城市軌道交通工程檔案管理質控研究

陳 薇

青島市城市建設檔案館 山東 青島 266000

工程檔案管理是工程單位管理中的重要組成部門之一。既往工程單位檔案管理工作質量不斷提升,已經取得了一定成就,管理體制也得到了一定的完善,但是當前的發展現狀仍舊存在一定問題,因此本文提出了有效的優化路徑。

一 、軌道交通工程檔案管理的重要性

首先,各參建單位要高度重視城市軌道交通工程檔案工作,要指定專人負責文件、圖紙、影響等資料收集、整理工作。加強工程檔案的管理工作,可以為工程整體的標準化管理提供保障。工程檔案管理的資料,對工程單位施工、審計等部分工作的開展有非常大的參考價值。同時,對項目日后運營、管理、維護有不可替代的憑證作用。對城市的發展而言,做好軌道交通工程的檔案管理工組,有助于保證施工建設的完整性與合理性,為城市建設與發展提供動力[1-2]。

二 、城市軌道交通工程檔案管理現狀

(一)缺乏對檔案管理的重視

部分工程參建單位不重視對檔案的管理工作。仍舊無法打破傳統的檔案管理的想法,難以改變以往的“重建設、輕檔案”的現象,做不到與時俱進。有一些檔案從業人員多為兼職,且流動性大,對檔案管理的流程也不熟悉,沒有及時掌握充分的去理解檔案里的信息,對檔案的內容沒有做到及時的更新和整理。工程檔案管理要求各類文件的原件必須保證完整,對各類測量記錄、報告的填寫應保證規范,內容應保證客觀真實[3-4]。檔案工作雖然看似是一項特別簡單易操作的工作,其實也是離不開專業知識的積累。這些檔案從業人員學習接受新知識的意識不強,不能及時的學習專業知識,提高自身的業務水平。對檔案工作的管理只是應付了事,不能主動積極的去學習專業工作的方法,對專業性的增強更是覺的沒有研究的必要。

(二)缺乏信息化管理手段

在信息技術日新月異快速發展的今天,信息技術已經充斥在社會的每個角落,信息技術與人們帶來的方便已經是不可小覷的。由于檔案管理工作的枯燥乏味,工作繁瑣,檔案管理工作應該與時俱進,利用信息化管理手段進行管理[5]。但是在軌道交通工程的檔案管理工作上,一些工作人員尚未意識到信息技術帶來的方便,沒有打破傳統管理方式的概念,合理的運用信息化管理手段、提升檔案管理的水平以及工作效率,其中一部分檔案從業人員對信息技術的操作能力也相對接受比較慢,不能及時有效的利用信心技術進行檔案的管理。

三 、城市軌道交通工程檔案管理優化路徑

(一)提高重視程度,加強頂層設計

對軌道交通工程的檔案管理工作,想要長遠發展,就必須要增強工程各參建單位對檔案管理部門的重視程度,就是因為缺乏重視,才導致檔案管理單位處在一種尷尬的境地中。所以,工程參建單位可以組織檔案從業人員外出學習,或者參加檔案主管部門組織舉辦的檔案基礎業務培訓,展開宣傳教育講座,將檔案管理知識的重要性普及到每位從業者中,使每一位從業人員都能夠認識到檔案管理工作,提高其工作的積極性,同時增強工程單位對檔案管理部門的扶持,提高工程檔案管理工作的質量。

(二)完善信息管理,優化工作流程

隨著信息化技術的不斷發展,工程單位必須要從根本上認識到信息技術的重要性,開展信息化檔案管理是必然的。工程單位不僅要在政策上增加對檔案管理的投入,同時也要在資金上有效投入,不斷改善對應的設備,推動信息化檔案管理的發展,從而有效的提升檔案管理的質量以及安全性提高檔案管理人員的工作態度和專業技術水平,積極的學習了解檔案管理的基礎知識,面對不斷出現的新問題,不斷調整自身的工作狀態,積極的進行研究和探索。還應準備充分的后備人員,提高檔案工作人員的工作積極性,激發他們的工作熱情。打破傳統的管理模式,學習并借鑒先進的管理技術,爭取檔案工作能夠高效進行。從而有效推進信息化檔案管理建設。

(三)開展素質培訓,提高工作效能

檔案管理的技術性和系統性是非常強的,尤其是隨著社會的不斷發展,工程檔案管理涉及的內容范圍越來越廣,因此對檔案管理人員的素質、及每一方面的能力都提出了更高的要求。工程單位不僅要引進專業的人才,還應給予優秀人才豐厚的待遇,從而有效的引進專業知識、專業技能、高學歷、高素質的人才。同時要進行檔案人才的培養,不斷開展工作技能培訓。要培養檔案管理人員對于工作的責任感,使其做到遵守相關制度、做好相關工作、保守資料秘密：另一方面需要開展人性化管理,幫助改善工作環境、各項待遇,讓其熱情地投入工作。

(四)建立標準體系,邁入法制軌道

根據《中華人民共和國檔案法》、《城市軌道交通工程檔案整理標準》、《青島市城市軌道交通工程檔案歸檔內容》等,結合軌道交通行業專業類別復雜的特點,因軌道交通工程檔案是工程項目的一個重要組成部分,是工程質量控制的關鍵環節,要形成完整、準確的工程檔案,必須建立健全完善的管理制度,統一歸檔范圍和整理標準,使軌道交通工程檔案工作步入制度化、標準化管理。

結語

隨著社會的不斷發展,提高城市軌道交通管理工作的真實和有效性,就必須要加強其中的檔案管理工作。工程單位可以要提高對檔案管理工作的重視程度,再結合具體情況,建立完善信息管理的檔案制度,并嚴格執行,與此同時開展高素質人才的培訓,提高工作效能,讓檔案管理的新工作模式,為城市軌道交通的建設與發展提供數據支持。