企業文檔智能化管理躍遷的依據與方向初探

李喆 曾靜怡 邱杰峰

摘? 要：本文通過話語轉向、研究趨熱、實踐倒逼等三個維度獲取企業文檔智能化管理躍遷的依據，進而提出企業文檔智能化管理的躍遷的四個方向，包括“雙重生命周期”管理、文檔數據細粒度與知識化聚合、“人工智能”新型基礎設施建設、企業文檔智能服務模式并將其總結為企業文檔智能化管理躍遷的“一線雙核多應用”技術路線，以提供企業實踐轉化的路徑參考。

關鍵詞：企業文檔;文檔智能化;文檔管理;人工智能;檔案管理

Abstract： This paper obtains the basis for the transition of enterprise records intelligent management through the three dimensions of discourse turn， research trending， and practice to force. And then proposes four directions about the transition of enterprise records intelligent management， including 'Dual life cycle' management， fine-grained and knowledge-based aggregation， new infrastructure construction of 'artificial intelligence'， enterprise records intelligent service mode. The above could be summarized as 'first-line dual-core multi-application' technical route of enterprise records intelligent management， so as to provide a reference for the transformation of corporate practices.

Keywords： Enterprise records; Records intelligence; Records management; Artificial intelligence; Archive management

2017年7月，《新一代人工智能發展規劃》發布，人工智能上升為國家戰略高度。人工智能技術在檔案領域的應用備受學界、業界關注。在理論和實踐層面都取得了可觀的進展。[1]

然而，分析發現，相較于綜合檔案館使用人工智能技術的應用目的還是為了實現資源的長久保存與開發利用，主要解決的是檔案第二價值[2]的問題，幾乎不涉及前期業務。企業文檔管理對業務支撐要求更高，智能化需求更強，主要以實現檔案第一價值[3]為最終目標。

因此，隨著人工智能技術的深入應用，企業在從文檔信息化到文檔智能化躍遷過程中表現出“雙重智能”的趨勢，即業務智能要求文檔智能、文檔自身要求智能。對此，亟須厘清企業文檔智能化管理躍遷的依據、方向與路徑，為文檔支撐業務尋找智能化切入點。

1 企業文檔智能化管理躍遷依據探析

1.1 話語轉向——以檔案信息化為核心的現代化。近5年來，“逐步實現以檔案信息化為核心的現代化”逐漸發展成為全國檔案工作政策話語體系的中心，有關新一代信息技術應用的提法數目迅速增長。2016年5月，《全國檔案事業“十三五”發展規劃》明確提出“在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”。

2020年5月15日，中央辦公廳主任丁薛祥出席中央檔案館國家檔案局主要負責同志調整宣布會議并作重要講話，提出加快檔案信息化戰略轉型，抓好數字檔案館（室）建設，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

2020年10月29日，《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》出爐，明確提出要加快數字化發展，加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平。從國家層面的“十四五”規劃中也可看出未來企業檔案信息化數字化、智能化的未來趨勢。

1.2 研究趨熱——關注人工智能等新一代信息技術的應用場景。近年來，文件檔案管理相關研究越發注重人工智能技術等新興技術對電子檔案管理的智能化提升與優化，取得了很多研究成果。

項目方面，關于人工智能等新一代信息技術應用主題的國家檔案局科技項目立項數目逐年增多，據不完全統計，2019年度87項立項項目中高達15項;2020年度擬立120項項目中區塊鏈占14項，人工智能技術等占14項。

理論層面，學者們主要關注人工智能嵌入檔案管理的邏輯[4]并試圖探索人工智能應用于檔案管理各項業務的愿景，包括人工智能在檔案工作中的應用如網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務等。[5]

應用層面，開展了檔案庫房智能管理機器人建設探討，[6]“大云物移智”5大類技術的適用范圍分析和應用場景分析，[7]新一代文檔相關信息技術架構和應用場景探索，[8]文件智能化分發系統與個性化推薦系統，[9][10]以及檔案智能挑選、檔案智能鑒定劃控、智能音視頻檔案管理和智能審核等功能實現方案方面的研究。[11]

1.3 實踐倒逼——業務智能要求文檔智能。近年來，業務層面的數字化、智能化建設不斷倒逼、促使文檔管理向智能智慧改革，以有效支撐智能業務的發展。

2015年5月，國務院印發《中國制造2025》中提出由制造大國向制造強國轉型以來，智能制造已經成為我國現代先進制造業新的發展方向。其中，核電領域作為國家智能制造的重點領域之一進展明顯。

2017年7月，國家能源應用技術研究及示范項目“智慧核電運營系統研究及示范項目”建設內容納入了《能源技術創新“十三五”規劃》，在這一規劃中，提出重點研究核電智慧運營基礎架構。

2017年7月，《新一代人工智能發展規劃》[12]發布，人工智能上升為國家戰略高度，提及發展支撐核電安全運營的智能保障平臺。

2018年，國家發改委、國家能源局、生態環境部、國防科工局聯合發布了《關于進一步加強核電運行安全管理的指導意見》，[13]明確要求“推進信息化、智能化、大數據等新技術在核電運行安全管理中的應用”。

2019年，葉其蓁院士在訪談時提出特別提及核電在人工智能領域的發展分三個階段：基礎建設、構架建立、應用開發，現在核電站已經有了數字化的測量系統，但是如何把分散系統的智能集成統一的大智能，需要充分發揮互聯網+和大數據的優勢，[14]高度認可了核電文檔數據的價值。

2019年，福清核電公司信息處文檔處開發了文檔機器人，首次將機器人、人工智能技術與文檔管理業務成功結合，通過人臉、語音、圖像識別技術，結合智能分析手段，實現了核電廠區文檔智能服務全覆蓋;[15]2020年11月25日，核工業大數據基地——核電信息中心建設項目在秦山核電基地開工建設。[16]此前，秦山核電站已經在大數據平臺上進行了很多探索。

2 企業文檔智能化管理躍遷方向思考

2.1 面向企業數字化轉型需要的“雙重生命周期”管理。在企業信息化建設的推動下，信息系統成為保障企業業務連續性的重要載體，采取新建系統與信息安全并重的模式。 [17]

但是，企業對于信息系統過多的“關注”卻不可避免導致了“信息煙囪”“數據孤島”的出現，文檔數據難以打通，難以充分發揮文檔數據的巨大價值，不利于企業高質量發展。而孵化于數字化轉型背景下的數字連續性思想剛好提供了問題解決的思路，雖然數字連續性的認識目前尚無統一定義，但從本質上，可以認為，數字連續性是指確保信息完整、可獲得以及可用，構建在任何時候、任何地點可以想要的形式獲得數字信息的能力。[18]

數字連續性面向業務發展，覆蓋業務開展的全流程，以業務需求為驅動力，與業務需求緊密結合，以業務驅動開識別數字連續性的對象、目標范圍、布局框架和具體計劃。[19]對于企業而言，實施數字連續性戰略已經成為數字化轉型的必然選擇。

文檔部門也應抓住企業實施數字連續性戰略實施的機遇，爭取主導優勢，主動將文檔全生命周期與業務生命周期進行掛接，實現雙周期映射，即構建文檔與業務“雙重生命周期”管理，以強化其對業務部門的指導與監督，使檔案部門從下游走向上游，由被動保管變為主動引導，在信息生成端提前規劃，確保全生命周期中信息質量的一致性。[20]從而，為企業文檔智能化管理躍遷提供戰略支撐。

2.2 面向數據價值實現的文檔數據細粒度、知識化聚合。2020年4月9日，中共中央國務院印發《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，提出要“加快培育數據要素市場”。數據成為新型生產要素，如何加快數據價值化進程成為學界業界的研究熱點。其中有兩個核心要點，什么數據有價值？如何發現并發揮數據價值？值得指出的是，與絕大部分數據資源“價值總量高、價值密度低”的特性相比，檔案數據相對分散、單一種類檔案數據價值密度高、數據可靠性與保真性高。[21]因此，在全行業全力推動數據價值化進程的背景下，文檔部門應該自信文檔數據的“富礦”[22]價值，加速文檔數據價值化進程。

從數據屬性看，在眾多的數據中，檔案是業務性數據、原始性數據、歷史性數據，區別于外購性、加工性、實時性的數據;在概念上包含所有可能的信息形式：結構化、非結構化、文字、表格、音頻、視頻，靜態和交互式等，但是在實際解決方案中，數字檔案大多以非結構化、半結構化文檔的方式存在。[23]因此，加速文檔數據價值化進程，首要就是轉變傳統“卷件級別”“粗粒度”的開發利用方式，深入到檔案內容層面，對非結構化、半結構化文檔進行結構化解析，以獲取規范化的文檔細粒度數據，并基于知識組織思想對其進行知識化聚合，為企業文檔智能化管理躍遷提供數據支撐。

2.3 面向文檔智能服務的“人工智能”新型基礎設施建設。近兩年，我國已在多個場合明確提出要加快新型基礎設施建設發展步伐。2020年4月20日，國家發改委在新聞發布會上首次明確了新基建的范圍，提出“新基建”是以新發展理念為引領，以技術創新為驅動，以數據為核心，以信息網絡為基礎，面向高質量發展需要，提供數字轉型、智能升級、融合創新等服務的基礎設施體系，“新基建”立足于高新科技，更注重新一代信息技術和數據的應用，目前最受關注的主要包括7大領域：5G基站建設、特高壓、城際高速鐵路和城市、軌道交通新能源汽車充電樁、大數據中心、人工智能、工業互聯網。[24]其中，“人工智能”“數據中心”與文檔智能化管理密切相關。文檔“新基建”怎么建成為學界業界研究的熱點問題。[25]

如前所述，人工智能目前在企業文檔領域已經做了很多的探索，取得了很多應用成果，但是，現有對于人工智能技術的智能建設應用一方面呈現零落現象，缺乏集約化思維;另一方面，場景都是單一的，缺乏融合與創新。從長遠來看，人工智能應用效益降低，并且極有可能產生新型“AI煙囪”，亟須站在較高層面重新籌劃面向文檔智能服務的“人工智能”等新型基礎設施建設，以為企業文檔智能化管理躍遷提供技術支撐。[26]

2.4 業務場景導向的企業文檔智能服務模式實現。文檔智能化管理的最終目的應是提供智能服務，而未來的智能服務關鍵在于業務場景的精準匹配。[27]2020年4月7日，國家發展改革委、中央網信辦研究制定了《關于推進“上云用數賦智”行動培育新經濟發展實施方案》，提出企業數字化轉型簡單來說就是“上云”“用數”“賦智”。其中，“用數”“賦智”立足于利用層面，關注數據如何賦能賦智，以促進業務數字化轉型。[28]

對于企業而言，傳統環境下，業務場景既可以落腳到具體的業務程序，如工程制造業中的維修業務、或是金融業中的信用卡業務等;也可以從項目管理的角度進行考慮，如企業與項目業主方或是承總包方三方之間的場景。[29]但在數字環境下，業務場景發生了很多變化。

2020年，新冠肺炎疫情加速了“數智”時代的到來，催發了很多新場景、新業態、新模式的產生，如何以新業務場景為導向，快速面向需求提供精準智能服務，成為“數智”時代企業重構核心競爭力的關鍵。[30]因此，需要以業務導向進行前瞻性思考，設計企業文檔智能服務模式，以為企業文檔智能化管理躍遷提供服務支撐。

本文系國家檔案局科技項目“核電文檔AI中臺建設研究”（項目編號：2020-X-044）的研究成果之一。

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（作者單位：李喆，福建福清核電有限公司信息文檔處;曾靜怡，中國人民大學信息資源管理學院;邱杰峰，福建福清核電有限公司 來稿日期：2021-01-10）