企業二級單位智能化機要交換系統設計方案探索與研究

周敬、趙明達、王志遠 /中國運載火箭技術研究院

隨著現代化信息技術的飛速發展，航天系統對機要交換管理工作的安全、高效和便捷性提出了更高的要求。傳統的機要文件交換模式主要存在以下問題：一是收發登記采用手工填寫的工作方式，不能滿足精細化、規范化、標準化的管理要求；二是各級單位之間數據信息不互通，存在信息查詢和統計不方便等問題；三是現有交換模式不具備信件交換信息推送通知功能，對辦理時間有嚴格要求的信件不能及時提示處理。針對以上問題，我們可通過建立智能化機要交換系統提高機要管理效率，規避潛在風險。

一、需求概況

1.總體架構

為保證紙質公文、資料交換工作高效、規范、有序開展，可通過構建航天二級單位智能化機要交換系統平臺，加強二級單位監督管控力度，確保航天企業各級單位的機要交換信息相互貫通，提高機要交換業務工作的管理效能。

2.建設內容

（1）建立智能化機要交換系統，具體包括公文交換系統、收發文管理系統、交換數據處理系統、智能尋呼系統、硬件設備（公文交換箱、掃描槍、管理終端）。系統具備公文登記、條碼打印、條碼掃描、進程跟蹤、收件提醒、發文投遞、條碼識別、投遞記錄等功能，實現對機要文件全要素、全生命周期的管控和跟蹤，滿足日常公文交換工作的需求。

（2）建立機要文件大數據中心，實現航天企業二級單位公文統計、信件查詢、進程跟蹤、公文督辦等工作，提高公文流轉、處理的效率。

3.各級單位業務單元建設需求

根據航天企業的業務特點、管理體系架構和實際需求，合理配置二、三級單位智能機要交換系統軟硬件（智能機要交換箱、控制系統及終端模塊）。

4.基本功能

（1）信息源的主要內容。信件收發單位、編號、急緩程度、處理人、處理時間節點、交換過程信息等。

（2）信息源采集方式。由各級單位、部門指定機要交換工作人員，按照業務范圍負責相關信息源的采集錄入工作。

（3）信息傳遞方式。通過大數據平臺實現航天企業各級單位機要交換信息的互聯互通。交換信息數據為加密處理后的信息代碼變化數據。

（4）使用及管理終端功能。航天企業各級單位通過系統終端，對收發機要信件的基本信息進行錄入、核對、上傳上級單位系統平臺等工作。智能化機要交換系統平臺通過讀取各級單位傳輸的交換信息與大數據中心進行數據合成，實現信件信息的查詢、統計和追蹤等數據應用功能。

（5）模塊設計（網絡、硬件、軟件，見圖1）。

二、智能化機要文件管理系統工作流程

1.二、三級單位機要交換工作流程

（1）發件流程

工作人員檢查信件封裝無誤后，將信件的收發單位、編號、急緩程度、處理人等信息錄入本單位系統；按要求核對信件信息無誤后，上傳信件信息至二級單位智能化機要交換系統平臺；信件信息錄入完成，系統為該信件生成二維碼，作為其流轉過程中的唯一標識，打印的二維碼粘貼于信封上；到公文交換室掃碼、投遞信件至指定交換箱，打印本單位當日投遞明細表，核對確認無誤后，投件完畢。（見圖2）

（2）收件流程

工作人員持機要交換卡在機要交換箱終端刷卡，開箱取件后系統打印文件收單，核對確認無誤后，取件完畢。（見圖3）

圖1 智能化機要交換系統設計

圖2 二、三級單位機要發件流程

圖3 二、三級單位機要收件流程

2.與上級單位或地方交換站機要交換工作流程

（1）發件流程

各單位、部門機要工作人員對信件進行發文登記、公文封裝、打印粘貼信件條碼等工作后，由二級單位本級機要交換人員將發往上級單位或與上級單位有交換業務的信件遞送至上級單位，在上級單位指定交換區域完成信件投箱；將發往外地單位或與上級單位無交換業務的信件遞送至地方交換站。（見圖4）

（2）收件流程

二級單位本級機要交換人員前往上級單位，在上級單位指定交換區域完成開箱取件，打印本單位當日收件單，核對無誤后返回單位。二級單位所屬單位、部門機要工作人員接收待取件提醒，從本部門交換箱取出信件，打印本單位、部門當日收件單并進行核對工作；返回本單位，對信件進行拆封、掃描公文信息、掃描信封條碼、收文登記等工作。（見圖5）

圖4 與上級單位或地方交換站機要發件流程

圖5 與上級單位或地方交換站機要收件流程

3.機要箱信件數量推送功能

系統每日將智能機要箱中的待取件數量信息以短信形式推送至對應機要交換人員的手機上，方便工作人員及時了解本單位交換箱內信件數量。

三、查詢與統計功能

（1）通過查詢信件編號（收件編號、發件條碼編號）、發件時間、發件部門、收件單位、投件人、目前狀態等信息，快速了解到待查詢信件的狀態，與手工通過交換登記本查詢的傳統方式相比，其準確性更高，更有效率。

（2）機要交換室工作人員可使用查詢終端，對全部公文交換情況進行查詢、統計和分析。通過操作系統可自動生成日報、月報、年報等統計報表，方便對文件交換工作量進行統計。

四、航天系統單位智能交換室建設方案選擇

1.二級單位本級機要交換室建設

機要交換室可按交換區和業務區進行布局，以提高業務處理的安全性和便捷性。

（1）交換區：配備公文交換箱、應用服務器、數據庫服務器、管理終端、監控終端、上傳終端、監控終端、打印機、掃碼設備等，完成公文的投遞、識別，并對公文交換業務進行監管。

（2）業務區：配備上傳終端、查詢終端、掃碼槍、打印機等硬件設備，完成信息的抽取，并支持對本級及下級單位的公文登記信息進行查詢與統計。

（3）機要交換室配備監控系統，監控設備全方位、無盲點，實時監控人員進出情況，錄像內容可隨時調看，為機要交換室提供安全保障。

2.三級單位建立單獨工作終端

可配置系統管理專用計算機、條碼打印機、條碼掃描槍等硬件設備運行機要服務管理系統，供各單位機要人員進行發件登記、打印條碼等業務操作。

3.機要交換室安全防護設施

通過配備機要交換室安全防護設施，保護網絡服務器、終端、交換箱等硬件實體免受破壞，為各部門、單位提供安全可靠的機要交換環境。

（1）機要交換室業務區采用封閉隔斷布局，未經機要交換室主管部門批準不得進入業務區。

（2）交換室門口配備身份識別裝置，對進出人員進行嚴格管控。

（3）交換箱加裝相應的安全防護功能，當有外力對交換箱門產生破壞時，交換箱可以發出警示提示音，并進行網絡報警。

五、各級單位智能化機要工作管理職責

（1）各級單位機要文件交換工作需由指定機要交換工作人員負責，一單位一人一卡。通過落實人員審批、登記、備案的管理要求，確保從事機要交換工作的人員嚴格受控。

（2）做好各級單位機要交換工作人員的培訓教育工作,確保工作人員能夠熟練使用智能化機要交換系統，及時、準確錄入機要信件信息。

（3）做好各級單位智能化機要交換系統設備定期維護工作，保證機要文件的正常流轉。

六、實施過程中的關鍵點與潛在問題

1.實施過程中的關鍵點

通過智能機要交換系統的建設，支撐航天二級單位機要文件的收發業務，實現與二級單位公文管理系統的有效集成。關注機要文件的收發、信息維護、動態監控、交換箱運營等關鍵點，對機要文件全要素、全生命周期進行完整的追蹤。同時，在系統啟用后仍需對硬件和軟件進行不斷的更新，才能滿足現代化公文管理的要求。

2.實施過程中的潛在問題

（1）可能存在需求調研不充分，或對需求理解有偏差等問題，造成智能機要交換系統實際使用后出現與需求調研不一致的情況。對于這種情況需要與各單位、部門進行充分溝通，盡量了解他們的隱性需求，對需求進行分析、總結和歸納，以此為基礎改良系統，適應實際需求。

（2）在系統建設的過程中，需求變更頻繁，造成建設方案頻繁修改，影響系統建設進度和運行質量。對于這種情況要求各單位、部門在報送需求前對需求內容進行自審，并對需求的變更進行規范化管理和控制。

（3）二級單位主管系統建設部門發揮統籌協調作用，有效緩解三級單位智能化機要交換系統建設可能存在的進度滯后情況。指導和幫助三級單位解決系統建設過程中遇到的困難，確保實施效果。

（4）在智能化機要交換工作的改革過程中，仍需注意傳統機要工作環節中各風險點的管控工作，同時探索、總結和規避新模式下機要交換工作潛在的風險點。

隨著全球智能化技術日益發展，智能化、系統化、大數據管理模式已被眾多行業企業廣泛應用，并融入人民群眾的日常生活。航天企業作為國家高科技領域的代表，一直備受各界關注。在實現雙一流國際企業和建設航天強國的道路上，對機要保障工作提出了更新、更高的要求。機要主管部門需加快智能化機要交換系統建設的步伐，通過信息化、智能化、大數據平臺建設為機要交換工作的安全高效運行奠定基礎。智能化的機要交換工作，既要以創新發展為目標，實現信息技術對機要交換工作的有效支撐；又要發揮航天三大精神，強化使命擔當，深入系統推進機要交換管理工作的轉型升級，為現代化公文管理工作提供堅強有力的保障；同時堅決繼承和發揚傳統機要交換工作中認真、嚴謹、準確的工作作風，確保機要工作規范可靠的運轉。▲（責任編輯 徐菁）