企業文檔管理現代化探究

徐希梅

摘要：近年來科學技術快速發展，企業的經營管理現代化水平更高，傳統文檔管理模式存在一定局限性，會對企業發展形成制約，因此有必要創新文檔管理模式，提升其現代化水平。本文就企業文檔管理現狀進行闡述，進一步探究企業文檔管理現代化建設策略，旨在為企業長足發展奠定堅實基礎。

關鍵詞：企業;文檔管理;現代化

企業文檔管理現代化特征在于，文件與檔案之間存在密切關系，需把握文件的時間順序及檔案的規律性，可以形成有機整體，以便實施一體化管理。大數據時代下企業文檔管理的現代化建設，能夠以計算機技術為支持，快速分類檢索信息，提高文檔管理效率，促進資源共享目標的實現，使得企業文檔管理更具現代化的優越性。

一、企業文檔管理現狀

（一）文檔管理意識薄弱

對于企業來說，文檔管理意識的薄弱會對企業發展產生一定阻礙。企業管理者并未充分認識到文檔管理的重要性，以經濟效益和發展戰略作為企業經營管理中的重點，而在一定程度上忽視了文檔管理的重要意義，導致企業內部文檔管理并未落實到位，甚至相對混亂，缺乏明確的界限，權責不夠清晰，文檔管理工作質量也并不理想。企業并未客觀分析自身實際，文檔管理戰略制定的針對性不足，僅僅是在資料室中對文檔進行存放。管理理念不夠先進，并未及時更新技術相關相關信息，這就導致企業信息的真實性與可靠性無法得到保證。

（二）文檔管理人才專業性不足

企業文檔管理現代化的推進，需要以專業化的檔案管理人才為支持。就當前企業文檔管理的現實情況來看，專業化人才儲備存在明顯不足，尤其是在企業信息化發展過程中，文檔管理工作的開展能夠為企業提供助力，但由于文檔管理人才的專業性不高，在實際工作中仍采取傳統的操作方式，僅僅是對文本紙質文檔進行收發整理，并未掌握新知識與新方法的正確應用方式，導致文檔管理的現代化水平不高。并且企業內部文檔的類型多樣，內容也比較復雜，而技術與資金支持不到位，傳統文檔管理方法在新時期下企業文檔管理中的適用性不足，亟待改革原有的文檔管理方法，無法滿足社會發展的現實需求，基于此有必要重視文檔管理人才專業化水平的提升。

（三）文檔管理設備與技術落后

在企業內部，文檔管理的推進缺乏可靠的資金知識，管理設備設施的現代化水平不高，管理技術理念更新不及時，管理方法落后，諸多問題的存在都影響了文檔管理的有效性。當前企業中的文檔管理人員缺乏強烈的文檔管理意識，并未加以高度重視，缺乏專門的管理部門，尚未建立項目小組，因而文檔管理缺乏可靠的基層支持。企業文檔管理現代化進程的推進，需要重視現代化設備的更新，但企業大多將重心放在生產經營方面，所投入力度也比較大，而在文檔管理設備與技術投入有限，導致文檔管理缺乏軟硬件支持，無法為企業的長足發展提供助力。文檔管理內容復雜，工作量較大，程序相對繁瑣，若缺乏現代化的技術與設備支持，而勢必會影響文檔管理整體工作效率，企業管理水平無法得到有效提升，系統升級難度也比較大。

二、企業文檔管理現代化建設策略

（一）樹立先進文檔管理理念

企業文檔管理的現代化建設，需要立足企業發展實際，樹立先進的文檔管理理念，以上層思維策略為引導，帶動下層執行方式，在整個企業內部形成優良氛圍，高度重視文檔管理，強化文檔管理人員的責任意識，自覺依照規范開展文檔管理工作，確保整體管理效果得到顯著改善。企業信息以文件和檔案為載體，文檔內容涵蓋了企業發展的各個方面，是企業中的重要資產，關系著企業的未來發展。為切實提升企業文檔管理現代化水平，需要突破傳統管理理念的局限性，樹立先進的文檔管理理念，就當前文檔管理機制與經濟發展要求之間的差距進行緩和，促進企業生產轉型的順利推進。

（二）統一文檔管理制度體系

現代企業日常工作中，以統一化的作業標準為支持，能夠全面提升工作效率，減少無用工作量，這就需要建立現代化的企業文檔管理制度，確保與企業發展實際相符合，保證制度的規范化與科學化，為企業文檔管理現代化的推進提供助力。

在這一方面，需要積極轉變原有的文檔管理工作體制，確定具體的責任人員，規范落實文檔管理，防范業務交叉導致管理出現偏差。文檔管理人員應當具備較高的專業化水平，精準控制自編輯到歸檔整個流程。比如在企業文檔現代化管理中，可應用OA系統，通過培訓提升基層人員對于系統功能的掌握，規范化開展文檔管理。在作業流程方面，必須要保證規范化與合理化，安排專職人員負責監督文件流程，確保文檔合法且真實可靠。在文檔格式方面必須要統一，以辦公軟件為支持，測試其統一兼容性，降低錯誤幾率，為文檔安全提供保證。

（三）搭建文檔管理信息平臺

企業文檔管理現代化建設的推進，需要重視先進科學技術的應用，搭建文檔管理信息平臺，于網絡化信息數據庫中發揮軟硬件功能，可自動進行編輯，文檔管理的信息化水平也得以提升。在文檔管理信息平臺搭建過程中，需要對自動化流程進行設計，從資料收集、整理、錄入、歸檔等方面入手，對文檔進行高效處理，減少不必要的時間與人力資源消耗，文檔管理流程更具自動化特征。以共享數據庫為支持，應用電子技術存儲文檔，數據庫的建立必須可靠，為后續文檔查找、驗證和共享提供極大便利。為保證文檔的安全性，可設置加密系統，就權限作出分級，滿足文檔查詢與保密需求，文檔的安全系數更高，企業辦公自動化水平也得到顯著提升。

（四）引進先進設備設施并提升人員技術水平

以現代化文檔管理設備為支持，對企業硬件短板進行彌補，可以提升企業文檔管理的專業性，在企業內部營造優良自動化辦公環境，促進文檔管理效率的顯著提升。為滿足企業文檔管理現代化對于人才的需求，企業應當加大力度培養文檔管理專業化人才，確保文檔管理技術水平得到顯著提升。

三、結束語

現代社會經濟快速發展，企業紛紛認識到檔案管理現代化對于自身發展的重要意義。在企業文檔現代化管理過程中，需重視文檔管理意識的強化，以統一的文檔管理制度體系為保障，搭建文檔管理信息平臺，引入現代化的文檔管理設備設施，切實提升文檔管理人員的技術水平，確保企業文檔案管理成效得到明顯改善，對于企業文檔案管理現代化水平的提升具有重要推動作用。

參考文獻

[1] 劉立春. 企業文檔管理現代化探究[J]. 長江叢刊， 2018， 000（007）：P.190-190.

[2] 王曉瑜. 企業檔案管理現代化探究[J]. 工業， 2016（14）：00214-00214.

[3] 楊敏. 淺論企業檔案管理現代化的實現[J]. 小品文選刊：下（9期）：261-261.

[4] 劉慧敏. 探究檔案管理現代化[J]. 現代企業文化， 2014（17）：79-79.

[5] 任鋒. 企業管理模式與企業管理現代化探究[J]. 現代經濟信息， 2020（03）：41+43.

（海洋石油工程股份有限公司建造事業部（海洋石油工程（青島）有限公司））