后疫情時代下的社區共享辦公空間設計研究

李劍云 馬宏宇

關鍵詞：共享辦公 空間設計 后疫情時代 系統化設計 可持續設計

引言

近年來，共享經濟與商業地產行業的結合，促進了全球共享空間的發展。共享經濟模式已經滲透到各個商業領域和人們日常生活的各個方面，推動著各個行業的發展。2019年末及2020年初，一場突如其來的新冠肺炎疫情席卷全球，人們開始格外重視公共健康與安全。隨著防疫常態化的出現，防疫與辦公如何結合，已經成為擺在人們面前不得不思考的問題。因此，借助現有共享辦公概念，如何設計能居家辦公的共享空間顯得十分必要。

一、共享辦公空間設計現狀

（一）共享辦公概念

共享辦公空間（Coworking Spaces），又稱聯合辦公空間。指從事不同行業的不同人群共同使用同一空間作為辦公場所以及社交、活動平臺。共享辦公的概念最初起源于上世紀90年代，最早共享辦公空間是位于德國柏林的C- base。C-base的設立的最初目的是軟件工程師們為黑客們提供一個可以一起工作的場所。幾年后，Bernard De Koven第一次提出了“共同辦公”的理念，并且用“聯合辦公”這一詞匯作為該方式的總稱。2005年第一家正式的共享辦公空間——Spiral Muse在美國舊金山由Neuberg創立。一年后它被全球第一家自稱“共享辦公空間”的“TheHat Factory”取代。

2008年，共享辦公傳入國內并開始不斷發展。2014年，隨著國家“雙創”大力推進，中小微企業大量涌現，對辦公場所的需求量急劇增加，共享辦公空間迎來迅猛發展機會。2015年被稱為我國“聯合辦公元年”，各種形式的共享辦公空間在北上廣深等大城市涌現，共享辦公空間的發展迎來了首次高潮[1] ，出現望京SOHO、SOHO3Q、上海復興廣場SOHO等典型共享辦公空間[2] 。

（二）共享辦公空間發展趨勢

隨著信息化數字經濟的到來，創新、協調、綠色、開放、共享的新發展理念深入人心，加上政府對于共享經濟模式的大力支持，用戶群體的需求升級，共享辦公空間的設計和商業模式開始出現新的發展趨勢：

1.行業規范更加標準，用戶定位更加精準。在近些年的爆發式增長和擴張之后，國家對共享辦公的行業標準更加重視。共享辦公的運作模式越來越規范，其定位也更加精確細化，例如出現專屬于某職業或女性用戶的空間等;2.與其他行業領域之間的合作更加深化。共享辦公已經開始為用戶提供額外的個性化服務，例如通過與零售商、互聯網公司、家具行業等傳統服務行業之間合作，滿足客戶的個性需求、生活方式與習慣。3.趨向社區化發展，注重與生活結合。人們生活和出行的范圍相對固定，在社區周邊設立共享辦公設施更符合人們的生活和出行方式。為了順應互聯網+時代人們工作和生活界限日漸模糊的趨勢，共享辦公行業開始推出集生活服務、工作于一體的綜合空間解決方案。4.加強綠色設計，注重環境保護。在城市的鋼筋水泥中，擁有充足綠化環境的空間設計能更加地吸引用戶群體[3] ，越來越多的共享辦空間開始加強綠化布置，講究環保理念。

（三）典型共享辦公空間設計分析

WEWORK是國際知名的聯合辦公空間、辦公場所租賃公司，為創業者提供共享辦公服務。其主要的經營模式為：租下整棟辦公樓，之后對空間進行合理化改造，接著以高于本金的租金，轉租給個人或者公司[4] 。WEWORK提供靈活方便的工作空間以及相應的服務技術，意圖促進人和公司的自我發展和業務發展，給正處于創業初步階段的用戶提供實惠的辦公場地，給SOHO族或者其他有需求的用戶提供短期辦公場所。

WEWORK的經濟模式其優點是投放成本和維護費用較低。除了租金WEWORK還增加廣告服務以獲得收入;經濟模式缺點主要集中在WEWORK為了吸引顧客不斷地進行租金價格戰。WEWORK最大的支出是租地支出，這種重資產的商業模式具有極大的風險，租金成本會隨著市場、房產經紀的波動而大幅起伏。

WEWORK共享辦公空間設計采用非固定、開放式的辦公布局，有隔間式的較隱私的辦公空間、多人集中的開放辦公空間、會議室。其內部有完善的服務設施以及休閑區域空間，提供基礎辦公、社交場所和舉辦活動的場地，用綠化點綴空間。除了硬件設施，WEWORK同時會提供諸如飲品等軟服務設施。不同地區的WEWORK采用具有當地地域特色的設計風格，在個人與團隊辦公、開放與隱私之間做巧妙平衡處理。WEWORK共享辦公空間如圖1。

（四）我國共享辦公的主要不足

雖然當前我國共享辦公空間發展非常迅速，但存在一些不足和問題：1.共享辦公空間行業地域發展不平衡，且各地域行業發展水平相差較多。目前國內的共享辦公空間諸如SOHO3Q、優客工場等大多集中在北上廣地區，在選址方面有明顯的集聚效應，呈現出區域性發展失衡情況，在二三線城市，共享辦公空間卻很稀少，其市場所占比例較小[5] 。2.共享辦公空間行業極度依賴客戶。該行業的主要資金來自于用戶支付的租金，但目前用戶黏性不夠[6] ，資金鏈不完整，這是該行業面臨的普遍問題。3.共享辦公空間在租賃成本方面存在經濟風險。近些年國內大部分城市的樓價、租賃價格不斷提高，行業的維持和發展需要租賃空間，如何維持并發展行業項目的同時增加盈利，保持租賃成本相對平穩，這些都是共享辦公空間行業需要去考慮的的難題。4.共享辦公空間行業尚未探索到可持續商業模式。在國內大部分的共享辦公行業中，資金來源都以場地出租為主，政府的扶持資金和其他增值服務為輔，這樣盈利能力較差且相對單一的資金模式使得行業的興亡由租客的入駐率決定，讓許多相關企業面臨較重的資金周轉壓力。

二、社區共享辦公空間需求分析

（一）共享辦公空間基礎需求

由于人們經歷了此次疫情的居家辦公時期，大家在居家辦公方面產生了新的問題和需求，對于共享辦公也具有了一定的了解和新的想法。經過前期相關背景資料調研分析，得到用戶對于共享辦公空間的基礎功能需求如下：

1.保障基本隱私：由于辦公性質，用戶的工作內容會涉及到企業或者政府的私密文件資料或者個人的知識產權。根據現有的心理學研究表明，人們擁有領域性心理——即占領一個區域或者空間并將其私密化，供自己操控支配，這樣的心理給人們帶來安全感和歸屬感。目前的共享辦公空間，都采用的是開放式空間，隱私性相對較差。調查表明，較差的隱私性是一部分用戶不愿意選擇這種模式辦公的最主要原因。

2.滿足基本交流：人們不僅有空間私密性的需求，同時也有交流合作的交互需求，這兩者并不矛盾，但是現有的共享辦公空間卻很難實現這一點。人類是社會性的，交流溝通是不能缺少的，在交流溝通中能夠獲得對周圍社會環境的認知和聯系，同時能夠刺激思維的活躍度以產生創意與提升效率。尤其是對于從事設計創意類工作的用戶人群，他們通常需要和他人交流來獲得靈感，不斷創造新的思想，這就決定了人們需要人際交互的工作性質與辦公需求。

3.可進行休閑娛樂：共享辦公空間的原始形式其實就是咖啡館、餐吧等休閑娛樂場所。在這些場所，人們可以分享經驗、交流討論問題，休閑性的場所能夠提供不同于傳統辦公的輕松氛圍，對于員工之間的交流有極大的推進作用，較小的工作壓力、趣味性的環境，會促進工作效率的提升。

4.可實現資源共享：傳統辦公空間和共享辦公空間的區別在于共享，空間和時間上沒有隔閡，任何人都可以使用任何資源。共享辦公促進了企業主、勞動者利用社會資源，創建借助有限的社會資源實現更多經濟效益的共享經濟新生態系統。共享辦公空間提供了容納用戶這些活動的資源平臺[7] 。

5.可靈活租用：對于企業、創業者來講，其資金成本大部分集中在辦公場地的租用上面，而場地的租用時間由合約固定，如果受到例如疫情的影響，造成辦公場地的長時間閑置，其損失對于企業來說是巨大的。共享辦公空間滿足了靈活租用的需求，降低公司大部分支出成本，選擇共享辦公空間是重新定義辦公空間界限的明智選擇。目前國內外的共享辦公空間通常按月、周進行短租，少數按天出租，該模式既可以節約企業資金、日常管理成本，尤能減少租客壓力。

根據用戶群體反映的緊急、短時辦公需求，和疫情時期居家辦公情況，現有共享辦公空間不能滿足在外擁有進行短時辦公的空間的緊急需求，不能滿足在后疫情等特殊時期減少與他人共處同一空間的情況以及減少管理方對于空間的管理。綜上所述，為了滿足用戶群體新的需求，現提出“社區共享辦公空間理念”——即位于社區內或附近以及公共場所周邊、按小時計費、無人化管理、保證隱私性的半聯通空間。通過相關文獻查詢，目前為止尚未出現相關概念的共享辦公空間設計。通過上述分析，此設計理念具有較高的創新性與可行性。

（二）基于KANO模型的調研分析

基于以上基礎序曲，為確定目標用戶群體對社區共享辦公空間的具體需求，本文采用KANO模型分析發對用戶進行進一步調研，以對需求進行分類和確定優先順序。

1.調研對象：目標用戶為對社區辦公（公司之外辦公）和緊急辦公有需求的人，如SOHO族、白領、學生等，其中SOHO族為重點。用戶需求產生在家中情況不適合辦公、家中缺乏辦公必備品、緊急在外有辦公需求但無辦公地點、需要與其他人合作辦公或者需要暫時休息等情況下。

SOHO族是指不受時間、場所和發展空間限制，能夠根據自身的喜好選擇工作的人群[8] 。SOHO族的辦公方式與傳統的辦公方式有很大差別。他們不把時間浪費在通勤、辦公室，做自己熱愛的事情，有的當自己的老板。他們是當今時代的走在前沿的辦公人群。SOHO族與傳統上班族最大的不同在于不再明顯地區分工作與生活，將辦公與居家進行融合[9] 。

2.調研方法：本次研究通過線上問卷的方式。為確定用戶需求和產品功能，制作了相關問卷，問卷內容包括用戶對于居家辦公的看法與需求、對辦公設施功能的期望、對辦公環境的要求、對設施的意見以及接受程度等等。最后收集并采用KANO模型分析問卷結果，整理并得出關于用戶需求的數據統計結果。

.調研結果分析：通過問卷統計圖結果可以計算得出各種功能屬性并將其分類，為確定功能影響程度，結合B E T TER- WO R SE公式：BETTER/SI=（A+O）/（A+O+M+I）、WORSE/DSI=-1*（O+M）/（A+O+M+I）。計算出兩個值得到BET TER-WORSE圖如圖2。根據BETTER-WORSE系數值，將散點圖劃分為四個象限，以確立需求優先級，以多個需求的SI和DSI的平均值作為中心點，BETTER值作為縱坐標，WORSE的絕對值作為橫坐標將需求帶入。得到KANO散點圖如圖3。

由圖可以得出：文具、桌椅屬于必須型——在優化必須屬性時，用戶滿意度差別不大，但若不提供時將會降低;綠植、置物架、休閑等屬于魅力型——當提供魅力屬性時，用戶滿意度出現大幅提升;科技設備、小組討論空間屬于期望型——當提供期望屬性時，用戶滿意度會提升;茶葉、咖啡屬于無差異型——當提供無差異屬性時，不會出現明顯變化。

三、社區共享辦公空間設計思路

為了改進現有共享辦公空間的不足和滿足當代人群對于共享辦公空間產生的新需求，結合用戶調研分析，社區共享辦公空間的設計思路如下：

（一）系統化設計

社區共享辦公空間包括線上平臺和線下實體設施兩種運營方式，人們可以通過線上APP查看周邊設施的空余情況，進行線上預約，然后前往最近的線下實體;同時人們也可以自行前往附近的設施，找到空余位置，在門口掃碼后進入空間。設施的供應合作主要包括設備供應商和周邊零售商。設備供應商供應設施內所需要的辦公用具、設施等，零售商在設施周邊投入零售機或者小店以滿足人們的飲食需求。其資金來源主要包括用戶、廣告方、設施需求方以及合作的供應商。其設施運營主要是社區管理方，以及政府的相關監管部門。具體的設計系統圖見圖4。

（二）緊貼用戶需求

建立一個合理系統的首要要求是確定用戶的需求，對目標用戶進行前期用戶調研與訪談，結合用戶與設施的交互過程，得出用戶使用過程中的核心需求進而實現功能上的優化，即社區共享辦公空間所具有的功能亮點：具體的需求轉換過程如圖5。

1.小組討論。根據人們對于小組工作上的需求，賦予設施小組、多人辦公的功能點。2.消毒清潔。根據人們對于設施環境衛生的憂慮和疫情，得出設施內定時清潔、用戶離開后自動消毒殺菌的功能點。3.周邊零售。根據人們辦公過程中對于飲食的需求，得出周邊零售設施的功能點。4.配備電子、辦公設備。根據人們對于設備以及必需的辦公用具的需求，得出需要一些特定的必備用具。

（三）商業化運行

為了確定共享辦公空間的商業合理性和模式，從價值提議入手，全面客觀地展現提供給客戶的核心產品和服務，推演出更合理的新模式，明確核心價值并確定收益來源和關鍵活動，使商業模式能順利實施及長期存在，根據成本和收益來源確定商業合理性。設施運行的收益來源主要是空間租金、合作零售商的資金投入和利益分成、合作廣告商的廣告費及推廣費、加盟費等;主要成本結構主要是空間的運營成本（水電、地段租金等）、運輸成本（辦公用具、家具等）、內部設施購入費用（辦公用具、家具）、推廣設施的廣告費用、監管設施運行的人力成本（監管、保潔、維修等）、設施本體的制造費用（設計、工程制造等）;合作伙伴主要包括用戶、零售商、廣告公司、自媒體、社區管理運營方、供應商、電信公司、水電公司、政府監管部門等;客戶群體主要面向SOHO族、企業主、白領、學生、暫時需要個人空間的人群等;其中的客戶關系主要分為合作、租用、加盟、購買;銷售渠道分為線上+線下模式、共享。最后得出設施運行方式、共享的經濟模式。其商業模式如圖6。

（四）注重相關參與者

參與者是設施的基礎和貫穿整個系統的成分，了解相關參與者及關系是了解整個共享辦公空間系統運行模式及過程的基礎，其共享性使得人與設施之間的互動成為最主要的活動，因此對相關參與者及關系進行羅列整理是設計整個系統的基礎所在。主要參與者包括六個方面：使用者在上文已經提到，在此不加贅述;政府部門主要有水電、監管部門;供應商主要有場地提供者、周邊零售、辦公設施、網絡水電供應;運營方主要有網絡運營、保潔維修人員、社區管理人員、零售商等;科研機構主要有內部空間結構人員、制造工程人員、外觀設計人員、地質勘測人員等;傳媒集團主要有廣告品牌方、公眾號、推廣博主。其相關參與者關系如圖7。

四、社區共享辦公空間設計方案

根據上述設計思路，提出I -WORK SPACE社區共享辦公空間設計概念。

（一）運行模式

1.通過按時間計費的方式，對共享辦公設施內的空間、所有資源進行使用，用戶可以通過掃碼來選擇自己想要進入的座位空間;2.可以提前線上查找附近設施和空余座位，以防用戶到達地點后設施已被占滿或者找不到附近的設施;3.在設施內的合法活動不受限制，共享辦公設施、桌椅、打印機等資源;4.用戶群體不受限制，各類人群都可通過掃碼進入空閑空間;5.設施服務全國連鎖，全國范圍內資源空間共享;6.對于空間的使用時間沒有限制，且在自己的使用時間內，可以隨意出入[10] ;7.提供可以進行多人辦公交流的環境，設施的空間可連通性，可以讓人們進行協同辦公。

（二）相關人機分析

辦公空間設計需要根據中國成年人人體尺寸和人在坐姿、站姿時的行為狀態和行為尺度。如，空間隔板把手的高度根據人在站姿的時候較方便區域尺度來決定;空間中部的打印機的高度由人在站姿的時候最方便區域尺度來決定;空間中的桌面最大長度由人在坐姿的時候最大能觸及區域范圍的尺度來決定;桌面和座面高度則根據人在坐姿時的身體狀態尺度決定。通過對I-WORKSPACE中的人機關系進行分析，得到空間尺寸、內部設施尺寸的關系和具體數值，最終人機關系及尺寸如圖8、9。

根據國家標準GB50034-2004對于符合光線標準的工作面照度規定，空間中的光線照度為300或500lx。過強的光照強度會讓人視覺疲勞甚至目眩，過暗的光照強度在電腦辦公的過程中會增強電腦屏幕的光線對于人的眼睛的刺激程度。根據人在辦公時的燈光位置參考圖如圖10，可以確定空間中的主體環境光——頂光的位置還有辦公桌上方的主要用光的位置情況。

（三）主要功能設計

1.空間可隔可通：I-WORKSPACE的第一個功能點是可隔可通的半聯通空間，即將兩個相鄰空間中間的隔板拉下，實現兩個獨立空間的聯通，既能滿足使用者對于個人隱私空間的需求和后疫情時代對于安全距離的需求，又能滿足使用者對于多人、小組交流討論的社交及工作需求。其互通關系及方式如圖11。

2.配套零售設施：設施周邊配備零售設施，比如零售機、零售商店等，用戶在有飲食需求的情況下，可以滿足其需求。通過和零售商的合作，也可獲得額外利潤收入。

3.分布獨立辦公空間：在I-WORKSPACE主體空間周邊分布著獨立單體辦公空間，由于其半開放的特性，所以此設施中不配備辦公用具，只提供空間，相對于具有辦公設施的主體空間而言，其價格會相較便宜，適合自己不需要多余的辦公設施的人群，或者經濟情況只能承受相對低廉的價格。外部獨立辦公空間如圖12。

4.配備辦公設施：前置的隔板拉起來便是一個共享打印機，方便直接取用。工作空間比較封閉，雙層玻璃門可以起到隔音的作用，即使外面有人走動也不會影響。設施內配備辦公必需品，比如紙張、桌椅等，還有綠植來美化辦公環境。內部環境如圖12。

（四）使用方式

1.現場使用：手機在門口掃碼進入小程序（APP）——選擇空余的座位——點擊“開始計時”——設施自動開鎖進入空間——結束后在小程序上結束使用，付款離開——訂單完成。

2.預約使用：手機查找并進入小程序（APP）——查找附近的設施所在地并顯示空余座位情況——選擇空余座位進行預訂使用（在特定時間內到達即可）——用戶根據小程序

設施——點擊“開始計時“——設施自動開鎖進入空間——結束后在小程序上結束使用，付款離開——訂單完成。（I-WORKSPACE線上APP低保真模型如圖13）

（五）設計效果圖展示，如圖14

結論

關于共享辦公空間，在設計層面，通過功能整合與空間變化，滿足用戶對功能全面化、空間多樣化的需求;在企業層面，其在成本方面具有較大優勢，提高企業競爭力;在環境層面，生產機械化、集中化和可持續的特點，有利于綠色發展;在國家政策層面，符合國家強調共享經濟的發展趨勢。本文針對共享辦公空間設計提供了異于傳統的設計模式，通過結合用戶居家與在外辦公體驗，提出相應設計原則和策略，注重設計合理性、貼合大眾心理，從功能需求層面完善內外部相關設施，發現協同辦公的潛在需求，設計可變辦公空間，豐富用戶體驗與辦公形式。