大數據背景下企業檔案管理的發展趨勢

萬 欣

湖南省湘衡鹽化有限責任公司 湖南 衡陽 421001

在大數據這個大背景下,完善企業檔案管理系統,會讓檔案管理中的信息實現公開透明,做好檔案管理可以使行業之間的檔案信息更加安全,傳統的檔案管理工作量大、任務復雜,這給管理者帶來了非常大的困難,這對于工作者來說是一個機遇也是一個挑戰,檔案管理人員要學會抓住這個發展趨勢,利用大數據,提高檔案管理的效率和水平,實現檔案管理工作向著規范化和現代化的方向發展。

一、加強基礎設施,提高檔案現代化水平

為了提高檔案管理水平的質量,完善檔案工作的基礎設施是非常重要的,有關部門應該加強檔案的基礎設施建設,加強對檔案管理室的資金投入,建立專門的檔案管理室,避免檔案的丟失,做好相關的安全措施,避免不必要的麻煩,提高檔案現代化水平,加大資金、技術、人才的投入,建設檔案室、辦公室等,讓相關的專業人員來進行檔案的管理工作,避免檔案破損和丟失的現象發生,解決方案存放空間不足的問題,促進了檔案的有效性管理,通過計算機和網絡技術實現信息的共享,提高工作效率,另外各個部門之間要相互的交流和合作,采取相同的檔案管理方式,來實現信息的共享,從根本上解決檔案管理問題,提升檔案管理和服務水平,來保證檔案管理工作的順利進行。

二、建立健全管理制度,嚴格管制

要想讓企業檔案管理工作不夠規范的問題能夠得到有效的解決,工作管理人員要重視檔案管理問題,健全制度機制,要認識到檔案管理的重要性,這樣才能夠提高檔案管理工作的質量和效率,應該把檔案管理的工作放在第一位,上級部門應該加強對檔案管理問題的宣傳,讓這種重視觀念深入人心,檔案在管理中發揮著重要的作用,另外相關的領導應該加強對檔案管理工作中的審察,對工作中的一些問題進行有效的解決,建立健全檔案制度機制,制定出合理規范的制度體制,促進相關部門和有關工作人員對工作管理的規范化管理,而且還應該將檔案的收集、整理、保管列入到工作流程,讓每個工作人員各司其職,讓檔案管理工作落實到實處,讓工作趨向規范化和合理化。隨著社會的發展,我們有必要對檔案管理的標準進行合理的提升,不同的地區也應該有不同的管理制度,檔案管理中面臨著很多的問題,例如說一些黑客和違法人員的入侵這種現象給檔案管理工作帶來了很大的困擾,而且在一定的程度上會導致企業檔案信息的泄露,給它的安全性帶來了不良的影響,這就要求相關的技術人員要對其進行技術上的更新,對一些重要性的文件進行加密保護,防止一些不良的行為產生。

三、創建網絡平臺,提高檔案管理信息安全度

在這個新的形勢下,將檔案管理和現代的網絡技術進行緊密的結合是非常有必要的,通過成立一個平臺讓檔案管理人員和檔案的上交人員能夠進行有效的溝通和交流,通過創建網絡平臺,提高檔案管理信息的安全度,對檔案管理的內部環境進行大力的改善,眾所周知,檔案包含著企業中的大量信息,這些信息涉及到了企業機密以及個人的隱私,檔案如果發生盜竊,就會造成一個不可估量的損失,首先要營造一個安全的網絡環境,防止網絡因素對信息的損害,這個安全的網絡環境可以對檔案的保存起到一個防護的作用,由于企業的檔案信息繁多冗雜,應該創新檔案管理技術,實現檔案管理的信息化、網絡化、系統化發展提高檔案管理的質量和效率。

四、提高管理人員的專業能力

檔案管理人員的專業素質不高,這就造成了以后工作的一些漏洞,嚴重的阻礙了檔案管理工作的順利進行,企業檔案管理的規范化需要一支有高素質和專業能力強的人才,因此,根據發展的需要我們應該提高管理人員的專業能力水平,根據企業的實際情況出發,加強對檔案人員的招聘,來滿足工作的需要,這就要求對工作人員進行培訓,加強宣傳,加強檔案管理政策和專業知識培訓,讓相關的工作人員掌握一定的知識技能,提升檔案管理人員的職業道德和業務素質,從而提高檔案管理人員的綜合素質,在檔案工作進行實際的開展時,應該確保與當地的實際情況結合進行有針對性的培養,讓管理人員能夠熟練的掌握工作中的內容。檔案工作人員要認真學習檔案管理相關法律法規,充分認識檔案工作的重要性和必要性,從根本上解決管理人員專業能力不強的問題。另外,還應該加強對檔案管理的重視程度,檔案管理的重要性應該是每個工作人員都必須知道和了解的,這就要求檔案管理者對自己的工作要認真負責,為大數據背景下提供更多的專業人才。

在大數據這個大背景下,檔案管理的工作面臨著巨大的機遇和挑戰,通過利用大數據技術使得檔案管理工作的效率和質量能夠得到有效的提高,這是每個檔案管理者所必須要努力的方向,通過不斷的學習相關的檔案管理知識,提高相關工作人員的素質,促進檔案管理工作的質量和效率。