加強干部人事檔案管理工作的思考

李永磊

（河南省安陽地區醫院人事科，河南 安陽 455000）

1 引言

檔案是社會各界以及不同行業發展的重要依據，干部人事檔案工作涉及到社會發展的全部信息內容，每個記錄在檔的檔案都需要相關的干部人事檔案部門進行管理，實現干部人事檔案的充分利用。但是，目前大多數的干部人事檔案部門還采取傳統的管理方式，這樣就會在干部人事檔案工作中出現一些問題，導致傳統檔案的管理工作無法得到有效的保存。隨著電子信息技術的發展與進步，合理的應用還信息化手段改善傳統的干部人事檔案工作，有效的解決干部人事干部人事檔案存在的問題，從而實現了對干部人事檔案工作的高效發展。

2 深刻認識干部人事檔案工作的重要意義

1）是干部工作科學化、制度化、規范化的必然要求。為全面提升干部工作制度化水平，中央圍繞干部選拔任用、考核評價等方面出臺了一系列制度。《黨政領導干部考核工作條例》規定，干部考核以報告、評語、鑒定等形式確定結果的，應當明確具體肯定成績和優點，指出問題和不足；考核結論存入干部人事檔案。《黨政領導干部選拔任用工作條例》對擔任黨政領導職務進行了規定，要求嚴格審核干部人事檔案，并將審核情況記入考察材料。此外，《公務員平時考核辦法（試行）》規定公務員平時考核結果記入年度考核登記表，《事業單位人事管理條例》明確事業單位實行崗位管理和合同管理，依據聘用合同規定開展考核；上述規定的執行情況能在干部人事檔案中得到反映，可以督促干部管理工作制度化、規范化。2）是新時代全面從嚴治黨的有力保障。當前，一些單位和人員對干部人事檔案管理工作重視不夠，甚至出現干部人事檔案涂改造假等問題，嚴重損害了干部人事檔案的權威性和公信力。有的基層的領導認為上級領導不會檢查干部人事檔案，管理工作能拖則拖，即使上級部門來檢查，也是簡單臨時應付檢查而已，檢查完后工作照舊，難以高質量高效率地進行干部人事工作服務。認真貫徹新修訂的《條例》，用嚴格制度和嚴明紀律規范檔案“建、管、用”各個環節，開展學習培訓、完善配套制度、加強督促檢查，對堅持從嚴治黨，從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件，保證干部人才隊伍的先進性和純潔性，有直接的促進意義。

3 干部人事檔案管理工作存在的主要問題

1）相關人員對干部人事檔案工作認識不全面。現代人力資源管理制度建成之前，干部人事檔案在我國組織人事工作中主要用于政治審查。功能發揮的局限造成人們普遍對干部人事檔案作用認識不全面，沒有充分認識到其重要執政資源的意義和在組織人事工作中的憑證作用。在實際工作中注重安全保存、忽視內容建設和信息開發，在工作部署中不能將人事檔案與干部工作統籌規劃；專職工作人員檔案業務和組織人事工作知識不足，檔案功能發揮不充分；其他相關部門的指導和監督功能發揮不到位，檔案材料填寫不規范、內容不全面的問題普遍存在。2）干部人事檔案數字化程度不高。在現階段事務多、卷宗多、人員流動性大的情況下，數字化干部人事檔案，不僅能減輕干部人事檔案管理人員的工作負擔，還能增加干部人事檔案的利用率。但據筆者的了解來看，目前多數事業單位干部人事檔案管理采用的是傳統管理模式，對日新月異的信息技術利用不夠，未完全啟動干部人事檔案數字化管理，導致干部人事檔案管理處于落后狀態。3）對編外人員人事檔案管理的忽視。目前，事業單位存在一定比例的編外聘用人員，其人事檔案大多存放在人才交流中心，沒有遷入工作所在事業單位統一管理。事業單位對編外人員在工作過程中形成的考核、獎懲、黨團、合同等材料沒有及時建檔歸檔，造成編外人員人事檔案材料不完整，影響檔案的使用價值。

4 做好新時代干部人事檔案管理工作的對策

1）健全干部人事檔案整理的工作機制。干部人事檔案整理工作之所以存在一系列的問題，究其根本還是在于沒有嚴格落實相關的規章制度。對此必須要加大力度建設相應的工作機制，構建檔案資源體系。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》明確指出：負責干部人事檔案管理的相關部門應當進行聯系制度的建立，這樣一來才能夠及時有效的掌握相關的材料。除此之外，相關管理部門還應當主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人以及其他有關方面收集相關的材料。基于此，筆者認為最有效的方式是黨委帶領相應部門建立干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯絡員工體系，而員工之間的有效交流必然會促使工作效率大幅度提升。2）以目標管理推進干部人事檔案工作。目標管理是一種重要的行政管理手段，可以調動各級各部門積極主動開展工作，在世界各國公共服務領域廣泛應用。按照目標管理理論，最終目標確定后需要層層分解制定出下級各部門及相關人員的分目標，并將目標完成情況作為考評的依據，將干部人事檔案工作列為黨建工作目標考核內容。為確保《條例》設定目標的實現，制定分目標時要從制度建設、內容建設、隊伍建設、監督指導和功能發揮等方面加以明確。3）創設全新電子存檔形式。信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質文件，可以是某一個電子設備的存儲，也可以通過硬盤、光盤進行數據的存儲，相關的文件內容可以被查驗與使用，也可以實現了在互聯網的作用對文件進行資源共享，讓后期的干部人事檔案工作更加便利。從自身的性質來說，電子干部人事檔案的特點包括著：有計算機進行存檔，自身具有著嚴格的代碼與分類形式，可以更好的對檔案進行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點，新生電子檔案可以整合了自身的數字型的特點，更融合了傳統檔案分類型的特點，通過電子計算的存儲實現了對檔案的遠程傳輸來實現檔案信息共享，對于每個檔案的調用都需要具備一定的權限才可以對檔案內容進行讀取。4）對檔案管理的服務功能進行豐富。在新時期的背景之下，干部人事檔案的管理應當進行全新渠道的探索，傳統的檔案服務方式較為單一，這也導致其作用不能得到充分且全面的發揮。對此筆者認為人事部門應當對檔案收集工作進行強化，健全檔案信息的構建，只有這樣，才能夠將更為優質的服務提供給檔案的應用人員。舉例來說：可以健全與優化檔案信息收集工作，全面且深入地檢查干部的檔案信息，及時進行補充。但是這一方面需要注意的是，在對干部檔案進行補充的過程當中必須要切實保障當事人資料的嚴密性，防止出現泄露的情況，保障當事人的權益。

圖1 干部人事檔案管理風險評價指標體系圖

5 結束語

各事業單位要從思想上高度重視干部人事檔案管理工作；以制度建設為抓手，建立健全人事檔案管理制度; 強化從業人員培訓，不斷提高檔案管理隊伍專業化水平；加強現代信息技術的運用，提高干部人事檔案管理信息化水平，促使干部人事檔案管理工作高效率展開。