基于PDCA原理的科研檔案管理全流程構建

張泓 蕭落英 王運玲

摘要：[目的/意義] 科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節。[方法/過程] 針對科研檔案管理中存在的職責分工不明確、問題檢查不到位、問題整改不及時等問題，在已有管理經驗的基礎上，基于PDCA原理，運用質量管理工具，構建以檔案管理環節為核心，以計劃制定-執行-檢查-處置的PDCA流程為基礎的科研檔案管理全流程。[結果/結論]以期提高科研檔案管理質量，提升企業科研檔案管理水平，為其他門類檔案管理提供借鑒和參考。

關鍵詞：PDCA原理;科研檔案;檔案管理。

0 引言

科研檔案是在科研項目立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物[1]。科研檔案管理工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研院所從事科研活動的基礎，也是科研活動的重要環節。科研檔案管理對科研工作產生直接影響，其管理過程涵蓋計劃、執行、檢查和處置4個主要環節，它們構成了PDCA全流程閉環控制，是保證科研檔案管理順利進行的核心管理流程[2]。

以檔案管理基本環節為基礎，梳理科研檔案管理工作過程，它們覆蓋收集、鑒定、整理保管、利用和處置環節，如何提高科研檔案管理工作質量、實現科研項目全生命周期管理方式，保證檔案資源完整、準確和系統并且能夠高效地為用戶提供利用成為當前亟待解決的問題。目前科研檔案管理存在責任分工不明確、問題檢查不到位、問題整改不及時等問題，本流程的構建旨在轉變科研檔案管理工作模式，將歸檔計劃納入檔案收集環節，將檔案檢查伸入到檔案管理的每一個環節，將被動管理變為主動管控，最終實現全方位、全要素的檔案管理全流程，其構建思路和方法為其他門類檔案管理提供借鑒。

1 科研檔案管理全流程構建思路

基于科研檔案管理的基本過程，筆者提出以PDCA原理為基礎，結合科研檔案管理經驗，為科研檔案管理流程的構建思路。一個科研項目的檔案管理，分為檔案管理分為前期（Plan-計劃計劃階段）、中期（Do& Check執行和檢查階段）和后期（Action處置階段）三個階段。檔案管理前期要求檔案管理員制定歸檔范圍、歸檔要求，以及科研計劃制定檔案歸檔計劃;檔案管理中期，要求檔案管理員對文件進行檢查、復查，以及實物狀態落實情況跟蹤等;檔案管理后期，將管理方法納入作業指導書、質量程序文件、標準文件中，固化流程。這一過程形成了“科研任務接收并形成歸檔計劃-計劃執行-檢查和復查-問題處置”的PDCA循環。

2 科研檔案管理全流程構建方法

科研檔案管理是對人們在科研產品的研制生產中形成的各種文件資料進行收集、整理、鑒定、立卷、編目、歸檔、利用、編研等行為的總稱。科研檔案是科研產品研制生產全過程的歷史記錄[3]，為了將有價值的科研文件資料收集歸檔，形成齊全、完整、系統、規范的科研檔案，為科研工作順利開展提供豐富的知識儲備和直觀的行為參考[4]，以檔案管理環節為核心，以PDCA原理為基礎，并結合本單位科研檔案管理經驗，對科研檔案管理過程進行系統的流程設計，形成以計劃編制、計劃評審、計劃執行、檢查復查、計劃修正5個環節為主的科研檔案管理PDCA流程。

2.1計劃階段（Plan）

該階段指檔案管理前期，包括歸檔范圍的編制，歸檔要求的制訂和檔案歸檔計劃的確定。作為檔案管理的指導性標準和要求。歸檔范圍的編制應依據《中華人民共和國檔案法》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》并結合本單位工作實際，歸檔要求的制訂應應經過責任相關部門會簽，以避免執行過程中責任不明確，執行過程存在異議的問題，影響進度。歸檔計劃由檔案部門依據科研項目研制計劃，由檔案部門進行編制，科研項目負責人進行審核后發布。通過職責細化，明確了了基層單位人員、項目型號主管，檔案管理人員，各級審核人員的責任分工，明確其在科研檔案管理工作中的職責，使科研檔案管理逐步有序開展，從而保證計劃目標實現。

2.2執行和檢查階段（Do&Check）

該階段指檔案管理中期，按照已制定的要求和計劃組織實施并對計劃執行情況的檢查，在實施過程中對出現的問題進行記錄匯總，針對計劃執行過程中遇到的問題等不利因素，通過原因分析并形成分析報告，制定解決方案，提出解決措施，直到問題得以解決的過程。

2.3處置階段（Action）

該階段指科研檔案管理后期。將作方法及流程納入作業指導書，統一工作做法，將工作職責和權限納入質量程序文件和標準文件，統一工作標準和要求，對于難以解決的問題，可暫時作為遺留問題轉入下一個循環。

3 科研檔案管理詳細流程設計

3.1 總體流程

依據科研檔案管理流程框架，分析科研檔案管理的總體運行流程及各個部門職責分工，形成縱向6個層級，橫向6個層級。其中計劃階段（Plan）為檔案收集環節;執行和檢查階段（Do&Check）包括檔案鑒定、檔案整理、檔案保管、檔案利用環節和檔案處置環節;處置階段（Action）是對以上流程進行檢查，對檢查過程中遇到的問題進行匯總并形成問題分析報告。

3.2科研檔案管理流程

依據總體流程進行責任分工和職責細化。計劃階段、執行和檢查階段是指在檔案收集環節由檔案管理人員制定歸檔要求和歸檔計劃，審核通過后將計劃發布，基層單位人員依據歸檔計劃對科研檔案進行收集、初步整理、檢查和預立卷;在檔案鑒定環節由檔案管理人員對要歸檔的資料進行檢查和鑒定，通過后提交歸檔;在檔案整理環節由檔案管理員進行著錄和標引，一級審核人員審核檔案目錄信息;在檔案保管環節由檔案管理員對檔案進行移交入庫、組卷上架以及庫房環境的管理等;檔案利用環節由基層檔案人員提交利用申請，到期前由檔案管理員進行催還入庫;檔案處置環節由檔案管理員對檔案進行價值鑒定，對于繼續保管價值的檔案向檔案鑒定委員會提出銷毀申請，最終進行檔案銷毀或修改保管期限等工作。處置階段是對以上環節的執行進行環節檢查、月檢查、季度檢查和年檢查，通過不斷的檢查-整改-執行-再檢查的循環過程，直到問題解決，完成一套滾動完善的閉環流程。

4 結論

本文針對科研檔案管理的特點和屬性，結合PDCA原理和管理經驗，構建一個全方位、全要素的科研檔案管理流程，該流程從計劃、執行、檢查到處置管理邏輯清晰，職責分工明確，實現了全方位、全要素的管理過程閉環控制。基于PDCA原理構建的科研檔案管理流程，具有較強的通用性和指導性，其構建思路和管理流程為其他門類檔案管理提供借鑒和參考。

參考文獻

[1] 國家檔案局、科技部第15號令.科學技術研究檔案管理規定

[2] 劉天華.科研檔案及其在科研產品研制中的作用[J].機電兵船檔案，2020（3）：60-61.

（中國航發沈陽發動機研究所 遼寧 沈陽 110015）