困難或者收集到的信息不規(guī)范從而增加了整理工作的難度

檔案管理工作涉及到大部分員工和各類管理人員，是一個龐大的系統(tǒng)工程。每年都有新員工入職，經(jīng)常有員工的職位發(fā)生變化，這些都需要對檔案進行補充和修改；管理人員有些是臨時聘用的，存在檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出。因此，檔案需要經(jīng)常進行信息采集和變更整理，每次采集信息都需要動員大部分甚至是全單位的力量，因此信息收集較為困難；很多時候，收集到的信息由于格式不統(tǒng)一，或者數(shù)據(jù)不能夠一次性收集全，需要反復(fù)進行更正，這些都給檔案的錄入工作帶來了難度。

（二）相關(guān)部門之間配合不默契增加了檔案管理的難度

人們通常會認為檔案管理工作只是人事部門的事情，其他部門只在需要使用的時候去調(diào)用就可以了。所以，檔案管理工作經(jīng)常都是人事部門自己在“孤軍奮戰(zhàn)”。檔案管理確實是人事部門的重要工作之一，但是檔案關(guān)系到每一個人，并不單單只依靠人事部門自己的力量就能做好；各個部門、所有人員都有職責(zé)配合人事部門做好檔案的收集整理、變更申報、傳送傳輸?shù)裙ぷ鳌：芏鄦挝粌?nèi)部，除了人事部門之外的部門對于檔案管理配合工作積極性不高，經(jīng)常認為配合人事部門完成檔案管理的相關(guān)工作是“額外的負擔”，這種不積極的態(tài)度不僅僅不利于檔案管理效率的提升，也會無形中打擊到人事部門的積極性。另外，新員工的調(diào)動等經(jīng)常是跨地域進行的，這就需要異地進行檔案相關(guān)信息的補錄和收集，檔案又不同于其他材料，很多都需要紙質(zhì)化，這樣也會無形中增加檔案管理工作的難度。

（三）專業(yè)人才的欠缺限制了檔案管理工作效率的提升

檔案管理屬于管理學(xué)的范疇，雖然經(jīng)常涉及一些繁瑣的操作性的工作，但是掌握相關(guān)專業(yè)知識可以提升檔案管理工作的規(guī)范性，利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)可以提高工作效率。很多單位為了節(jié)約人力資源開支，或者暫時尋找不到專業(yè)的檔案管理人才，或者不重視檔案管理人員的傳幫帶培養(yǎng)，經(jīng)常會臨時性地安排一些暫時沒有其他工作的員工充當檔案管理員，只求檔案管理工作“過得去”，不求檔案管理工作“過得硬”。這種模式下，檔案管理很難做到規(guī)劃化和科學(xué)化，在檔案使用的時候就會暴露出來很多問題從業(yè)影響使用效果；并且也會增加管理人員的煩躁和抵觸情緒，不利于全單位全面管理工作的落實，也很難保障檔案管理工作的持續(xù)性和連貫性，甚至?xí)绊懙綄I(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。

二、構(gòu)建檔案安全保障機制的措施方法

在檔案管理工作中，為了克服以上缺陷，同時積極爭取利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的安全管理，需要做好以下技術(shù)和管理措施。

（一）設(shè)計基于云的檔案查詢與存儲安全管理系統(tǒng)

當前，很多計算機體系架構(gòu)為了實現(xiàn)安全保密，將各種信息利用局域云網(wǎng)進行存儲，全體員工依據(jù)權(quán)限等級的不同進行查閱，有效防止了失泄密問題的發(fā)生，同時云架構(gòu)能夠減小網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。為了提升檔案管理的安全保密性，可以借鑒云架構(gòu)進行檔案查詢管理系統(tǒng)的設(shè)計，底層是各種云服務(wù)器，中間應(yīng)用層是安全防火墻和員工安全等級劃分機制，直接應(yīng)用層可以被員工方便調(diào)用，各層級之間通過物理進行隔離。具體形式見圖1 所示。

（二）通過宣傳教育提高全員檔案意識

各級管理層應(yīng)該深刻認識到檔案安全管理工作的重要性，尤其是要盡量避免出現(xiàn)檔案移交過程中丟失、材料不全、時效性差等問題，這些需要高質(zhì)量的檔案管理工作做保障。因此，管理層達成一致認識之后，應(yīng)該把檔案管理工作作為行政管理工作的重要一方面進行深入貫徹落實，同時積極開展專項教育，向全體員工講明檔案管理工作的重要性，教育每一名員工都要重視自己的檔案材料，督促配合每一次的檔案審查或者補充工作，尤其是需要指導(dǎo)相關(guān)部門配合好人事部門的檔案管理工作，只有全員聯(lián)動起來，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效果。

（三）建立合理的規(guī)章制度

檔案管理工作有自己成型的規(guī)范，只有按照科學(xué)的方法進行管理，才能提升檔案安全管理的效果。各級領(lǐng)導(dǎo)班子要根據(jù)實際情況，制定出具有操作性的規(guī)章制度，每年限定固定的時間對檔案進行普查，根據(jù)員工實際情況的變化對檔案進行整理和補充，同時向人事部門管理人員明確檔案管理的具體內(nèi)容，規(guī)范檔案調(diào)閱的權(quán)限和程序，在保護員工隱私權(quán)利的同時為相關(guān)部門通過檔案開展工作提供便利條件。

三、結(jié)論

檔案安全管理涉及每個人的切身利益，需要在工作中高度重視。如何提升員工的檔案管理安全性，既需要在思想上提高認識，也需要采用多種技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息化管理和安全管理。本文中，作者分析了當前檔案安全管理工作中存在的問題，主要表現(xiàn)為信息收集較為困難、信息不規(guī)范收集導(dǎo)致工作效率低、相關(guān)部門之間的不合作與不配合人為增加了檔案管理的難度、專業(yè)人才的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作效率不高或者安全性不強，據(jù)此作者提出了構(gòu)建檔案安全管理保障機制的技術(shù)措施，包括建立基于云存儲的查詢與存儲系統(tǒng)、通過宣傳教育提高全員檔案管理意識、建立合理的規(guī)章制度，等等，可以為相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員借鑒并提供理論指導(dǎo)。