內控制度原則下高職院校設備采購工作的實踐與思考

吳涵梅

（福建衛生職業技術學院，福建 福州 350101）

近年來，高職院校受到國家的大力關注和支持，發展迅速，國家對高職教育的投入大幅度增長，業務內容更加多樣化，資金的湊集渠道也呈現多元化，同時復雜化的風險也對高職院校內部控制提出了新的要求。推進高職院校內部控制體系建設是依法治校的必然要求，是加強經費監管、促進組織有序高效運行的重要保障。設備采購資金在高職院校的資金使用中占了很大比例，是學院辦學水平的重要保障，因此在內控制度的原則下做好設備采購工作是高職院校內控制度建設的重要內容之一。2014年新修訂的《中華人民共和國政府采購法》明文規定為規范采購行為，各級國家機關、事業單位、團體組織應依法實施政府采購[1]。2015年制定并施行的《中華人民共和國政府采購法實施條例》中對專家評審、采購透明度、政府采購價等都做了相應規定，為高職院校的采購工作提供了依據[2]。高職院校設備采購具有自身的特點，采購過程中具有特殊性及復雜性，只有結合院校實際和工作中發現的問題不斷地完善修正，才能推動高職院校采購工作的可持續發展。福建省某職業院校2014年的設備采購總額約460.826萬元，2015年完成設備采購約981.111 4萬元，2016年完成設備采購約1 432.709 6萬元，2017年設備采購預算約2 093.34萬元，隨著學院的發展，2018年及2019年的采購預算相比上一年成倍增長，學院在設備采購的規范化方面取得了一些成效，當然也存在許多實際問題需要完善解決。

1 高職院校設備采購工作中存在的問題

1.1 權責分配不合理，采購效率低下

高職院校的設備工作有自身的特殊性和復雜性，采購環節涉及多個部門，需要各部門各司其職、通力協作才能保證采購工作有序高效的進行。從福建省某職業院校的實際采購情況看，學院的設備采購工作從預算和計劃到整個項目的驗收付款都要經過嚴密的審批手續，耗費時間長，學院各部門間權責劃分不夠明確，造成采購效率低下。以福建省某職業院校為例（見圖1），從申報采購計劃到合同的簽訂，每個環節雖然有一定的計劃時間，實際操作過程中因為要層層審批，通常需要更長的時間，遇到流標的情況，就需要更長的周期。嚴謹的流程制度雖然規范了采購行為，但是不能滿足學院一些緊迫的采購需求，尤其是在完成一些上級審批的專項經費采購項目時無法在規定的時間內完成建設任務。

圖1 貨物、服務采購流程

1.2 采購結果性價比失衡，采購效益低

高職院校的部門設置有其自身的特點，容易造成重復采購、設備與需求不符等性價比失衡的結果。以福建省某職業院校實際采購工作情況為例，高職院校設備采購通常是以二級單位的采購需求為主，各部門相對獨立，提報采購計劃均是從自身需求出發，容易造成重復采購，各部門間設備共享的觀念比較薄弱，儀器設備普遍存在利用率低的情況，學院層面缺乏必要的約束機制，很大程度上沒有發揮這些儀器設備的功能和作用[3]。同時，采購前期的市場調研和論證不足造成采購的設備與實際需求不符，出現重復購置、設備利用率低、資源浪費等問題。福建省某職業院校的實際情況也是設備使用部門無法配備專門的采購工作人員，兼做采購的教師本身工作事務繁忙，加之采購專業知識有限，提交采購計劃時對產品的品牌、型號、配置和價格等表述不完整。在進入招標環節時，容易造成評標細則制定不合理，供應商為了中標盡可能地滿足招標文件要求的設備。政府采購的評標工作要求評委只能對照招標文件，對投標人遞交的投標文件進行評審，容易導致招標的結果不盡如人意，中標的設備跟使用部門的要求有差距，造成采購資源的閑置浪費。

1.3 采購和評標方式盲目化，缺乏靈活性

公開招標是政府采購的主要方式，但不是唯一方式，盲目使用公開招標方式使得其應有的優勢得不到體現。高職院校為了符合政府采購法的規范性要求，避免傾向性的嫌疑，往往不愿意申請改變采購方式，采購方式的限制造成實際的采購工作中存在價格偏高、效率低下、資源浪費等問題。高職院校的教育模式是與人才市場的實際需求相匹配的，設備采購也存在著“設備先進、緊貼生產實際”的特殊性[4]。比如福建省某職業院校作為一所醫學高等?？圃盒?，學院所需的設備有當地的醫學特殊屬性，通常只有一兩家公司在代理，達到滿足開標的供應商數量本身就存在難度，政府采購對招標文件的制作要求比較嚴格，經常出現投標材料的缺失或不合格的情況，流標的情況時有發生，加之公開招標的時間需求比較長，無法滿足學院應急的采購項目。在采購工作中，為了規避各種廉政風險，強化程序的合法性，低價評標法也是用得比較多的，一些投標人為了獲得中標資格以低價中標，最終提供的貨物跟實際的需求存在差異無法投入有效或長久的使用，造成資金的浪費。

1.4 采購工作隊伍專業性不強

高職院校的采購跟院校的專業設置關聯比較強，設備種類多，帶有一定的專業性[5]，這就要求采購工作人員具備采購規章制度、招投標工作、合同管理等方面綜合素養。目前高職院校采購主管部門由于受編制的制約，人手匱乏，忙于采購工作基本上沒有時間和精力去參加專業的培訓，而使用部門的負責人多為專業教師，更多的時間忙于教學工作，對于設備采購的工作也是例行參與，人員素質的參差不齊在一定程度上影響了學校采購的效率和效益。采購主管部門人員因為沒有接受政策法律、商業談判、標書制作等方面的系統培訓，無法全面熟悉和掌握各種采購項目的特點和要求[6]，在實際設備采購工作中，由于使用部門人員多為兼職采購人員，無法將主要精力和時間投入采購工作中，過程中無法進行有效的市場調研和后期合同標的管理。隨著高職院校設備采購規模的不斷擴大，打造一支從上而下的高素質采購隊伍勢在必行。

2 高職院校內控制度原則下設備采購工作的基本原則

2.1 全面控制與重點控制相結合原則

內控制度建設是高職院校內涵建設的重要方面，內部制度建設要圍繞辦學目標和宗旨，服務于人才培養和科學研究。木桶原理表明內控制度建設中有任何一個薄弱環節，都會影響整體的效益。因此高職院校內控制度建設應該遵循全面控制與重點控制相結合的原則，兼顧整個工作流程，做好重點工作，方能保證采購工作的通暢高速運轉和可持續發展。隨著各高職院校設備采購規模的擴大，設備采購工作成了內控工作的重中之重。高職院校應針對采購事前、事中、事后的業務流程制定全面的監督控制制度，做到全面控制與重點控制相結合。在處理高校內部控制問題時，仔細分析采購的關鍵風險控制點，先處理金額大、牽涉范圍廣的設備采購問題。

2.2 理論與實際相結合原則

高職院校由于其各自的業務活動內容、環境和管理有所不同，高職院校的內部控制管理要從實際出發，有針對性地建立與實施符合本校實際的內部控制制度[7]。認清自己院校的現實情況，認真分析內部控制實施所需的條件，找出根本原因，達到完善內部控制的效果。高職院校要構建具有院校特色的內控制度體系，在引入先進內部控制理論與經驗的同時，要符合自身實際情況。高職院校的設備采購工作應在不違背政府采購的原則下，制定符合院校發展和實際工作需要的采購工作細則。

2.3 制衡性原則

制衡性原則是內部控制制度中的一項重要原則，它要求工作中要形成互相牽制的效應，較為重要的事項在其他部門或者人員的監督與制約之下，不能由同一人或者同一部門單獨完成。任何系統要做到相對平等，就必須要建立一個制衡的基礎，高職院校內控制度建設也不例外，各個部門之間應相互督查促進，建立一個流程簡約但是制衡性強的內部控制體系，通過明確的崗位劃分實現內部控制。根據制衡性原則高職院校的設備采購應做到不相容崗位相互分離，旨在建立有制約作用的監督機制。

2.4 成本效益原則

高職院校內控制度建設的重要成效之一就是提高整體工作效益，如果實施內控制度建設的成本大于效益，就失去了其原有的目的[8]。因此內控制度建設要遵循成本效益原則，通過改善和創新控制措施和方案，在有效防范和控制風險的前提下降低控制成本，達到最佳的效益。設備采購工作作為高職院校內部控制工作的重要內容之一更應該遵循成本效益原則，提高采購資金的使用效率，使采購資源真正地服務于教學和科研工作。

3 內控制度原則下高職院校設備采購工作的對策探析

3.1 完善采購管理體制

無規矩不成方圓，合理完善的采購管理體制是決定高職院校采購效益的關鍵要素。各高職院校在實際的工作過程中應結合院校特點制定相應的采購原則，簡化采購的審批流程，遵循“采管分離、相互制約、強化監督”的原則，形成相互制約、強化監督、職責分明的政府采購管理體制。以現有問題為導向，優化審批流程，讓采購出實效，完善監督體制，厘清部門職責，根據工作的進度和實際工作需求安排支出，安排好專款資金的使用進度，充分發揮采購資金的最大效益。如福建省某職業院校在2018新修訂的采購制度上提出采購應該遵循的四大原則，即公開公平公正，民主擇優定標，運作規范合法；決策采購分離，決策詢價分開，分級運行管理；制度操作簡便，指標切實可行，憑證資料齊全；節約學院資金，保證質量第一，監督紀律嚴明。同時結合國家采購法對政府采購的規定和學院實際情況細化了采購的限額標準和對應的采購方式，制度也對采購流程及各部門機構人員的職責做了明確規定，以期能規范采購工作，切實提高采購效率。

3.2 做好調研論證工作，科學編制采購文件

做好前期的采購調研工作可以有效地防止重復購置、設備利用率低下、盲目購置等不良采購事件的發生。招標文件是招評標的根本依據，決定著公開招標工作的成敗，也是基于調研論證的基礎上制定的。各高職院校在采購前要進行充分的市場調研，對所需設備的技術指標、合同將設計的條款、供應商的資質等有明確的要求，制定招標文件時要完整、合理、準確地表述采購項目的技術參數，體現采購需求，避免采購到的物資不符合實際需求。高職院校的設備采購應該是符合學院教學需求和學院發展規劃的，事后反饋也是重要的保障環節，在采購工作完成后，要做好及時的“回頭看”工作，聽取使用部門的有益意見和建議，開展部門交流活動，在提高學校師生對政府采購工作滿意度的同時進行院內設備的共享，讓設備的使用率最大化。

3.3 采取靈活有效的采購方式和評標方法

公開招標及低價中標等常用的采購方式和評標方法并非適用于所有的設備采購，根據內控制度理論與實際相結合的原則，高職院校在開展采購活動時，應根據實際情況在政府采購法的適用范圍內靈活運用不同的采購方式。按照政府“放管服”的政策精神，政府采購也不例外，高職院校應結合自身教學和科研實際，在遵守法律法規的前提下，對自主采購的項目要科學靈活地選用采購方式和評標方法，降低采購成本，取得最佳的采購效益。福建省某職業院校2018年新修訂的采購制度中對采購方式的選擇進行規范化管理，制度中指出屬于省政府集中采購項目（本部門、本系統有特殊要求的項目），采購金額達到或超過規定的最低限額范圍的；雖屬省政府集中采購項目（含通用和特殊要求項目），采購金額未達到規定的最低限額范圍，根據當年采購辦最新的《福建省省級政府采購目錄及限額標準》執行。制度同時針對不同的采購方式進行了具體的分析和論述，為學院的設備采購工作提供了靈活的依據。

3.4 加強采購隊伍的建設與管理

高職院校應該設立一個專門進行招標采購管理的部門，并建立一支高素質的管理隊伍，該管理隊伍應該包括資產管理人員、財務人員、監察人員、設備使用人員等。福建省某職業院校2018年修訂的設備采購制度中明確提出學院成立設備采購招評標委，評標委由采購主管部門、財務處、教務處、紀檢監察室、辦公室、工會、圖書館等負責人組成，下設辦公室。高職院校中目前從事政府采購工作的隊伍多是由采購主管部門人員及各使用部門的相關負責人組成，整體專業業務水平不高。因此，必須從選拔、培養等多個方面大力加強采購隊伍的建設與管理，人員的選用上首先要具備一定的采購相關知識結構或實際采購經驗，有針對性地進行相關法律知識、采購工作業務方面的培訓。加強對采購隊伍的管理，結合學院的人事制度進行合理定崗定責，并進行合理獎勵，形成可持續發展的隊伍建設機制。

黨中央高度重視職業教育發展問題，提出要牢牢把握服務發展、促進就業的辦學方向，深化體制機制改革，創新各層次各類型職業教育模式，推進現代職業教育體系建設。高職院校設備采購是高職院校內涵發展的有力支撐，是保障高校經濟利益的重要工作。同時設備采購工作涉及面廣、項目多、金額大，是一項復雜的系統工程，要保證其有序健康的發展，制度要先行，在內控制度原則下進行設備采購工作的實踐與探索，切實加強設備采購工作，為高職院校的內涵式發展提供強有力的保障。