基于全過程控制的電網工程檔案管理及應用研究
——以昆柳龍直流工程建設項目為例

陳 暉 劉 茜 陳 慧 羅慧玉

電網工程是指電能生產、輸送和分配的工程。隨著社會經濟的發展、人們生活水平的提高，各行各業對電能的需求量與日俱增，加快了我國電網工程建設的腳步。檔案作為工程項目建設的重要產物，是反映工程建設水平的一面鏡子，其管理工作是否規范、有序，直接影響著工程項目的驗收和創優[1]9。近年來，電網建設項目規模的不斷加大、技術難度的不斷提升以及建設工期的不斷縮短，提高了對項目管理水平的要求[2]41。但電網建設項目檔案由于管理模式滯后，存在人員檔案思維與意識不高、檔案工作重視與投入不足、規范體系建立與落實不到位等問題，迫切需要打破桎梏，實現新的突破。“全過程控制”是工程項目檔案管理的創新思路，它既涵蓋對工程項目建設過程（項目立項—施工過程—項目竣工驗收）的縱向控制，又囊括對項目參與主體（建設單位、施工單位、監理單位、設計單位）的橫向管理[3]50。通過全過程控制管理實現項目過程與參與主體的齊抓共管，對把握歸檔案卷的進度和質量、提升項目整體效益具有十分重要的現實意義。

一、電網建設項目檔案管理存在的問題

中國南方電網有限責任公司超高壓輸電公司（簡稱超高壓公司）作為我國重要的電力企業，參與了許多大型電網項目的建設。昆柳龍直流工程是由超高壓公司投資建設的世界首個特高壓多端混合直流輸電工程，它西起云南昆北換流站，東至廣西柳北換流站、廣東龍門換流站，線路全長1489千米，是國家西電東送重點工程。

1.規范體系建立與落實不到位。各參建單位主要依照業主下發的文件進行檔案的收集、整理工作，而業主單位沒有建立起完善的檔案規范體系。例如，某些環節遺漏或某項要求不明確，將會導致各單位各部門之間檔案工作目標不明、職責不清，檔案工作缺乏實際依據。規范之間缺乏系統性也會導致制度與制度之間內容重疊、沖突，檔案工作各環節之間不能有效銜接。

此外，檔案規范體系存在落實不到位的問題，業主單位對檔案工作的指導僅停留在制發文件、召開交底會議等形式，各參建單位對文件理解和貫徹能力不同，在實際操作中缺乏參照，導致形成的檔案質量參差不齊，在檔案驗收過程中不達標，需要反復整改，不僅浪費人力物力，而且影響歸檔進度。

2.人員檔案思維與意識不高。電網建設項目存在工程項目的通病，即“重項目、輕檔案”，這導致項目參與主體的有關人員缺乏檔案思維，沒有認識到工程檔案是對整個工程建設活動全過程的真實記錄，造成檔案形成過程不規范。例如，部分文件本應為責任人手寫簽字，但經常出現使用簽名章或代簽的現象。

電網建設項目文件材料形成于各單位、各部門的具體業務中，要求檔案人員對業務范圍和各類文件形成時間節點較為熟悉，而專職檔案員數量有限，并且主要負責檔案的整理工作，沒有更多的時間和精力。因此，一般采用業務人員兼職的方式，提高檔案收集工作的效率和水平。但兼職檔案員業務不熟練，造成項目文件材料收集與工程建設進度相脫節，收集的文件不齊全、不符合歸檔要求等問題。

3.檔案工作重視與投入不足。電網建設項目檔案類型豐富、數量較多并且質量要求高，因此，檔案人員日常收集、整理的工作量巨大。但由于對檔案工作重視不足，檔案人員普遍待遇較低、缺乏晉升機制，導致檔案人員流動頻繁，歸檔案卷的完整性難以保障。此外，檔案人員職位較低，在與各部門溝通的過程中經常出現人員不配合的情況，不能及時地將過程文件收集、整理并歸檔，存在文件缺失、事后補錄等現象，不能保證歸檔案卷的真實性。

由于施工現場活動場所多為臨時性搭建，為了節省場地，通常不會設立單獨的檔案室，而是與辦公室合二為一。檔案保管設施也較為簡陋，收集、整理過后的案卷放置在辦公室的文件柜中，而辦公室每天往來人員復雜，不利于檔案的安全管理。

二、昆柳龍直流工程檔案全過程管理的應用

為有效克服上述問題帶來的困擾，超高壓公司將“全過程控制”思維和模式引入昆柳龍直流工程的檔案管理工作中，按照事前、事中、事后精細化管理要求做好每個環節的檔案管理工作，實現檔案管理的最優化[4]102。

1.事前介入——解決檔案管理難題的前提。對于昆柳龍直流工程項目檔案管理而言，事前介入是全過程管理的核心階段，是解決規范體系建立與落實不到位、人員檔案思維與意識不高等現實問題的重要前提。事前介入階段的工作重點是通過推行首卷制管理形成規范化模板、提供統一參照標準，通過引入全員參與理念明確主體職責、培養全員檔案意識。

（1）推行首卷管理，統一參照標準。針對標準規范落實不到位、檔案管理缺乏參照這一問題，昆柳龍直流工程項目提出了首卷管理，即將各標段案卷中收集、整理情況較好的作為首卷，供全線同類案卷在整理編制時進行參照。首卷管理強調從源頭做好檔案管理的質量控制，按照統一、規范的參照標準對電網工程檔案進行編制，形成標準化、規范化管理。在首卷制推行過程中，超高壓公司不僅召開電網工程檔案技術交底會，明確了各參建單位首卷編制的具體要求，同時通過制定《首卷制評審方案》《首卷驗收實施指南》以及《竣工圖首卷制評審打分表》《施工檔案首卷制評審打分表》《監理檔案首卷制評審打分表》等一系列文件，明確了工程首卷制評審的方式、組織、程序及標準，用于指導首卷管理實踐，為檔案全過程管理奠定良好的基礎。

（2）變革思維模式，倡導全員參與。檔案人員檔案思維與意識薄弱很大程度上源于主體責任不明晰，因此，超高壓公司在昆柳龍直流工程檔案管理中引入“全員參與”理念，建立涵蓋項目總部、項目分部及各超高壓局的三級檔案管理網絡（圖1，見下頁），做到資料事事有人管、文件件件有人收，充分體現項目檔案管理的全員參與。管理網絡涉及檔案管理過程中的不同責任主體，上至公司領導和中層管理者，下到基層員工和檔案管理人員，將檔案管理相應職責納入各級干部員工職責范圍和崗位責任制。其中，公司辦公室主任主管企業部、計劃部、基建部等7個項目分部，明確昆柳龍直流工程項目全過程檔案質量的總體要求，推進檔案管理與項目建設同步開展；項目分部則全面負責現場文件形成的各個環節的質量把控，包括對標準規范的落實、形成文件質量的控制和現場文件流轉程序的規范；各參建單位梳理合同范圍內所有項目及應形成的相應的文件，實行嚴格的文件內部審核制度，將歸檔責任落實到人。

圖1 超高壓公司電網工程檔案管理組織機構

2.事中控制——保障檔案歸檔質量的基礎。為解決規范體系落實不到位、對檔案工作重視不足等問題，超高壓公司強化過程監管，實行定期檢查，嚴抓落實、確保同步，保證了昆柳龍直流工程項目檔案同步歸檔、案卷質量有效把控。結合電網建設項目特色，超高壓公司按照《烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規劃》要求，開展了科學、規范、嚴格的過程監管。從工程開工起建立卷冊，根據工程進度，分別在變電站土建交安、線路基礎完成、電纜管溝施工完成和建設完成后運行進場前等重要時間節點組織各參建單位進行不少于兩次的項目檔案中間檢查。在進行中間檢查時，超高壓公司對照《項目文件收集計劃和進度管控表》，檢查對比項目文件材料與項目進度同步收集完整情況。

以昆柳龍直流線路工程6標段（即包含從貴州省興義市清水河鎮雙橋村J57號塔至貴州省安龍縣龍山鎮馬丫坡村Z1031號塔的線路基礎建設標段）的過程監管為例，在2019年3月至2020年7月間，超高壓公司對6標段施工單位就組織了6次中間檢查和1次預驗收暨首卷制評審，形成了157條整改意見（見圖2），涉及到證明文件、補償文件、報審文件等多種類型文件的質量問題。超高壓公司還對整改意見進行閉環管理，督促有關單位及時整改與完善。上述措施有效地確保6標段檔案歸檔與工程進度同步，為后期檔案移交、整理工作奠定了良好基礎。

圖2 檢查批次與問題數量對應圖

3.事后驗收———把控檔案驗收合格的關鍵。針對檔案工作重視與投入不足這一問題，超高壓公司通過事后驗收把控檔案質量，倒逼檔案工作重視度與投入的提升。在事后驗收階段，超高壓公司多措并舉，組建驗收評審小組、規范驗收評審程序及梳理驗收審核要點。

（1）組建驗收評審小組。在驗收評審人員上，超高壓公司組建了檔案驗收評審小組，并從真實性、完整性和可用性三個方面對小組人員結構進行綜合考量。從真實性和完整性的角度來看，驗收評審小組側重于對竣工檔案的系統整理、歸檔文件的質量與真實性進行審查，評審人員包含業主單位檔案管理部門、上級檔案管理部門、項目部、監理單位以及系統外的檔案專家等參與電網工程檔案管理制度制定、檔案驗收和評優、工程進度管控和檔案質量監督的人員。從可用性角度來看，驗收評審小組側重于審查竣工檔案的有效性，主要包含電網工程檔案的主要利用者，如運行單位人員。

（2）規范驗收評審程序。在驗收評審程序上，超高壓公司嚴格按照圖3所示（見下頁）的驗收程序進行驗收。施工單位內部人員檢查文件是否齊全、完整；監理、施工檢查文件是否齊全、完整、準確；施工、監理、分部、有關局（技術人員和檔案員）檢查文件是否齊全、完整、準確、有效、系統，核對竣工草圖，核對紙質文件和電子版的一致性；施工、監理、分部、有關局的運行部門、項目部、設備部、辦公室全面檢查文件的質量、整理的規范性；相關參建單位、相關局檢查所有整改閉環情況、電子版與紙質的一致性、錄入情況；辦公室組織項目部、企管部、計劃部、物流中心、修試中心整合項目全過程文件，包括前期文件、竣工文件、竣工驗收文件。

圖3 超高壓公司驗收程序

（3）梳理驗收評審要點。在驗收評審內容上，超高壓公司驗收評審小組參照《烏東德直流線路工程施工檔案驗收評分表》《檔案管理三級檢查用表》和《直流工程檔案歸檔模塊》等文件梳理驗收評審要點，將上述驗收程序中的評審重點放在以下方面：一是審查卷內文件是否完整、齊全，檔案內容是否準確、規范；二是審查文件分類是否科學、組卷是否合理以及編目是否標準；三是審查文件形成、收集、整理的質量情況。

三、總結

電網工程檔案管理是一個系統工程，需要各級管理者和檔案工作人員轉變思路，真正有效地、全方位地對檔案歸檔質量進行把控。超高壓公司利用全過程控制的優勢，通過事前介入，從源頭規范電網工程檔案管理，統一參照標準、提升全員檔案意識；通過事中控制，以過程監管、中間檢查把控檔案質量，落實規范體系，強化檔案工作重視度；通過事后驗收，多措并舉，倒逼檔案工作重視度與投入的提升，提升電網工程檔案全過程管理水平。