上官文慶
(河南省中醫院(河南中醫藥大學第二附屬醫院) 醫患協調部/法治辦,河南 鄭州 450002)
傳統醫院檔案管理缺乏對檔案資源的查詢與利用的重視,反而是將更多的精力集中在了檔案資料的收集整理和保存上,而這樣一來不但耗費了巨大的人力、物力和財力,而且還會增加檔案管理的工作量,不能起到明顯的促進作用。而大數據時代背景下,通過加強信息化建設的腳步,則能夠為提高檔案管理質量打下堅實基礎。
由于紙質檔案存在諸多的缺點,所以增加了醫院的工作壓力,導致檔案資料管理各方面所需要的人力、物力等不斷升高。大數據時代背景下,信息化建設的出現無疑為檔案管理的創新思路指明了方向。信息建設有效克服了紙質檔案的缺點,在提高醫院管理水平方面發揮著重要作用。具體可見如下表1所示:

表1 大數據時代醫院檔案管理信息化建設的重要性
醫院檔案資料包括的門診病歷、人事檔案等,檔案資料常見于紙質、圖片等,檔案的不同對其管理要求也存在明顯的區別,但由于既往醫院在進行檔案管理中,并沒有依照檔案資料的內容和形式等來進行管理,所以導致檔案管理變得愈加復雜。同時,檔案種類多,且具有明顯的復雜性,特別是患者的檔案信息需要清楚的寫出患者姓名、性別、年齡、病情等,但由于主治醫生工作比較忙,患者住院檢查需要涉及諸多的科室部門,所以就導致有關人員不能及時進行檔案內容的整理,增加了其工作的難度。
醫院相關人員不能準確把握檔案管理工作的定位,也無法深刻意識到該項工作在醫院管理工作中所具有的重要作用,所以導致其根本不能順利進行信息化建設。甚至還有一些醫院不愿在檔案管理上投入更多的人力、物力及財力,這些都成為其信息化建設的攔路虎。
一些醫院并不能夠依照自身發展需要來適時調整檔案管理機制,缺乏對檔案管理機制的重視,導致其根本發揮不了對信息化建設的指導和監督作用,導致紙質檔案向電子檔案轉變存在較大的難度。
檔案管理信息化建設如果止步不前,那么根本就發揮不了其所具有的作用。但因為一些人員專業知識沒有及時更新,管理理念不夠先進,那么根本無法做好檔案管理信息化建設的工作。對此,醫院方面就需要依照檔案管理發展的需要,招聘優秀的人才來從根本上提高檔案管理隊伍的綜合素質。另外,因為一些人員對待檔案管理工作不夠認真,沒有設置嚴格的獎懲機制,所以就導致檔案信息經常出現錯誤的情況。
醫院全體人員應主動查閱與檔案管理的內容,明確檔案管理的方式,掌握如今醫院在檔案管理方面的重難點,從思想上和行動上做出改變,將其作為醫院工作的重要內容分之一。通過動員所有人員參加主題講座等,讓其意識到檔案管理信息化建設所具有的重要意義,領導層應依照醫院自身情況,以此促使其信息化建設朝著更科學的方向發展。
檔案管理建設所需要的設備、軟件系統等都應該設置專門的資金,并培訓相關人員如何使用設備等,劃分各自的工作職責,必要時可從中選擇認真負責的人員專門操作掃描儀,并負責電子文檔的分類整理等工作。嚴格要求所有人員必須熟練掌握操作流程,能夠檢查、維修及保養所有設備,保證設備的正常運轉可以為加快檔案管理信息化建設打下堅實保障。
醫院應該依照相關法律的規定和自身檔案管理的現狀等內外部因素,進而適時對檔案管理工作等進行調整。如,人員管理和獎懲機制等,劃分檔案管理內容的性質、明確人員職責范圍等,促使檔案管理更加規范和標準,對出現錯誤頻率比較高的人員應給予相應的懲罰措施,對工作認真負責的人員則需要給予獎勵措施。
定期進行人員培訓工作,從信息技術、檔案管理方面培訓管理人員,通過實踐與理論相結合的方法來提高培訓效果,鼓勵管理人員不斷豐富和充實自己,嚴格按照有關規章制度來開展系列工作,進而提高整體工作效率。
大數據時代下,應該深刻意識到醫院檔案管理模式的不足和迫切需要改善的地方,并可以通過信息化建設的方式來達到檔案管理的有效目標,這不失為一種理想的方法和手段。