信息化技術在山東省膠東地區引黃調水工程建設檔案管理中的應用與思考

文·莊志鳳

山東省膠東地區引黃調水工程是黨中央、國務院和省委、省政府決策實施的遠距離、跨流域、跨區域大型水資源調配工程，是山東“百”字型骨干水網的重要組成部分。該工程線路全長482㎞，其中利用引黃濟青工程既有輸水線路172㎞，新辟輸水線路310㎞。該工程2003年開工建設， 2013年底完成綜合調試及試通水，2019年完成竣工驗收，這一宏偉工程的建成通水有效解決了膠東半島地區的用水需求，有力支撐了受水區經濟社會發展。工程歷經16年的建設與運行，形成了紙質檔案16092卷、18489件，照片資料39017張，光盤資料8967盤，竣工圖紙19727張，完整記錄了工程從立項到竣工驗收全過程涉及的建設管理、財務、施工、設備、科研、監測、檢測、服務、運行等各門類資料。數據內容龐大，對日常管理、使用提出了很高的要求。隨著時代的發展，以信息技術為代表的新業態、新模式、新技術等不斷更迭，同時，工程建設檔案管理工作也面臨新問題、新需求，迫切需要緊跟時代步伐，加大信息技術應用范圍和投入力度，同步提升檔案管理和服務水平。

一、工程建設檔案信息化管理的重要意義

（一）適應檔案管理信息化建設要求

當前，社會發展信息化、智慧化趨勢日益凸顯，為適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，國家檔案管理部門已把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，提出了檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的發展需求。膠東地區引黃調水工程在建設之初，即確立檔案工作采用現代化管理方法，充分利用新技術，開展工程檔案數字化工作，建立檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，努力實現“一流工程，一流檔案，一流管理”的目標，并得到主管部門充分肯定，在檔案專項驗收中評定為優良。

（二）提高工程檔案的準確性，實現檔案收集的時效性

根據工程建設管理要求，工程檔案的收集與歸檔須與工程建設同步完成。但在工程實際建設過程中，普遍存在重進度、輕檔案，以及初期趕進度、后期補檔案的情況，因未及時將過程資料進行整理和記錄，后期補的檔案普遍存在資料不全、時間邏輯錯誤、無法真實反映施工過程等問題，增加了檔案管理的難度和工作量。通過在膠東地區引黃調水工程建設中應用信息化技術，可以根據工程建設進度，自動將工程建設過程資料提取至工程檔案管理系統中，保證檔案信息的收集、歸檔與工程建設進度同步，在有效貫徹工程建設管理要求的同時，確保工程檔案資料的真實性、準確性、完整性。

（三）提高工程檔案保管的安全性

檔案資料作為寶貴的信息資源是工程建設內涵的重要組成部分，檔案管理的首要工作就是要確保檔案資料的安全性、完整性、連續性，其壽命周期一般應遠長于工程實體的運行存續周期。與紙質載體的檔案保存方式相比，信息化技術的應用優勢更加明顯。以紙張為載體的檔案保存要求極高，如遇治安、安全、濕度、溫度等環境因素的變化影響，極易出現檔案損壞、丟失等問題，有可能造成不可估量的損失。且由于時間跨度大、管理人員更迭等原因，使用過程中極易造成檔案借閱未還、丟失等問題，不利于保持檔案的完整性。通過建設信息化的工程建設檔案管理系統，可以充分發揮信息化的優勢，對檔案資料進行電子化保存，且可實現異地的容災備份，不僅提高了檔案的保存時間，也大大提高了工程建設檔案的安全性。

（四）為工程建設提供準確、快捷的數據，有效提升辦公效率

傳統檔案管理，基于紙質材料記錄工程數據，需要耗費大量的人力和物力，不僅工作成本高，投入的時間也多，通過數字化檔案管理系統提供的多種功能，可以更好地輔助完成工程建設檔案管理工作，包括原始數據以及圖紙資料的輸入、生成管理報告、對需要的資料信息進行及時的查詢、及時修改檔案資料中存在的錯誤、需要紙質檔案時直接打印等，還能對檔案進行分類、統計，有效提高工作效率。同時，隨著信息化技術在膠東地區引黃調水工程建設中的應用，可將工程建成初期的參數指標與工程啟動及試運行獲取的數據作對比，通過數字化檔案的計算與比較，能夠直觀的反映出差異，速遞給運管人員分析研究，以便采取相應的工程與管理措施，降低時間與人力成本。若單靠手工操作，耗時長，耗資大，還需投入大量精力，影響工作效率，應用信息化技術能有效地改善這種狀況。

二、信息化技術在膠東地區引黃調水工程建設檔案管理中的應用

（一）電子化檔案采集，形成信息化檔案管理基礎

檔案信息化管理的基礎，首先要將檔案以電子文件的形式采集至信息系統中，并將結構化數據采集入庫。通過高速掃描、OCR識別等技術，對引黃調水工程的歷史檔案資料進行梳理和歸并，按照信息化系統管理的模式進行數據關聯和導入，以確保原始測量資料的完整。膠東地區引黃調水工程檔案管理系統，根據管理對象特點和工作實際，保留泵站、閘站等各控制建筑物和輸水渠道的原始數據以及竣工圖紙、主要控制節點和水位檔案等。

（二）基于物聯網的一體化、智能化的實體檔案管理

膠東地區引黃調水工程建設檔案采用實物檔案和電子檔案并重的管理模式，基于實體檔案管理對環境的高標準要求，通過為檔案柜安裝溫度、濕度、煙感等物聯網感知設備，實時監測檔案柜的環境信息，并可將數據實時回傳管理平臺，供管理人員查看和分析，當環境變化超出警戒閾值時，可自動發送預警信息并進行聲音報警，便于管理人員及時發現和解決問題，有效確保了實體檔案資料的安全。

（三）基于RFID標簽技術的便捷檢索和智能盤點

膠東地區引黃調水工程建設檔案資料時間跨度長、工程內容多、參建單位多，眾多的實體檔案，難免造成存放次序錯亂等問題，造成實體檔案檢索困難，也為檔案盤點工作帶來了額外的工作量。通過RFID標簽技術，為檔案柜、檔案盒貼上RFID標簽，形成唯一的“身份證號”，結合檔案管理系統，配合掃碼器等盤點設備，可以快速定位檔案位置，并實現一鍵盤點，可自動將盤點數據回傳檔案管理系統，實現自動比對，還可自動生成統計報表，形成盤點記錄和盤點報告，有效提升檔案盤點工作效率，同時也降低了檔案管理人員的工作量。

（四）基于管理流程的在線借閱管理

在檔案日常管理工作中，檔案資料的查閱和使用是經常事務，建設膠東地區引黃調水工程檔案管理系統，通過建立電子化借閱工作流程，實現借閱申請、審批、歸還、超期預警等在線操作，既提高了檔案借閱管理效率，也可有效防止檔案遺失。

（五）基于水印技術的電子檔案防泄漏

針對電子檔案在流轉過程中可能存在的泄漏、泄密等問題，膠東地區引黃調水工程建設檔案管理系統通過智能水印技術，對已歸檔的電子檔案進行水印處理機制，可自動在電子檔案背景中添加檔案單位信息、安全提醒信息及第一次打開文檔操作人員的信息，可有效防止檔案資料泄漏，也便于發生泄密事件時啟動追責便于追責。

（六）“兩地三中心”的電子檔案容災備份安全機制

針對電子檔案的數據安全要求，膠東地區引黃調水工程建設檔案管理系統配套建設了“兩地三中心”的數據安全保障，建設了主數據機房和備用數據機房，進行電子檔案數據的存儲。主數據機房采取“雙活”存儲機制，形成2個文件存儲中心，并可實時同步，同時利用備用機房的災備存儲，實現異地的文件存儲，有效的保障了檔案資料存儲的安全性。

（七）基于全文檢索技術，助力檔案價值挖掘

工程檔案管理系統建設的初衷，就是要更好的挖掘檔案資料的價值，變檔案信息為知識資源，變歷史數據為工程資源。膠東地區引黃調水工程建設檔案管理系統，通過信息化手段和全文檢索技術，可以穿透電子檔案文件，直至檔案文字內容，直接對檔案實質性需求內容進行檢索，而不僅僅局限于案卷題名、檔號等表面信息，可以更加直觀、便捷的檢索到需要查詢的全部信息，并通過對這些歷史數據采集與對比分析，自動生成發展趨勢曲線圖、柱狀圖等。以實際工作場景為例，要想掌握渠系、建筑物、設備等高程、水位、過境流量、老化深度、電器參數等情況以及這些歷史數據的變化趨勢，需要通過設計、建設、運行管理等各歷史過程中記錄和歸檔的相關數據進行行進規律與警戒參數進行對比分析，通過這些分析，可以發現原工程方案中不適宜現階段需求的情況，發現建筑物或設備變形、老化等安全隱患，對工程的建設、大修、改造提出優化建議。

三、工程建設檔案管理工作中的幾點思考

（一）推進檔案信息化基礎設施建設

檔案管理信息化是智慧水利建設的重要組成部分，有關部門及相關工作人員要樹立正確觀念，加強對工程檔案管理信息化的重視，積極響應“‘十四五’規劃建議”，在工程建設中引入信息化技術。作為法人單位的工程檔案管理部門，可以通過構建工程檔案信息化管理系統，為各單位開通檔案提報端口，實現檔案在線遠程報送，解決檔案報送的時間和空間限制問題，便捷檔案資料錄入，有效減輕建設與運行管理單位工作量，降低參建單位工作成本，同時提高檔案管理、服務與開發利用水平。

（二）加強檔案管理人才隊伍培訓

檔案信息化建設的關鍵在于對檔案管理人才的培養，要充分發揮信息技術在信息化工程建設檔案管理中的作用，就需要加強對檔案管理工作人員信息技術的能力培訓。水利工程建設與運行領域，涵蓋項目法人、代建、設計、監理、施工、設備生產、運管、代維、質量檢測與評定等眾多單位，根據工程建設管理規定，各單位均需按要求提交工程檔案，要加強參建單位檔案管理人員的信息化技能培訓，使檔案管理工作人員既具備檔案管理的技能，又具備熟練的計算機操作能力，同時熟悉工程檔案管理信息化系統的使用要求，以適應時代發展對檔案管理工作的新要求。

（三）提升工程檔案管理、服務能力和水平

工程檔案管理工作的目的，是要更好地為工程建設服務。在積極開展檔案信息化建設的同時，要適應新技術、新模式的發展步伐，不斷更新管理制度，規范管理流程，積極推進檔案信息化標準建設，提高檔案接收、保管、利用等各環節的完成質量。檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，提升服務能力和水平，為工程建設及運行人員提供更加便捷的查詢、借閱、數據信息統計和分析等功能，促進檔案資料發揮更大的作用。

四、結語

信息化技術是智慧化水利建設的重要支柱之一，為調水工程的發展提供了強大的工作優勢，實現工程檔案管理的現代化離不開信息技術的開發與應用。為實現工程建設檔案管理的現代化、規范化和程式化，需要建立覆蓋完善、標準統一、流程便捷的工程建設檔案管理信息化系統。同時，加強有關部門與相關管理工作人員對工程建設信息化檔案管理的重視程度，使工程檔案管理信息化更好地發揮作用，提高工程檔案管理的質量與運用效能。