水利勘測設計圖紙檔案的信息化

燕 露

(西安市水利規劃勘測設計院，陜西 西安 710054)

1 檔案信息化的發展趨勢

檔案是信息，是社會經濟和社會發展的寶貴信息資源。檔案信息化是指檔案部門改革傳統管理方法，運用現代信息技術，加強檔案信息資源的收集、管理、開發和利用的過程[1]。隨著不斷積累的檔案越來越多，舊的紙質檔案管理方式已經不適應時代的發展潮流，紙質檔案的儲存管理，需要投入巨大的人力、財力、物力，增加了檔案管理的成本，給檔案管理工作人員帶來了不便，也給檔案資料查閱人員帶來不便。黨的十八大以來，我國網絡安全和信息化工作扎實推進，以習近平同志為核心的黨中央，系統部署和全面推進網絡安全和信息化工作，進一步完善我國信息技術產業體系。隨著我國互聯網發展和治理不斷開創新局面，網絡空間日漸清朗，信息化成果惠及億萬群眾。

而存儲介質的不斷升級，也給檔案信息化帶來了巨大的變化。隨著檔案電子化、網絡化、信息化的普及，檔案信息化的發展也逐步向技術不同、目的不同、發展不同的方向發展，檔案載體形式也呈現出多樣化。《全國檔案信息化建設實施綱要》提出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務[2]。這就更加說明檔案信息化是未來檔案管理的必然趨勢。

2012年，我國無論是在電子文檔的歸檔和規范化管理方面，還是在各大館藏檔案數據庫的數字化建設方面都取得了重大進展。據查證，國家檔案局官方網站從2015年底開始發布電子檔案的統計數據。2015年～2019年期間，全國各級國家綜合檔案館館藏電子檔案1334.6萬GB。其中，文書類電子檔案699.3萬GB，數碼照片278.1萬GB，數字錄音、數字錄像174萬GB，館藏檔案數字化副本10710.5萬GB。

從圖1中不難看出，全國各級國家綜合檔案館館藏電子檔案及檔案數字化副本呈逐年下降并逐步趨于穩定的趨勢。隨著最初開始進行的大量檔案信息化工作之后，檔案館每年都在進行著檔案信息化工作。檔案信息化工作已經成為常態化工作。

圖1 2015年～2019年全國電子檔案及檔案數字化副本統計圖

2 檔案信息化的優勢

1)節約檔案管理的消耗。水利勘測設計圖紙檔案需要保存多個檔案副本，還有復印件、底圖等沒保存價值的資料，也保存在檔案庫房。隨著時代的發展，承接的項目越來越多，產生積累的檔案也越來越多。檔案信息化使一份檔案多人同時和異地利用成為可能，可以快速檢索查閱檔案，節約庫房面積、時間成本和人力成本。

2)提高檔案利用的效率。檔案信息化能使查閱資料更加方便，節省了檔案管理人員到庫房調卷、借出、歸還、包裝、入庫的過程，提高了檔案管理人員的工作效率，也為檔案查閱利用的人員節約了時間，提高了效率。

3)提高了檔案的保存時間。水利勘測設計單位的檔案資料要求保存時間比較長久，將工程設計圖紙進行數字化，保存在存儲介質當中，可以保證勘測設計圖紙檔案的長期保存。同時將極大地減少紙質文檔的使用頻次，延長紙質檔案的保存時間。

3 水利勘測設計圖紙檔案信息化的實現

隨著水利勘測設計單位的發展，傳統的檔案管理方式不適應時代的發展，不利于設計和技術人員開展工作，也不利于圖紙檔案資料的查找，造成檔案管理與單位自身發展的矛盾。還有就是，傳統的檔案管理方式不能讓重要的檔案資料得到充分利用，影響單位的發展建設進程。因此，必須加強勘測設計單位中檔案管理信息化的建設進程，以更高的眼界看待檔案管理的信息化，以更科學的方式收集勘測設計圖紙，以更便捷的途徑查詢利用檔案資料，以更高的效率服務設計和技術人員。

當前，水利勘測設計圖紙檔案信息化建設仍然存在一些問題。一是領導對檔案信息化的認識不高，檔案信息化管理跟不上現代化信息發展的步伐。二是檔案管理人員的專業水平和管理素質還不高，專業知識結構單一。三是未能引進先進的管理技術，以及相配套的管理制度及設備等。水利勘測設計圖紙檔案信息化的實現需要先實現電子化，之后再實現信息化。

這因為針對設計圖紙檔案來說，現在的設計圖紙檔案有紙質檔案和電子化檔案，而使用電腦繪圖軟件之前的設計圖紙則沒有電子化檔案。實現水利勘測設計圖紙檔案信息化先要解決紙質設計圖紙檔案的電子化。

將設計圖紙紙質檔案電子化的過程要按照《紙質檔案數字化規范》的有關要求進行，如要到達分辨率為200DPI的要求，采集幅面為A4時，采集系統像素設定≥390萬，采集幅面為A5時，采集系統像素設定≥780萬。通過利用數碼照相機或者專業掃描儀對設計圖紙紙質檔案進行電子化處理，之后將生成的電子文件保存在存儲介質中[3]。常用的圖像存儲格式主要有JPEG、JPEG200、TIFF、PDF、OFD等，根據設計圖紙需長期保存的要求，建議將電子化的設計圖紙檔案圖像存儲格式選為TIFF格式，因為TIFF格式存儲信息量大，適用于圖像的長期存儲。電子化處理后的勘測設計圖紙檔案要編制電子文號、設計圖紙檔案存放號以及追加歸檔等管理工作，同時加強檔案管理人員檔案工作的責任意識，增強保密觀念，學習《檔案法》等相關法律，提高檔案管理人員的知識水平，擴充知識面。歸檔的勘測設計圖紙電子檔案，應進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的存儲載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

水利勘測設計圖紙檔案信息化要解決設計圖紙的自動歸檔、儲存、利用等問題，其實現需要硬件和軟件兩方面的建設。

硬件建設方面：需要升級改造檔案庫房，增設和完善電腦主機、服務器、網絡架構、數碼照相機、掃描儀、光盤刻錄機等設備。

軟件建設方面：需要單位領導加強組織領導，對檔案信息化工作統一規劃，加大檔案信息化工作配套設施的資金投入，促使檔案信息化建設與現代化信息建設協調發展。

需要研究制定勘測設計圖紙檔案信息化管理和使用的相關制度、規定，研究解決領導個人電子簽章、數字加密證書、安全協議等有關檔案訪問、保密、安全使用的問題，研發、購買使用檔案信息化的對應軟件、數據庫等，提升檔案信息化管理水平。

需要對檔案工作人員進行與檔案信息化相關的計算機基礎知識、數字化技術、網絡技術以及現代信息技術培訓，學習相關軟件管理系統的操作使用和系統的維護升級，熟悉掌握電子檔案歸檔管理的有關國家標準、行業標準、規定及規范，如《紙質檔案數字化規范》，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(CJJ/T 117-2007)、《CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試》(GB/T 17679-1999)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理的要求》(GB/T 17678-1999)系列標準等[4]，培養和造就信息化、業務化的綜合型人才，適應檔案信息化建設的發展要求。

4 結語

綜上，加強檔案信息化建設是檔案事業適應時代發展的客觀要求，是檔案事業發展的方向，也是進一步提高檔案管理和服務水平的必經之路。加強設計圖紙檔案的信息化建設是國家信息化建設的一項必不可少的內容，要先實現之前設計圖紙檔案的電子化，之后再實現檔案信息化。針對當前設計圖紙檔案信息方面存在的問題，提出了從軟件方面和硬件方面實現設計圖紙檔案的信息化。

設計圖紙檔案信息化后，檔案部門提供更加高效、科學的檔案管理模式，提供更加便捷的檔案資料利用數據服務，將為單位發展提供堅強有力的保障。