關于大數據背景下高校檔案管理模式的變革與發展探討

【摘? ?要】隨著大數據時代的來臨，傳統的高校檔案管理模式已然無法滿足現下要求，結合大數據對檔案進行管理是大勢所趨。本文對現在高校檔案管理工作中的問題進行了分析，并從五個方面提出了相應的變革措施，以期高校檔案管理工作可以健康發展。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理模式;變革

引言

隨著信息化建設的不斷完善，云計算、云存儲等新型技術所催發出的數字信息已經成億萬倍增加，這些信息被統稱為大數據，又稱巨量資料，本質就是成百上千億的數據信息。如何更加高效、精確的對數據進行管理成為了不得不面臨的一個問題。大數據已經滲透到生活中的方方面面，不僅改造了傳統產業，同時也對新時代背景下的高校檔案管理提出了更加嚴峻的挑戰。因而，結合大數據背景，及時對高校檔案管理模式進行革新，尤為重要。

1.大數據背景下檔案管理現狀

1.1檔案管理觀念落后

按照職能來劃分，高校檔案管理部門屬于服務部門，管理地位較為邊緣，因而在工作中往往缺乏主動性，導致工作效率低下。近年來，隨著大數據管理模式的普及，這一現象更為嚴重，檔案管理人員普遍對新型管理方式抵觸心理，不愿及時學習新的管理方法。但是，為了方便檔案使用者的需求，檔案部門必須及時轉型，充分利用新型技術提升管理水平。

1.2數字化管理推進速度慢

高校檔案資源的保管工作多以實體檔案為主，包括紙質檔案、實物檔案、音頻或視頻檔案等。紙質文檔是高校檔案文件中最為常見且數量最多的一種文件。近年來，隨著大數據的逐漸普及，電子化逐漸成為趨勢，“走出去”將紙質檔案轉化為電子檔案進行存儲已成為高校檔案部門的主要工作。然而，數字化設備引入少、資金投入量小等一些客觀因素的存在使得數字化工作停滯不前。

1.3高校檔案管理缺乏專業人員

雖然，當下已有一部分高校為了培養專業的檔案管理人才已經開設了相關課程。但是，檔案管理人才供不應求仍是當下現狀。當下高校檔案部門工作人員大多并非檔案管理專業出身，對于相關管理經驗和管理技術有所欠缺。而且觀念陳舊，檔案管理技術落后，與大數據管理模式存在一定的矛盾與沖突，起到了絆腳石的作用，不利于新型管理模式的推廣和普及。

2.高校檔案管理模式改革的必要性

2.1便于查閱資料

傳統的檔案管理主要以紙質檔案為主，里面存儲了許多有關學校和學生的信息，隨著時代的發展，涉及的檔案資料也越來越多。即使許多高校按照時間、類別等信息對檔案進行了有序存儲，但是在成千上萬份資料中查找相關資料時仍需花費很長的時間。而且人工查找的成本極高，不僅浪費時間而且效率低下，難以物盡其用，很難在特定時間內精確的查找到所有需要的相關資料。而使用大數據技術對所有檔案進行快速分類，統一編排管理，可以在短時間內借助計算機查找到所有資料，不僅節約人力而且效率高。

2.2提升檔案管理的質量

如前所述，傳統檔案均已紙質檔案為主，需要對檔案小心管理和保護，以防出現漏頁、破損等現象。而且一旦發生火災或水災等現象將造成難以挽回的損失。但是在大數據時代，使用電子計算機將傳統的紙質檔案統一錄入數據系統，可以在很大程度上降低檔案維護成本，并且可以有效防止檔案內容的失真與遺失，大大提升管理質量。

2.3創新高效檔案管理工作方式

大數據時代的來臨使得網絡信息、人工智能等新型技術迅速在各領域應用開來，也為高效檔案管理提供了新型管理思路。使用大數據替代傳統的紙質存放類型不僅顛覆了以往的管理方式，也提供了更多創新管理的可能性。例如，智能化技術的成熟可以直接幫助管理人員對檔案資料進行操作處理，節省成本的同時提高了效率。

3.大數據背景下高校檔案管理模式的變革與優化

3.1普及檔案管理理念

在大數據背景下，檔案管理還存在諸多未解決的問題，這些問題和檔案管理人員密切相關。檔案管理人員的思想理念滯后，導致在處理檔案相關問題上也滯后。所以，及時對檔案管理人員普及大數據管理理念并進行相關管理技術培訓，可以更容易讓管理人員認識到使用大數據進行管理的積極意義，鼓勵管理人員在使用大數據管理檔案時對工作方式進行創新，不斷進取，逐漸以信息化、智能化和數字化的理念指導管理工作，改變傳統落后的思想觀念，從而更好的開展檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度

檔案是證明重要信息的憑證，在追根溯源中扮演著極其重要的角色。然而，由于檔案需要在各部門之間不斷流動才能存儲，并實現它的價值，但流動時檔案的保管制度、流通制度不夠完善，往往造成檔案的缺失或泄露。因而，加強檔案管理、完善流通制度、對檔案工作進行有效監督，嚴格限定各流通階段進行檔案管理的工作人員，可以更好保障檔案的安全性，杜絕泄露。必要時還可引進身份識別設備，對各階段的檔案管理工作人員的身份進行識別，可以確保檔案安全、完整的保存，并且可以在檔案損壞或泄露后即時追蹤到當時的管理人員進行調查。

3.3提升檔案的安全防護能力

當前，高校的檔案管理模式還是以電子模式和實體模式相結合的管理模式，因此，想要切實的落實檔案保護工作，提升安全防護能力，需要根據各高校實際情況作出針對性的部署。除此之外，要加強檔案管理和檔案服務的客戶端的防護。在檔案管理上，及時投入大量資金引進先進的技術，購買專業的安全軟件，并及時對軟件和管理系統進行升級和維護，從而避免由于系統漏洞造成數據丟失或損壞。對檔案數據定期進行備份也是一個相對重要的方法，可以有效降低由于數據異常丟失所造成的損失。除了對電子檔案進行安全有效的防護工作外，還要重視實體檔案的管理工作，例如為了防止實體資料損壞，防潮工作、驅蟲工作等都要落實到位，滅火器、消防栓、自動防火系統等設備也要配備齊全。

3.4創新科技檔案服務模式

大數據下檔案的工作方式發生了巨大的變化，因而及時更新、創新管理模式也極為重要。為了更好的發揮大數據管理模式的優勢，將現代電子科學技術、信息化技術以更加簡單便捷的形式呈現出來可以取得更大的收益。例如，利用相關管理網站、客戶端進行數據查閱和下載，不僅可以有效提升檔案管理工作還可以提升用戶的使用體驗。

3.5加強檔案管理團隊建設

大數據時代下的檔案管理本身就是一種極其復雜的工作，因此要加強檔案管理團隊的建設，主要可以從以下幾個方面進行。（1）培養專業的管理人才極為重要，除此之外，對原有檔案管理人員進行再教育和培訓，更新其自身知識體系和知識架構、提升管理理念也是重中之重。（2）加大資金投入，及時引入相關專業設備可以促進檔案管理效率的提升，如掃描儀、打印機及配套管理的工作軟件和平臺的引入。（3）健全檔案管理與利用體系，高校可以聘請專業的管理服務公司，讓其對本校檔案管理工作的各個方面進行深入剖析，制定一套緊貼實際的管理方案和工作流程，隨后將這套工作模式進行推廣應用。

4.結語

綜上所述，在當下高校檔案管理工作中還存在諸多的不足，管理理念落后、專業人才儲備不足、管理體制不夠健全都極為普遍。因此，在后續工作中及時進行革新，創新工作方式對于高校檔案管理工作的健康發展有著極為重要的意義。

參考文獻

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[2]鄭立梅.大數據背景下高校檔案管理模式的變革研究[J].國際公關，2020

[3]陳莉.大數據背景下高校基建檔案管理模式的創新分析[J].科技經濟導刊，2019

作者簡介：張莉（1975.10-），女，漢族，河南沈丘人，本科，館員，研究方向為檔案管理。

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