“互聯網+”時代對煙草行業檔案管理數字化建設的途徑探索

石大陽

海南省三亞市煙草專賣局

市場經濟轉型的不斷深入，我國市場環境正在發生巨大的變化，各個企業在面臨內部競爭的同時，也在面臨越來越多的外部競爭，要想在激烈的市場競爭中得以生存發展，就必然需要針對管理模式、發展戰略進行改革創新。上述背景下，煙草行業也在激烈的市場競爭中不斷變革，數字化建設已經成為煙草行業近年來發展的主旋律，檔案管理工作也在這個過程中進行著積極的數字化建設[1]。但從現實情況來看，煙草行業檔案管理數字化整體還存在一定的滯后性，未來還需要結合行業發展經驗，進一步推進煙草行業檔案管理數字化建設。

一、“互聯網+”時代對煙草行業檔案管理數字化建設的重要性

5G時代的全面到來，各種信息技術得以進一步研發、推廣，對各個領域的影響越來越大。互聯網+背景下，社會各個領域均發生了翻天覆地的變化，基本上各個行業都不得不面對海量信息管理方面的困境，圍繞信息技術發展動態推動數據高效管理已經成為各行各業研究的焦點內容，檔案工作自然也不例外[2]。從檔案管理工作發展趨勢來看，通過多年的信息化建設，檔案管理工作在管理方法優化、管理技術研發、管理設備更新以及隊伍結構優化等領域均取得了一定的成績，有效推動了檔案管理工作的不斷發展。但隨著新興信息技術的不斷推廣、普及，互聯網+背景下所生產的檔案信息數量、種類呈現為爆炸式的增長趨勢，檔案管理工作正在面臨巨大的調整。與此同時，檔案數量的持續增長，導致檔案信息資源在實體管理、信息化管理方面的難度日益增長，檢索、利用、服務工作也不堪重壓，難以滿足互聯網+時代人們對于檔案個性化、高效化、異地化的需求[3]。對檔案管理工作來說，應當積極迎合當前信息化時代發展趨勢，全面加強檔案信息化建設，才能夠為社會有關領域提供有效的支持。對煙草行業來說，近年來市場競爭的不斷加劇，煙草行業檔案管理涉及的工作內容、工作范圍也在不斷增長，同時工作難度也有所提升，數字化建設無疑就成為保障煙草行業發展的重要措施。

二、“互聯網+”時代對煙草行業檔案管理數字化建設的措施與建議

（一）加強檔案軟硬件建設與信息技術研發

當前社會已經全面進入到信息化時代，越來越多信息技術與科學技術開始源源不斷的應用于市場，檔案領域也開始迎來各種新的信息技術，對檔案軟硬件設施的要求自然也就越來越高。而從當前煙草行業檔案管理軟硬件現狀來看，軟件兼容性、電腦性能方面仍舊是最大的問題，檔案管理工作要想引入新興的信息化技術，當前軟硬件基礎顯然無法滿足要求。針對上述問題，煙草行業應當積極推進檔案管理數字化建設的軟硬件建設，充分結合當前檔案領域應用的信息化技術，采購對應的硬件基礎設施、配套設施。對于檔案管理軟件來說，應當主動與軟件定制企業進行深入的合作，結合煙草行業規范、檔案行業規范，針對軟件進行優化調整，使得軟件系統能夠與更多的系統之間進行對接，為檔案管理數字化建設奠定基礎[4]。

在完成軟硬件建設的基礎上，還應當積極加大信息技術研發，致力于將各種新興技術投入到煙草行業檔案管理。具體來說，煙草行業需要主動去接觸5G時代信息技術發展動態，借鑒一些檔案管理領域的先進理論、先進經驗，學習其他行業在檔案管理領域的信息技術應用情況，然后結合煙草行業實際情況，包括人工智能、大數據、云計算等，針對檔案管理細節部分進行優化。

（二）建立健全檔案信息管理資源數據庫

檔案管理數字化建設，資源數據庫建設是重中之重。在全面推進數字化建設的過程中，檔案信息資源數據庫建設無疑就成為煙草行業未來信息化管理的核心內容，檔案信息管理資源數據庫不僅關系到檔案管理工作的開展，同時也在一定程度上關系到煙草行業的發展。《機關檔案管理規定》明確提出，各企業機關需要全面加強檔案數據庫建設，同時推進檔案管理與企業信息系統進行有效的對接，保障相互的資源能夠進行有效的對接，同時數據庫建設需要全面遵循《數字檔案室建設指南》和《檔案著錄規則》（DA/T18）等相關規范。結合煙草行業實際情況來看，當前首要任務在于全面推進檔案信息管理資源數據庫的檢索優化，針對煙草行業現有檔案信息資源進行全面的優化調整，規范檔案信息目錄、內容，為檔案信息管理資源數據高效利用奠定基礎。在此基礎上，針對檔案信息管理資源數據庫當中的重要文件資料，加強安全防護力度，根據檔案信息管理資源數據重要程度分級，分別建立對應的檢索規范、訪問權限，進一步保障檔案信息管理資源數據庫的安全度。

（三）積極引入檔案分類錄入方式

煙草行業本身的特殊性，檔案管理工作涉及的類型相對較為繁雜，同時一些檔案關系到國家法律或者高級機密。從當前煙草行業檔案錄入模式來看，正是因為上述復雜性，在實際錄入過程中表現為歸檔慢、更新難、檢索效率低等問題。針對上述問題，在推進煙草行業檔案管理數字化建設的過程中，必須要將關口前移，全面把控好檔案管理數字化建設的入口關，綜合利用大數據技術、云計算技術，針對相關的錄入資料進行系統的篩選處理，根據不同類型、不同檢索需求進行統一、規范的分類處理[5]。一般來說，對于煙草行業檔案錄入分類來說，橫向層面可以參考檔案信息量級，劃分為涉密信息目錄、法律法規信息、行業專業信息、基本數據信息、公開信息資源等，縱向層面可以根據業務類型大小，劃分為人事檔案、基建檔案、財務檔案、許可證檔案、轉賣案卷檔案等，從而有效滿足煙草行業內部不同部門、不同崗位在檔案信息數據方面的使用需求。

（四）加強檔案人才隊伍培訓與引進工作

人才作為當前這個時代各行各業競爭的核心要素，能否建立一支專業能力突出、綜合素質過硬、掌握信息技術的檔案管理隊伍，對煙草行業檔案管理數字化建設成果的影響巨大。這就需要煙草行業引起高度重視，全面加強檔案管理人才隊伍培訓與引進工作，切實保障檔案管理數字化建設的有序推進。對于檔案管理人才隊伍的培訓教育工作來說，主要是針對現有檔案管理人才隊伍進行，煙草行業應當針對他們進行全面的調查，掌握他們已有的檔案管理專業水平、信息素養、思想道德等，根據調查數據來進行培訓教育計劃的制定，在針對檔案專業知識進行查漏補缺的同時，將培訓教育的重點放在信息素養方面，全面加強檔案管理新興知識、信息技術、信息設備操作等相關內容的培訓教育，使得現有檔案管理隊伍能夠熟練掌握各種新興信息技術設備的操作，更好的服務檔案管理數字化建設[6]。在此基礎上，煙草行業還應當積極布局市場，針對檔案管理部門的薪酬體系、福利體系、晉升體系進行優化調整，吸引更多的信息技術人才、檔案管理人才、綜合型人才進入到檔案管理隊伍，促進檔案管理隊伍綜合素質的全面提升。

三、結語

總的來說，社會與經濟的不斷發展，各種信息技術的不斷研發推廣，煙草行業檔案管理數字化建設就成為今后建設的重要內容。對煙草行業來說，應當正確認識信息技術對各行各業所帶來的影響，高度重視檔案管理數字化建設的重要作用，主動迎合當前信息技術發展動態、檔案行業數字化建設動態，結合煙草行業實際情況，通過加強檔案軟硬件建設與信息技術研發、建立健全檔案信息管理資源數據庫、積極引入檔案分類錄入方式、加強檔案人才隊伍培訓與引進工作，從而有效提升檔案管理工作的質量，為煙草行業發展奠定扎實的基礎。