關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

胡悅

摘要：在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，信息化為檔案管理提供了技術(shù)支撐。在新時(shí)期下，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，采用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，幫助自己進(jìn)行檔案工作，推動(dòng)檔案工作的開展。本文主要分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的必要性和現(xiàn)狀，并提出了幾點(diǎn)關(guān)于檔案信息化建設(shè)的建議，希望能為廣大同行帶來參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理

引言

檔案信息化建設(shè)能夠推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步。與傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式不同，信息化時(shí)代儲(chǔ)存信息量會(huì)更大，速度也變得更快。因此我國開始推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，逐漸形成了自動(dòng)化的信息管理平臺(tái)。但由于我國檔案管理仍然存在一些問題，需要我們正確認(rèn)識(shí)這些不足，并針對(duì)性進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

一、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的必要性。

加強(qiáng)檔案管理工作和檔案管理信息化有利于我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作量龐大，且容易造成工作失誤，給經(jīng)濟(jì)和發(fā)展帶來諸多影響，因此為了適應(yīng)新時(shí)代信息化工作要求加強(qiáng)檔案管理，信息化管理非常有必要。不但能夠改善檔案管理信息工作情況，還能提高工作人員的效率，這樣有利于企事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)資料的安全可靠性。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

1.檔案信息化儲(chǔ)存主體更為便捷。

信息化后的檔案主要采用光盤和云儲(chǔ)存對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這些現(xiàn)代化的儲(chǔ)存設(shè)備會(huì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易保護(hù)和攜帶。而且隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化的存儲(chǔ)設(shè)備體積變得越來越小，儲(chǔ)存空間卻變得越來越大。一張小小的儲(chǔ)存卡就可以存下幾十個(gè)企業(yè)或者幾百個(gè)個(gè)企業(yè)的檔案信息。

2.存儲(chǔ)內(nèi)容更容易保護(hù)。

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版本，這就要求必須把檔案放在干燥易儲(chǔ)存的空間里。而信息化檔案后儲(chǔ)存的空間變成了內(nèi)存條或者光盤，這大大方便了我們進(jìn)行儲(chǔ)存和使用。同時(shí)如果儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)丟失，還可以通過技術(shù)手段進(jìn)行找回。

3.易于保護(hù)和管理。

信息化后的檔案能夠方便我們進(jìn)行備份和使用。即使發(fā)生檔案失竊或者誤刪的情況，我們也可以通過備份的信息化檔案及時(shí)將資料找回，避免了傳統(tǒng)檔案中因?yàn)椴豢煽沽σ蛩乇粴亩荒苄迯?fù)的情況。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效辦法。

1.加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。

制度的建設(shè)是指導(dǎo)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以在檔案信息化建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。首先要用明文規(guī)定好檔案管理工作的基本要點(diǎn)，對(duì)具體的環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo);其次相關(guān)單位和人員要重視檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要性，落實(shí)好檔案信息的保存和檔案數(shù)據(jù)的使用。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，促進(jìn)檔案管理工作者樹立高度的工作責(zé)任心。

2.建立起檔案管理信息系統(tǒng)。

檔案管理信息系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重要表現(xiàn)。我們要充分借助專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。比如我們要通過信息技術(shù)建立起檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限制度，只有專門的檔案管理工作人員才能獲得相應(yīng)的權(quán)限使用管理系統(tǒng)。要對(duì)每一次系統(tǒng)訪問進(jìn)行登記，系統(tǒng)在正常運(yùn)行中不允許外部硬盤侵入系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝。同時(shí)要邀請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)公司對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)存在的漏洞做好系統(tǒng)的安全升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案管理工作提供最基礎(chǔ)的保障。

3.積極加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案里存在著大量的信息，需要我們建設(shè)完備的數(shù)據(jù)庫對(duì)檔案進(jìn)行管理。首先我們要利用數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源的儲(chǔ)備，要充分利用數(shù)據(jù)庫建立起完備的檔案數(shù)據(jù)信息體系，對(duì)獲取的檔案信息資源進(jìn)行逐一篩選和整理;其次，我們要對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，通過利用信息檢索技術(shù)做好這項(xiàng)工作。比如通過特殊的字符和文字搜索相應(yīng)的檔案信息，這樣更加方便我們開展檔案信息化建設(shè)工作。

4.大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

在檔案信息化建設(shè)過程中，信息技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)非常重要，是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的基本。第一，我們要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)中要讓工作人員樹立正確的工作態(tài)度，通過不斷學(xué)習(xí)提升自己的工作能力，提升檔案管理工作者的整體素質(zhì)，要求檔案管理工作者努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠從容應(yīng)對(duì)各種可能發(fā)生的情況;其次要積極引進(jìn)人才，可以到各大高校去招收計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理人才儲(chǔ)備，通過不斷的培訓(xùn)使得工作人員能夠熟練操作信息系統(tǒng)。

5.做好監(jiān)督管理工作。

檔案信息化管理工作不但需要內(nèi)部監(jiān)督，還需要外部監(jiān)督工作的實(shí)施。通過內(nèi)部和外部監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的漏洞并及時(shí)改進(jìn)。因此相關(guān)機(jī)構(gòu)可以建立專門的監(jiān)督管理小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督。檔案監(jiān)督管理小組要全面參與到檔案管理工作中，對(duì)工作流程要熟悉，及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)和部門中存在的不足，并對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo)。通過這樣的辦法能夠有效降低檔案管理問題出現(xiàn)的概率，確保檔案信息化監(jiān)督管理工作取得成效。

四、結(jié)束語。

總之，我們要正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的作用和積極性。在新時(shí)代背景下，各行各業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的利用更加頻繁。要正視信息技術(shù)為我們生活和工作帶來了便捷，同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)存在的安全隱患。因此在檔案信息化建設(shè)和管理過程中，我們要加大信息技術(shù)的投入，培養(yǎng)專業(yè)的信息技術(shù)管理人才。要及時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，確保信息技術(shù)系統(tǒng)的安全性，為信息管理工作提供可靠的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張昆. 關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 工程技術(shù)：文摘版：00167-00167.

[2]劉之輝. 關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 環(huán)球市場(chǎng)， 2017， 000（003）：21-21.

[3]王艷艷. 關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 幸福生活指南， 2019， 000（020）：P.1-1.

[4]趙連豐. 關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[C]// 2007年浙江省高等學(xué)校檔案優(yōu)秀論文集. 0.

[5]劉娟. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 人力資源管理， 2018， 000（001）：197-197.

（秦皇島市山海關(guān)區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室?河北?秦皇?066200）