“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的途徑探索

石大陽

海南省三亞市煙草專賣局

市場經(jīng)濟轉型的不斷深入，我國市場環(huán)境正在發(fā)生巨大的變化，各個企業(yè)在面臨內部競爭的同時，也在面臨越來越多的外部競爭，要想在激烈的市場競爭中得以生存發(fā)展，就必然需要針對管理模式、發(fā)展戰(zhàn)略進行改革創(chuàng)新。上述背景下，煙草行業(yè)也在激烈的市場競爭中不斷變革，數(shù)字化建設已經(jīng)成為煙草行業(yè)近年來發(fā)展的主旋律，檔案管理工作也在這個過程中進行著積極的數(shù)字化建設[1]。但從現(xiàn)實情況來看，煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化整體還存在一定的滯后性，未來還需要結合行業(yè)發(fā)展經(jīng)驗，進一步推進煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的重要性

5G時代的全面到來，各種信息技術得以進一步研發(fā)、推廣，對各個領域的影響越來越大。互聯(lián)網(wǎng)+背景下，社會各個領域均發(fā)生了翻天覆地的變化，基本上各個行業(yè)都不得不面對海量信息管理方面的困境，圍繞信息技術發(fā)展動態(tài)推動數(shù)據(jù)高效管理已經(jīng)成為各行各業(yè)研究的焦點內容，檔案工作自然也不例外[2]。從檔案管理工作發(fā)展趨勢來看，通過多年的信息化建設，檔案管理工作在管理方法優(yōu)化、管理技術研發(fā)、管理設備更新以及隊伍結構優(yōu)化等領域均取得了一定的成績，有效推動了檔案管理工作的不斷發(fā)展。但隨著新興信息技術的不斷推廣、普及，互聯(lián)網(wǎng)+背景下所生產(chǎn)的檔案信息數(shù)量、種類呈現(xiàn)為爆炸式的增長趨勢，檔案管理工作正在面臨巨大的調整。與此同時，檔案數(shù)量的持續(xù)增長，導致檔案信息資源在實體管理、信息化管理方面的難度日益增長，檢索、利用、服務工作也不堪重壓，難以滿足互聯(lián)網(wǎng)+時代人們對于檔案個性化、高效化、異地化的需求[3]。對檔案管理工作來說，應當積極迎合當前信息化時代發(fā)展趨勢，全面加強檔案信息化建設，才能夠為社會有關領域提供有效的支持。對煙草行業(yè)來說，近年來市場競爭的不斷加劇，煙草行業(yè)檔案管理涉及的工作內容、工作范圍也在不斷增長，同時工作難度也有所提升，數(shù)字化建設無疑就成為保障煙草行業(yè)發(fā)展的重要措施。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的措施與建議

（一）加強檔案軟硬件建設與信息技術研發(fā)

當前社會已經(jīng)全面進入到信息化時代，越來越多信息技術與科學技術開始源源不斷的應用于市場，檔案領域也開始迎來各種新的信息技術，對檔案軟硬件設施的要求自然也就越來越高。而從當前煙草行業(yè)檔案管理軟硬件現(xiàn)狀來看，軟件兼容性、電腦性能方面仍舊是最大的問題，檔案管理工作要想引入新興的信息化技術，當前軟硬件基礎顯然無法滿足要求。針對上述問題，煙草行業(yè)應當積極推進檔案管理數(shù)字化建設的軟硬件建設，充分結合當前檔案領域應用的信息化技術，采購對應的硬件基礎設施、配套設施。對于檔案管理軟件來說，應當主動與軟件定制企業(yè)進行深入的合作，結合煙草行業(yè)規(guī)范、檔案行業(yè)規(guī)范，針對軟件進行優(yōu)化調整，使得軟件系統(tǒng)能夠與更多的系統(tǒng)之間進行對接，為檔案管理數(shù)字化建設奠定基礎[4]。

在完成軟硬件建設的基礎上，還應當積極加大信息技術研發(fā)，致力于將各種新興技術投入到煙草行業(yè)檔案管理。具體來說，煙草行業(yè)需要主動去接觸5G時代信息技術發(fā)展動態(tài)，借鑒一些檔案管理領域的先進理論、先進經(jīng)驗，學習其他行業(yè)在檔案管理領域的信息技術應用情況，然后結合煙草行業(yè)實際情況，包括人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等，針對檔案管理細節(jié)部分進行優(yōu)化。

（二）建立健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫

檔案管理數(shù)字化建設，資源數(shù)據(jù)庫建設是重中之重。在全面推進數(shù)字化建設的過程中，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設無疑就成為煙草行業(yè)未來信息化管理的核心內容，檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫不僅關系到檔案管理工作的開展，同時也在一定程度上關系到煙草行業(yè)的發(fā)展。《機關檔案管理規(guī)定》明確提出，各企業(yè)機關需要全面加強檔案數(shù)據(jù)庫建設，同時推進檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)進行有效的對接，保障相互的資源能夠進行有效的對接，同時數(shù)據(jù)庫建設需要全面遵循《數(shù)字檔案室建設指南》和《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等相關規(guī)范。結合煙草行業(yè)實際情況來看，當前首要任務在于全面推進檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的檢索優(yōu)化，針對煙草行業(yè)現(xiàn)有檔案信息資源進行全面的優(yōu)化調整，規(guī)范檔案信息目錄、內容，為檔案信息管理資源數(shù)據(jù)高效利用奠定基礎。在此基礎上，針對檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫當中的重要文件資料，加強安全防護力度，根據(jù)檔案信息管理資源數(shù)據(jù)重要程度分級，分別建立對應的檢索規(guī)范、訪問權限，進一步保障檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的安全度。

（三）積極引入檔案分類錄入方式

煙草行業(yè)本身的特殊性，檔案管理工作涉及的類型相對較為繁雜，同時一些檔案關系到國家法律或者高級機密。從當前煙草行業(yè)檔案錄入模式來看，正是因為上述復雜性，在實際錄入過程中表現(xiàn)為歸檔慢、更新難、檢索效率低等問題。針對上述問題，在推進煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的過程中，必須要將關口前移，全面把控好檔案管理數(shù)字化建設的入口關，綜合利用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術，針對相關的錄入資料進行系統(tǒng)的篩選處理，根據(jù)不同類型、不同檢索需求進行統(tǒng)一、規(guī)范的分類處理[5]。一般來說，對于煙草行業(yè)檔案錄入分類來說，橫向層面可以參考檔案信息量級，劃分為涉密信息目錄、法律法規(guī)信息、行業(yè)專業(yè)信息、基本數(shù)據(jù)信息、公開信息資源等，縱向層面可以根據(jù)業(yè)務類型大小，劃分為人事檔案、基建檔案、財務檔案、許可證檔案、轉賣案卷檔案等，從而有效滿足煙草行業(yè)內部不同部門、不同崗位在檔案信息數(shù)據(jù)方面的使用需求。

（四）加強檔案人才隊伍培訓與引進工作

人才作為當前這個時代各行各業(yè)競爭的核心要素，能否建立一支專業(yè)能力突出、綜合素質過硬、掌握信息技術的檔案管理隊伍，對煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設成果的影響巨大。這就需要煙草行業(yè)引起高度重視，全面加強檔案管理人才隊伍培訓與引進工作，切實保障檔案管理數(shù)字化建設的有序推進。對于檔案管理人才隊伍的培訓教育工作來說，主要是針對現(xiàn)有檔案管理人才隊伍進行，煙草行業(yè)應當針對他們進行全面的調查，掌握他們已有的檔案管理專業(yè)水平、信息素養(yǎng)、思想道德等，根據(jù)調查數(shù)據(jù)來進行培訓教育計劃的制定，在針對檔案專業(yè)知識進行查漏補缺的同時，將培訓教育的重點放在信息素養(yǎng)方面，全面加強檔案管理新興知識、信息技術、信息設備操作等相關內容的培訓教育，使得現(xiàn)有檔案管理隊伍能夠熟練掌握各種新興信息技術設備的操作，更好的服務檔案管理數(shù)字化建設[6]。在此基礎上，煙草行業(yè)還應當積極布局市場，針對檔案管理部門的薪酬體系、福利體系、晉升體系進行優(yōu)化調整，吸引更多的信息技術人才、檔案管理人才、綜合型人才進入到檔案管理隊伍，促進檔案管理隊伍綜合素質的全面提升。

三、結語

總的來說，社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種信息技術的不斷研發(fā)推廣，煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設就成為今后建設的重要內容。對煙草行業(yè)來說，應當正確認識信息技術對各行各業(yè)所帶來的影響，高度重視檔案管理數(shù)字化建設的重要作用，主動迎合當前信息技術發(fā)展動態(tài)、檔案行業(yè)數(shù)字化建設動態(tài)，結合煙草行業(yè)實際情況，通過加強檔案軟硬件建設與信息技術研發(fā)、建立健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫、積極引入檔案分類錄入方式、加強檔案人才隊伍培訓與引進工作，從而有效提升檔案管理工作的質量，為煙草行業(yè)發(fā)展奠定扎實的基礎。